Resolución de 7 de octubre de 2009, de la Comisión Nacional del Mercado de Valores, sobre los registros mínimos a mantener por las empresas que presten servicios de inversión.

El apartado 1 del artículo 32 del Real Decreto 217/2008, de 15 de febrero, sobre el régimen jurídico de las empresas de servicios de inversión y de las demás entidades que prestan servicios de inversión y por el que se modifica parcialmente el Reglamento de la Ley 35/2003, de 4 de noviembre, de Instituciones de Inversión Colectiva, aprobado por el Real Decreto 1309/2005, de 4 de noviembre (en adelante RD 217/2008) establece que la Comisión Nacional del Mercado de Valores (CNMV) deberá publicar la lista de registros exigidos de conformidad con lo dispuesto en su apartado 1; esto es, todos los registros exigidos por el Título V y VII, Capítulo I, de la Ley del Mercado de Valores y por el ya mencionado Real Decreto. Esta habilitación trae causa a su vez de lo expresamente contemplado en el artículo 51 apartado 3 de la Directiva 2006/73/CE de la Comisión de 10 de agosto de 2006, por la que se aplica la Directiva 2004/39/CE del Parlamento Europeo y del Consejo en lo relativo a los requisitos organizativos y las condiciones de funcionamiento de las empresas de inversión, y términos definidos a efectos de dicha Directiva. A los efectos anteriores y en virtud de la presente Resolución, se publica la lista de registros mínimos a mantener por las empresas que prestan servicios de inversión, que se acompaña como anexo. La presente Resolución está dirigida a todas las empresas que presten servicios de inversión: las empresas de servicios de inversión, las entidades de crédito que presten servicios de inversión y las sociedades gestoras de institución colectiva que estuvieran autorizadas para realizar actividades de gestión discrecional e individualizada de carteras de inversión, asesoramiento en materia de inversión y custodia y administración de las participaciones de los fondos de inversión y, en su caso, de las acciones de sociedades de inversión, todo ello de conformidad con lo dispuesto en el artículo 65 de la Ley del mercado de Valores y el artículo 1 del RD 217/2008. En la elaboración de la lista de registros objeto de la presente Resolución se han tenido en cuenta las recomendaciones de CESR en esta materia («CESR Level 3 Recommendations of the List of minimum records in article 51(3) of the MiFID implementing Directive»). A estos efectos, se ha adaptado el contenido de estas recomendaciones y de las referencias normativas al ordenamiento español. La lista de registros que contiene el proyecto de Resolución resulta esencial para el cumplimiento, entre otros, de requisitos de organización interna, de obligaciones de protección a la clientela y de normas de conducta, constituyendo el mantenimiento de éstos un instrumento eficaz para reconstruir los hechos, datos, informaciones y actuaciones relativas a los servicios y actividades de las empresas que presten servicios de inversión, teniendo en cuenta la estructura, organización y complejidad y naturaleza de las actividades y servicios que presten. En lo que se refiere soporte de los registros y el modo de almacenamiento de la información, se estará a lo dispuesto, en lo que resulte de aplicación, en el artículo 32 del RD 217/2008, de forma que la información sea accesible, esté localizable y se pueda generar u obtener en un tiempo razonable. En cuanto al contenido de los registros de órdenes y de operaciones se estará a lo establecido en el artículo 33 del RD 217/2008, que remite al Reglamento 1287/2006, de la Comisión, de 10 de agosto de 2006, por el que se aplica la Directiva 2004/39/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo en lo relativo a las