1984-0017

O.I.C. 1985/017 DÉCRET1985/017 ARCHIVES ACT LOI SUR LES ARCHIVES ARCHIVES ACT LOI SUR LES ARCHIVES Pursuant to subsection 12(1) of the Archives Act, the Conformément aux dispositions du paragraphe 12(1) commissioner in Executive Council orders as follows: de la Loi sur les archives, le Commissaire en conseil exécutif décrète ce qui suit : 1. The annexed regulations respecting Records 1. Le Règlement sur la gestion des documents ci-joint Management are hereby made and established. est par les présentes établi. 2. The Access to Public Records Regulations are 2. Le Règlement sur l’accès aux documents publics est revoked. abrogé. 3. The Records Management Regulations are revoked. 3. Le Règlement sur la gestion des documents est abrogé. Dated at Whitehorse, in the Yukon Territory, this Fait à Whitehorse, dans le territoire du Yukon, le 24 24th day of January, A.D., 1985. janvier 1985. ______________________________ __________________________________ Commissioner of the Yukon Commissaire du Yukon YUKON REGULATIONS 1 RÈGLEMENTS DU YUKON O.I.C. 1985/017 DÉCRET1985/017 ARCHIVES ACT LOI SUR LES ARCHIVES RÈGLEMENT SUR LA RECORDS MANAGEMENT REGULATIONS GESTION DES DOCUMENTS 1. (1) These Regulations may be cited as the “Records 1.(1) Titre du présent règlement : Règlement sur la Management Regulations”. gestion des documents. 2. (1) In these regulations 2.(1) Les définitions qui suivent s’appliquent au présent règlement. (a) “Records Manager” means the Records Manager so designated for the government; a) «gestionnaire des documents» Personne désignée à ce titre pour le gouvernement. (b) “Departmental Records officer” means the («Records Manager») person designated by a department to ensure that records management procedures are followed by b) «coordonnateur des documents du Ministère» the personnel of that department. Personne désignée par un ministère pour faire en sorte que les procédures de gestion des documents sont respectées par le personnel du ministère. («Departmental Records officer») 3. (1) An inderdepartmental Records Management 3.(1) Un comité interministériel de gestion des Committee comprising the following members is documents est établi et comprend les personnes suivantes : established; a) l’archiviste : président; (a) Archivist: Chairman; b) le gestionnaire des documents : vice-président (b) Records Manager: Vice-Chairman and et secrétaire; Secretary; c) le secrétaire du Cabinet; (c) Secretary to Cabinet; d) un représentant des Services informatiques, un (d) one representative from each of Systems and représentant du ministère des Finances et un Computing Services, Department of Finance, and représentant du ministère de la Justice; Department of Justice; e) tout autre fonctionnaire invité pour conseiller (e) such other public servants as are from time to le comité ou intervenir au nom du ministère time invited to attend either to advise the lorsque les questions touchant un ministère en committee or to provide departmental input particulier sont étudiées par le comité; when matters affecting a particular department are being considered by the committee; and f) les représentants désignés par l’une ou l’autre des personnes mentionnées au paragraphes a) à d) (f) nominees of any person mentioned in pour agir à leur place. paragraphs (a) to (d) to act in their place. 4. (1) The terms of reference for the Records 4.(1) Les fonctions et attributions du comité de Management Committee are: gestion des documents sont les suivantes : (a) to promote and develop records management a) mettre en oeuvre et promouvoir la gestion des within the government; documents au sein du gouvernement; (b) to initiate and approve records management b) élaborer et approuver des normes et des standards and guides; directives concernant la gestion des documents; YUKON REGULATIONS 2 RÈGLEMENTS DU YUKON O.I.C. 1985/017 DÉCRET1985/017 ARCHIVES ACT LOI SUR LES ARCHIVES (c) to review and assess Records Schedules prior to c) examiner et évaluer les calendriers des délais de implementation; conservation avant leur mise en application; (d) to submit, from time to time, but not less d) présenter au moins une fois par année un than once a year, a report to Management Board. rapport au Conseil de gestion. 5. (1) A Records Schedule shall: 5.(1) Le calendrier des délais de conservation, préparé conjointement par le coordonnateur des documents du (a) be used to authorize ministère, le gestionnaire des documents et l’archiviste, ou leur représentant respectif, décrit convenablement les séries (i) the delivery of public records to the de dossiers publics qui y sont inscrits et fait état de leur Yukon Archives earlier or later than thirty période de conservation et de la date éventuelle de leur years from the date on which such public destruction. Il est utilisé aux fins suivantes : records cease to be in current use; a) autoriser (ii) the destruction or other disposal of public records; (i) la remise des documents publics aux Archives du Yukon avant ou après (b) be developed jointly by the Departmental l’expiration d’une période de trente ans à Records Officer, the Records Manager and the compter du moment où ces documents Archivist, or their designates; publics cessent d’être d’usage courant; (c) describe adequately the series of public records (ii) la destruction ou l’élimination des that are scheduled, including their retention documents publics; periods and eventual disposition; b) servir à la conversion des documents de papier (d) be used for the conversion of paper records to en microfilms. microfilm. 