Resolution No. 27 of 2011 by the President of the Cultural Village Public Foundation (Katara) on the Issuance of the Auctions and Tenders Bylaw التشريعات | قرار رئيس المؤسسة العامة للحى الثقافي رقم (27) لسنة 2011م بإصدار لائحة المناقصات والمزايدات للمؤسسة

Katara's Auctions and Tenders Bylaw as attached to this Resolution shall be applicable. All competent units, each within its jurisdiction, shall implement this resolution which shall be applicable from the date of its issuance as published in the Official Gazette . In the application of the provisions of this Law, the following words and expressions shall have the meanings assigned to each, unless the context requires otherwise: “Foundation” means the Cultural Village Public Foundation (Katara); “President” means the President of the Foundation “Vice-President” means the Vice President of the Foundation “General Manager” means the General Manager of the Foundation “Committee” means the Auctions and Tenders Committee of the Foundation “Requesting unit” means management or any other administrative unit of the foundation “Competent unit” means the unit responsible for identifying, monitoring and supervising the implementation of purchases, works or services to be carried out, under a contract or purchase order, as the case may be, and has maintained records of the performance of contractors or suppliers. “Emergency” means unexpected events that cannot be avoided and which lead to preventing the Foundation from achieving its objectives, in particular, anything that threatens the security or safety of, or poses a risk to the Foundation, or results in substantial damage to property and assets, or serious disruption that leads to losses in the project or return, and the like thereof. “National product” means any product that has been produced in the State of Qatar, and is considered a national or local product locally under national legislation “Product of national origin” means any product of which the value added arising from its production in one of the Gulf Cooperation Council (GCC) member states is not less than 40% of its final value at the completion of production, and the percentage of GCC nationals at the production facility of such product is not less than the 51% as per its certificate of origin. “Goods” means all materials, goods, machinery, equipment, devices and the like, intended for purchase or sale. “Contract works” means construction, building and other engineering contract work, projects, installations, manufacturing, operation, maintenance, repairs and the like. “Services” means consulting, technical, training and transportation services as well as rental of equipment, hardware and machinery, hygiene, insurance, and security services, and the like. “Open tender” means the procedures declared in accordance with the provisions of this Bylaw with a view to selecting the best bid, which may either be internal advertised within the state or external advertised outside of the state. “Limited tender” means a tender in which participation is restricted to a limited number of contractors, consultants, technicians or others, who are specifically identified and whose names are listed in the records prepared by the competent unit, after a due diligence and verification of their reputation as well as financial and technical suitability as approved by the Committee. “Practice” means the procedures established in accordance with the provisions of this Bylaw, with a view to selecting the best bidder among suppliers, contractors or service providers, the number of which shall be no less than three, who have availability of the required goods, or the ability to carry out the work or render the services required. “Direct Agreement” means contracting directly for the supply of goods or the sale thereof; or the implementation of contract works or the receipt of services. “Interests of the Foundation” means anything that is of tangible or intangible benefit to the Foundation and contributes to the Foundation's performance and achievement of its objectives. Contracts for construction, performance of work, rendering of services, purchase and sale of goods shall be finalized through the process of tenders, auctions and other methods of contracting, in accordance with the procedures, rules and provisions set forth in this Bylaw. The Foundation shall aim to conclude contracts for the supply of goods, performance of contract works and rendering of services on the basis of the most advantageous terms and conditions that are in line with its actual needs. Goods, contract works or receipt of services may not be split into several transactions with a view to the purchase or implementation thereof in such a manner that the prescribed financial limit is breached had the purchase or implementation taken place in one transaction. National products shall be given preference over similar foreign products by a margin of 10% of the total price, and over products of national origin by a margin of 5% of the total price. In the case of non-availability of national products, products of national origin shall be given preference by a margin of 10% over similar foreign products. In the case of an insufficient quantity of national products to fulfil the needs of the Foundation for a particular product, the Foundation shall meet the balance of its needs from products of national origin and thereafter from foreign products, taking into account the margins referred to previously. For the purposes of preference set forth in the previous article prices shall be calculated on the basis of prices of delivery to the warehouses and stores of the Foundation. In cases where foreign products are exempt from customs duties or other exemptions the value of these shall be added when calculating the price for the purposes of comparison. Contract works, receipt of services, consultancy studies, technical works and the purchase of goods shall be contracted through open tender. Notwithstanding the above, as an exception, and in accordance to the provisions of this Bylaw, a contract may take place by one of the following methods: 1 - Limited tender. 2 - Practice. 3 - Direct Agreement In all cases contacts shall be within the prescribed limits and in accordance with the conditions, rules and procedures set forth in this Bylaw. Open tender is subject to the principles of transparency, equality of opportunity, fairness and open competition, whether it be internal advertised within the state or external advertised within and outside of the state. Advertisement of such tender shall be in the daily newspapers. Other forms of media may also be used for the advertisement, in accordance with the provisions of this Bylaw. No procedures of tender may be adopted except as based on the form prepared by the competent unit for this purpose, stating the detailed specifications and full details for each item, works or service. The specifications shall be general, without specifying the type or specific brand or alluding thereto. The estimated value of the tender and the availability of sufficient financial resources must be specified. Supply and regular services contracts may be entered into for a period exceeding one financial year, provided that the annual increase is not more than 20% of the original contract according to what was prescribed in the financial year in which the contract was entered into. Submission of requests for tenders shall be within the limits of the actual requirements necessary for progression of work based on the approved business plans and factual and objective studies prepared by the requesting unit taking into account the levels of storage, consumption rates and expenditure estimates. Request for tenders may not be made for goods the like of which or adequate substitutes thereof are found in the stores. Tender shall be on the basis of general detailed technical specifications placed with the knowledge of the requesting unit, in coordination with the competent unit. Standard and