Health Information General Regulation

HEALTH INFORMATION PRIVACY AND LOI SUR LA PROTECTION ET LA GESTION DES MANAGEMENT ACT RENSEIGNEMENTS MÉDICAUX HEALTH INFORMATION GENERAL RÈGLEMENT GÉNÉRAL SUR LES REGULATION RENSEIGNEMENTS MÉDICAUX O.I.C. 2016/159 DÉCRET 2016/159 Effective Date: Date d'entrée en vigueur : August 18, 2016 18 août 2016 September 30, 2022 Health Information General Regulation Règlement général sur les renseignements médicaux ORDER-IN-COUNCIL DÉCRET EN CONSEIL O.I.C. 2016/159 DÉCRET 2016/159 HEALTH INFORMATION PRIVACY AND LOI SUR LA PROTECTION ET LA GESTION DES MANAGEMENT ACT RENSEIGNEMENTS MÉDICAUX HEALTH INFORMATION GENERAL RÈGLEMENT GÉNÉRAL SUR LES REGULATION RENSEIGNEMENTS MÉDICAUX Pursuant to sections 127 and 128 of the Health Le commissaire en conseil exécutif, conformément aux Information Privacy and Management Act, the articles 127 et 128 de la Loi sur la protection et la gestion Commissioner in Executive Council orders as follows des renseignements médicaux, décrète ce qui suit : 1 The attached Health Information General 1 Est établi le Règlement général sur les Regulation is made. renseignements médicaux paraissant en annexe. 2 The Regulation, except subsection 13(1), comes 2 À l’exception du paragraphe 13(1), le règlement into force on August 31, 2016. entre en vigueur le 31 août 2016. 3 Subsection 13(1) of the Regulation comes into force 3 Le paragraphe 13(1) du règlement entre en vigueur on December 31, 2016. le 31 décembre 2016. Dated at Whitehorse, Yukon, August 18, 2016. Fait à Whitehorse, au Yukon, le 18 août 2016. Commissioner of Yukon/Commissaire du Yukon Page ii YUKON REGULATIONS RÈGLEMENTS DU YUKON c September 30, 2022 Health Information General Regulation Règlement général sur les renseignements médicaux TABLE OF CONTENTS TABLE DES MATIÈRES BSTHIELCILOR T NNT A Y BODL -. SF E3OE O3SU F SR IC TOO HNN L TOE EFG N ITT SHS LEA ( T T I A V B E L A E S D S E E S M M B A LY TI ÈRES) PDTRREUEONXJEITTÈEM -DQEEU SLAEOTSIRS NIIÈOºM3NE3 D AES LSAEM BLÉE LÉGISLATIVE HEALTH INFORMATION GENERAL RÈGLEMENT GÉNÉRAL SUR LES REGULATION RENSEIGNEMENTS MÉDICAUX TABLE OF CONTENTS TABLE DES MATIÈRES Section Page Article Page PART 1 PARTIE 1 INTERPRETATION INTERPRÉTATION 1 Definitions ............................................................... 1 1 Définitions ...................................................... 1 2 Prescribed as persons ............................................. 3 2 Personnes visées par règlement ...................... 3 3 Prescribed as custodians ......................................... 3 3 Dépositaires visés par règlement .................... 3 4 Prescribed as health care providers ......................... 4 4 Fournisseurs de soins de santé visés par 5 Health facilities ........................................................ 4 règlement ....................................................... 4 6 Prescribed health information ................................. 4 5 Établissements de santé .................................. 4 7 Prescribed personal health information ................... 5 6 Renseignements médicaux visés par règlement 8 Contact information prescribed ............................... 5 ....................................................................... 4 8.01 Prescribed enactment.............................................. 5 7 Renseignements médicaux personnels visés 9 Address and telephone number ............................... 5 par règlement ................................................. 5 8 Coordonnées fixées par règlement .................. 5 PART 2 8.01 Texte visé par règlement ................................ 5 9 Adresse et numéro de téléphone ..................... 5 APPLICATION OF ACT 10 Act does not apply ................................................... 6 PARTIE 2 11 Limited application .................................................. 6 APPLICATION DE LA LOI PART 3 10 Non application de la loi .................................. 6 11 Application restreinte ...................................... 6 INFORMATION PRACTICES AND PRIVACY 12 Use of health insurance plan number ...................... 7 PARTIE 3 13 Production of YHCIP card ........................................ 8 PRATIQUES EN MATIÈRE DE RENSEIGNEMENTS ET 14 Custodians’ information practices ............................ 8 PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE 15 Mandatory privacy impact assessments ................ 10 16 Contact individual.................................................. 10 12 Utilisation du numéro du régime d’assurance- santé .............................................................. 7 PART 4 13 Production d’une carte du RASY ...................... 8 14 Pratiques des dépositaires en matière de CONSENT renseignements .............................................. 8 17 Notice.................................................................... 11 c YUKON REGULATIONS RÈGLEMENTS DU YUKON Page iii September 30, 2022 Health Information General Regulation Règlement général sur les renseignements médicaux TABLE OF CONTENTS TABLE DES MATIÈRES 18 Complaint to commissioner ................................... 11 15 Évaluations obligatoires des facteurs relatifs à 19 Express consent ..................................................... 11 la vie privée ..................................................10 20 Withdrawal of consent ........................................... 11 16 Personne-ressource .......................................10 PART 5 PARTIE 4 COLLECTION, USE AND DISCLOSURE CONSENTEMENT 21 Agreements with information managers ................ 12 17 Avis ...............................................................11 22 Legal advice and representation ............................ 13 18 Plainte au commissaire .................................11 23 Disclosure with consent ......................................... 14 19 Consentement exprès ....................................11 24 Disclosing information to Justice or the police ....... 14 20 Retrait de consentement ...............................11 25 Institutional research review committees .............. 14 PARTIE 5 26 Agreements with researchers ................................ 15 COLLECTE, UTILISATION ET DIVULGATION PART 6 21 Ententes avec les gestionnaires de FEES l’information .................................................12 27 Fees for access ...................................................... 15 22 Conseils juridiques et représentation .............13 28 Access fees not required ........................................ 16 23 Divulgation suite à un consentement .............14 29 Maximum fee ........................................................ 16 24 Divulgation de renseignements au ministre de 30 No fee for transfer on ending care ......................... 17 la Justice ou à la police .................................14 31 No fee for record of user activity ........................... 17 25 Comités de révision de la recherche 32 Estimate of fees ..................................................... 17 institutionnelle ..............................................14 26 Ententes avec les chercheurs .........................15 PART 7 PARTIE 6 MISCELLANEOUS DROITS 33 Substituted service ................................................ 18 34 Additional powers of the commissioner ................. 18 27 Droits pour l’accès.........................................15 28 Droits pour l’accès non requis .......................16 29 Droit maximum .............................................16 30 Aucun droit de transfert lors de la fin des soins .....................................................................17 31 Aucun droit pour un document sur l’activité des utilisateurs..............................................17 32 Estimation des droits ....................................17 PARTIE 7 DISPOSITIONS DIVERSES 33 Signification indirecte ...................................18 34 Pouvoirs supplémentaires du commissaire ....18 Page iv YUKON REGULATIONS RÈGLEMENTS DU YUKON c September 30, 2022 Health Information General Regulation Règlement général sur les renseignements médicaux PART 1 PARTIE 1 Section 1 Article 1 OHE.IA.CLT. 2H0 I1N6F/O1R5M9A TION PRIVACY AND MANAGEMENT ACT DLOÉIC RSEUTR 2 L0A1 P6R/1O5T9E CTION ET LA GESTION DES RENSEIGNEMENTS MÉDICAUX HEALTH INFORMATION GENERAL RÈGLEMENT GÉNÉRAL SUR LES REGULATION RENSEIGNEMENTS MÉDICAUX PART 1 (PARTIE 1) PART 1 PARTIE 1 INTERPRETATION (INTERPRÉTATION) INTERPRETATION INTERPRÉTATION 1 Definitions (Définitions) 1 Definitions 1 Définitions In the Act and the regulations Les définitions suivantes s’appliquent à la loi et au présent règlement : “election officer” has the same meaning as in the « membre du personnel électoral » S’entend au sens Elections Act; « membre du personnel électoral » de la Loi sur les élections; “election officer” “personal representative” of a deceased individual « renseignements d’inscription » d’un particulier. Les includes an executor, administrator or trustee of the renseignements suivants le concernant : deceased’s estate, or, where the estate has no executor, a) son nom, notamment les noms qu’il a déjà administrator or trustee, the person who has assumed utilisés; responsibility for the administration of the estate; b) son sexe; « représentant successoral » c) sa date de naissance; “provider registry information” in respect of a health d) son lieu de naissance; care provider means e) sa date de décès; (a) the health care provider’s f) l’adresse de sa résidence; (i) name, including any previous names, g) son numéro de téléphone; (ii) gender, h) son adresse électronique; (iii) date of birth, i) le numéro de santé personnel délivré par une (iv) business telephone number, province ou le fédéral dans le but de lui fournir (v) business email address, and des services de santé; (vi) residential or business address, j) le cas échéant, l’identificateur unique attribué (b) the name, business address and telephone par le système de gestion de l’information du number of any professional corporation through dépositaire afin de l’identifier; or on behalf of which the health care provider k) le cas échéant, le nom de son mandataire practises health care, spécial, l’adresse de sa résidence et son numéro (c) the name and country of any post-secondary de téléphone. “registration information” institution attended by the health care provider c YUKON REGULATIONS RÈGLEMENTS DU YUKON Page 1 September 30, 2022 Health Information General Regulation Règlement général sur les renseignements médicaux PART 1 PARTIE 1 Section 1 Article 1 and the dates of their attendance and « renseignements du registre des fournisseurs » À graduation, if any, l’égard d’un fournisseur de soins de santé : (d) the particulars of a) les renseignements suivants le concernant : (i) any degree or diploma awarded to the health (i) le nom, notamment ceux qu’il a déjà utilisés, care provider, (ii) le sexe, (ii) any internship or residency program attended (iii) la date de naissance, by the health care provider, including the program’s type, location and dates, (iv) le numéro de téléphone au travail, (iii) the health care provider’s licence or (v) l’adresse électronique au travail, registration in any health care profession, (vi) l’adresse de sa résidence ou de la place including d’affaires; (A) the name and address of the licensing or b) le nom, l’adresse au travail et le numéro de registration body and the dates on which téléphone d’une société professionnelle par the licence or registration was issued and l’intermédiaire ou pour le compte de laquelle il will terminate, and offre des soins de santé; (B) any current conditions, restrictions or c) le nom de l’établissement d’enseignement limitations on or suspensions of the licence postsecondaire qu’il a fréquenté, le pays où il est or registration, including any conditions, situé, ainsi que les dates de fréquentation et limitation or restrictions on the health care d’obtention de son diplôme, le cas échéant; provider’s authority to prescribe a d) les renseignements sur : controlled substance (as defined in the (i) les grades ou diplômes qu’il a obtenus, Controlled Drugs and Substances Act (Canada)), and (ii) les programmes de stages ou de résidence qu’il a suivis, notamment les dates, (iv) any specialty or sub-specialty training l’emplacement et le genre de programmes, undertaken by the health care provider, including any fellowships, and (iii) les inscriptions ou les licences qu’il détient dans une profession de la santé, notamment (e) each unique identifier that a licensing, : regulatory or accrediting authority related to health care has assigned to the health care (A) le nom et l’adresse de l’organisme provider; « renseignements du registre des responsable de l’inscription ou de la fournisseurs » délivrance de la licence et les dates de délivrance et d’expiration, “registration information” of an individual means the (B) les conditions, les restrictions ou les individual’s suspensions qui visent la licence ou (a) name, including any previous names, l’inscription, y compris toute condition ou (b) gender, restriction rattachée à son pouvoir de prescrire une substance désignée (au sens (c) date of birth, de la Loi réglementant certaines drogues et (d) place of birth, autres substances (Canada), (e) date of death, (iv) une formation dans une spécialité ou sous- (f) residential address, spécialité qu’il a suivie, notamment les (g) telephone number, bourses de recherche reçues; (h) email address, e) tout identificateur unique qui lui est attribué par (i) personal health number issued by a province or un organisme d’accréditation, de Canada for the purpose of providing health réglementation ou chargé de délivrer des services to the individual, licences en matière de soins de santé. “provider registry information” Page 2 YUKON REGULATIONS RÈGLEMENTS DU YUKON c September 30, 2022 Health Information General Regulation Règlement général sur les renseignements médicaux PART 1 PARTIE 1 Section 2 Article 2 (j) unique identifier, if any, assigned by a « représentant successoral » d’un défunt, comprend custodian’s information system in order to notamment un exécuteur, un administrateur ou un identify the individual, and fiduciaire de la succession du défunt, ou, à défaut, la (k) substitute decision-maker’s name, residential personne qui assume la responsabilité de address and telephone number, if the individual l’administration de la succession. “personal has a substitute decision maker. representative” « renseignements d’inscription » 2 Prescribed as persons (Personnes visées par règlement) 2 Prescribed as persons 2 Personnes visées par règlement The Emergency Medical Services program in the Le programme de services médicaux d’urgence du Department of Community Services, the Motor Vehicles ministère des Services aux collectivités, le programme program of the Department of Highways and Public des véhicules automobiles du ministère de la Voirie et Works and the Kwanlin Dün First Nation Health Centre des Travaux publics et le centre de santé de la Première are persons. Nation des Kwanlin Dün sont des personnes. 3 Prescribed as custodians (Dépositaires visés par règlement) 3 Prescribed as custodians 3 Dépositaires visés par règlement (1) The following persons are custodians (1) Les personnes suivantes sont des dépositaires : (a) the Emergency Medical Services program in the a) le programme de services médicaux d’urgence Department of Community Services; du ministère des Services aux collectivités; (b) the Kwanlin Dün First Nation Health Centre; b) le centre de santé de la Première Nation des Kwanlin Dün; (c) the Many Rivers Counselling and Support c) la société « Many Rivers Counselling and Services Society; Support Services Society »; (d) the Child Development Centre. d) le centre « Child Development Centre ». (2) No department of the Government of Yukon other (2) Nul ministère du gouvernement du Yukon, à than the Department of Health and Social Services, no l’exception du ministère de la Santé et des Affaires Yukon First Nation or branch, operation or program of a sociales, nulle première nation du Yukon ou une division, Yukon First Nation nor any government institution as activité ou programme de cette dernière, et nulle defined in the Privacy Act (Canada) is a custodian unless institution fédérale au sens de la Loi sur la protection des it is expressly prescribed to be a custodian. renseignements personnels (Canada) ne sont dépositaires à moins d’être expressément désignés à ce titre par règlement. (3) Where a person who is otherwise a custodian acts (3) Lorsqu’une personne, par ailleurs dépositaire, agit à as an agent of a public body, or of an entity referred to titre de mandataire d’un organisme public ou d’une in subsection (2), and the public body or entity is not entité visée au paragraphe (2), et que ces derniers ne itself a custodian, the person is deemed not to be a sont pas eux-mêmes dépositaires, la personne est custodian while acting as the agent of the public body or réputée ne pas être dépositaire lorsqu’elle agit à titre de entity. mandataire. (4) Each reference in the Act to a custodian as a party (4) Chaque renvoi dans la loi à un dépositaire en qualité or a witness in a proceeding or a contemplated de partie ou de témoin dans le cadre d’une instance ou proceeding includes, if the custodian is a person d’une instance envisagée comprend, si le dépositaire est (referred to in this subsection as a “government une personne (appelée « dépositaire du custodian”) within the meaning of the Act that otherwise gouvernement » au présent paragraphe) au sens de la has no legal personality apart from that of the loi qui, par ailleurs, n’a pas de personnalité juridique Government of Yukon, that government and every other indépendamment de celle du gouvernement du Yukon, government custodian. c YUKON REGULATIONS RÈGLEMENTS DU YUKON Page 3 September 30, 2022 Health Information General Regulation Règlement général sur les renseignements médicaux PART 1 PARTIE 1 Section 4 Article 4 ce gouvernement et tout autre dépositaire du gouvernement. 