Wet van 8 mei 2003, houdende regels over de documentatie van vennootschappen (Wet documentatie vennootschappen)

Staatsblad Wet van 8 mei 2003, houdende regels over de documentatie van vennootschappen (Wet documentatie vennootschappen) Allen, die deze zullen zien of horen lezen, saluut! doen te weten: Alzo Wij in overweging genomen hebben, dat het wenselijk is de documentatie van gegevens over vennootschappen te regelen ten behoeve van de afgifte van verklaringen van geen bezwaar door de Minister van Justitie op grond van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, alsmede het gebruik van bedoelde gegevens ten behoeve van de voorkoming en bestrijding van het misbruik van vennootschappen, waaronder het plegen van misdrijven en overtredingen van financieel-economische aard door of door middel van vennootschappen; Algemene bepalingen In deze wet en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder: a. Onze Minister: Onze Minister van Justitie; b. registratie: de verzameling van gegevens die verwerkt worden ten behoeve van het doeleinde beschreven in artikel 2, eerste lid; c. gegeven: een persoonsgegeven als bedoeld in artikel 1, onder a, van de Wet bescherming persoonsgegevens en elk ander gegeven dat verband houdt met het bestuur van een vennootschap; d. vennootschap: een naamloze vennootschap of een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid als bedoeld in de artikelen 64 onderscheidenlijk 175 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek; e. verklaring van geen bezwaar: de verklaring van Onze Minister dat hem van geen bezwaren is gebleken voor de oprichting of statutenwijziging van een vennootschap, voor de omzetting van een naamloze vennootschap in een besloten vennootschap of omgekeerd, alsmede voor de omzetting van een andere rechtspersoon in een vennootschap, een en ander als bedoeld in de artikelen 18, 64, tweede lid, 72, eerste lid, onder a, 125, eerste lid, 175, tweede lid, 183, eerste lid, onder a, en 235, eerste lid van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek; f. vaste gebruiker: de instantie of persoon die is aangewezen overeenkomstig artikel 5, eerste lid. Onze Minister verwerkt gegevens in de registratie met het oog op de behandeling van aanvragen voor de afgifte van een verklaring van geen bezwaar. De gegevens, bedoeld in het eerste lid, kunnen worden gebruikt voor het voorkomen en bestrijden van misbruik van een vennootschap, waaronder het voorkomen en bestrijden van het plegen van misdrijven en overtredingen van financieel-economische aard door of door middel van een vennootschap. Bronnen van de registratie In de registratie kunnen, met het oog op het in artikel 2, eerste lid, bedoelde doeleinde, gegevens worden opgenomen die afkomstig zijn van: a. het ten behoeve van de verkrijging van een verklaring van geen bezwaar ingevulde aanvraagformulier; b. het handelsregister; c. de dossiers ten behoeve van de uitvoering van de artikelen 138, tiende lid, 50a, 53a, 248, tiende lid en 300a van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek; d. openbare registers bij de wet ingesteld en e. openbare informatie. Tevens kunnen in de registratie daartoe gegevens worden opgenomen, indien de daarop van toepassing zijnde wetgeving dat toestaat die afkomstig zijn van: a. de Centrale Justitiële Documentatie; b. het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen; c. Onze Minister van Financiën, voorzover het gegevens betreft die verwerkt worden door de rijksbelastingdienst; d. de in artikel 1, onderdeel f, van de Wet politieregisters bedoelde bestuursorganen, voorzover het een politieregister betreft; e. Onze Minister van Economische Zaken, voorzover het gegevens betreft die verwerkt worden door de Nederlandse mededingingsautoriteit, bedoeld in artikel 2, eerste lid, van de Mededingingswet; f. bij algemene maatregel van bestuur aan te wijzen bestuursorganen of diensten die met de opsporing van strafbare feiten of met het toezicht op financiële instellingen zijn belast; g. het college van burgemeesters en wethouders van een gemeente, voorzover het bestanden betreft waarvan de gegevens worden verwerkt door de gemeentelijke dienst die is belast met de uitvoering van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Gegevens als bedoeld in het eerste lid, onder a, kunnen ook in de registratie worden opgenomen, indien op het verzoek tot afgifte van een verklaring van geen bezwaar afwijzend wordt beslist dan wel een verzoek tot afgifte van een verklaring van geen bezwaar wordt ingetrokken. Op verstrekkingen uit het handelsregister als bedoeld in het eerste lid, onder