Circular 5/1998, de 4 de noviembre, de la Comisión Nacional del Mercado de Valores, sobre representantes de Sociedades y Agencias de Valores y Sociedades Gestoras de Carteras.

El Real Decreto 276/1989, de 22 de marzo, sobre Sociedades y Agencias de Valores, en su artículo 9, apartado 2, establece que las personas naturales y jurídicas ajenas a las Sociedades y Agencias de Valores podrán actuar en representación de éstas en el ámbito comprendido en su declaración de actividades sin que se entienda violado el principio de exclusividad, cuando sus actuaciones sean por cuenta y en nombre de una única Sociedad o Agencia de Valores. Asimismo, el apartado 3 del mencionado artículo recoge la obligación de comunicación de estas relaciones y su publicidad, estableciendo que la Comisión Nacional del Mercado de Valores fijará la forma de efectuar tales comunicaciones y la publicidad que habrá de darse a las mismas. En desarrollo de la norma citada en el párrafo anterior, la Circular 7/1989, de 5 de diciembre, de la Comisión Nacional del Mercado de Valores, sobre representaciones de Sociedades y Agencias de Valores estableció la forma de comunicar las relaciones de representación de las Sociedades y Agencias de Valores y de las entidades del artículo 76 de la Ley del Mercado de Valores que otorguen representaciones para actuar en el Mercado de Valores, así como la publicidad de tales relaciones de representación. La presente Circular regula un nuevo procedimiento para comunicar a la Comisión Nacional del Mercado de Valores las mencionadas relaciones de representación y establece por un lado, un modelo y unos plazos de comunicación que simplifican sustancialmente el procedimiento actual y, por otro, suprime la obligación para las entidades del artículo 76 de la Ley del Mercado de Valores (exceptuando a las Sociedades Gestoras de Carteras), de comunicar a la Comisión Nacional del Mercado de Valores las actividades de sus agentes en el ámbito del Mercado de Valores siempre que estas actividades se encuentren incluidas en el programa de actividades que la entidad tenga declarada al Banco de España. Por otra parte, el Real Decreto 629/1993, de 3 de mayo, sobre normas de actuación en los mercados de valores y registros obligatorios, incluye en su ámbito de aplicación a las Sociedades y Agencias de Valores, a las entidades habilitadas por la Ley del Mercado de Valores para realizar las actividades mencionadas en su artículo 71 y a las personas o entidades que realicen, en cualquiera de sus formas, actividades relacionadas con el Mercado de Valores y les impone la obligación de cumplir el código general de conducta recogido en su anexo y de elaborar Reglamentos Internos de Conducta aplicables a administradores, empleados y representantes. En lo que respecta a la transparencia en las relaciones con la clientela y al control de la operativa de representantes, la Orden de 25 de octubre de 1995, sobre normas de actuación en el Mercado de Valores y registros obligatorios, regula, entre otros aspectos, un conjunto de reglas sobre información a la clientela del resultado de sus operaciones y la Circular 1/1998, de 10 de junio, de la Comisión Nacional del Mercado de Valores, en desarrollo de la Orden de 29 de diciembre de 1992, sobre recursos propios y supervisión en base consolidada, establece el contenido mínimo de los sistemas internos de control, seguimiento y evaluación continuada de riesgos. De acuerdo con ello, si bien se trata de normas de obligado cumplimiento contenidas en las disposiciones mencionadas, con la intención de clarificar el contenido mínimo impuesto por aquéllas a las relaciones de representación, se detallan en la presente Circular las cláusulas que obligatoriamente deberán constar en los documentos contractuales en que se formalicen estas relaciones, como son las siguientes: El principio de exclusividad y declaración obligatoria de actividades a desarrollar por el representante, establecidos en el artículo 9 del Real Decreto 276/1989, de 22 de marzo, sobre Sociedades y Agencias de Valores. Aspectos fundamentales que se desarrollan en el Real Decreto 629/1993, de 3 de mayo, sobre normas de actuación en los mercados de valores y registros obligatorios, que imponen la sujeción de los representantes a las normas generales de conducta y al Reglamento Interno de Conducta de la entidad representada. Asimismo, se establece en la Circular la mención obligatoria en el documento que regula las relaciones de representación a la forma en que se liquidarán las operaciones que se hagan a través del representante, como medio de hacer efectiva la obligación sobre operaciones establecida en el artículo 16 del Real Decreto 629/1993 y en el artículo 9 de la Orden de 25 de octubre de 1995, cuya disposición final habilita a la Comisión Nacional del Mercado de Valores a dictar las normas de desarrollo que fueran necesarias. Determinados puntos de la norma 13 de la Circular 1/1998, de 10 de junio, de la Comisión Nacional del Mercado de Valores, sobre sistemas internos de control, seguimiento y evaluación continuada de riesgos, relativos a la implantación de sistemas de control que aseguren la correcta integración de las operaciones de los representantes en los procedimientos internos de control de las entidades sujetas. En su virtud, el Consejo de la Comisión Nacional del Mercado de Valores en su reunión de 4 de noviembre de 1998, ha dispuesto lo siguiente: Primero Primero. Ámbito de aplicación. 