4 Prescribed as health care providers (Fournisseurs de soins de santé visés par règlement) 4 Prescribed as health care providers 4 Fournisseurs de soins de santé visés par règlement The following persons are health care providers Les personnes suivantes sont des fournisseurs de soins de santé : (a) any individual who is licensed or registered to a) un particulier qui est inscrit ou est titulaire d’une practise in a province as a psychologist, licence pour exercer dans une province à titre de occupational therapist, midwife or naturopath; psychologue, ergothérapeute, sage-femme ou naturopathe; (b) any person who b) une personne qui, selon le cas : (i) in offering their services, uses the words (i) lorsqu’elle offre ses services, utilise les mots “psychological”, “psychology”, “psychotherapy” « psychologique », « psychologie », or any similar term to describe the services, or « psychothérapie » ou toute autre expression semblable pour décrire ses services, (ii) in any other manner implies or suggests that (ii) de toute autre manière laisse entendre qu’elle they are, or holds themselves out as, a est psychologue, ou se présente comme tel; psychologist; (c) any individual who is licensed or registered to c) un particulier qui est inscrit ou est titulaire d’une practise in a province audiology or speech- licence pour exercer dans une province la language pathology; and profession d’audiologiste ou d’orthophoniste; (d) any professional corporation through or on d) une société professionnelle par l’intermédiaire behalf of which an individual listed in any of ou pour le compte de laquelle un particulier visé paragraphs (a) to (c) practises health care. par l’un des alinéas a) à c) exerce dans le domaine des soins de santé. 5 Health facilities (Établissements de santé) 5 Health facilities 5 Établissements de santé (1) Each residential health facility operated by the (1) Un établissement résidentiel de santé exploité par Continuing Care Branch of the Department is, for the la Division des soins prolongés du ministère est un purposes of subsection 4(1) of the Act, a prescribed établissement de santé visé par règlement pour health facility. l’application du paragraphe 4(1) de la loi. (2) Premises in a health facility or a hospital that are (2) Les locaux dans un établissement de santé ou dans leased to a custodian are deemed not to be part of the un hôpital qui sont loués à un dépositaire sont réputés health facility or hospital for the purposes of ne pas faire partie de l’établissement ou de l’hôpital pour paragraph 4(1)(a) of the Act. l’application de l’alinéa 4(1)a) de la loi. 6 Prescribed health information (Renseignements médicaux visés par règlement) 6 Prescribed health information 6 Renseignements médicaux visés par règlement Health information of an individual includes identifying Les renseignements médicaux d’un particulier information of the individual that is contained in or that comprennent notamment les renseignements relates to the making, processing, assessment or signalétiques de ce dernier qui font partie ou qui sont determination of an application made under the Travel reliés à la présentation, au traitement, à l’évaluation et for Medical Treatment Act. à la détermination d’une demande faite en vertu de la Page 4 YUKON REGULATIONS RÈGLEMENTS DU YUKON c September 30, 2022 Health Information General Regulation Règlement général sur les renseignements médicaux PART 1 PARTIE 1 Section 7 Article 7 Loi sur les frais de déplacement liés à des soins médicaux. 7 Prescribed personal health information (Renseignements médicaux personnels visés par règlement) 7 Prescribed personal health information 7 Renseignements médicaux personnels visés par règlement Personal health information of an individual includes Les renseignements médicaux personnels d’un particulier comprennent à la fois : (a) registration information in respect of the a) les renseignements d’inscription à son égard; individual; and (b) if the individual is a custodian, provider registry b) s’il est dépositaire les renseignements du information in respect of the individual. registre des fournisseurs à son égard. 8 Contact information prescribed (Coordonnées fixées par règlement) 8 Contact information prescribed 8 Coordonnées fixées par règlement The registration information of an individual that is Les renseignements d’inscription suivants d’un contact information is particulier sont des coordonnées : (a) their name; a) son nom; (b) their residential address; b) son adresse de résidence; (c) their telephone number; c) son numéro de téléphone; (d) their email address; and d) son adresse électronique; (e) the name, residential address and telephone e) le nom, l’adresse de la résidence et le numéro de number of their substitute decision-maker, if téléphone de son mandataire spécial, s’il y a lieu. any. 8.01 Prescribed enactment (Texte visé par règlement) 8.01 Prescribed enactment 8.01 Texte visé par règlement For the purpose of paragraph 18(2)(d) of the Act, the Pour l’application de l’alinéa 18(2)d) de la loi, la Loi sur Civil Emergency Measures Act is a prescribed enactment. les mesures civiles d’urgence est un texte visé par règlement. [Section 8.01 added by O.I.C. 2021/73] [article 8.01 ajouté par Décret 2021/73] 9 Address and telephone number (Adresse et numéro de téléphone) 9 Address and telephone number 9 Adresse et numéro de téléphone (1) A reference in this Regulation to a person’s address (1) Un renvoi dans le présent règlement à l’adresse d’une personne : (a) means their mailing address; and a) s’entend de son adresse postale; (b) where their mailing address is a postal box or is b) si l’adresse postale est une case postale ou otherwise different from their physical address, diffère de l’adresse de voirie, comprend includes their physical address described in également l’adresse de voirie décrite de la whatever manner is customary. manière qui est habituelle. (2) A reference in this Regulation to a person’s (2) Un renvoi dans le présent règlement au numéro de telephone number includes any landline number, mobile téléphone d’une personne comprend notamment le number or facsimile number at which they may numéro habituel d’un téléphone filaire, d’un portable ou ordinarily be contacted, except that a reference to a d’un télécopieur de la personne, sauf que le renvoi au person’s business telephone number does not include numéro de téléphone au travail ne comprend pas un any number they use only in their personal capacity. numéro qu’elle utilise seulement à titre personnel. c YUKON REGULATIONS RÈGLEMENTS DU YUKON Page 5 September 30, 2022 Health Information General Regulation Règlement général sur les renseignements médicaux PART 2 PARTIE 2 Section 10 Article 10 PART 2 (PARTIE 2) PART 2 PARTIE 2 APPLICATION OF ACT (APPLICATION DE LA LOI) APPLICATION OF ACT APPLICATION DE LA LOI 10 Act does not apply (Non application de la loi) 10 Act does not apply 10 Non application de la loi (1) The Act does not apply to the collection, use or (1) La loi ne s’applique pas à la collecte, l’utilisation ou disclosure by the Minister or the Department of personal la divulgation par le ministre ou le ministère de health information for the purposes of renseignements médicaux personnels aux fins suivantes : (a) determining eligibility for employment, a) déterminer l’admissibilité à l’emploi, le maintien continuing employment or fitness to work for or d’emploi ou l’aptitude au travail pour un with the Department; ministère ou en collaboration avec ce dernier; (b) administering disability benefits or a disability b) administrer les prestations d’invalidité ou un management program of or for employees of the programme de gestion de l’incapacité des Department; employés du ministère; (c) assessing the qualifications of an actual or c) évaluer les compétences d’un fournisseur de potential service provider to the Department; services actuel ou éventuel du ministère; (d) making, processing, assessing or otherwise d) soumettre, traiter, évaluer ou disposer de dealing with a claim or anticipated claim made quelque autre façon d’une demande under the Workers’ Safety and Compensation d’indemnisation existante ou anticipée en vertu Act; and de la Loi sur le sécurité et l’indemnisation des travailleurs; [Paragraph 10(1)(d) amended by OIC 2022/119] [Alinéa 10(1)d) modifié par Décret 2022/119] (e) any matter arising under the Workers’ Safety e) toute question qui découle de l’application de la and Compensation Act in relation to any worker, Loi sur le sécurité et l’indemnisation des as defined in that Act, in the course of work for travailleurs à l’égard d’un travailleur, au sens de or with the Department. cette loi, dans le cadre d’un travail pour un ministère ou en collaboration avec ce dernier. [Paragraph 10(1)(e) amended by OIC 2022/119] [Alinéa 10(1)e) modifié par Décret 2022/119] (f) the provision of legal services by the Attorney f) assurer la prestation des services juridiques du General of Yukon (including a lawyer, agent or procureur général du Yukon (y compris les delegate acting for or on behalf of the Attorney avocats, mandataires ou délégués qui agissent General of Yukon) to the Minister or Department. pour le procureur général ou en son nom) au ministre ou au ministère. [Paragraph 10(1)(f) added by SY 2018, c.9] [Alinéa 10(1)f) ajouté par LY 2018, ch. 9] (2) The Act does not apply to the disclosure by the (2) La loi ne s’applique pas à la divulgation par le Minister or the Department of personal health ministre ou le ministère de renseignements médicaux information to a researcher for the purposes of the personnels à un chercheur aux fins de sa recherche. researcher’s research. 