6. (1) Records Schedules will be reviewed by the 6.(1) Les calendriers des délais de conservation sont Records Management Committee. examinés par le comité de gestion des documents. (2) The Archivist shall sign all schedules on behalf of (2) L’archiviste signe tous les calendriers au nom du the Records Management Committee. comité de gestion des documents. 7. (1) Every Records Schedule shall be reviewed by the 7.(1) Tous les calendriers de délai de conservation des Departmental Records Officer, the Archivist and the documents sont examinés par le coordonnateur des Records Manager, or their designates, at least once each five documents du Ministère, par l’archiviste et par le years. gestionnaire des documents, ou par leurs représentants, au moins une fois tous les cinq ans. 8. (1) Notwithstanding section 7, a Records Schedule 8.(1) Par dérogation à l’article 7, un calendrier des shall be reviewed at the request of a Departmental Records délais de conservation des dossiers est examiné à la Officer, the Archivist, or the Records Manager. demande du coordonnateur des documents du Ministère, de l’archiviste ou du gestionnaire des documents. 9. (1) Form I of these regulations, when completed 9.(1) Le formulaire I du présent règlement constitue and signed, shall constitute a Records Schedule. un calendrier des délais de conservation lorsqu’il est rempli et signé. YUKON REGULATIONS 3 RÈGLEMENTS DU YUKON O.I.C. 1985/017 DÉCRET1985/017 ARCHIVES ACT LOI SUR LES ARCHIVES FORM I FORMULAIRE I RECORDS SCHEDULE CALENDRIER DES DÉLAIS DE CONSERVATION 1. Schedule No. ___________________ 1. No du calendrier ____________________ 2. Schedule Date __________________ 2. Date du calendrier ___________________ 3. DEPARTMENT_______________________________________ 3. MINISTÈRE __________________________________________ 4. PROGRAM __________________________________________ 4. PROGRAMME _______________________________________ 5. LOCATION OF RECORDS ____________________________ 5. EMPLACEMENT DES DOCUMENTS ___________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ 6. Records Series Title ___________________________________ 6. Titre de la série de documents _________________________ 7. Outside Dates _______________________________________ 7. Dates extérieures _____________________________________ 8. Filing System ________________________________________ 8. Système de classification _____________________________ 9. Basic size of record cu.m. ____________________________ 9. Format de base du document m.cu. ___________________ 10. Estimated Annual Accumulation cu.m. _______________ 10. Quantité générée annuellement m.cu. ________________ 11. Security Classification: 11. Classification de sécurité :____________________________ Exempt____ Confidential_____ Non-classified_____ Exclu ___ Confidentiel ___ Non classifié ___ 12. Logical Format of Records: 12. Disposition matérielle des documents : Files_________ Microfilm______ Dossiers _____ Microfilm _____ Cards________ Other ___________________________ Fiches _______ Autre ___________________________ Plans ________ _________________________________ Plans ________ _________________________________ Tapes________ Bandes magnétiques ______ 13. Records Retained By: 13. Mode de conservation des dossiers : Cal. Year _________ Fiscal Yr._________ Par année civile ______ Par année financière ______ Cont. ____________ Other ______________________ Permanent ___________ Autre ____________________ 14. Records Series Purpose: 14. Objet de la série de documents : YUKON REGULATIONS 4 RÈGLEMENTS DU YUKON O.I.C. 1985/017 DÉCRET1985/017 ARCHIVES ACT LOI SUR LES ARCHIVES 15. Retention Period Original Records: 15. Délai de conservation des documents originaux : Active ____________________________ Période active ______________________ Inactive ___________________________ Période inactive ____________________ Total ______________________________ Total ______________________________ DISPOSITION DÉCLASSIFICATION Transfer to Archives __________________________ Versés aux archives ___________________________ Refer to Y.A. for selection _____________________ Renvoyés au A.Y. pour sélection _______________ Destroy _____________________________________ Éliminés _____________________________________ Microfilm and Destroy _______________________ Microfilmés et éliminés _______________________ Microfilm active __________________________ Microfilm actif _______________________________ Microfilm Inactive ________________________ Microfilm inactif _____________________________ Microfilm Disposition _____________________ Déclassification du microfilm __________________ 16. Records Series Description: 16. Description des séries de documents : 17. Archives Action: 17. Mesure prise par les archives : 18. Existing Authority 18. Autorisation actuelle 19. Continuing Authority Requested: 19.Autorisation permanente demandée : YES_____ NO_____ OUI _____ NON _____ 20. Departmental Deputy Minister 20. Administrateur général du Ministère ___________________________ _____________________ ____________________________ ____________________ Date Date 21. Territorial Archivist 21. Archiviste territorial ___________________________ _____________________ ____________________________ ____________________ Date Date YUKON REGULATIONS 5 RÈGLEMENTS DU YUKON