1. Las Sociedades y Agencias de Valores y las Sociedades Gestoras de Carteras están obligadas a comunicar a la Comisión Nacional del Mercado de Valores las designaciones de representantes que realicen. 2. Las entidades de crédito que realicen, a través de sus agentes, operaciones previstas en el artículo 71 de la Ley del Mercado de Valores y que consten en el programa de actividades declarado ante el Banco de España, no necesitarán comunicar la indicada circunstancia a la Comisión Nacional del Mercado de Valores. Segundo Segundo. Documentación de las relaciones de representación. 1. Las entidades que establezcan relaciones de representación deberán (i) con carácter previo a su establecimiento, asegurarse de que los representantes cuentan con la honorabilidad, capacidad y profesionalidad suficientes para llevar a cabo la actividad objeto de la representación, (ii) otorgar poder notarial que deberá inscribirse en el Registro Mercantil en el que se detalle el alcance de la representación y su ámbito geográfico y (iii) formalizar un contrato privado que incluya al menos los siguientes aspectos: a) Datos de identificación del representante y del representado. Si el representante es persona jurídica, datos de sus administradores y accionistas, con obligación del representante de informar al representado de todo cambio en la composición de sus órganos de administración o en su accionariado. b) Delegación por el representante en el representado de la facultad de realizar las comunicaciones a la Comisión Nacional del Mercado de Valores, previstas en el artículo 9.3 del Real Decreto 276/1989. c) Ámbito de la representación que estará dentro del marco comprendido en la declaración de actividades de la Sociedad o Agencia de Valores o de la actividad de gestión de carteras para las Sociedades Gestoras de Carteras, especificándose las clases de actividades, valores, clientes y el ámbito geográfico a que se circunscribe. En caso de representantes personas jurídicas su objeto social les deberá permitir la actividad de representación. d) Referencia al carácter exclusivo de la relación de representación, en el sentido de que el representante no lo será de ninguna otra entidad de las citadas en los artículos 71 y 76 de la Ley del Mercado de Valores y de que no delegará en otra persona la representación obtenida. En el caso de que el representado otorgase al representante una exclusiva de cualquier tipo, se expresarán las características y el ámbito de la misma. e) Sistema de facturación, devengo, liquidación y cobro de servicios de representación entre representado y representante y de los cobros y pagos procedentes de la clientela. Si el contrato contempla la entrega al representante de fondos en efectivo, cheques u otros instrumentos de pago, éstos no deberán abonarse en cuentas del representante ni proceder de ellas, ni siquiera transitoriamente. f) Sistemas de fianzas establecidas, en su caso, en garantía de la actuación en nombre y por cuenta de la entidad representada. g) Duración, condiciones y requisitos para la modificación y resolución del contrato, con la previsión de la reducción del ámbito de representación en el caso de que la Sociedad o Agencia de Valores representada modificase en tal sentido su declaración de actividades ante la Comisión Nacional del Mercado de Valores. h) Régimen de incompatibilidades establecidas para los representantes, en su caso. i) Referencia a las reglas que hayan de garantizar un comportamiento ajustado por parte del representante a las normas de conducta previstas en la legislación del Mercado de Valores y al Reglamento Interno de Conducta de la entidad representada, así como las facultades que el representado se reserva para la comprobación de su cumplimiento. j) Mención a que los representantes no podrán actuar ni tomar decisiones de inversión en nombre de los clientes, recibir para sí mismos mandatos genéricos o específicos de gestión de carteras, ni establecer relaciones jurídicas que les vinculen personalmente con los clientes en materias relacionadas con el Mercado de Valores. k) Referencia a las obligaciones que se deriven del contrato para representado y representante y en especial a que éste pondrá en todo momento a disposición del representado los medios necesarios para que pueda comprobar que las operaciones de clientes realizadas a través del representante se atienden con la debida diligencia, se contabilizan y documentan adecuadamente y se ajustan a las normas y procedimientos internos de control establecidos por el representado. l) En caso de figurar entre las actividades del representante la captación de clientes para la gestión de carteras por el representado, previsión de que la documentación relativa a esta actividad deberá ser remitida directamente por el representado al cliente, salvo autorización expresa del cliente al representante. m) Referencia a que la publicidad que, en su caso, realice el representante debe ser puesta en conocimiento del representado, con carácter previo a su realización, para su supervisión. 