b, aan de registratie is artikel 15, tweede lid, van de Handelsregisterwet 1996 van toepassing. De gegevensverstrekking ingevolge het eerste lid, onder c, d en e en ingevolge het tweede lid, geschiedt kosteloos voorzover het overheidsorganen betreft, voorzover bij of krachtens de wet niet anders is bepaald. De inhoud van de registratie In de registratie worden gegevens opgenomen over: a. de oprichters, de aandeelhouders, de bestuurders, de commissarissen en de vertegenwoordigers van een vennootschap en b. andere personen die het beleid van de vennootschap bepalen of mede kunnen bepalen. Bij algemene maatregel van bestuur wordt bepaald welke categorieën gegevens over de personen als bedoeld in het eerste lid kunnen worden opgenomen. In de registratie kunnen verwijzingen worden opgenomen over: a. de bronnen, bedoeld in artikel 3, eerste lid, onder c, d en e, en het tweede lid, teneinde verdere gegevens voor het doel van de registratie te kunnen opvragen en b. de vaste gebruikers, opdat Onze Minister gegevens kan verstrekken ter gelegenheid van een wijziging in de registratie. Gegevens over de echtgenoot, geregistreerd partner of levensgezel van de in het eerste lid bedoelde personen kunnen in de registratie worden opgenomen, indien zulks nodig is in verband met andere in de registratie opgenomen natuurlijke personen. Het verstrekken van gegevens uit de registratie Uit de registratie worden slechts persoonsgegevens verstrekt aan instanties en personen die belast zijn met een publiekrechtelijke taak. Bij algemene maatregel van bestuur wordt vastgesteld aan welke instanties of personen als vaste gebruikers desgevraagd in individuele gevallen persoonsgegevens uit de registratie worden verstrekt, alsmede voor welk doeleinde. Indien verstrekking van persoonsgegevens uit de registratie plaatsvindt aan andere instanties of personen, wordt van die verstrekking en het doeleinde daarvan aantekening gehouden. De aantekening wordt gedurende drie jaren bewaard. De verstrekking van gegevens over natuurlijke personen die niet rechtstreeks verbonden zijn met het bestuur van een rechtspersoon geschiedt slechts met toestemming van de betrokkene, tenzij de verstrekking noodzakelijk is voor de opsporing van een strafbaar feit als bedoeld in artikel 2, tweede lid. Ten behoeve van een verkennend onderzoek als bedoeld in artikel 126gg van het Wetboek van Strafvordering kunnen de gegevens uit de registratie worden verstrekt of anderszins verwerkt in samenhang met een andere verzameling van persoonsgegevens, zonder beperking tot het individuele geval voor zover dit noodzakelijk is voor dat onderzoek. Onze Minister kan uit eigen beweging ter uitvoering van artikel 2, tweede lid, in individuele gevallen gegevens die in de registratie zijn opgenomen, verstrekken: a. aan de vaste gebruikers, die deze in verband met de uitoefening van hun taak behoeven, over de personen ten aanzien van wie zij zulks kenbaar hebben gemaakt; b. aan een persoon die met de opsporing van strafbare feiten is belast, wanneer uit de gegevens zelf een redelijk vermoeden voortvloeit dat een bepaalde persoon een strafbaar feit heeft begaan. Er worden geen gegevens verstrekt die afkomstig zijn van: a. de Centrale Justitiële Documentatie; b. het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen; c. de in artikel 1, onderdeel f, van de Wet politieregisters bedoelde bestuursorganen, voorzover het een politieregister betreft; d. Onze Minister van Financiën, voorzover het gegevens betreft die verstrekt worden door de rijksbelastingdienst; e. Onze Minister van Economische Zaken, voorzover het gegevens betreft die verstrekt worden door de Nederlandse Mededingingsautoriteit, bedoeld in artikel 2, eerste lid van de Mededingingswet en f. bestuursorganen en diensten die met de opsporing van strafbare feiten of met het toezicht op financiële instellingen zijn belast bedoeld in artikel 3, tweede lid, onder f, van deze wet. Uit de registratie kunnen gegevens worden verstrekt aan instanties in een ander land, die aldaar een publiekrechtelijke functie vervullen die verband houdt met het doel van de registratie. Indien in dat land geen passend niveau van bescherming van persoonsgegevens als bedoeld in artikel 76 van de Wet bescherming persoonsgegevens aanwezig is, kunnen persoonsgegevens slechts worden verstrekt in het geval dat aan nader bij algemene maatregel van bestuur te stellen eisen is voldaan. Het verwijderen van gegevens uit de registratie Persoonsgegevens worden uit de registratie verwijderd uiterlijk acht jaren na ontbinding van de vennootschap met betrekking tot welke zij in de registratie zijn