obligaciones de las empresas de servicios de inversión de llevar un registro, la información sobre las operaciones, la transparencia del mercado, la admisión a negociación de instrumentos financieros, y términos definidos a efectos de dicha Directiva. Serán las propias entidades en cualquier caso las que deberán analizar, valorar, evaluar y concluir si los registros propuestos, los datos o información a consignar en ellos así como el desglose de los mismos, son suficientes para, por un lado, posibilitar el debido cumplimiento de las obligaciones que les impone la normativa vigente en cada momento y, por otro, para que la autoridad supervisora pueda llevar a cabo convenientemente su labor, no pudiendo, por lo tanto, ampararse en el cumplimiento de llevanza de los registros contenidos en la propuesta objeto de la presente Resolución para eximirse de la responsabilidad que pudiera derivarse de no resultar éstos suficientes o adecuados en función de las características particulares de la cada empresa. La lista de registros que se publica constituye un contenido de mínimos enunciativo y no exhaustivo, de forma que, sirviendo al cumplimiento de los objetivos fundamentales, respete el principio de proporcionalidad y no imponga a las empresas obligaciones que no guarden simetría con su naturaleza, gama de los servicios y actividades de inversión que desarrollen. Madrid, 7 de octubre de 2009.–El Presidente de la Comisión Nacional del Mercado de Valores, Julio Segura Sánchez. ANEXO ANEXO Lista de registros Referencias normativas 1 Nombre del Registro Contenido indicativo Momento indicativo de generación Mantenimiento 2 Art. 70 ter LMV y Art. 27 RD 217/2008 (Art. 13 apartados 2 a 8 MiFID; Art. 5.1. Directiva Nivel 2). 1. Registro de actividad y organización. De conformidad con lo previsto en el Art. 70 ter LMV y Art. 28 RD 217/2008 (organigrama, programa de actividades, poderes, autorizaciones CNMV, etc.). En el momento en el que la actividad u organización sea establecida o sea modificada (respecto de cada versión el período de mantenimiento del registro deberá contarse a partir de la fecha en la que la versión correspondiente sea modificada). Mientras se encuentren vigentes las autorizaciones, poderes, etc. y 5 años después de su vigencia (Art. 32 RD 217/2008) (Art. 13.6. MiFID, Art. 51 Directiva Nivel 2). Art. 79 bis. 5 LMV y Arts. 60 y 66 RD 217/2008 (Art. 19.3. MiFID/Art. 28 Directiva Nivel 2). 2. Registro de clientes. Datos de identificación de cada cliente. Clasificación del cliente y en su caso, la revisión o reclasificación, pudiéndose incluir cualquier clasificación de clientes que resulte de interés para la entidad. Documentación que fundamente la clasificación; revisión o reclasificación del cliente. Solicitudes de clientes para ser clasificados de forma distinta a lo que hubieran sido originariamente clasificados y cualquier otra información necesaria a los efectos del cumplimiento de lo dispuesto en el Art. 79 bis. 5 LMV y Arts. 60 y 66 RD 217/2008. En el momento en que comience la relación con el cliente o desde la reclasificación o revisión, en su caso. Hasta 5 años después de que finalice la relación con el cliente. Cuando la empresa de servicios de inversión vea revocada su autorización antes de que transcurran los cinco años, la Comisión Nacional del Mercado de Valores podrá exigir a la entidad que conserve los datos hasta que se complete dicho periodo (Art. 79 ter LMV y Art. 32.1 RD 217/2008) (Art. 13.6. MiFID, Art. 51 Directiva Nivel 2). Art. 79 ter LMV y Art. 32 RD 217/2008 (Art. 19.7. MiFID). 