Geddes Ltd. v Tawonezvi (Civil Appeal 225 of 2001; SC 34 of 2002) [2002] ZWSC 34 (26 May 2002)

REPORTABLE    (27) Judgment No. S. C. 34/02 Civil Appeal No. 225/01 GEDDES      LIMITED                v                MARK      TAWONEZVI SUPREME COURT OF ZIMBABWE EBRAHIM  JA, SANDURA  JA & MALABA  JA HARARE, JANUARY 10 & MAY 27, 2002 A G Matika, for the appellant The respondent in person MALABA  JA:   This is an appeal from a judgment of the High Court delivered on 24 July 2001 granting the respondent the following order: “1. THAT   misconduct   proceedings   instituted   against   the   applicant, together   with   his   suspension,   preferment   of   misconduct   charges, determination of these charges and meting (out) of penalty be set aside as null and void. 2. THAT the respondent pay to the applicant the salary and other benefits due to him from the date of his suspension, being 10 August 1998, minus whatever sum he is proved to owe the respondent and any deductions required by law. 3. THAT the respondent shall pay the costs of this application.” The historical events forming the background to the case are these ­ The respondent was employed by the appellant.   Their relationship as employer and employee was governed in matters of discipline by a registered Code of Conduct for the Commercial Sector (“the Code”).     The Code defined the acts of S. C. 34/02 misconduct   and   prescribed   the   disciplinary   procedure   to   be   followed   should   an employee   be  accused  of  committing  misconduct.      It also specified  the person to investigate the allegations, prefer charges and conduct disciplinary hearings.     The disciplinary  action to be taken in the event of an employee being found guilty of misconduct was also specified. In clause 3.3 of the Code it was provided that: “… the employer, after consultation with the Works Council, shall appoint in writing one or more persons in his employment to be the ‘Designated Officer’ for the purpose of administering this Code.” (the underlining is for emphasis) Clause 4 provided that where it appeared to a “designated officer” that an employee had   committed   an   offence   he   had   to   investigate   the   circumstances   of   the   alleged commission of the offence forthwith.   He was obliged to: “4.1 Notify the employee, in writing, of the nature of the alleged offence and of the impending investigations; 4.2 In the event of an offence warranting dismissal in terms of Part IV, SUSPEND the employee with or without pay as the officer shall stipulate, pending his decision on the matter in terms of paragraph 5.2; 4.3 Gather and record all evidence to the alleged misconduct; 4.4 Afford the employee the chance of presenting his or her case either personally or by a chosen representative, and of calling witnesses in his defence, the employer S. C. 34/02 shall release such witnesses to enable them to attend the hearing for the purpose of giving evidence; 4.5 Conduct his investigation in accordance with the principles of natural justice; 4.6 Prepare   a   comprehensive   summary   of   his   investigation,   including   such summary of any decision made and action taken in terms of paragraph 5; and 4.7 Give a decision within fourteen (14) days of receipt of such case.” Paragraph 5.2   provided   that   if,   after   having   conducted   the   investigation,   the designated   officer   was   satisfied   that   the   employee   had   committed   an   offence   for which the appropriate penalty was dismissal, he had to submit all the evidence, in whatever form, assembled by him together with the summary referred to in para 4.6 to the employer for his decision. On receipt of the evidence the employer was obliged under clause 6.1 to examine such evidence in detail.     The employer had the discretion to take such further evidence in whatever form he considered appropriate.   If he decided to call for further evidence the employer was obliged to afford the employee the opportunity of appearing before him.   If the employer was satisfied that the employee was guilty of an offence he could impose the appropriate penalty in relation to that offence as set out in Part IV of the Code.   If the penalty was dismissal, the employer was obliged to advise the employee in writing indicating the date of termination of employment and S. C. 34/02 of the employee’s right to appeal. It so happened that on 10 June 1998 an order was purportedly made by Lesel Cosmetics to the appellant to supply goods valued at $16 427.43.   An invoice, No. 221144,   was   raised   in   respect   of   the   order   and   its   details   recorded   in   the computer.       Although   the   goods   were   dispatched   they   were   never   delivered   to Lesel Cosmetics.   It was discovered, upon investigation, that there was no record of the order in the computer.   The respondent’s password had been used, the same day, to delete all information relating to the order.   