2. La documentación relativa a los representantes designados, en virtud de las normas de esta Circular, deberá estar en todo momento a disposición de la Comisión Nacional del Mercado de Valores en las oficinas de la entidad. El expediente de cada uno de los representantes incluirá el contrato de representación, el poder notarial otorgado a estos efectos y los documentos que puedan resultar relevantes para valorar su honorabilidad, capacidad y profesionalidad en relación con el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de representación. Tercero Tercero. Forma y plazos para comunicar las relaciones de representación. (Derogada) Cuarto Cuarto. Publicidad de las relaciones de representación. La Comisión Nacional del Mercado de Valores pondrá a disposición del público una relación de las representaciones comunicadas con expresión de los datos de identificación, alcance material de la misma y ámbito geográfico de actuación. Las entidades contempladas en esta Circular facilitarán a la clientela que lo solicite información sobre las representaciones otorgadas, indicando datos de identificación, alcance material de la representación y su ámbito geográfico. Las personas físicas o jurídicas que actúen en representación de las entidades citadas en la disposición primera comunicarán a su clientela en cuantas relaciones establezcan, y especialmente en los contratos que suscriban con ella, que actúan en nombre y por cuenta de una Sociedad o Agencia de Valores o de una Sociedad Gestora de Carteras, identificándola mediante su denominación social. Igualmente, en toda publicidad que efectúen manifestarán que actúan en calidad de representantes, expresando el nombre de la entidad que otorgó la representación. Disposición derogatoria única Disposición derogatoria única. Queda derogada la Circular 7/1989, de 5 de diciembre, de la Comisión Nacional del Mercado de Valores sobre representaciones de Sociedades y Agencias de Valores. Disposición transitoria única Disposición transitoria única. Los obligados por la presente Circular deberán comunicar a la Comisión Nacional del Mercado de Valores todas las relaciones de representación que tengan otorgadas a 31 de diciembre de 1998 en la forma y plazos establecidos en la norma tercera. Las entidades que no hayan celebrado a la citada fecha relaciones de representación deberán comunicar tal circunstancia. Aquellas entidades que hubieran formalizado contratos con sus representantes antes de la entrada en vigor de esta Circular, conteniendo cláusulas que no se ajusten a lo establecido en el punto 1 de la norma segunda dispondrán hasta el 31 de marzo de 1999 para adaptarlos, debiendo informar a la Comisión Nacional del Mercado de Valores, transcurrido dicho plazo, de las modificaciones efectuadas y de su alcance, sin que sea necesaria la remisión de los contratos. Madrid, 4 de noviembre de 1998.–El Presidente, Juan Fernández-Armesto Fernández España. ANEXO I ANEXO I Relación de representantes Correspondiente al .......... de ......................... de ............... Entidad ........................................ Número de Registro en la Comisión Nacional del Mercado de Valores .................... Nombre o denominación (a) Domicilio Código identificación (b) Clave (c) Fecha de otorgamiento de poderes Fecha de inicio de la representación Ámbito geográfico de actuación Alcance de la representación (d) a) Para las personas físicas se declararán los apellidos y el nombre; para las personas jurídicas, su denominación completa. En caso de personas jurídicas se deberá cumplimentar el anexo II. b) En el caso de residentes se incluirá el número de identificación fiscal. En los no residentes se consignará el número de identificación o clave que a efectos administrativos tengan asignado en su país de residencia. c) Clave con tres posiciones. Las dos primeras recogerán el código alfabético de dos posiciones de la norma ISO 3166 correspondiente al país del representante. La tercera posición será un «1» si el representante es persona física, y un «2» si es persona jurídica. d) Se detallarán las categorías de actividades para las que se hubiera otorgado poder y los posibles límites de la representación (artículo 71 de la Ley del Mercado de Valores). ANEXO II ANEXO II Representantes personas jurídicas Correspondiente al .......... de ......................... de ............... Entidad ........................................ Número de Registro en la Comisión Nacional del Mercado de Valores .................... Denominación del representante Código de identificación representante (b) Miembros del Consejo Apellidos y nombre o denominación social (a) Código de identificación (b) Cargo Partícipes con más del 5 por 100 en el capital Apellidos y nombre o denominación social (a) Código de identificación (b) Porcentaje de participación a) Para las personas físicas se declararán los apellidos y el nombre; para las personas jurídicas, su denominación completa. b) En el caso de residentes se incluirá el número de identificación fiscal. En los no residentes se consignará el número de identificación o clave que a efectos administrativos tengan asignado en su país de residencia. ANEXO III ANEXO III Ceses de relaciones de representación Correspondiente al período comprendido entre .......... de ......................... y .......... de ......................... de ............... Entidad ........................................ Número de Registro en la Comisión Nacional del Mercado de Valores .................... Nombre o denominación (a) Domicilio Código identificación (b) Clave (c) Fecha de finalización de la representación Fecha de revocación de poderes Ámbito geográfico (d) Alcance del cese (d) a) Para las personas físicas se declararán los apellidos y el nombre; para las personas jurídicas, su denominación completa. b) En el caso de residentes se incluirá el número de identificación fiscal. En los no residentes se consignará el número de identificación o clave que a efectos administrativos tengan asignado en su país de residencia. c) Clave con tres posiciones. Las dos primeras recogerán el código alfabético de dos posiciones de la norma ISO 3166 correspondiente al país del representante. La tercera posición será un «1» si el representante es persona física, y un «2» si es persona jurídica. d) En caso de producirse el cese solamente para un determinado ámbito geográfico y/o para unas actividades deberá/n cumplimentarse estas columnas.

Cuarto. Publicidad de las relaciones de representación. La Comisión Nacional del Mercado de Valores pondrá a disposición del público una relación de las representaciones comunicadas con expresión de los datos de identificación, alcance material de la misma y ámbito geográfico de actuación. Las entidades contempladas en esta Circular facilitarán a la clientela que lo solicite información sobre las representaciones otorgadas, indicando datos de identificación, alcance material de la representación y su ámbito geográfico. Las personas físicas o jurídicas que actúen en representación de las entidades citadas en la disposición primera comunicarán a su clientela en cuantas relaciones establezcan, y especialmente en los contratos que suscriban con ella, que actúan en nombre y por cuenta de una Sociedad o Agencia de Valores o de una Sociedad Gestora de Carteras, identificándola mediante su denominación social. Igualmente, en toda publicidad que efectúen manifestarán que actúan en calidad de representantes, expresando el nombre de la entidad que otorgó la representación.

Disposición derogatoria única. Queda derogada la Circular 7/1989, de 5 de diciembre, de la Comisión Nacional del Mercado de Valores sobre representaciones de Sociedades y Agencias de Valores.

Disposición transitoria única. Los obligados por la presente Circular deberán comunicar a la Comisión Nacional del Mercado de Valores todas las relaciones de representación que tengan otorgadas a 31 de diciembre de 1998 en la forma y plazos establecidos en la norma tercera. Las entidades que no hayan celebrado a la citada fecha relaciones de representación deberán comunicar tal circunstancia. Aquellas entidades que hubieran formalizado contratos con sus representantes antes de la entrada en vigor de esta Circular, conteniendo cláusulas que no se ajusten a lo establecido en el punto 1 de la norma segunda dispondrán hasta el 31 de marzo de 1999 para adaptarlos, debiendo informar a la Comisión Nacional del Mercado de Valores, transcurrido dicho plazo, de las modificaciones efectuadas y de su alcance, sin que sea necesaria la remisión de los contratos.

Primero. Ámbito de aplicación. 1. Las Sociedades y Agencias de Valores y las Sociedades Gestoras de Carteras están obligadas a comunicar a la Comisión Nacional del Mercado de Valores las designaciones de representantes que realicen. 2. Las entidades de crédito que realicen, a través de sus agentes, operaciones previstas en el artículo 71 de la Ley del Mercado de Valores y que consten en el programa de actividades declarado ante el Banco de España, no necesitarán comunicar la indicada circunstancia a la Comisión Nacional del Mercado de Valores.