other specifications that are issued or adopted by specialized technical agencies must be given consideration The competent unit shall be responsible for placing the estimated value of the tender so as to be in accordance with market prices at the time of tender, taking into account all factors influencing the conditions, nature and implementation of the contract. This must be placed in a sealed envelope delivered to the secretary of the Committee and shall only be disclosed after the opening of financial bids. In cases where the subject of the tender requires the provision of maintenance and spare parts, the terms of the tender must specify the period for the provision of maintenance and the details of the maintenance required, whether ordinary maintenance or inclusive of spare parts, and the period of provision of spare parts and their prices. The decisions related to the tender may be advertised through electronic means and on a bulletin board set up for this purpose, for a period of one week, for each decision in a place visible to all. The Foundation's competent unit, in coordination with the requesting unit, shall review the tender documents and audit the same before it is offered and before the signing of the contract. After the advertisement of the tender and the submission of bids, the tender may not be changed to practice or direct agreement. Tenders not exceeding the value of hundred million (QR100,000,000) Riyals shall be restricted to Qatari companies. 2 - Tenders that are in excess of hundred million (QR 100,000,000) Riyals and less than 200,000,000 Qatari Riyals shall be awarded to Qatari companies provided that the company provides evidence of recent works, not older than five years, of at least one project within the financial limits referred to above. In the case of joint participation between Qatari and foreign companies, it is a precondition that the Qatari contribution in the company is not less than 51% of the total capital. 3 - Tenders that are in excess of two hundred million (QR200,000,000) Riyals shall be awarded to Qatari companies or foreign companies, provided that the company provides evidence of recent works, not older than five years, of at least one project within the financial limits referred to above. Where the tender is awarded to a foreign company the Foundation may stipulate in the contract that the foreign company awards at least 30% of the volume of work of the project to one or more Qatari companies, when they meet the technical requirements necessary for the implementation of the work or the supply of goods. In all cases, exceptions may be made to the provisions of this Article, if the project subject to tender is of a specialized nature and there are no Qatari companies available to fulfil such a project. Contracting shall be by limited tender in situations the nature of which requires that participation be restricted to a limited number of suppliers, contractors, consultants or technicians, who are specifically identified and whose names are listed in the records prepared by the competent unit, on condition that they fulfil the technical and financial requirements and hold good reputation. The Committee shall have the right to award the tender in this manner or not to. The requesting unit shall determine the means of invitation to contract through limited tender. The committee shall be responsible for inviting to participate in the limited tender in accordance with any means that the Committee deems appropriate, provided that the invitation includes all details required to be included in the advertisement of open tender. Besides the above, the limited tender, whether internal or external, shall be subject to all the rules, provisions, procedures and conditions set forth in this Bylaw with respect to open tender. Contracting may occur by way of practice in cases of necessity and urgency, in which the procedures of tender are not possible to be carried out, between no less than three suppliers, contractors and offices or companies performing services, who are listed in the register of suppliers or contractors and who possess the specifications and goods, or the ability to render the work or services required. Contracting shall occur by way of practice, according to the regulations referred to in the previous article with the knowledge of the competent unit, and in coordination with the requesting unit. This applies to those cases in which the value does not exceed two hundred thousand (QR200,000) Qatari Riyals. The Committee may enter into a contract, whatever its value, by way of practice in any of the following situations: 1 - Goods or works for which no bids were made in advertised tenders, or bids were made at prices that were not acceptable, and there was an urgent need that did not permit the tender to be re-offered. 2 - Goods or works required on an urgent basis, in an emergency or due to unforeseen circumstances and where it was not possible to follow the tender procedures. Should the price and quality of the tenders received be equal, negotiations shall be held between the competent unit or the committee, as the case may be, and all bidders, after setting an appropriate appointment, to choose the best bid. The bidder in such instance shall be required to provide a submission that includes the name, address, final price and any other relevant conditions. Save as otherwise stated, practice shall be subject to all the rules, provisions, procedures and conditions set forth in this bylaw with respect to Open Tender. Contracting may occur by way of direct agreement with a supplier, contractor or service provider for the purchase of goods, performance of works or contracting, or delivery of specific services, as per the nature, speciality or circumstances of the contract. Contracting by way of direct agreement, in accordance with the regulations set forth in the preceding article, shall occur with the knowledge of the competent unit in coordination with the requesting unit. This applies in cases where the value does not exceed two hundred thousand (QR 200,000) Riyals. The competent unit may enter into a contract by way of direct agreement, upon approval of the General manager, for transactions that do not exceed the value of five hundred thousand (QR 500 000), and within the prescribed financial limits in the budget in the following cases: A - The goods are complementary to spare parts or goods previously purchased, for which purchase contracts were entered into with the same supplier in a period not exceeding one year from the end of the supply contract . B - Advertising, publication, subscription in newspapers, magazines and periodicals, and other means of advertising, and the purchase of books and necessary scientific and cultural reference materials required by the Foundation. C - Works required to be carried out and goods required to be purchased for experimentation purposes. D - Goods that need to be tested and purchased from their places of production due to the unique nature or storage properties for which there is no alternative. Contracting may occur by way of direct agreement, whatever the value of the contract, based on the proposal of the General Manager and the approval of the President, in urgent cases, that are recognized as a pressing need and cannot be dealt with by way of tender or practice. The competent unit in such case, within a week from the date of reference, must submit a detailed motivation report to the Committee with copies of all documents, supported by the General Manager, for the Committee's review and subsequent submission together with appropriate recommendation for the approval of the President. Added as per Law No. 7 of 2012 The Foundation may contract by way of direct agreement beyond the limits and conditions set forth in the preceding articles, in the following cases: 1) Where the works, procurement goods, construction or services are available from only one source for reasons related to control, technology or licensing. 