As a result of the fraud the appellant lost goods valued at $16 427.43. On   19 August   1998   Mrs G K Madyara,   who   was   the   operations director, wrote the respondent a letter of suspension in these terms: “RE:   BREACH   OF   EMPLOYMENT   CONTRACT;   DISHONESTY   AND OTHER  RELATED  OFFENCES; EMPLOYMENT CODE OF  CONDUCT AND   GRIEVANCE   PROCEDURE   FOR   THE   COMMERCIAL   SECTOR, GROUP IV OFFENCES On   the   10/6/98   an   order   for   Lesel Cosmetics   was   generated,   shipped   and dispatched.  Later on the same day your password was used to delete all the quantities on invoice 221144 so that the computer record would show that nothing went out on that invoice.   Unfortunately that order was not delivered to Lesel and the company lost goods worth $16 427.43. As   a   result   you   are   hereby   suspended   without   pay   from   the 10th August 1998.” S. C. 34/02 The letter did not charge the respondent with any particular offence.     It was not alleged in the letter that the respondent personally used his password to delete the information   relating   to   the   order   from   the   computer   or   that   he   permitted   another person to use his password to delete the information with the intention of causing prejudice to the appellant.   Mrs Madyara signed off as a “Designated Officer”. On 19 August 1998 Mrs Madyara wrote to the respondent, requesting him to attend a disciplinary hearing on 25 August 1998.   Present at the hearing was Mrs Madyara,   Mr J Chifokoyo,   the   appellant’s   human   resources   manager,   his assistant and the respondent.   No record of the proceedings was produced. The respondent disclosed in the founding affidavit that it was alleged at the hearing  that  he had deleted  the information  from the computer because his password   was   used.       He  said   he   vehemently   denied   the   allegation.       It   was   his uncontradicted averment that Mrs Madyara admitted at the hearing that she had at the time authorised one H Mundwa to use his password.     He said Mrs Madyara also admitted   that   H Mundwa   had   confessed   to   using   his   password   on   the   day   the information relating to the order purportedly made by Lesel Cosmetics was erased from   the   computer.       The   disciplinary   hearing   was   adjourned,   ostensibly   to   give management time to investigate the allegations by the respondent that someone else could have used his password unlawfully to delete the order from the computer. When the hearing resumed, the respondent was told that management considered it a waste of time to investigate the truthfulness of his allegations.   He was S. C. 34/02 told that no further hearing would take place but that a determination would be sent to him. In the meantime, Mrs Madyara forwarded all the evidence gathered at the hearing to the employer.   On 25 September 1998 the employer found the respondent guilty of misconduct and dismissed him from employment.     The letter notifying him of the termination of the contract of employment read: “We refer to hearings held on 25th August 1998 regarding allegations of misconduct levelled against yourself. You   are   advised   of   management’s   decision   to   terminate   your employment contract with Geddes Limited with effect from 10th August 1998. This decision has been taken in accordance with the Code of Conduct for the Commercial   Sector   Part IV   Offences   paragraphs   5   and   8.       Management believes that you were involved in the fraudulent activities  that resulted in substantial prejudice to the company.   Your computer password was used to delete   computer   records   of   invoices   for   orders,   which   later   disappeared. Management has therefore acted accordingly.” The   evidence   on   which   the   employer   found   that   the   respondent   was   guilty   of misconduct has up to now remained a secret, known to management only. On 27 October 1998 the respondent lodged an appeal with the Labour Relations Tribunal.   Thirty­three months after he was notified of the termination of the contract of employment, he made an application to the High Court for an order setting   aside   his   suspension,   preferment   of   the   charges,   misconduct   proceedings, determinations and dismissal as being null and void.   The grounds for his application were stated in the founding affidavit as being: S. C. 34/02 “­ Absence of jurisdiction in that the proceedings were dealt with by an official who was not the designated officer and were continued after fourteen days from their commencement. ­ The charges were not properly framed in that the factual allegations did not disclose any misconduct.   The suspension was not founded on allegations disclosing misconduct.   The determination has no basis in evidence or factual allegations in the charge.   