3. Registro de contratos. Contrato o contratos que tengan por objeto el acuerdo entre la empresa y el cliente y en los que se concreten los derechos y obligaciones de las partes y demás condiciones en las que la empresa preste el servicio al cliente. En el momento en que se inicie la prestación de los servicios a un cliente por primera vez. Hasta 5 años después de que finalice la relación con el cliente. Cuando la empresa de servicios de inversión vea revocada su autorización antes de que transcurran los cinco años, la Comisión Nacional del Mercado de Valores podrá exigir a la entidad que conserve los datos hasta que se complete dicho periodo (Art. 79 ter LMV y Art. 32.1 RD 217/2008). Art. 79 bis.5 y 6 LMV y Arts. 72 y 74 RD 217/2008 (Art. 19.4.MiFID). 4. Registro de evaluación de la Idoneidad. Información o documentación a afectos de evaluar la «idoneidad» en cuanto a los conocimientos y experiencia, en el ámbito de inversión correspondiente al tipo concreto de producto o servicio, la situación financiera y los objetivos de inversión de los clientes o potenciales clientes. En el momento de la evaluación de la idoneidad en cumplimiento del Arts. 79 bis 5 y 6 LMV y Arts. 72 y 74 RD 217/2008. 5 años desde la evaluación (Art. 32 RD 217/2008) (Art. 13.6. MiFID y Art. 51 Directiva Nivel 2). Art. 79 bis.7. LMV, Arts. 73 y 74 RD 217/2008 (Art. 19.5. MiFID). 5. Registro de evaluación de la conveniencia. Información o documentación a efectos de evaluar la conveniencia para el cliente o cliente potencial de un producto o servicio concreto en base a sus conocimientos y experiencia. Documentación o información en la que se hayan instrumentado, en su caso, las advertencias remitidas o realiza-das por la empresa que presta servicios de inversión de conformidad con lo previsto en el Art. 79 bis.7 LMV. En el momento en que se realice la evaluación de la conveniencia en cumplimiento del Art. 79 bis.7 LMV y Arts. 73 y 74 RD 217/2008. 5 años desde la evaluación (Art. 32 RD 217/2008) (Art. 13.6. MiFID y Art. 51 Directiva Nivel 2). Arts. 7 y Art. 8.2. Reglamento MiFID, Art. 79 sexies.3 LMV y Art. 33 RD 217/2008. 6. Registro de órdenes. Órdenes recibidas de clientes y decisiones de negociar en el ámbito de la gestión discrecional de carteras, estén o no transmitidas a un tercero para su ejecución. El contenido debe comprender, al menos, todos los datos e informaciones requeridas por el Art. 7 y Art. 8.2 Reglamento MiFID y Art. 33 RD 217/2008, según proceda. Acreditación del consentimiento de los clientes a la política de ejecución de órdenes y a la ejecución de órdenes al margen de los mercados regulados y de los sistemas multilaterales de negociación. De inmediato tras la recepción de la orden o la toma de decisión de negociar o tras la recepción y transmisión de la orden o, en su caso, tras la recepción del consentimiento. 5 años (Art. 32 RD 217/2008) (Art. 13.6. MiFID, Art. 51 Directiva Nivel 2). Art. 8.1. Reglamento MiFID y Art. 33 RD 217/2008. 7. Registro de operaciones. Operaciones por cuenta propia que realice la empresa y operaciones por cuenta ajena ejecutadas o no por terceros. Se consignarán datos e informaciones requeridas en el Art. 8.1 Reglamento MiFID y Art. 33 RD 217/2008, según sea el caso. En el momento de ejecución de la orden o de la realización de la operación por cuenta propia, según el caso. 5 años (Art. 32 RD 217/2008) (Art. 13.6. MiFID, Art. 51 Directiva Nivel 2). Art. 79 bis LMV; Art. 66 y 68 RD 217/2008 y Cuadro 1 del Anexo I Reglamento MiFID (Art. 19.8. MiFID y Art. 40 Directiva Nivel 2). 8. Registro de confirmaciones. Información sobre el contenido de las confirmaciones de las operaciones ejecutadas no relacionadas con la gestión de carteras de conformidad con el Art. 68 RD 217/2008. En la fecha de remisión de la confirmación al cliente. 5 años (Art. 32 RD 217/2008) (Art. 13.6. MiFID, Art. 51 Directiva Nivel 2). Art. 81 RD 217/2008 (Art. 19.1. y Art. 22.1. MiFID, Art. 48 Directiva Nivel 2). 