2) Where the subject matter of the contract relates to cultural, artistic, or intellectual work, or other creative activities, such as singing, music authorship, drawing and optical and visual arts. In these two situations, a joint report and motivation shall be submitted by the competent unit, requesting unit and the department of legal affairs to the committee, together with a copy of all documents and relevant papers, supported by the General Manager. The committee shall study and examine the matter, raising its recommendation on the matter to the President for approval. In all cases a single transaction may not be split into several transactions so that the value of each of them fall within the limits of the value referred to in the preceding articles, in order to circumvent the limits of the designated powers to any division. An indication of such splitting of transactions shall be the attempt of the requesting unit, during a period of less than three months from the date of submission of the first application, to submit a request for goods, services or contract works for the same, or what is considered complementary or similar, goods, services or contract works previously requested. A contract shall be concluded pursuant to an effective resolution of the committee, by the drafting of a purchase request or commission order, in which all the information necessary for the implementation of the supply or works are specified. An Auctions and Tenders Committee shall be formed in the Foundation. A resolution for the formation of such a committee, consisting of five members, shall be issued by the President based on the proposal of the General Manager. The resolution so issued shall specify the Chairperson and Vice Chairperson of the committee. The term of office shall be three years renewable for one or more period similar periods. The committee shall have a secretary, assisted by a number of employees of the foundation. The committee shall receive, open and study the bids and make recommendation on the award thereof to the best bid in accordance with the conditions, rules and provisions set forth in this Bylaw. Without prejudice to the provisions of the two preceding articles, the committee shall be responsible for examining requests for variation orders; extension and amendment of construction, services and supplies contracts; finalization thereof; study of recommendations for adjustments of contracts submitted to it and adopting the appropriate recommendation in relation thereto. The chairperson of the committee, his deputy, or any of the members of the committee shall not have any direct or indirect interest in auctions and tenders presented to the committee, nor shall any of them be a partner with, agent for, board member or employee of any one of the bidders or bidders, whether such bidder is a natural person or legal entity. The chairperson, members and secretary of the committee shall be paid a monthly remuneration in accordance with the resolution issued for the formation of the committee. The Committee shall hold its meetings at the headquarters of the Foundation pursuant to the invitation of the chairperson of the committee in which the place and time of the session shall be specified. The condition for the validity of the meeting (quorum) shall be attendance by the majority of its members provided the chairperson or the vice chairperson is also present. The committee shall issue its recommendations by a majority vote of the members present, and in the case of an equality of votes the chairperson of the committee shall have a casting or second vote. The committee may invite to attend the meetings other employees of the Foundation, whose assistance is deemed required due to their expertise in the subject of discussion, when the technical details of the tender or bid so requires, without these employees having the right to vote. The minutes of meetings of the committee shall be drafted to record the work of the committee, its recommendations and the reservations of any of the members. The minutes shall be signed by the chairperson of the committee and the members present. The minutes of the work of the committee shall be kept by sequence of numbers and dates of the respective meetings and may not be destroyed except only after the specified period. It is a requirement that the audit of the relevant financial period is complete and the final financial statements of the Foundation have been the adopted All correspondence, letters, publications and instructions of the committee shall be signed by the chairperson or vice chairperson. The committee may form a sub-committee from among its members for the opening of bid envelopes in accordance with the procedures set forth in this Bylaw. The requesting unit shall prepare purchase orders for goods, contract works or services well in advance prior to the tender being put out. Such purchase orders shall include all the elements to meet these requests e.g. detailed technical specifications, general and special conditions, instructions for bidders, drawings, maps, designs, bills of quantities and all necessary documents. The Foundation shall advertise an open tender by publishing the same at least twice in one or more local newspapers or international daily publications, as the case may be, in addition to any other means the Foundation deems appropriate. The availability of sufficient financial resources, the work required falling within the annual business plan and the approval of the competent unit for putting out the tender must be given due consideration. The advertisement of the tender or the call for bids must include the following: 1 - The number of the tender, its subject matter and the place of submission of bids. 2 - The division from which the tender documents may be requested. 3 - A brief statement of the goods, contract works and services required and their specifications. 4 - The cash consideration that must be paid by the bidder in order to obtain the tender documents. 5 - The last date for submission of bids. Due consideration shall be given to fixing a date that allows bidders to submit their bids after having met all the required conditions. 6 - The bid must remain valid for a period of not less than ninety days from the date of opening of the bid. The bid shall be effective and irrevocable during this period. 7 - The value of the interim guarantee required to be submitted with each bid, and its period of validity, which should not be less than 120 days from the date of closing of the tender, and which shall be issued by a bank operating within the state. 8 - The final value of the guarantee which shall by submitted by the party awarded the tender and the period of its validity which shall be issued by a bank operating within the state. 9 - The right of the Foundation to split the awarding of the tender. 10 - The right of the Foundation during the term of the contract to increase or decrease the quantities of goods, contract work, services, or the value thereof, by 20% of the contract value, according to the terms of this contract. Any greater increase or decrease shall be by mutual consent of the contracting party and the committee. 11 - The right of the Foundation to enforce at the expense of the defaulting contracting party and to levy delay penalties and other sanctions when the contracting party breaches any of its obligations arising from the contract. 