The procedure of the Code was not followed.” In the opposing affidavit the appellant took as a point in limine that in making the application to the High Court thirty­three months after his dismissal, the respondent was in breach of Order 33 Rule 259 of the High Court Rules 1971, which requires that a decision should be brought on review within eight weeks of it having been made.     It alleged that as there was no application for condonation of the late institution of the application for review, the application was not properly before the court.   On the merits Mr Chifokoyo, who deposed to the opposing affidavit on behalf of the appellant, baldly stated that Mrs Madyara was a “designated officer”.   He did not produce a letter  of  her appointment  as such,  even at the eleventh  hour.     He averred that the letter of suspension sufficiently informed the respondent of the nature of the offence he was accused of having committed. The   respondent   indicated   in   the   answering   affidavit   that   he   was applying for a declaratory order.     It was his contention that the time limit within which   an   application   for   review   had   to   be   brought   to   the   High   Court   was   not applicable   to  his  application.      He persisted  in the allegation  that the disciplinary proceedings which led to his dismissal were a nullity.   He said if Mrs Madyara had S. C. 34/02 been properly appointed a designated officer in terms of clause 3.3 of the Code, she would have been given her own letter of appointment.   The employer and the Works Council would each have kept a copy of the letter of appointment.   Up to the time the application was heard by the High Court, the appellant had failed to produce the letter appointing Mrs Madyara as a designated officer. The learned judge correctly decided that the question whether or not the   application   was   not   properly   before   the   court   depended   on   the   nature   of   the application.   He held that the application was for a declaration of rights.   It was not for a review of the decision of Mrs Madyara or that of the appellant finding him guilty of the alleged misconduct and terminating his contract of employment.   I am unable to find fault with the learned judge’s decision. In deciding  whether an application  is for a declaration or review, a court has   to   look  at   the  grounds  of  the application  and  the evidence  produced in support of them.   The fact that an applicant seeks a declaratory relief is not in itself proof that the application is not for review.   In City of Mutare v Mudzime & Ors 1999 (2) ZLR 140 (S) MUCHECHETERE  JA quoted with approval from Kwete v Africa Publishing   Trust   &   Ors  HH­216­98,   where   at   p 3   of   the   cyclostyled   judgment SMITH J said: “It seems to me, with all due respect, that in deciding whether or not, in an application   for   damages   or   reinstatement   arising   from   alleged   wrongful dismissal  from   employment,  the  provisions  of  Rule 259 of  the  High Court Rules,   1971   should   be   complied   with,   one   should   look   at   the   grounds   on which the application is based, rather than the order sought.   …   It seems to me anomalous that one should be permitted to file an application for review well out of time, without seeking condonation, as long as a declaratory order is S. C. 34/02 sought.   A declaratory order is, after all, merely one species of relief available on review.” In this case the respondent was not attacking Mrs Madyara’s decision to  suspend   him   from   work,  the   disciplinary  proceedings  she  presided   over  or  the decision of the employer to dismiss him from employment.   He was in fact treating these decisions and proceedings as a nullity.   In other words, they were as good as not having happened and there was no route leading to them upon which they could be reviewed.   The ground on which he was treating these decisions and proceedings as a nullity,   was   that   Mrs Madyara   had   no   legal   authority   or   jurisdiction   to   make   the decisions and institute disciplinary proceedings against him. In highlighting the want of jurisdiction on the part of Mrs Madyara to do what she did, the respondent did not need to review her actions.    The approach adopted by the respondent receives authority from the decision in  Bayat & Ors v Hansa & Ano 1955 (3) SA 547 where at 552 C­D CANEY J said: “… the situation, as I see it, is that if the second respondent did decide the question of contractual rights adversely to the applicants, it remained open to them either to review the decision of the second respondent, notwithstanding that they had taken part in a contest before the second respondent on the very question, or ignoring the second respondent’s decision on that question and treating it as a nullity as being beyond the powers of the second respondent,   to   bring   proceedings   for   a   declaration   of   rights  …”.       (the underlining is for emphasis) I accept that there are terms used by the respondent in the application which could suggest that the application was for review.     