9. Registro de operaciones acumuladas. Datos e informaciones sobre clientes afectados por operaciones acumuladas, criterios de atribución de operaciones, atribución o reatribución de operaciones y cualquier otra información necesaria a los efectos del cumplimiento de lo dispuesto en el Art. 81 RD 217/2008. En el momento en que se identifiquen las órdenes acumuladas o bien se lleve a cabo la atribución o reatribución, según proceda. 5 años (Art. 32 RD 217/2008) (Art. 13.6. MiFID, Art. 51 Directiva Nivel 2). Arts. 69 y 70 RD 217/2008 (Art. 19.8. MiFID y Arts. 41 y 43.3. Directiva de Nivel 2). 10. Registro de estados periódicos. Información sobre el contenido de los estados remitidos a clientes, entre otros, en el ámbito de la gestión de carteras o en relación con los instrumentos financieros y fondos de los clientes o cualquier otro requerido por la normativa aplicable. En la fecha de remisión al cliente. 5 años (Art. 32 RD 217/2008) (Art. 13.6. MiFID, Art. 51 Directiva Nivel 2). Art. 70 ter, apartado 1, letra f) y apartado 2 y letra c) LMV y Art. 39, 40 y 42.1. RD 217/2008 (Art. 13.7. MiFID y Art. 16.1. (a) y (b) Directiva Nivel 2). 11. Registro de instrumentos financieros de clientes. Posición de cada cliente, así como identificación de las cuentas de valores en los que estén depositados, cuentas asociadas a la correspondiente cuenta de valores y datos de la entidad en la que estén depositados (en su caso), así como de los instrumentos a que se refieren. Instrumentos que estén disponibles o sujetos a operaciones de financiación de valores. Cualquier otro dato que resulte necesario a los efectos de permitir a las entidades distinguir en todo momento y sin demora los activos de cada cliente, de los otros clientes y de sus propios activos, así como para poder conciliar regularmente sus cuentas y registros internos con los de terceros en cuyo poder obren los activos de los clientes, incluidos los casos en los que se utilicen cuentas ómnibus. Datos que permitan identificar para cada cliente los instrumentos financieros cubiertos por el FOGAIN. Todo ello de conformidad con lo dispuesto en el Art. 70 ter, apartado 1, letra f) y apartado 2, letra c) LMV y Art. 39 y 40 RD 217/2008. En el momento de que se efectúe el depósito o en la fecha en la que los activos queden efectivamente dispuestos para operaciones de financiación o que hubieran sido objeto de una operación de financiación, en su caso. 5 años (Art. 32 RD 217/2008) (Art. 13.6. MiFID, Art. 51 Directiva Nivel 2). Art. 8 Reglamento MiFID y el Art. 70 ter 2 (c) LMV; el Art. 39 del RD 217/2008. (Art. 13.8. MiFID; 16.1.(a) y (b)). 12. Registro de efectivo de clientes. Posición de cada cliente, así como identificación de las cuentas asociadas y de la entidad en la que estén depositados. Datos e informaciones que resulten necesarios al objeto garantizar la exactitud de los datos que contengan los registros y cuenta, su correspondencia con los instrumentos financieros de los clientes y cualquier otra obligación prevista en el Art. 39 del RD 217/2008. Datos e informaciones que resulten necesarios a los efectos de comprobar y explicar las operaciones de la empresa y cumplimiento de lo dispuesto en el Art. 8 Reglamento MiFID. En la fecha valor con la que se carga o se abona, según sea el caso, el efectivo en la correspondiente cuenta corriente. 5 años (Art. 32 RD 217/2008) (Art. 13.6. MiFID, Art. 51 Directiva Nivel 2). Art. 79 bis LMV y Art. 60 RD 217/2008 (Art. 19.2. MiFID y Art. 27 Directiva Nivel 2). 13. Registro de comunicaciones publicitarias. Modelo de cada comunicación publicitaria dirigida a clientes minoristas o potenciales clientes minoristas. En el momento en que se difunda la comunicación publicitaria. 