12 - Any other conditions, specifications or other information the competent unit or the committee deem appropriate. The tender documents together with the conditions, schedule of goods, contract works, required services, relevant drawings and designs must be prepared before the advertisement thereof so that it may be handed over to those who request the same immediately upon receipt of the cash consideration. One or more boxes for the receipt of bids shall be allocated at the headquarters of the Foundation. Each such box shall have two locks and two keys without both of which the box cannot be opened. The chairperson of the committee or his deputy shall keep one key while the secretary of the committee shall keep the other key. The size of the box should be sufficient and suitable to contain all tenders envelopes. The slot of the box shall be wide enough to permit depositing of envelopes, and the box shall be made in a manner so as not to allow removing of envelopes through the slot after inserting them into the box. In the case of the receipt of bids in envelopes that can not be deposited in the tender box, such envelopes shall be kept in a safe or private room which shall have two keys. The chairperson of the committee or his deputy shall keep one key while the secretary of the committee shall keep the other key. The envelopes shall be signed by the secretary before being deposited. Bids must be signed and submitted within the period specified in the advertisement in envelopes or parcels sealed with red wax as per the sealed bid sample of the Foundation. The bid shall bear the tender number, title, subject and the date of closure addressed to the chairperson of the committee. Bids may also be submitted by registered mail or by any other means, provided they arrive before the expiry of the deadline for submitting bids. Such bids shall be deposited as soon as they arrive in the tender box or the place designated for that purpose after the signing of the secretary on each envelope. The date of receipt of the bid shall be recorded in a register prepared for that purpose. The box or the place designated for the deposit of bids shall be closed at the time fixed for closure as the deadline for the submission of bids. Any bids received thereafter shall be excluded unless the committee considers acceptance of the same following an effective resolution with an explanation of the benefit to the Foundation in such acceptance. Bids must be submitted in two sealed envelopes: one for the technical proposal and the other for the financial proposal, unless the committee decides otherwise. The envelopes containing financial proposals shall be kept in the place designated for that purpose until the completion of the technical evaluation. Envelopes containing financial proposals opening shall only be opened once the corresponding technical proposal has been accepted, unless the committee, by a majority of the members present, resolves to open all the envelopes submitted for the tender. Bids may be submitted by a single envelope system in those cases decided by the committee. Bidders must comply with the conditions set out in the tender documents. Bids must be submitted in writing on the Bid Form as stated in these terms and documents. Bidders may not make any amendment, of whatever kind, to the tender documents. Any bid that breaches this condition shall be excluded. If the bidder wishes to record any reservations, amendments or special conditions he should mention this in a separate note attached to the bid and make reference to the same in the bid. Having due regard to the conditions, rules and provisions set forth in this Bylaw, bids may be submitted electronically in accordance with the guidelines laid down by the committee in this regard taking into consideration the provisions of the law governing transactions and electronic commerce. The prices in all bids shall be in the local currency unless otherwise provided in the tender documents. Bids in which the prices are denominated in another currency may be accepted if the prices are converted to the local currency as per the stated exchange rates of the Central Bank of Qatar at the time of opening the envelopes. The total price indicated in the bid form shall be taken into consideration. No attention shall be given to any other figures or to any errors committed by the bidder in calculating the total price of the bid. The bidder shall not be allowed to make any change to this price after submitting the bid. If after checking the bid and reviewing the individual items making up the price it is realized that the total price indicated on the bid form is inconsistent with the correct total price, the lesser of the two total prices shall be regarded. If the calculation error exceeds five percent of the total price indicated on the bid form, the bid shall be excluded unless the committee by unanimity of the members present is of the opinion to accept it for reasons related to public interest. If the total price written in words is different from the total price written in numbers, the total price written in words shall be regarded. If the conditions of the tender stipulate that samples of the goods required be provided, a bid shall not be accepted unless accompanied by the required samples or with a statement showing that they were received by the party specified in the tender documents. The committee may grant respite for the submission of samples. The bidder must file, together with each bid, an interim guarantee, to be issued by a bank operating in the country. The amount of the interim guarantee shall be specified in the publicised conditions of the tender and should not exceed the estimated value of the tender by more than 5%. The guarantee shall be guaranteed by a payable bank cheque or by an acceptable bank letter of guarantee that is not linked to any restriction or suspended on any condition. The bidder may not revoke such cheque or withdraw the same during the effective period. The letter of guarantee must be valid for complete performance and subject to renewal at the request of the committee without regard to the objection of the bidder, and must be for a minimum duration of 120 days after the expiry of the period specified for the closure of the tender. The committee is entitled to exclude a tender that is not accompanied by interim guarantee. The publicised conditions of the tender shall specify the value of final guarantee which shall not less than 10% of the contract value. The value of the final guarantee shall be paid by payable bank cheque or acceptable bank letter of guarantee that is not linked to any restriction or suspended on any condition, issued by a bank operating in the country. The letter of guarantee must be valid for complete performance and must not be revocable or able to be withdrawn. The letter of guarantee must be renewable by the Foundation without objection from the bidder. The effective period for such letter must not be less than ninety days commencing after the fulfilment by the contracting party of all its obligations contained in the contract with the Foundation. Interim guarantees for bids that are not accepted shall be cancelled, without the request of the bidders, immediately after the specified period of validity of their respective bids and prior to this in the case of an accepted bid once final guarantee is obtained. Final guarantees shall be cancelled immediately after the complete execution of the contract and fulfilment of all contractual obligations without the request of the contracting party. Based on the proposal of the General Manager and the approval of the President, in urgent cases, that are recognized as a pressing need, the requirement to provide an interim or final guarantee may be waived for certain institutions or companies. In such instances the requesting unit shall be obliged to submit a report to the General Manager or the committee, as the case may be, providing all the details and full justification for such exemption. The committee shall open the tender box on the specified date and time. The minutes of the meeting shall record the state of the box and the degree of interference or lack thereof. The chairperson of the committee shall open the envelopes sequentially and number each envelope with a serial number in the form of a common fraction where the numerator shall be the bid number and the denominator shall be the total number of bids received. The prices shall thereafter be recorded in schedules for that purpose. The chairperson