11 Limited application (Application restreinte) 11 Limited application 11 Application restreinte For the purpose of subsection 4(2) of the Act, except if Pour l’application du paragraphe 4(2) de la loi, les operated by the Continuing Care Branch of the établissements résidentiels de santé fournissant des Department, every residential facility that provides soins continus ou de longue durée qui appartiennent et Page 6 YUKON REGULATIONS RÈGLEMENTS DU YUKON c September 30, 2022 Health Information General Regulation Règlement général sur les renseignements médicaux PART 3 PARTIE 3 Section 12 Article 12 continuing health care or long-term care that is owned qui sont exploités par le gouvernement du Yukon sont and operated by the Government of Yukon is prescribed. visés par règlement, sauf si ces établissements sont exploités par la Direction des soins prolongés du ministère. PART 3 (PARTIE 3) PART 3 PARTIE 3 INFORMATION PRACTICES AND PRIVACY (PRATIQUES EN MATIÈRE DE RENSEIGNEMENTS ET PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE) INFORMATION PRACTICES AND PRIVACY PRATIQUES EN MATIÈRE DE RENSEIGNEMENTS ET PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE 12 Use of health insurance plan number (Utilisation du numéro du régime d’assurance-santé ) 12 Use of health insurance plan number 12 Utilisation du numéro du régime d’assurance-santé (1) A person may collect, use or disclose an individual’s (1) Une personne peut recueillir, utiliser ou divulguer Yukon public health insurance plan number only if its le numéro du régime d’assurance-santé du Yukon d’un collection, use or disclosure is particulier dans les seuls cas suivants : (a) necessary to facilitate the handling, assessing or a) ces actions sont nécessaires aux fins de faciliter payment of claims under a life insurance policy, le traitement, l’évaluation ou le paiement des a health insurance policy or a disability demandes d’indemnisation aux termes d’une insurance policy; or police d’assurance-vie, d’assurance-santé ou d’assurance-invalidité; (b) necessary for the administration of a matter b) ces actions sont nécessaires pour régir une under the Coroners Act, the Jury Act or the question visée par la Loi sur les coroners, la Loi Workers’ Safety and Compensation Act. sur le jury ou la Loi sur la sécurité et l’indemnisation des tra vailleurs. [Paragraph 12(1)(b) amended by OIC 2022/119] [Alinéa 12(1)b) modifié par Décret 2022/119] (2) A person other than a public body may, at any time (2) Une personne, à l’exception d’un organisme public, that is before 2018, collect, use or disclose an peut, avant 2018, recueillir, utiliser ou divulguer le individual’s Yukon public health insurance plan number numéro du régime d’assurance-santé du Yukon d’un for the purpose of determining whether the individual is particulier dans le but d’établir s’il est un résident du resident in Yukon. Yukon. (3) Despite subsection (2), an election officer may, (3) Malgré le paragraphe (2), un membre du personnel subject to subsection (4), collect or use an individual’s électoral peut, sous réserve du paragraphe (4), recueillir Yukon public health insurance plan number only ou utiliser le numéro du régime d’assurance-santé du Yukon d’un particulier aux seules fins suivantes, selon le cas : (a) to verify the identity of the individual; or a) vérifier l’identité du particulier; (b) to determine if the individual is a resident of b) établir si le particulier est un résident du Yukon. Yukon. (4) If an election officer collects or uses an individual’s (4) Si un membre du personnel électoral recueille ou Yukon public health insurance plan number under utilise le numéro du régime d’assurance-santé du Yukon subsection (3), the election officer may not, as a part of d’un particulier en vertu du paragraphe (3), il ne peut, à that use or collection, record the number or retain it in cette occasion, consigner le numéro ou le conserver à any form as information. titre de renseignement sous quelque forme que ce soit. (5) If an election officer obtains a copy of a document (5) Si un membre du personnel électoral obtient une containing an individual’s Yukon public health insurance copie d’un document qui contient le numéro du régime c YUKON REGULATIONS RÈGLEMENTS DU YUKON Page 7 September 30, 2022 Health Information General Regulation Règlement général sur les renseignements médicaux PART 3 PARTIE 3 Section 13 Article 13 plan number, the election officer must immediately d’assurance-santé du Yukon d’un particulier, il doit black-out the number as shown on the document. immédiatement caviarder le numéro qui apparait sur le document. 13 Production of YHCIP card (Production d’une carte du RASY) 13 Production of YHCIP card 13 Production d’une carte du RASY (1) Subject to subsections (2) to (4), a person may only (1) Sous réserve des paragraphes (2) à (4), une request the production of an individual’s YHCIP card for personne peut exiger d’un particulier seulement la a purpose described in subsection 18(2) of the Act production de sa carte du RASY pour les fins prévues au (including, for greater certainty, any purpose prescribed paragraphe 18(2) de la loi (y compris pour toute fin visée under that subsection). par règlement à ce paragraphe). (Subsection 13(1) comes into force December 31, 2016) (Paragraphe 13(1) entre en vigueur le 31 décembre 2016) (2) The Motor Vehicles program of the Department of (2) Le programme des véhicules automobiles du Highways and Public Works may request the production ministère de la Voirie et des Travaux publics peut exiger of an individual’s YHCIP card to verify whether the d’un particulier la production de sa carte du RASY pour individual is an organ donor registered under the organ vérifier s’il est un donneur d’organes inscrit auprès du donation program operated by the Department of Health programme des dons d’organes administré par le and Social Services, provided that any copy of the card, ministère de la Santé et des Affaires sociales, dans la or of the information on it, that is made for this purpose mesure où le numéro de régime d’assurance-santé du excludes the individual’s Yukon public health insurance Yukon du particulier est exclu de toute copie de la carte plan number. ou des renseignements qui y apparaissent aux fins de cette vérification. [Subsection 13(2) replaced by O.I.C. 2016/167] [Paragraphe 13(2) remplacé par Décret 2016/167] (3) An election officer may request the production of an (3) Un membre du personnel électoral peut exiger la individual’s YHCIP card in relation to their collection and production de la carte du RASY d’un particulier à l’égard use of a Yukon public health insurance plan number de sa collecte ou de son utilisation d’un numéro du under subsection 12(3). régime d’assurance-santé du Yukon en vertu du paragraphe 12(3). (4) A person other than a public body may, at any time (4) Une personne, à l’exception d’un organisme public, that is before 2018, request the production of an peut exiger d’un particulier, avant 2018, la production individual’s YHCIP card, and may collect and use the de sa carte du RASY et peut recueillir et utiliser son individual’s Yukon public health insurance plan number, numéro de régime d’assurance-santé du Yukon dans le for the purpose of determining whether the individual is but de déterminer s’il est un résident du Yukon. resident in Yukon. 