5 años (Art. 32 RD 217/2008) (Art. 13.6. MiFID, Art. 51 Directiva Nivel 2). Art. 47 RD 217/2008 (Art. 19.2. MiFID, Art. 24.1. Directiva Nivel 2). 14. Registro de Informes de inversiones. Copia de cada informe de inversión que haya emitido la entidad. En el momento en que la empresa que presta servicios de inversión difunda el informe de inversión. 5 años (Art. 32 RD 217/2008) (Art. 13.6. MiFID, Art. 51 Directiva Nivel 2). Art. 70 quáter LMV; Art. 44 a 46 RD 217/2008 (Art. 13.6. MiFID; Art. 23 Directiva Nivel 2). 15. Registro de conflictos de Interés. Información necesaria para identificar potenciales conflictos de interés o conflicto de interés efectivamente producidos. Información sobre las medidas adoptadas a los efectos de paliar los conflictos potenciales o los efectivamente producidos. En el momento en el que el conflicto de interés o potencial conflicto de interés sea identificado. 5 años (Art. 32 RD 217/2008) (Art. 13.6. MiFID, Art. 51 Directiva Nivel 2). Art. 29 y 31.2. RD 217/2008 (Art. 13.2. MiFID; Art. 6.3. (b), Art. 8 y Art. 9.2. Directiva Nivel 2). 16. Registro de Informes. Copia de los informes de cumplimiento normativo, de gestión de riesgos y de auditoría interna. En la fecha del correspondiente informe. 5 años (Art. 32 RD 217/2008) (Art. 13.6. MiFID, Art. 51 Directiva Nivel 2). Art. 29 Ley 44/2002, de 22 de noviembre, de Medidas de Reforma del Sistema Financiero (Art. 13.2. MiFID; Art. 10 Directiva Nivel 2). 17. Registro de gestión de reclamaciones. Copia de cada reclamación e información sobre las medidas adoptadas en relación con la resolución de cada reclamación. En el momento de recepción de la reclamación y cuando se produzca su resolución. 5 años (Art. 32 RD 217/2008) (Art. 13.6. MiFID, Art. 51 Directiva Nivel 2). Art. 24.1(b) Reglamento MiFID (Art. 27.1. MiFID). 18. Registro de precios de cotización. Soporte en el que consten los precios que se coticen de acuerdo con el Art. 24. 1b Reglamento MiFID, para las entidades a las que resulte aplicable. En el momento en el que se coticen los precios. 12 meses o durante más tiempo si el internalizador sistemático lo considera adecuado Art. 24.1(b) Reglamento MiFID. Art. 35.2. (b) y (c) RD 217/2008 (Art.13.2. MiFID; Art. 12.2(c) Directiva Nivel 2). 19. Registro de operaciones personales. Copia de la notificación de la operación personal recibida por la empresa o información (datos de la persona competente en virtud del apartado (a) del Art. 34 RD 217/2008 o de alguna de las personas reseñadas en el apartado (b) del Art. 34 RD 217/2008 e información sobre la correspondiente operación realizada por éstas) sobre la operación personal identificada por la empresa en el supuesto de que no hubiera recibido la notificación pertinente. Copia de la comunicación o información sobre cualquier autorización o prohibición relacionada con tales operaciones. Comunicaciones sobre operaciones personales que reciba la empresa de las entidades en las que hubiera delegado funciones o servicios. En el momento en el que las notificaciones de operaciones personales se reciben por la empresa o en el momento en que se identifiquen. 5 años (Art. 32 RD 217/2008) (Art. 13.6. MiFID, Art. 51 Directiva Nivel 2). Art. 79 LMV; Art. 59.b(i) RD 217/2008 (Art. 19.1. MiFID; Art. 26 Directiva Nivel 2). 20. Registro de Información sobre Incentivos. Copia de las comunicaciones realizadas a los clientes, generales o individualizadas en relación con los incentivos otorgados o recibidos. Copia de las peticiones de los clientes respecto a la información sobre incentivos recibidos u otorgados. En el momento en el que la información sea facilitada. 5 años (Art. 32 RD 217/2008) (Art. 13.6. MiFID, Art. 51 Directiva Nivel 2). Art. 79 ter 2.