and members of the committee shall sign the bid papers and any samples received. The committee must complete all work and procedures related to the opening of envelopes, numbering and reviewing in one session. After opening the envelopes, bids shall be forwarded together with samples submitted, if any, in the form prepared for this purpose, for technical and financial evaluation, to the requesting unit of the Foundation or the unit affiliated to it, to study, evaluate and report on it to the committee within a period not exceeding half of the period of validity of the tender. Based on the request of the requesting unit and in the case of their being a large number of bids received for the tender, the committee may open the financial envelopes and refer the lowest five proposals to the requesting unit, which in turn shall study these proposals first, from a technical and financial perspective, and report to the committee. This process may be repeated, until the tender is final, in the case of non-acceptance of these offers from a technical perspective. The Auctions and tenders Committee of the Foundation may form a special technical committee to study and evaluate bids. The committee may also seek the assistance of experts, technicians or consultants employed by the Foundation or external, after the approval of the General Manager. The recommendations of the technical experts and consultants shall not be binding on the committee. A decision of the committee contrary to these recommendations must be by a majority of the committee members. If this majority is not achieved the recommendations of the experts, technicians and consultants must be taken into consideration. The committee may make recommendations immediately in cases that do not require a technical review. After the opening of the envelopes and before the tender is final no bidders may be contacted. However, the requesting party, with the approval of the committee, may obtain the necessary information required to complete the technical review related to the tender after opening the bids, provided the conditions, specifications and prices contained in the bid are not interfered with. In all cases, the committee shall not negotiate with the bidders to amend their bids, except in the following cases: 1 - If all bids contain reservations contrary to the conditions of the tender. 2 - If the period of the effect of the bid has expired, due to exceptional circumstances and the purpose of negotiation is to extend such period. 3 - If the price of all bids are much higher than market prices or the estimated value of the tender. 4 - Any other cases in which the committee considers it necessary to negotiate with the bidders after opening the bids. The negotiation in the above cases shall take place in the presence of at least three members of the committee, including the chairperson or vice-chairperson. The outcome of such negotiation shall be presented to the committee. The committee shall meet after the technical examination of the bids, and well in advance before the expiry of the deadline for effect of the bids, to make recommendations thereon. The committee shall, after confirming the required financial resources, recommend that the tender be awarded to the bidder who submitted the lowest price if such bid meets all the conditions and technical specifications. Notwithstanding the above and with the provision that justification thereof is recorded in the minutes of the meeting, the committee may recommend that the tender be awarded to a bidder who submitted a higher price, particularly in the following cases: 1 - If the price of the lowest bidder is unacceptably low. 2 - If the standard of quality provided by the bidders differ and the difference between the lowest price and the higher price is negligible in relation to the difference in quality. 3 - If the period of delivery in the lowest bid is longer than the period specified for the arrival of the required goods by such amount of time that justifies acceptance of the higher price. 4 - If the committee, in making its decision, relies on the opinion of experts, technicians or consultants referred to in Article 32 of this Bylaw. If the price of two or more bids in a tender for the supply of goods is equal the advertised quantities may be split amongst the bidders if that serves the interests of the Foundation, provided the specifications and deadlines for the supply and places of delivery are not affected. The committee shall be guided by the latest prices for which transactions were concluded locally or abroad as well as by market prices and the estimated value of the tender. If the recommendation of the committee is to cancel the tender due to the high prices, it must record in the minutes of the meeting details of what serious steps it has taken in this regard. The chairperson or the general manager, as the case may be, by means of an effective resolution based on the committee's proposal, may cancel the tender after its advertisement and before finalisation thereof. This applies in cases where the tender is not required any longer or public interest so demands. The committee may also recommend that the tender be cancelled, and re- offered in one of the following cases: 1 - Where a single bid is received for some or all the goods or works; or if no bids are received for the tender. 2 - A bid shall be considered to be single if the other bids received do not fulfil the conditions. If circumstances do not permit the re-offer of the tender, the committee may recommend acceptance of the proposal provided that such recommendation is made together with a detailed note in this regard. 3 - Where the value of the best bid is much higher than the estimated value or market value. 4 - Where all or most of the bids contain reservations. Having regard to the effective period of the bids the recommendations of the committee shall be adopted by the general manger or his authorized representative. If not approved or rejected by them within thirty days from the date it is submitted, the recommendation of the committee of the decision shall be considered a resolution to award the tender. If the value of the tender exceeds five million riyals (5,000,000), it must be approved by the President upon the submission of the General Manager. The committee shall notify the bidder who is awarded the tender of the acceptance of his tender by registered mail or by any other secured means within seven days from the date of adoption of the recommendations, having regard to the effective period of the bid and notifying the requesting unit in accordance with the form prepared for that purpose. The requesting unit, by registered mail or by any other secured means of advertisement, shall request the bidder who is awarded the tender to present himself to the committee to deliver the final guarantee and effect signature of the contract within the specified period. If he does not present himself at the appointed time or does not provide the final guarantee, the committee may recommend that the tender be cancelled, the interim guarantee be attached and one of the sanctions provided for in Article 76 of this Bylaw be applied. Contracts for the supply of goods, contract works and services shall be signed in accordance with the provisions of the bylaws relating to financial powers applicable to the Foundation. The Foundation may make an advance payment to the contracting party for the tenders as follows: 1 - 20% of the contract value, up to a maximum limit of five million (5,000,000) Riyals for contracts that do not exceed the value of fifty million (50,000,000) Riyals. 