opgenomen. Indien een verzoek tot afgifte van een verklaring van geen bezwaar wordt afgewezen dan wel ingetrokken, worden de in het aanvraagformulier opgenomen persoonsgegevens alsmede de gronden voor afwijzing dan wel intrekking van het verzoek verwijderd uiterlijk acht jaren nadat de beslissing houdende afwijzing onherroepelijk is geworden dan wel het verzoek is ingetrokken. Persoonsgegevens als bedoeld in artikel 3, eerste lid, onder b tot en met d en tweede lid, worden, tenzij artikel 2, tweede lid, zich hiertegen verzet, verwijderd zodra: a. op een verzoek tot afgifte van een verklaring van geen bezwaar afwijzend is beslist of b. het verzoek tot afgifte van een verklaring van geen bezwaar is ingetrokken. Er vindt ten minste eenmaal per jaar een onderzoek plaats naar de noodzaak om de opname van verwijzingen als bedoeld in artikel 4, derde lid, van deze wet in de registratie te handhaven. Indien de noodzaak is komen te vervallen, worden verwijzingen uit de registratie verwijderd. Wijzigingen in andere regelingen Artikel 68, derde lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek komt te luiden: Ten behoeve van de uitoefening van het toezicht, bedoeld in lid 2, verstrekken het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen en de rijksbelastingdienst op zijn verzoek aan Onze Minister de inlichtingen die deze behoeft. Het instituut en de rijksbelastingdienst verlenen Onze Minister op verzoek kosteloos inzage van gegevens waarover zij beschikken of verstrekken kosteloos uittreksels daaruit. Artikel 179, derde lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek komt te luiden: Ten behoeve van de uitoefening van het toezicht, bedoeld in lid 2, verstrekken het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen en de rijksbelastingdienst op zijn verzoek aan Onze Minister de inlichtingen die deze behoeft. Het instituut en de rijksbelastingdienst verlenen Onze Minister op verzoek kosteloos inzage van gegevens waarover zij beschikken of verstrekken kosteloos uittreksels daaruit. Indien het onderhavige voorstel van wet tot wet wordt verheven en later in werking treedt dan het bij koninklijke boodschap van 11 november 1999 ingediende voorstel van wet houdende Regels inzake de bevordering van integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur met betrekking tot beschikkingen of overheidsopdrachten (Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur) (Kamerstukken I 2001/02, 26 883, nr. 73) wordt aan artikel 15, eerste lid, van de Wet politieregisters, onder vervanging van de punt aan het slot door een puntkomma, een onderdeel e toegevoegd, luidende: e. Onze Minister van Justitie, voorzover hij deze behoeft voor de uitvoering van de Wet documentatie vennootschappen. Indien het onderhavige voorstel van wet tot wet wordt verheven en eerder in werking treedt dan het bij koninklijke boodschap van 11 november 1999 ingediende voorstel van wet houdende Regels inzake de bevordering van integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur met betrekking tot beschikkingen of overheidsopdrachten (Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur) (Kamerstukken I 2001/02, 26 883, nr. 73) wordt in artikel 33 van het voormelde voorstel van wet onderdeel d verletterd tot onderdeel e en wordt aan artikel 15, eerste lid, van de Wet politieregisters, onder vervanging van de punt aan het slot door een puntkomma, een onderdeel d toegevoegd, luidende: d. Onze Minister van Justitie, voorzover hij deze behoeft voor de uitvoering van de Wet documentatie vennootschappen. Slotbepalingen Onze Minister brengt jaarlijks een openbaar verslag uit over het functioneren van de registratie, onder vermelding van het aantal malen dat gegevens verstrekt zijn aan instanties of personen als bedoeld in artikel 5, derde lid, alsmede onder aanduiding van de instanties en personen en de doeleinden van de verstrekking. Onze Minister van Justitie zendt binnen twee jaren na de inwerkingtreding van deze wet aan de Staten-Generaal een verslag over de doeltreffendheid en de effecten van deze wet in de praktijk. Deze wet wordt aangehaald als: Wet documentatie vennootschappen. Deze wet treedt in werking op een bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip. Laatstelijk gewijzigd bij de wet van 8 mei 2003, Stb. 199. Stb. 2002, 347. Stb. 1990, 414, laatstelijk gewijzigd bij de wet van 7 november 2002, Stb. 552. Zie voor de behandeling in de Staten-Generaal: Kamerstukken II 2001/2002, 28 217. Handelingen II 2002/2003, blz. 3537. Kamerstukken I 2002/2003, 28 217 (185, 185a). Handelingen I 2002/2003, zie vergadering d.d. 6 mei 2003.