º párrafo LMV. 21. Registro de asesoramiento de inversión. Constancia escrita o fehaciente de la recomendación personalizada a clientes minoristas, en la que se reseñe la información que evidencie (i) el cliente minorista al que se ha prestado el asesoramiento; (ii) la recomendación y; (iii) el instrumento financiero o la cartera que ha sido recomendado, haciendo constar, entre otros, la fecha de la recomendación. En el momento en que se facilite la recomendación. 5 años (Art. 32 RD 217/2008) (Art. 13.6. MiFID, Art. 51 Directiva Nivel 2). Art. 65 bis LMV, Art. 26.3. RD 217/2008. 22. Registro de relaciones de representación. Copia de los correspondientes acuerdos, contratos, mandatos, escrituras, correspondencia, facturas, así como documentación que acredite la comprobación realizada sobre el cumplimiento por parte del agente de los requisitos establecidos en el artículo 65 bis.2 de la LMV y todo tipo de soportes materiales relativos a dichas relaciones de representación. Desde la fecha de tales documentos, acuerdos, mandatos. 5 años desde que finalice la relación de representación (Art. 32 RD 217/2008) (Art. 13.6. MiFID, Art. 51 Directiva Nivel 2). Art. 70 ter LMV y 28 RD 217/2008 (Art. 6.1 Directiva Nivel 2). 23. Registro de procedimientos de cumplimiento. Políticas y procedimientos para detectar riesgos de Incumplimiento. Cuando las políticas y procedimientos sean establecidas o modificadas. 5 años desde el establecimiento o modificación (artículo 32 RD 217/2008) (Art. 51.1 Directiva Nivel 2). 1 El fundamento legal genérico y común de la obligación de llevanza de los registros propuestos se encuentra en el Art. 70 ter (e) LMV y Arts. 32 y 33 del RD 217/2008 (Art. 13.6. MiFID y Art. 51.3. Directiva Nivel 2). Las referencias normativas que se reseñan en el epígrafe correspondiente de la tabla están relacionadas con la obligación o contenido particular de cada caso. 2 El periodo de mantenimiento comienza a contar desde el momento de la generación según el epígrafe correspondiente de la tabla. A los efectos de la presente lista, se estará a las siguientes definiciones: «MIFID»: significa, la Directiva 2004/39/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 21 de abril de 2004, relativa a los mercados de instrumentos financieros, por la que se modifican las Directivas 85/611/CEE y 93/6/CEE del Consejo y la Directiva 2001/12/CE del Parlamento Europeo y del Consejo y se deroga la Directiva 93/22/CEE del Consejo; «Directiva Nivel 2»: significa, la Directiva 2006/73/CE de la Comisión, de 10 de agosto de 2006, por la que se aplica la Directiva 2004/39/CE del Parlamento Europeo y el Consejo en lo relativo a los requisitos organizativos y las condiciones de funcionamiento de las empresas de inversión, y términos definidos a efectos de dicha Directiva; «Reglamento MiFID»: significa, el Reglamento 1287/2006, de la Comisión, de 10 de agosto de 2006, por el que se aplica la Directiva 2004/39/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo en lo relativo a las obligaciones de las empresas de servicios de inversión de llevar un registro, la información sobre las operaciones, la transparencia del mercado, la admisión a negociación de instrumentos financieros, y términos definidos a efectos de dicha Directiva; «LMV»: significa, la Ley 24/1998, de 28 de julio, del Mercado de Valores, en la redacción vigente; «RD 217/2008»: significa, el del Real Decreto 217/2008, de 15 de febrero, sobre régimen jurídico de las empresas de inversión y de las demás entidades que prestan servicios de inversión y por el que se modifica parcialmente el Reglamento de la Ley 35/2003, de 4 de noviembre, de Instituciones de Inversión Colectiva, aprobado por el Real Decreto 1309/2005, de 4 de noviembre.