2 - 10% of the contract value for contracts that exceed the value of fifty million (50,000,000) Riyals. For valid reasons, with the approval of the President and pursuant to a proposal of the competent unit, the percentages referred to in the previous article may be exceeded. In such instance the contracting party must provide in lieu of this an unconditional bank letter guarantee issued by a bank operating in Qatar to the same value of and in the same currency as the advance payment which must be valid until the actual due date for those amounts. If the bidder fails to sign the contract or provide the final guarantee on the specified date, or withdraws for any other reason without an excuse acceptable to the committee, the President or the general manager, as the case may be, on the recommendation of the committee, may apply any one of the following sanctions: 1 - Issue of a warning 2 - Strike off from the list of suppliers or contractors for a specified period or permanently. 3 - Attachment of the interim or final guarantee, depending on circumstances. These procedures shall be without prejudice to any of the rights of the Foundation under the terms of the contract. None of the sanctions set forth in the preceding article shall apply on the bidder prior to his being called before the committee to hear his case. The bidder may appear by himself or by means of a proxy. Notwithstanding the above a recommendation for a sanction may be made in the case of non-attendance after confirmation of the validity of the notification. The bidder may appeal the decision with the issuing authority within seven days of the date of issuance. Subject to the provisions of Articles 69 , 70 and 74 of this Bylaw, in the case of withdrawal of the successful bidder or his failure to sign the contract, the committee shall consider awarding the bid to the subsequent bidder in price, if the bid meets all the conditions, or cancelling and re- offering the tender. The general manager may authorize variation orders for purchases, contract works or services at a rate ranging from 20 % to 50% of the value of the original contract, based on the recommendation of the committee. Any other changes, greater than this, must be authorized by the president or vice president. The committee may authorize variation orders for purchases, contract works or services if these are not more than 20%. In all cases, the implementation or supply would have to be at the same price, and the increase must be of the same type of goods, works or services contracted. If the contractor delays in the implementation of the contract by the specified date he may be granted additional time to complete the implementation. A penalty may be applied for the period of delay in accordance with the principles and terms of the contract, provided that the sum of such penalty does not exceed 20% of the value of the original contract including additions. The penalty shall be applied by the mere occurrence of the delay without the need for any notice or warning. The committee may, after coordination with the Department of Legal Affairs, and on the basis of an effective recommendation of the requesting unit, waive the penalty or part thereof from the contractor, if it is proven that the delay was for reasons beyond his control and such delay did not result in any harm to the Foundation. Application of the penalty shall not prejudice the Foundation's right of recourse against the contractor for full compensation due in lieu of any damages on account of the delay. The Foundation may cancel or enforce the contract at the expense of the contractor if he breaches any condition of the conditions. Such cancellation or enforcement shall be at the expense of the contractor after obtaining the approval of the President or Vice President based on the recommendation of the general manager. The decision to cancel or enforce the contract at the expense of the contractor shall be communicated to the contractor at the address recorded in the contract by registered letter or by any other legal means. In all cases of cancellation or enforcement at the expense of the contractor, the final guarantee becomes the ultimate right of the Foundation. The Foundation shall also have the right to deduct what it is entitled to, for penalties or any other loss, from any amounts due or shall be due to the contractor, in its possession, without any need to adopt any other procedure. Subject to the provisions laid down in this Bylaw, the contract must include the following conditions: 1 - The right of the Foundation to issue variation orders for purchases, contract works or services, provided that the implementation or supply would have to be at the same price, and the increase must be of the same type of goods, works or services contracted. 2 - The non-permissibility of transferring the contract to others or assigning it to sub-contractors or suppliers without prior written approval of the Foundation. 3 - Specification of penalties in case of a delay or shortfall on the part of the contractor with respect to his obligations in relation to the implementation of the contract. 4 - The contractor 's commitment to continue with the implementation of the contract in the event of a dispute between him and the Foundation until the settlement of such dispute . 5 - Determination of a mechanism agreed to by the parties to settle any disputes between them prior to resorting to litigation or arbitration. 6 - The right of the Foundation to cancel the contract and attach the final guarantee without notice or warning, or any referral to the judiciary or arbitration in any of the following cases: A - Bankruptcy or insolvency of the contractor. B - Non-payment of the final guarantee within the specified period except if the Foundation chooses to grant additional time C - Inability of the contractor or his refraining from implementation. D - Where it is proven that the contractor was guilty of fraud or manipulation in the implementation of the terms and conditions of the contract. E - If it is proven that the contractor was involved by himself or by others, either directly or indirectly, in bribing any of the employees of the Foundation. Based on the recommendation of the General Manager, and after valuation and the approval of the President, the following goods may be sold by auction 1 - Goods that are unusable or obsolete 2 - Goods the damage of which is feared 3 - Goods that are redundant, damaged and irreparable or the repair of which is uneconomical The procedures for sale shall begin with an application from the requesting unit to the General Manager, detailing the goods to be sold, their quantity and the reasons for disposing of them. The application shall be submitted to the general manager for approval. Upon approval the application shallbe handed over to the committee. The committee shall recommend that one of the following two methods of sale be followed: 1 - Open Auction. The advertisement for such auction in particular shall contain a brief statement of the goods to be sold, the time and place of the auction manner of delivery and the conditions of the auction. 2 - Auction by Sealed Envelopes. Such auction shall be advertised in one of the local newspapers, or by any other means deemed appropriate by the Foundation. The rules, provision and procedures established for purchase by way of public tender shall apply to the sale of goods by way of auction, depending on the circumstances. With the approval of the President, upon the recommendation of the general manager, the sale of materials or the leasing of equipment may take place by direct agreement with the contractors of the Foundation if stated in the construction contract and the purpose of such sale or lease is for use in the implementation of the projects of the Foundation and for realization of its own interests. The auction may be cancelled before finalisation if it is no longer required, public interest so requires, or its outcome does not reach the price or principal value. The auction may also be cancelled if only one offer that meets the requirements is received. Cancellation in such cases shall be with the approval of the President or the general manager, as the case may be, based on the recommendation of the committee.