14 Custodians’ information practices (Pratiques des dépositaires en matière de renseignements) 14 Custodians’ information practices 14 Pratiques des dépositaires en matière de renseignements (1) For the purposes of section 19 of the Act, a (1) Pour l’application de l’article 19 de la loi, un custodian must, in respect of personal health dépositaire doit, à l’égard des renseignements médicaux information that is in the custodian’s custody or control personnels qui sont en sa possession ou sous son contrôle : (a) for each of the custodian’s agents a) pour chacun de ses mandataires : (i) determine the personal health information (i) déterminer les renseignements médicaux that the agent is authorized to access, personnels auxquels il a accès, (ii) ensure that the agent signs a pledge of (ii) veiller à ce qu’il signe une promesse de confidentiality that includes an confidentialité dans laquelle il reconnait, entre Page 8 YUKON REGULATIONS RÈGLEMENTS DU YUKON c September 30, 2022 Health Information General Regulation Règlement général sur les renseignements médicaux PART 3 PARTIE 3 Section 14 Article 14 acknowledgment that the agent is bound by autres, être lié par la loi et déclare être au the Act and is aware of the consequences of courant des conséquences de son breaching it, and inobservation, (iii) where appropriate, provide privacy and (iii) s’il y a lieu, fournir une orientation sur la security orientation and ongoing training; protection de la vie privée et la sécurité et une formation continue; (b) ensure that the custodian has, in writing b) veiller à posséder, par écrit : (i) policies in relation to the collection, use and (i) les politiques relatives à la collecte, disclosure of personal health information, l’utilisation et la divulgation des renseignements médicaux personnels, (ii) a policy on security breaches that describes (ii) une politique sur les bris de sécurité qui how the custodian complies with Division 5 of précise de quelle façon il doit se conformer à Part 3 of the Act, and la section 5 de la partie 3 de la loi, (iii) a policy in relation to individuals’ access to (iii) une politique en matière d’accès ou de and correction of their personal health corrections, par un particulier, relativement à information; ses renseignements médicaux personnels; (c) at least every two years, conduct an audit of the c) procéder à une vérification, au moins tous les custodian’s security safeguards, including their deux ans, de ses garanties en matière de information practices and procedures; sécurité, notamment ses pratiques et procédures relativement aux renseignements; (d) as soon as possible, identify and address any d) identifier et corriger, dès que possible, toute deficiencies identified in an audit conducted lacune relevée lors de la vérification effectuée en under paragraph (c); vertu de l’alinéa c); (e) ensure that removable media used to record, e) veiller à ce que les supports amovibles servant à transport or transfer personal health consigner, transporter ou transférer les information are renseignements médicaux personnels : (i) appropriately protected when in use, and (i) disposent d’une protection appropriée lorsqu’ils sont utilisés, (ii) stored securely when not in use; (ii) soient gardés en lieu sûr lorsqu’ils ne sont pas utilisés; (f) ensure that personal health information is f) veiller à ce que les renseignements médicaux maintained in a designated area and is subject personnels soient tenus dans une aire désignée to appropriate security safeguards; et fassent l’objet de mesures de sécurité appropriées; (g) limit physical access to designated areas g) limiter aux personnes autorisées l’accès containing personal health information to physique aux aires désignées où se trouvent les authorized persons; renseignements médicaux personnels; (h) ensure that a written record is created of all h) veiller à ce qu’un document écrit soit établi pour security breaches; and noter les bris de sécurité; (i) address the privacy and security risks of an i) traiter des risques à la sécurité et à la protection agent’s remote access to the custodian’s de la vie privée que comporte l’accès à distance, information system, including through the use of par le mandataire, au système de gestion de the agent’s own mobile electronic l’information du dépositaire, notamment au communication device. c YUKON REGULATIONS RÈGLEMENTS DU YUKON Page 9 September 30, 2022 Health Information General Regulation Règlement général sur les renseignements médicaux PART 3 PARTIE 3 Section 15 Article 15 moyen de son propre appareil portable de communication électronique. (2) The information practices referred to in section 19 (2) Les pratiques en matière de renseignements visées of the Act (including, for greater certainty, those à l’article 19 de la loi (y compris celles décrites au described in this section) must be based on the standard présent article) doivent se fonder sur la norme du of what is reasonable, taking into account the sensitivity raisonnable, en tenant compte de la nature délicate des of the personal health information. renseignements médicaux personnels. 15 Mandatory privacy impact assessments (Évaluations obligatoires des facteurs relatifs à la vie privée) 15 Mandatory privacy impact assessments 15 Évaluations obligatoires des facteurs relatifs à la vie privée (1) This section applies to the Department and the (1) Le présent article s’applique au ministère et à la Yukon Hospital Corporation. Régie des hôpitaux du Yukon. (2) A custodian to which this section applies must (2) Un dépositaire à qui s’applique le présent article doit conduct a privacy impact assessment before it effectuer une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant, selon le cas : (a) implements any measure that, in the opinion of a) de mettre en œuvre toute mesure qui, de l’avis the Minister, is a significant change to an du ministre, est un changement important à un existing information system used to process système de gestion de l’information actuel utilisé personal health information; or pour le traitement de renseignements médicaux personnels; (b) commences the operation of a new information b) d’entreprendre l’exploitation d’un nouveau system intended to be used to process personal système de gestion de l’information destiné au health information. traitement de renseignements médicaux personnels. (3) The custodian that conducts a privacy impact (3) Un dépositaire qui effectue une évaluation des assessment under subsection (2) must submit the facteurs relatifs à la vie privée en application du privacy impact assessment to the commissioner before paragraphe (2) doit soumettre l’évaluation au the information system is changed or its operation is commissaire avant la modification ou le début de commenced. l’exploitation du système de gestion de l’information. 16 Contact individual (Personne-ressource) 16 Contact individual 16 Personne-ressource For the purposes of paragraph 20(2)(e) of the Act, the Pour l’application de l’alinéa 20(2)e) de la loi, les functions and duties of a custodian’s contact individual attributions d’une personne-ressource d’un dépositaire include comprennent notamment : (a) facilitating the custodian’s compliance with the a) faciliter l’obligation du dépositaire de se Act; conformer à la loi; (b) assisting individuals in the making of complaints b) aider les particuliers à présenter une plainte in relation to the custodian, including complaints relativement au dépositaire, notamment des to the commissioner; and plaintes au commissaire; (c) facilitating the education and training of the c) faciliter l’instruction et la formation du custodian’s staff regarding the Act and the personnel du dépositaire à l’égard de la loi et des custodian’s practices. pratiques du dépositaire. Page 10 YUKON REGULATIONS RÈGLEMENTS DU YUKON c September 30, 2022 Health Information General Regulation Règlement général sur les renseignements médicaux PART 4 PARTIE 4 Section 17 Article 17 PART 4 (PARTIE 4) PART 4 PARTIE 4 CONSENT (CONSENTEMENT) CONSENT CONSENTEMENT 17 Notice (Avis) 17 Notice 17 Avis A notice described in subsection 41(1) of the Act Un avis visé au paragraphe 41(1) de la loi doit : (a) must be in writing; a) être écrit; (b) must be in English or French (and may also be b) être en anglais ou en français (et peut également in any other language); être en toute autre langue); (c) must be expressed in plain language; and c) être formulé en langage clair; (d) must generally describe the custodian’s record d) décrire, de façon générale, le calendrier de retention schedule. conservation des documents du dépositaire. 18 Complaint to commissioner (Plainte au commissaire) 18 Complaint to commissioner 18 Plainte au commissaire For the purposes of paragraph 43(3)(c) of the Act, if a Pour l’application de l’alinéa 43(3)c) de la loi, si un custodian refuses to comply with an individual’s refusal dépositaire refuse de se conformer au refus ou au retrait or withdrawal of consent, the custodian must inform the du consentement d’un particulier, il doit informer ce individual of their right to make a complaint to the dernier de son droit de présenter une plainte au sujet de commissioner regarding the custodian’s refusal. son refus. 