The notice of the court application stated that it was a “review court application”.   In para 20 of the founding S. C. 34/02 affidavit, he said he did not pursue the appeal before the Labour Relations Tribunal because   he   believed   that   it   did   “not   have   power   to   deal   with   irregularities   of   a reviewable nature".     He went on to attack the failure by Mrs Madyara to properly frame the charge levelled against him.   The draft order prayed for the setting aside of his suspension and the disciplinary proceedings. Setting aside of a decision or proceeding is a relief normally sought in an application for review.    When one looks at the grounds on which the application was   based  and  the   evidence  produced  in  support  of them,  there   is, however,  just enough information to support the learned judge’s decision that the application was for a declaration of rights.   In Musara v Zinatha 1992 (1) ZLR 9 (H) ROBINSON J at 14 C­D said: “At the outset I would observe that the bulk of the petitioner’s petition raises matters, such as malice, gross irrationality, the application of the  audi alteram partem  principle and bias, which relate to the subject of review and which   would   only   render   the   act   in   question   voidable   and   not   void. Consequently, those issues are not properly before this court in the present application which seeks a declaratory order specifically and exclusively on the ground   that   the   petitioner’s   purported   suspension   is   null   and   void. Fortunately for the petitioner, there is just sufficient information on the papers to enable the court to consider the petition as one seeking a declaratory order in regard to the petitioner’s suspension …”. The next question is whether the learned judge was correct in holding that this was a case in which a declaratory order ought to be granted.   The learned judge   was   entitled   on   the   evidence   before   him   to   exercise   the   broadest   judicial discretion in deciding whether a declaratory order should be granted.     It cannot be said he did not exercise his discretion properly.   The ground on which the application was based was that the appointment of Mrs Madyara by the appellant as a designated S. C. 34/02 officer was null and void because the mandatory provisions of clause 3.3 of the Code had not been complied with. It was made very clear to Mr Chifokoyo, who deposed to the opposing affidavit on behalf of the appellant, that the gravamen of the respondent’s case was that only an appointment of Mrs Madyara as a designated officer in writing would have   invested   in   her   the   jurisdiction   to   deal   with   the   allegations   of   misconduct levelled   against   the   respondent.   The   respondent   filed   an   affidavit   from Gibson Mutukwa, who was a member of the Works Council at the material time.   He averred that the Works Council never sat to consider an application by the appellant to appoint Mrs Madyara as a designated officer. Mr Chifokoyo did not deny that Mr Mutukwa was a member of the Works Council at the relevant time.   Even at the eleventh hour the appellant failed to produce the letter in terms of which it appointed Mrs Madyara as a designated officer. It is clear from the provisions of the Code that only a person appointed a designated officer by the employer in writing could investigate allegations of misconduct against an employee, suspend him from work and institute disciplinary proceedings. In Mugwebe v Seed Co Ltd & Anor 2000 (1) ZLR 93 (S) the company had the same Code of Conduct as in casu.   The appellant in that case was suspended by the company’s marketing manager, who was not the company’s designated officer. SANDURA  JA at 96H­97A had this to say about the appellant’s suspension: “The question which now arises is whether the appellant’s suspension S. C. 34/02 was valid.     There is no doubt in my mind whatsoever that it was null and void.   It was a complete nullity.   In this respect, I can do no better than quote what   LORD DENNING   said   in  MacFoy   v   United   Africa   Co   Ltd  [1961]   3 All ER 1169 (PC) at 1172I: ‘If an act is void, then it is in law a nullity.   It is not only bad, but incurably bad.   There is no need for an order of the court to set it aside.   It is automatically null and void without more ado, though it is sometimes convenient to have the court declare it to be so.   And every proceeding which is founded on it is also bad and incurably bad.   You cannot put something on nothing and expect it to stay there.     It will collapse.’”   (The emphasis is mine) Having   found   that   what   Mrs Madyara   did   when   she   was   not   a designated   officer   was   null   and   void,   the   learned   judge   properly   exercised   his discretion in favour of the respondent and granted the declaratory order. The appeal is accordingly dismissed with costs. EBRAHIM  JA:     I   agree. SANDURA  JA:     I   agree. Hussein Ranchod & Co, appellant's legal practitioners