The decision to award the auction or cancel it must contain the reasons upon which it was based. The committee shall recommend that the goods be sold to the one who submitted the highest price. If no offers are received the matter shall be referred to the President to take the appropriate action. The terms of the auction must include the following provisions: 1 - The one to whom the auction is awarded must pay the price of the goods sold to him in full within fifteen days from the day following the award. If he delays in making payment without an acceptable excuse, the committee may, without need for any notice or warning and without lodging of any claim or proof of the occurrence of damages, attach the guarantee and award the auction to the next highest bidder, or cancel the auction and re-offer it. . 2 - The one to whom the auction is awarded must take delivery of the goods sold within fifteen days from the day following the payment of the purchase price and related expenses. If he delays without an acceptable excuse, he must pay demurrage costs at the rate of 1% of the value of the goods that are not received for each day of delay for a maximum of a further fifteen days. After this period procedures for the sale of the goods by auction shall be adopted and the guarantee shall be attached. All expenses arising from the above shall be for his account. If the sale is concluded for a price higher than the price that was awarded by the auction, only the amount paid after deducting expenses and demurrage costs shall be returned. 3 - The quantities offered for sale may be more or less according to the outcome of the actual delivery. 4 - The goods offered are sold as is. Contracts arising from sale and related procedures shall be signed in accordance with the provisions of the financial powers applicable in the Foundation. The competent unit in coordination with the requesting unit shall be responsible for the delivery of goods sold to the buyer after confirmation of payment of the total price at which the auction was awarded and any other expenses in accordance with the terms of the sale. Interim securities of bidders to whom the auction was not awarded shall be returned to them in the same session. The competent unit shall prepare a schedule to classify suppliers and contractors in various categories and disciplines according to their technical and functional expertise, financial standing and prior dealings with them. The information in the schedule shall be updated on a regular basis . The procedures, forms and samples giving effect to this Bylaw shall be published in Arabic and English, with the approval of the general manager, after being prepared by the competent unit. These shall include the conditions and specifications of the various contractual activities, methods and procedures necessary to implement and apply the provisions of this Bylaw. All documents, correspondence, advertisements, specifications, supplements and conditions relating to the contract concluded between the Foundation and the corresponding contracting party shall be regarded as an integral part of this contract unless the parties agree otherwise. The provisions of this Bylaw, decisions issued to give effect thereto and the provisions of related laws shall apply to anything not specifically provided for in those contracts . Any term or clause in the general conditions of the contract, agreed to with the knowledge of the competent unit, may only be added, deleted or amended after referral to and approval of the legal department of the Foundation and authorized by the general manager. Any of the employees of the Foundation who violates the provisions of this Bylaw shall be liable for disciplinary action, without prejudice to the right of the Foundation to institute legal proceedings or take steps to initiate a criminal case against him when necessary. The managers of departments and heads of various administrative units of the Foundation shall assume the responsibility to ensure the application and implementation of the provisions of this Bylaw and its complementary decisions, procedures, and instruments taking into account the interests of the Foundation. Any breach or violation of this Bylaw or related procedures, especially with regard to the proper mandate or the utilization of powers when contracting or purchasing at various levels, shall be submitted to the competent authorities for investigation, review and taking the appropriate action. The matter shall thereafter be referred to the committee for consideration, comment and recommendation to the general manager to take the appropriate actions. Any matter for which there is no clear and defined provision in this Bylaw shall be referred to the committee. The committee shall consider the matter and submit it, together with its opinion and recommendation, to the President to study and take the appropriate decision. The President may refer the matter to the Legal Affairs department of the Foundation to express an opinion. --- يُعمل بلائحة المناقصات والمزايدات للمؤسسة العامة للحى الثقافي، المرفقة بهذا القرار. على جميع الوحدات المختصة، كل فيما يخصه، تنفيذ هذا القرار. ويُعمل به من تاريخ صدوره. وينشر في الجريدة الرسمية. في تطبيق أحكام هذا اللائحة، تكون للكلمات والعبارات التالية، المعاني الموضحة قرين كل منها، ما لم يقتض السياق معنى آخر: المؤسسة : المؤسسة العامة للحي الثقافي. الرئيس : رئيس المؤسسة. نائب الرئيس : نائب رئيس المؤسسة. المدير العام : المدير العام للمؤسسة. اللجنة : لجنة المناقصات والمزايدات بالمؤسسة. الوحدة الطالبة : الإدارة أو أي وحدة إدارية أخرى تتبع المؤسسة. الوحدة المختصة : الوحدة المسؤولة عن تحديد ومراقبة ومتابعة الإشراف على تنفيذ المشتريات أو الأعمال أو الخدمات المطلوب القيام بها، بموجب عقد أو أمر شراء، حسب الأحوال، وتحتفظ لديها بسجلات أداء المقاولين أو الموردين. الحالات الطارئة : الأمور غير المتوقعة، ولا يمكن تلافيها، التي تؤدى إلى إعاقة المؤسسة عن تحقيق أهدافها، وعلى الأخص كل ما يهدد الأمن أو السلامة أو له خطورة على المؤسسة أو يؤدي إلى حدوث ضرر جسيم للممتلكات والموجودات أو إخلال جدي يؤدي إلى حدوث خسائر في المشروع أو العائد، وما في حكمها. المنتجات الوطنية : كل منتج تم إنتاجه في دولة قطر، واعتبر منتجاً وطنياً أو محلياً بموجب التشريعات القطرية. المنتجات ذات المنشأ الوطني : كل منتج لا تقل نسبة القيمة المضافة الناشئة عن إنتاجه في إحدى الدول الأعضاء في مجلس التعاون لدول الخليج العربية عن (40%) من قيمته النهائية عند إتمام الإنتاج، ولا تقل نسبة مواطني دول المجلس في المنشأة المنتجة له عن (51%) وفق شهادة المنشأ. الأصناف : جميع المواد والمهمات والسلع والبضائع والآلات والمعدات والأجهزة وما في حكمها، المراد شراؤها أو بيعها. مقاولات الأعمال : أعمال التشييد والبناء والمقاولات الهندسية الأخرى، والمشاريع والتركيبات والتصنيع والتشغيل والصيانة والإصلاحات، وما في حكمها. الخدمات : الأعمال الاستشارية، والفنية، والتدريبية، والنقل، وإيجار المعدات والأجهزة والآلات، والنظافة، والتأمين، والحراسة، وما في حكمها. المناقصة العامة : الإجراءات المعلن عنها وفقاً لأحكام هذه اللائحة بقصد اختيار المناقص الذي يتقدم بأفضل عطاء، وتكون إما داخلية يعلن عنها داخل الدولة أو خارجية يعلن عنها داخل الدولة أو خارجها. المناقصة المحدودة : المناقصة التي يقتصر الاشتراك فيها على عدد محدود من المقاولين أو الاستشاريين أو الفنيين أو غيرهم، المعينين بذواتهم، والمقيدة أسماؤهم في سجلات تعدها الوحدة المختصة، بعد التحري عنها والتحقق من حسن سمعتها وكفايتها في النواحي المالية والفنية واعتمادها من اللجنة. الممارسة : الإجراءات المقررة وفقاً لأحكام هذه اللائحة، بقصد اختيار أفضل عطاء من بين موردين أو مقاولين أو مقدمي خدمات لا يقل عددهم عن ثلاثة، ممن تتوافر لديهم الأصناف المطلوب شراؤها، أو إمكانية تنفيذ الأعمال أو أداء الخدمات المطلوب القيام بها. الاتفاق المباشر : التعاقد مباشرةً على توريد الأصناف أو بيعها أو تنفيذ مقاولات الأعمال أو تلقي الخدمات. مصلحة المؤسسة : كل ما يعود بالنفع مادياً أو معنوياً ويساهم في تطوير أداء المؤسسة وتحقيق أهدافها. تُبرم عقود المقاولات وأداء الأعمال والخدمات وشراء الأصناف وبيعها عن طريق المناقصات والمزايدات وسائر طرق التعاقد، وفقاً للإجراءات والقواعد والأحكام المنصوص عليها في هذه اللائحة. تهدف المؤسسة من إجراء التعاقد إلى الحصول على التوريدات ومقاولات الأعمال والخدمات بأفضل الشروط التي تتفق واحتياجاتها الفعلية. لا يجوز تجزئة الأصناف أو مقاولات الأعمال أو تلقي الخدمات إلى عدة صفقات بقصد شرائها أو تنفيذها بطريقة ذات نصاب مالي أقل مما هو مقرر لها فيما لو تم الشراء أو التنفيذ بصفقة واحدة. تعطى المنتجات الوطنية أفضلية في الأسعار على مثيلاتها من المنتجات الأجنبية بنسبة (10%) من إجمالي السعر، وعلى مثيلاتها من المنتجات ذات المنشأ الوطني بنسبة (5%) من إجمالي السعر. وفي حالة عدم توافر المنتج الوطني تعطي المنتجات ذات المنشأ الوطني أفضلية (10%) على مثيلاتها من المنتجات الأجنبية. وفي حالة عدم كفاية كمية المنتجات الوطنية لتلبية احتياجات المؤسسة كاملة من منتج معين، تقوم المؤسسة بتلبية باقي احتياجاتها من المنتجات ذات المنشأ الوطني ثم بعد ذلك من المنتجات الأجنبية، مع مراعاة النسب المشار إليها سابقاً. تحسب الأسعار لأغراض الأفضلية المنصوص عليها المادة السابقة على أساس أسعار تسليم مستودعات ومخازن المؤسسة. وفي الحالات التي تعفى فيها المنتجات الأجنبية من الرسوم الجمركية أو غيرها من الإعفاءات تضاف قيمتها عند احتساب الأسعار لغرض المقارنة. يكون التعاقد على مقاولات الأعمال أو تلقي الخدمات والدراسات الاستشارية والأعمال الفنية أو شراء الأصناف عن طريق مناقصة عامة. ومع ذلك يجوز استثناءً، ووفقاً لما هو وارد في هذه اللائحة، التعاقد بإحدى الطرق التالية: 1- المناقصة المحدودة. 