19 Express consent (Consentement exprès) 19 Express consent 19 Consentement exprès Where consent for the collection, use or disclosure of Lorsque le consentement est requis en vertu de la loi personal health information is required under the Act, pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de the consent must be express if renseignements médicaux personnels, le consentement est exprès si, selon le cas : (a) the collection, use or disclosure is for the a) la collecte, l’utilisation ou la divulgation vise des purpose of research or marketing; or fins de recherche ou de commercialisation; (b) the disclosure is to the public media, including b) la divulgation est faite aux médias publics, print publications, radio, television, internet and notamment les publications imprimées, la radio, social media. la télévision, Internet et les médias sociaux. 20 Withdrawal of consent (Retrait de consentement) 20 Withdrawal of consent 20 Retrait de consentement (1) An individual who wishes to withdraw their consent (1) Un particulier qui désire retirer son consentement to a custodian’s collection, use or disclosure of their à la collecte, l‘utilisation ou la divulgation par un personal health information must do so clearly and dépositaire de ses renseignements médicaux personnels unambiguously, in writing in English or French. doit le faire d’une manière claire et sans équivoque, par écrit, en anglais ou en français. (2) A withdrawal in accordance with subsection (1) (2) Un retrait conformément au paragraphe (1) est must be delivered to the custodian or the custodian’s transmis au dépositaire ou à son mandataire. agent. c YUKON REGULATIONS RÈGLEMENTS DU YUKON Page 11 September 30, 2022 Health Information General Regulation Règlement général sur les renseignements médicaux PART 5 PARTIE 5 Section 21 Article 21 PART 5 (PARTIE 5) PART 5 PARTIE 5 COLLECTION, USE AND DISCLOSURE (COLLECTE, UTILISATION ET DIVULGATION) COLLECTION, USE AND DISCLOSURE COLLECTE, UTILISATION ET DIVULGATION 21 Agreements with information managers (Ententes avec les gestionnaires de l’information) 21 Agreements with information managers 21 Ententes avec les gestionnaires de l’information When entering into a written agreement with an Lorsqu’il conclut une entente écrite avec un gestionnaire information manager in respect of personal health de l’information à l’égard de renseignements médicaux information under section 51 of the Act, a custodian personnels en vertu de l’article 51 de la loi, un must dépositaire doit veiller à ce que l’entente : (a) ensure that the agreement allows the custodian a) d’une part, lui permette de garder le contrôle to maintain control of the personal health des renseignements médicaux personnels; information; and (b) ensure that the agreement contains provisions b) d’autre part, contienne des dispositions traitant which des objets suivants :

(i) identify the objectives of the agreement and (i) identifier des objectifs et des principes the principles that guide the agreement, directeurs de l’entente, (ii) describe the types or classes of personal (ii) décrire les types ou les catégories de health information (referred to in this section renseignements médicaux personnels as the “relevant personal health information”) (appelés « renseignements médicaux that the information manager may collect, personnels pertinents » au présent article) use or disclose under the agreement, the que le gestionnaire de l’information peut purposes for which it may be collected, used recueillir, utiliser ou divulguer en vertu de or disclosed and any limitations or conditions l’entente, les fins visées, ainsi que toute limite on its collection, use or disclosure, ou condition rattachée à cette collecte, utilisation ou divulgation, (iii) require the information manager (iii) exiger les obligations suivantes du gestionnaire de l’information : (A) to allow the custodian to access or (A) permettre au dépositaire de consulter ou otherwise obtain the relevant personal d’obtenir d’une autre façon les health information at any time, subject renseignements médicaux personnels only to necessary operational constraints, pertinents en tout temps, sous réserve des contraintes opérationnelles, (B) to forward immediately to the custodian (B) faire parvenir sans délai au dépositaire any access or correction request that is toute demande d’accès ou de correction made in relation to the relevant personal faite à l’égard de renseignements health information, médicaux personnels pertinents, (C) to maintain administrative, technical and (C) maintenir des garanties administratives, physical safeguards that meet or exceed techniques et physiques égales ou the safeguards required of the custodian supérieures aux garanties exigées du under the Act to ensure the confidentiality, dépositaire en vertu de la loi afin d’assurer security and integrity of the relevant la confidentialité, la sécurité et l’intégralité personal health information, and des renseignements médicaux personnels pertinents, Page 12 YUKON REGULATIONS RÈGLEMENTS DU YUKON c September 30, 2022 Health Information General Regulation Règlement général sur les renseignements médicaux PART 5 PARTIE 5 Section 22 Article 22 (D) to inform the custodian promptly of the (D) informer le dépositaire dans les plus brefs information manager’s receipt of any délais lorsqu’il reçoit une exigence rendue requirement issued in a proceeding, dans le cadre d’une instance, notamment including any summons, warrant or order, une assignation, un mandat ou une that relates to the relevant personal health ordonnance, liée aux renseignements information and that it is reasonable to médicaux personnels pertinents, et qu’il est believe may be enforceable in the raisonnable de croire que cette exigence jurisdiction in which the information puisse être exécutoire par l’autorité manager operates or in which the relevant législative sur le territoire où il exerce ses personal health information is located, activités ou sur le territoire où se trouvent les renseignements médicaux personnels pertinents, (iv) prohibit the information manager from (iv) interdire au gestionnaire de l’information de subcontracting, without the custodian’s sous-traiter tout service auquel se rapporte written consent, any of the services to which l’entente sans l’autorisation écrite du the agreement relates, dépositaire, (v) allow the custodian to monitor and verify (v) permettre au dépositaire de surveiller et de compliance with the agreement by the vérifier le respect de l’entente par le information manager, gestionnaire de l’information, (vi) allow the custodian to terminate the (vi) permettre au dépositaire de mettre fin à agreement in the event of a breach of the l’entente en cas de violation de cette dernière agreement by the information manager, and par le gestionnaire de l’information, (vii) set out that on termination of the agreement (vii) stipuler que, à la fin de l’entente : (A) the personal health information to which (A) les renseignements médicaux personnels the agreement applies must be transferred auxquels s’applique l’entente sont to the custodian, in an electronic format transférés au dépositaire dans un format that the custodian can readily use, while électronique que ce dernier peut aisément utiliser : (I) ensuring ongoing access to the (I) tout en veillant à ce que le dépositaire personal health information by the ait un accès continu aux renseignements custodian, and médicaux personnels, (II) requiring the information manager to #x#(II) tout en exigeant que le gestionnaire cooperate fully with the custodian de l’information collabore pleinement during the transfer, and avec le dépositaire lors du transfert, (B) following completion of the transfer, the (B) à la fin du transfert, le gestionnaire de information manager must securely l’information détruit de façon sécuritaire destroy all records of the personal health tous les documents toujours en sa information to which the agreement possession et portant sur les applies that remain in its custody. renseignements médicaux personnels auxquels s’applique l’entente. 22 Legal advice and representation (Conseils juridiques et représentation) 22 Legal advice and representation 22 Conseils juridiques et représentation A custodian may, without an individual’s consent, use Un dépositaire peut, sans le consentement d’un the individual’s personal health information that is in the particulier, utiliser les renseignements médicaux custodian’s custody or control for the purposes of personnels de ce dernier qui sont en sa possession ou sous son contrôle dans le but d’obtenir des conseils c YUKON REGULATIONS RÈGLEMENTS DU YUKON Page 13 September 30, 2022 Health Information General Regulation Règlement général sur les renseignements médicaux PART 5 PARTIE 5 Section 23 Article 23 obtaining, or in the course of receiving, legal advice or juridiques ou une représentation juridique, ou au legal representation. moment de recevoir les conseils juridiques ou d’être représenté par avocat. 