Segundo. Documentación de las relaciones de representación. 1. Las entidades que establezcan relaciones de representación deberán (i) con carácter previo a su establecimiento, asegurarse de que los representantes cuentan con la honorabilidad, capacidad y profesionalidad suficientes para llevar a cabo la actividad objeto de la representación, (ii) otorgar poder notarial que deberá inscribirse en el Registro Mercantil en el que se detalle el alcance de la representación y su ámbito geográfico y (iii) formalizar un contrato privado que incluya al menos los siguientes aspectos: a) Datos de identificación del representante y del representado. Si el representante es persona jurídica, datos de sus administradores y accionistas, con obligación del representante de informar al representado de todo cambio en la composición de sus órganos de administración o en su accionariado. b) Delegación por el representante en el representado de la facultad de realizar las comunicaciones a la Comisión Nacional del Mercado de Valores, previstas en el artículo 9.3 del Real Decreto 276/1989. c) Ámbito de la representación que estará dentro del marco comprendido en la declaración de actividades de la Sociedad o Agencia de Valores o de la actividad de gestión de carteras para las Sociedades Gestoras de Carteras, especificándose las clases de actividades, valores, clientes y el ámbito geográfico a que se circunscribe. En caso de representantes personas jurídicas su objeto social les deberá permitir la actividad de representación. d) Referencia al carácter exclusivo de la relación de representación, en el sentido de que el representante no lo será de ninguna otra entidad de las citadas en los artículos 71 y 76 de la Ley del Mercado de Valores y de que no delegará en otra persona la representación obtenida. En el caso de que el representado otorgase al representante una exclusiva de cualquier tipo, se expresarán las características y el ámbito de la misma. e) Sistema de facturación, devengo, liquidación y cobro de servicios de representación entre representado y representante y de los cobros y pagos procedentes de la clientela. Si el contrato contempla la entrega al representante de fondos en efectivo, cheques u otros instrumentos de pago, éstos no deberán abonarse en cuentas del representante ni proceder de ellas, ni siquiera transitoriamente. f) Sistemas de fianzas establecidas, en su caso, en garantía de la actuación en nombre y por cuenta de la entidad representada. g) Duración, condiciones y requisitos para la modificación y resolución del contrato, con la previsión de la reducción del ámbito de representación en el caso de que la Sociedad o Agencia de Valores representada modificase en tal sentido su declaración de actividades ante la Comisión Nacional del Mercado de Valores. h) Régimen de incompatibilidades establecidas para los representantes, en su caso. i) Referencia a las reglas que hayan de garantizar un comportamiento ajustado por parte del representante a las normas de conducta previstas en la legislación del Mercado de Valores y al Reglamento Interno de Conducta de la entidad representada, así como las facultades que el representado se reserva para la comprobación de su cumplimiento. j) Mención a que los representantes no podrán actuar ni tomar decisiones de inversión en nombre de los clientes, recibir para sí mismos mandatos genéricos o específicos de gestión de carteras, ni establecer relaciones jurídicas que les vinculen personalmente con los clientes en materias relacionadas con el Mercado de Valores. k) Referencia a las obligaciones que se deriven del contrato para representado y representante y en especial a que éste pondrá en todo momento a disposición del representado los medios necesarios para que pueda comprobar que las operaciones de clientes realizadas a través del representante se atienden con la debida diligencia, se contabilizan y documentan adecuadamente y se ajustan a las normas y procedimientos internos de control establecidos por el representado. l) En caso de figurar entre las actividades del representante la captación de clientes para la gestión de carteras por el representado, previsión de que la documentación relativa a esta actividad deberá ser remitida directamente por el representado al cliente, salvo autorización expresa del cliente al representante. m) Referencia a que la publicidad que, en su caso, realice el representante debe ser puesta en conocimiento del representado, con carácter previo a su realización, para su supervisión. 2. La documentación relativa a los representantes designados, en virtud de las normas de esta Circular, deberá estar en todo momento a disposición de la Comisión Nacional del Mercado de Valores en las oficinas de la entidad. El expediente de cada uno de los representantes incluirá el contrato de representación, el poder notarial otorgado a estos efectos y los documentos que puedan resultar relevantes para valorar su honorabilidad, capacidad y profesionalidad en relación con el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de representación.

Tercero. Forma y plazos para comunicar las relaciones de representación. (Derogada)