23 Disclosure with consent (Divulgation suite à un consentement) 23 Disclosure with consent 23 Divulgation suite à un consentement For the purposes of subsection 57(2) of the Act, if an Pour l’application du paragraphe 57(2) de la loi, si un individual consents to a custodian’s disclosure to the particulier consent à la divulgation de ses Minister, the Department, the Yukon Hospital renseignements médicaux personnels par un dépositaire Corporation or the Emergency Medical Services program au ministre, au ministère, à la Régie des hôpitaux du in the Department of Community Services of personal Yukon ou au programme de services médicaux health information, of the individual, that is required for d’urgence du ministère des Services aux collectivités, the provision of health care to the individual, the lesdits renseignements étant requis pour qu’il reçoive custodian must disclose the personal health information des soins de santé, le dépositaire doit divulguer ces in accordance with the consent. renseignements conformément au consentement. 24 Disclosing information to Justice or the police (Divulgation de renseignements au ministre de la Justice ou à la police) 24 Disclosing information to Justice or the 24 Divulgation de renseignements au police ministre de la Justice ou à la police For the purposes of paragraph 58(x) of the Act, a Pour l’application de l’alinéa 58x) de la loi, un dépositaire custodian may disclose to the Minister of Justice or the peut divulguer au ministre de la Justice ou à la police, police, in relation to the possible commission of an relativement à la commission possible d’une infraction offence under an enactment of Yukon or of Canada en vertu d’un texte du Yukon ou du Canada : (a) the contact information of any individual; a) les coordonnées d’un particulier; (b) the nature and severity of any injury suffered; b) la nature et la gravité d’une blessure subie; and (c) in respect of any health care c) à l’égard de soins de santé : (i) the date on which the health care was sought (i) la date à laquelle ils ont été demandés ou or provided, fournis, (ii) the location, including the name of any (ii) l’endroit où ils ont été demandés ou fournis, hospital or health facility, where the health notamment le nom de l’hôpital ou de care was sought or received, l’établissement de santé, (iii) whether any samples of bodily substances (iii) si des échantillons de substances corporelles were taken, and ont été prélevés, (iv) provider registry information about a health (iv) les renseignements du registre des care provider who provided the health care. fournisseurs à l’égard d’un fournisseur de soins de santé qui a fourni les soins de santé. 25 Institutional research review committees (Comités de révision de la recherche institutionnelle) 25 Institutional research review committees 25 Comités de révision de la recherche institutionnelle The Yukon Hospital Corporation is a prescribed person La Régie des hôpitaux du Yukon est une personne visée for the purposes of establishing an institutional research par règlement en vue de constituer un comité de révision review committee as referred to in section 65 of the Act. de la recherche institutionnelle, tel que mentionné à l’article 65 de la loi. Page 14 YUKON REGULATIONS RÈGLEMENTS DU YUKON c September 30, 2022 Health Information General Regulation Règlement général sur les renseignements médicaux PART 6 PARTIE 6 Section 26 Article 26 26 Agreements with researchers (Ententes avec les chercheurs) 26 Agreements with researchers 26 Ententes avec les chercheurs An agreement under section 69 of the Act between a Une entente en vertu de l’article 69 de la loi entre un custodian and researcher must require the researcher dépositaire et un chercheur doit enjoindre à ce dernier : (a) to permit the custodian to monitor the a) de permettre au dépositaire de surveiller le researcher’s compliance with the agreement; respect de l’entente par le chercheur; (b) to provide the custodian with any information b) de fournir au dépositaire tout renseignement that the custodian may reasonably require for que ce dernier peut raisonnablement exiger aux the purposes of paragraph (a); fins de l’alinéa a); (c) to refrain from contacting any individual who is c) de s’abstenir de communiquer avec un a subject of the research, unless the custodian particulier faisant l’objet de la recherche, à has first obtained the individual’s consent to be moins que le dépositaire n’obtienne au préalable contacted by the researcher; le consentement du particulier à ce que le chercheur communique avec lui; (d) to notify the custodian immediately in writing if d) d’aviser le dépositaire sans délai, par écrit, s’il the researcher becomes aware of any breach of se rend compte qu’il y a violation de l’entente; the agreement; (e) to comply with the conditions, if any, specified e) de respecter les conditions, s’il y a lieu, précisées by the institutional research review committee par le comité de révision de la recherche in respect of the research proposal; and institutionnelle à l’égard du projet de recherche; (f) on termination of the agreement, to deal with f) à la fin de l’entente, de traiter les any personal health information to which the renseignements médicaux personnels auxquels agreement applies that is in the researcher’s s’applique l’entente et qui sont en sa possession custody or control as a result of the agreement ou sous son contrôle en raison de cette dernière en procédant comme suit : (i) by transferring the personal health (i) en transférant au dépositaire les information that the custodian requests to the renseignements médicaux personnels qu’il lui custodian, and demande, (ii) following the completion of the transfer, by (ii) à la fin du transfert, détruire de façon securely destroying all records of the personal sécuritaire tous les documents qui health information that remain in the contiennent des renseignements médicaux researcher’s custody or control. personnels toujours en sa possession ou sous son contrôle. PART 6 (PARTIE 6) PART 6 PARTIE 6 FEES (DROITS) FEES DROITS 27 Fees for access (Droits pour l’accès) 27 Fees for access 27 Droits pour l’accès For the purposes of subsection 24(2) of the Act and this Pour l’application du paragraphe 24(2) de la loi et de la Part, where a record in the custody or control of a présente partie, lorsqu’un document en la possession ou custodian contains an individual’s personal health sous le contrôle d’un dépositaire contient les information renseignements médicaux personnels d’un particulier : (a) access by the individual to the personal health a) l’accès par ce dernier aux renseignements information includes médicaux personnels comprend, à la fois : c YUKON REGULATIONS RÈGLEMENTS DU YUKON Page 15 September 30, 2022 Health Information General Regulation Règlement général sur les renseignements médicaux PART 6 PARTIE 6 Section 28 Article 28 (i) the custodian’s provision of a copy of the (i) la fourniture par le dépositaire d’une copie du record to the individual, and document au particulier, (ii) the custodian’s transfer, at the direction or (ii) le transfert par le dépositaire, à la demande with the consent of the individual, of the ou avec le consentement du particulier, des personal health information to another renseignements médicaux personnels à un custodian or to a person in another autre dépositaire ou à une personne dans un jurisdiction who performs substantially autre territoire qui remplit des fonctions similar functions to a health care provider; sensiblement similaires à celles d’un and fournisseur de soins de santé; (b) any amount the custodian charges the individual b) tout montant que le dépositaire exige du in relation to access by the individual to the particulier à l’égard de l’accès par ce dernier aux personal health information is a fee. renseignements médicaux personnels constitue un droit. 28 Access fees not required (Droits pour l’accès non requis) 28 Access fees not required 28 Droits pour l’accès non requis A custodian is not required to charge a fee for providing Un dépositaire n’est pas requis d’exiger un droit pour access to personal health information. fournir l’accès aux renseignements médicaux personnels. 29 Maximum fee (Droit maximum) 29 Maximum fee 29 Droit maximum (1) Where a custodian, in response to an individual’s (1) Lorsque le dépositaire, suite à une demande access request, gives the individual access in accordance d’accès d’un particulier, accorde à ce dernier, with subparagraph 27(a)(i) to the individual’s personal conformément au sous-alinéa 27a)(i), l’accès à ses health information contained in a record in the renseignements médicaux personnels contenus dans un custodian’s custody or control, the custodian may charge document en la possession ou sous le contrôle du the individual a fee that does not exceed the total of dépositaire, ce dernier peut exiger du particulier un droit qui ne dépasse pas le total des éléments suivants : (a) subject to subsection (2), a service charge that a) sous réserve du paragraphe (2), les frais de does not exceed $9 for each 15 minutes that the service qui n’excèdent pas 9 $ pour chaque custodian and persons acting on the custodian’s période de 15 minutes que le dépositaire ou les behalf spend responding to the request; and personnes agissant en son nom consacrent à répondre à la demande; (b) if the custodian provides a copy of the record to b) si le dépositaire fournit une copie du document the individual, an amount on account of au particulier, un montant au titre des débours disbursements that does not exceed the total of qui ne dépasse pas le total des éléments suivants : (i) if the copy is printed or photocopied, $0.25 (i) si la copie est imprimée ou photocopiée, 0,25 for each page in the copy, or in any other case $ la page ou, dans les autres cas, le coût réel, the custodian’s actual cost of the medium on pour le dépositaire, du support sur ou dans or in which the copy is made, and lequel est faite la copie, (ii) for delivering or shipping the copy at the (ii) pour la livraison ou l’expédition de la copie à individual’s request, the custodian’s actual la demande du particulier, le coût réel pour le cost of doing so. dépositaire. (2) A custodian must not charge an individual any (2) Un dépositaire ne peut exiger du particulier un amount under paragraph (1)(a) for the first two hours montant en vertu de l’alinéa (1)a) pour les deux that the custodian and persons acting on their behalf premières heures que lui-même ou les personnes Page 16 YUKON REGULATIONS RÈGLEMENTS DU YUKON c September 30, 2022 Health Information General Regulation Règlement général sur les renseignements médicaux PART 6 PARTIE 6 Section 30 Article 30 spend in any calendar year responding to the individual’s agissant en son nom consacrent au cours d’une année access requests. civile à répondre aux demandes d’accès du particulier. (3) For the purposes of subsection (1), the total time (3) Pour l’application du paragraphe (1), la durée totale that a custodian and persons acting on their behalf que consacrent le dépositaire ou les personnes agissant spend responding to an access request is, where it is not en son nom à répondre à une demande d’accès est otherwise a whole multiple of 15 minutes, to be rounded arrondie au multiple de 15 minutes supérieur lorsqu’elle to the next higher whole multiple of 15 minutes. n’est pas un multiple d’une telle période. 30 No fee for transfer on ending care (Aucun droit de transfert lors de la fin des soins) 30 No fee for transfer on ending care 30 Aucun droit de transfert lors de la fin des soins A custodian (referred to in this section as the Un dépositaire (appelé « auteur de transfert » au “transferor”) must not charge a fee for transferring an présent article) ne peut exiger un droit pour le transfert individual’s personal health information to another des renseignements médicaux personnels d’un custodian, or to a person in another jurisdiction who particulier à un autre dépositaire ou à une autre performs substantially similar functions to a health care personne dans un autre territoire qui remplit des provider, if it is reasonable to expect that the transferor fonctions sensiblement similaires à celles d’un will no longer provide health care to the individual. fournisseur de soins de santé, s’il est raisonnable de s’attendre à ce que l’auteur du transfert ne fournisse plus de soins de santé au particulier. 31 No fee for record of user activity (Aucun droit pour un document sur l’activité des utilisateurs) 31 No fee for record of user activity 31 Aucun droit pour un document sur l’activité des utilisateurs A custodian must not charge a fee for providing a copy Un dépositaire ne peut exiger un droit pour fournir une of an individual’s personal health information if the copie des renseignements médicaux personnels d’un information is provided in response to the individual’s particulier si ces renseignements sont fournis en request for a copy of their record of user activity. réponse à la demande du particulier pour obtenir une copie du document sur son activité d’utilisateur. 32 Estimate of fees (Estimation des droits) 32 Estimate of fees 32 Estimation des droits (1) If an individual requests an estimate of the fee that (1) Si un particulier demande une estimation des they will be charged for accessing their personal health droits d’accès à ses renseignements médicaux information, a custodian must provide them with an personnels, un dépositaire doit lui fournir l’estimation estimate before providing them access. avant de lui permettre l’accès. (2) An estimate provided in accordance with (2) Une estimation fournie conformément au subsection (1) is not binding on either the individual or paragraphe (1) ne lie ni le particulier, ni le dépositaire, the custodian and the fee charged, if any, must be et le droit exigé, s’il y a lieu, doit être calculé calculated in accordance with section 29. conformément à l’article 29. (3) A custodian must immediately advise the individual (3) Un dépositaire doit aviser le plus tôt possible un if it appears that the estimate of fees provided in particulier s’il semble probable que l’estimation des accordance with subsection (1) is likely to be droits fournie conformément au paragraphe (1) sera significantly exceeded. largement dépassée. (4) If a custodian can, in the ordinary course of their (4) Si le dépositaire, dans le cadre normal de ses operations, provide on or in more than one medium a activités, peut fournir sur ou dans un ou plusieurs copy of a record that contains an individual’s personal supports une copie d’un document contenant les health information, the custodian must renseignements médicaux personnels d’un particulier, il doit : c YUKON REGULATIONS RÈGLEMENTS DU YUKON Page 17 September 30, 2022 Health Information General Regulation Règlement général sur les renseignements médicaux PART 7 PARTIE 7 Section 33 Article 33 (a) provide an estimate in accordance with a) fournir une estimation conformément au subsection (1) in respect of each such medium; paragraphe (1) à l’égard de chacun des supports; (b) allow the individual to choose on or in which of b) permettre au particulier de choisir le support qui those media the copy will be made; and lui convient et qui contiendra la copie; (c) if the individual does not choose, provide the c) si le particulier ne choisit pas, faire la copie sur copy on or in the medium, or combination of ou dans le support, ou une combinaison de media, that entails the least total fee for the supports, qui donne lieu au plus bas montant individual. total des droits. PART 7 (PARTIE 7) PART 7 PARTIE 7 MISCELLANEOUS (DISPOSITIONS DIVERSES) MISCELLANEOUS DISPOSITIONS DIVERSES 33 Substituted service (Signification indirecte) 33 Substituted service 33 Signification indirecte (1) In the Act and in this section (1) La définition suivante s’applique à la loi et au présent article : “substituted service” means publication of a notice in a « signification indirecte » s’entend de la publication newspaper of general circulation in Yukon. d’un avis dans un journal à grand tirage au Yukon. « signification indirecte » “substituted service” (2) Substituted service is authorized where (2) La signification indirecte est autorisée, selon le cas : (a) due to the number of persons to be served, a) lorsque, en raison du nombre de personnes qui effecting service in accordance with doivent recevoir signification, procéder paragraphs 117(a) to (c) of the Act would cause conformément aux alinéas 117a) à c) de la loi undue hardship to or would unduly interfere causerait un préjudice injustifié ou nuirait with the operations of the person giving notice; indûment aux activités de la personne qui donne or l’avis; (b) substituted service could reasonably be expected b) lorsque la signification indirecte risque to result in significantly faster notice to the vraisemblablement de donner à la personne qui person to be served than any other means of doit recevoir signification un avis dans un bien service authorized under section 117 of the Act. meilleur délai que tout autre mode de signification autorisé en vertu de l’article 117 de la loi. 34 Additional powers of the commissioner (Pouvoirs supplémentaires du commissaire) 34 Additional powers of the commissioner 34 Pouvoirs supplémentaires du commissaire In addition to the specific powers and duties assigned to En plus des attributions précises qui lui sont confiées en the commissioner under the Act, the commissioner may vertu de la loi, le commissaire peut examiner et review and comment on any privacy impact commenter toute évaluation des facteurs relatifs à la vie assessments submitted to them. privée qui lui est soumise. Page 18 YUKON REGULATIONS RÈGLEMENTS DU YUKON c September 30, 2022