2- الممارسة. 3- التعاقد المباشر. وفي جميع الأحوال يتم التعاقد في الحدود المقررة ووفقاً للشروط والقواعد والإجراءات المنصوص عليها في هذه اللائحة. تخضع المناقصة العامة لمبادئ العلانية وتكافؤ الفرص والمساواة وحرية المنافسة، سواءً أكانت داخلية يُعلن عنها في الداخل أم خارجية يعلن عنها في الداخل والخارج. ويكون الإعلان عنها في الصحف اليومية، ويجوز أن يضاف إليها غير ذلك من وسائل الإعلان، وفقاً لأحكام هذه اللائحة. لا يجوز اتخاذ إجراءات الطرح إلا بناءً على النموذج الذي تعده الوحدة المختصة لهذا الغرض، مبيناً فيه المواصفات التفصيلية والبيانات الوافية عن كل صنف أو مقاولة أو خدمة. ويراعى أن تكون المواصفات عامة، دون تحديد نوع أو علامة تجارية معينة بالذات أو الإيحاء بذلك. يجب تحديد القيمة التقديرية للمناقصة وتوفر الاعتمادات المالية الكافية لها. ويجوز إبرام عقود التوريدات والخدمات الدورية لمدة تتجاوز السنة المالية، بشرط ألا تزيد نسبة الزيادة السنوية عن 20% من العقد الأصلي عما هو مقرر فى السنة المالية التى يتم التعاقد فيها. يكون تقديم طلبات طرح المناقصات في حدود الاحتياجات الفعلية الضرورية لسير العمل على أساس خطط أعمال معتمدة ودراسات واقعية وموضوعية تعدها الوحدة الطالبة مع مراعاة مستويات التخزين ومعدلات الاستهلاك وتقديرات الصرف. ولا يجوز طلب طرح مناقصات للأصناف التى توجد بالمخازن أنواع مماثلة لها أو بديلة عنها تفي بالغرض. يكون الطرح على أساس مواصفات فنية عامة ومفصلة يتم وضعها بمعرفة الوحدة الطالبة، بالتنسيق مع الوحدة المختصة، وتراعى فيها المواصفات القياسية وغيرها من المواصفات التي تصدر أو تعتمدها الجهات الفنية المتخصصة. تتولى الوحدة المختصة وضع القيمة التقديرية للمناقصة بحيث تكون وفقاً لأسعار السوق عند الطرح، مع الأخذ في الاعتبار جميع العناصر المؤثرة في ظروف وطبيعة وتنفيذ التعاقد، على أن توضع في مظروف مغلق يسلم لأمين سر اللجنة ولا يجوز الكشف عنها إلا بعد فتح العروض المالية. في الحالات التي يتطلب فيها موضوع المناقصة توفير أعمال الصيانة وقطع الغيار فيجب تضمين شروط الطرح المدة اللازمة لتوفير هذه الأعمال وتحديد نوع الصيانة المطلوبة، عادية أو شاملة قطع الغيار، ومدة توفير قطع الغيار وأسعارها. يجوز أن تُعلن القرارات الخاصة بالمناقصة عن طريق النشر الإلكتروني، وفي لوحة إعلانات تخصص لهذا الغرض لمدة أسبوع واحد لكل قرار في مكان ظاهر للكافة. تتولى الوحدة المختصة بالمؤسسة مراجعة مستندات المناقصة وتدقيقها قبل طرحها وقبل توقيع العقد، بالتنسيق مع الوحدة الطالبة. لا يجوز بعد الإعلان عن المناقصة والتقدم بالعطاءات تحويل المناقصة إلى ممارسة أو اتفاق مباشر. 1- يقتصر طرح المناقصات التي لا تتجاوز قيمتها (100.000.000) ريال قطري على الشركات القطرية. 2- يكون طرح المناقصات التي تتجاوز قيمتها (100.000.000) ريال قطري ولا تزيد عن (200.000.000) ريال قطري، على الشركات القطرية شريطة أن تقدم الشركة سابقة أعمال حديثة لم يمض على صدورها خمسة أعوام لمشروع واحد على الأقل في حدود النصاب المالي المشار إليه، وفي حالة المشاركة التضامنية بين الشركات القطرية والشركات الأجنبية، فيشترط ألا تقل المساهمة القطرية في الشركة عن (51%) من رأس المال. 2- يكون طرح المناقصات التي تتجاوز قيمتها (200.000.000) ريال قطري على الشركات القطرية أو الشركات الأجنبية شريطة أن تقدم الشركة سابقة أعمال حديثة لم يمض على صدورها خمسة أعوام لمشروع واحد على الأقل في حدود النصاب المالي المشار إليه، فإذا أسندت المناقصة إلى شركة أجنبية فيجوز للمؤسسة أن تشترط في العقد قيام الشركة الأجنبية بإسناد على الأقل (30%) من حجم أعمال المشروع إلى شركة أو أكثر من الشركات القطرية، متى توفرت فيها الشروط الفنية اللازمة لتنفيذ الأعمال أو توريد الأصناف. وفي جميع الأحوال، يجوز الاستثناء من أحكام هذه المادة إذا كان المشروع محل المناقصة من الأعمال التخصصية ولا تتوفر شركات قطرية للقيام به. يكون التعاقد بطريقة المناقصة المحدودة في الحالات التي تتطلب طبيعتها قصر الاشتراك فيها على عدد محدود من الموردين أو المقاولين أو الاستشاريين أو الفنيين، المعينين بذواتهم، والمقيدة أسماؤهم في سجلات تعدها الوحدة المختصة، على أن تتوفر في شأنهم شروط الكفاية الفنية والمالية وحسن السمعة. وللجنة الحق في تقرير طرح المناقصة بهذا الطريق من عدمه، وعلى الوحدة الطالبة تحديد أسباب الدعوة للتعاقد من خلال المناقصة المحدودة. تتولى اللجنة الدعوة للاشتراك في المناقصة المحدودة وفقاً للوسيلة التي تراها اللجنة مناسبة، على أن تتضمن هذه الدعوة البيانات الواجب تضمينها في الإعلان عن المناقصة العامة. وفيما عدا ذلك تخضع المناقصة المحدودة، سواء كانت داخلية أم خارجية، لجميع القواعد والأحكام والإجراءات والشروط المنصوص عليها في هذه اللائحة بالنسبة للمناقصة العامة. يكون التعاقد بطريق الممارسة في حالات الضرورة والاستعجال التي لا تحتمل إجراء المناقصة، بين عدد لا يقل عن ثلاثة من الموردين أو المقاولين أو مكاتب وشركات أداء الخدمات المقيدين في سجل الموردين أو المقاولين، ممن تتوافر لديهم المواصفات والأصناف أو القدرة على تنفيذ الأعمال أو الخدمات المطلوبة. يكون التعاقد بطريق الممارسة، وفقاً للضوابط المشار إليها في المادة السابقة بمعرفة الوحدة المختصة، وبالتنسيق مع الوحدة الطالبة، وذلك فيما لا تزيد قيمته على (200.000) ريال قطري. للجنة، التعاقد بطريق الممارسة، أياً كانت قيمتها، في أي من الحالتين التاليتين: 1- الأصناف أو الأعمال التي لم تقدم عنها عطاءات في المناقصات المعلن عنها، أو قدمت عنها عطاءات بأسعار غير مقبولة، وكانت هناك حاجة عاجلة إليها لا تسمح بإعادة طرحها في مناقصة أخرى. 2- الأصناف أو الأعمال المطلوبة بصفة عاجلة أو طارئة أو لظروف غير متوقعة لا تحتمل إتباع إجراءات المناقصة. في حالة تساوي الأسعار والجودة في العروض المقدمة، يجري التفاوض بين الوحدة المختصة أو اللجنة، حسب الأحوال، وكل الممارسين بعد تحديد موعد مناسب، لاختيار أفضل العطاءات، ويتعين على الممارس عندئذ تقديم إقرار يتضمن الاسم والعنوان والسعر النهائي وأي شروط أخرى. وفيما عدا ذلك، تخضع الممارسة لجميع القواعد والأحكام والإجراءات والشروط المنصوص عليها في هذه اللائحة بالنسبة للمناقصة العامة. يكون التعاقد بطريق الاتفاق المباشر مع مورد أو مقاول أو مقدم خدمة، لشراء أصناف أو تنفيذ أعمال أو مقاولات أو أداء خدمات محددة، نظراً لطبيعتها أو خصوصيتها أو وظروف التعاقد. يكون التعاقد بطريق الاتفاق المباشر، وفقاً للضوابط المنصوص عليها في المادة السابقة، بمعرفة الوحدة المختصة، وبالتنسيق مع الوحدة الطالبة، وذلك فيما لا تجاوز قيمته (200.000) مائتي ألف ريال. يجوز للوحدة المختصة التعاقد بطريق الاتفاق المباشر، بناءً على موافقة المدير العام، وبما لا تتجاوز قيمته (-/500.000) ريال قطري، وفي حدود الاعتمادات المالية المقررة في الموازنة، في الحالات التالية: أ- أن تكون الأصناف مكملة لقطع غيار أو لأصناف سبق شراؤها وتم التعاقد على شرائها مع نفس المورد في فترة لا تتجاوز سنة من انتهاء عقد التوريد. ب- الإعلان والنشر والاشتراك في الصحف والمجلات والدوريات، وغيرها من وسائل الإعلان، وشراء الكتب والمراجع العلمية والثقافية اللازمة للمؤسسة. ت- الأعمال المطلوب القيام بها والأصناف المطلوب شراؤها، على سبيل التجربة. ث- الأصناف التي يقتضي الأمر اختبارها وشراؤها من أماكن إنتاجها بسبب طبيعتها المتميزة أو الاحتكارية التى لا يوجد بديل لها. يكون التعاقد بطريق الاتفاق المباشر، وذلك أياً كانت قيمة التعاقد، بناءً على اقتراح المدير العام وموافقة الرئيس، في الحالات العاجلة التي تتسم بطابع الضرورة الملحة، ولا يمكن التعامل معها بطريق المناقصة أو الممارسة. ويتعين على الوحدة المختصة في هذه الحالة، وخلال أسبوع من تاريخ الإسناد، رفع تقرير إلى اللجنة، مشتملاً على جميع التفاصيل والمبررات ومصحوباً بنسخ من جميع الوثائق، ومؤيداً من قبل المدير العام، لدراسته ومراجعته، ورفعه بالتوصية المناسبة للاعتماد من الرئيس. يجوز للمؤسسة التعاقد بطريق الاتفاق المباشر فيما يجاوز الحدود والشروط المنصوص عليها في المواد السابقة، وذلك في الحالتين التاليتين: 1) إذا كانت الأعمال أو المشتريات أو المقاولات أو الخدمات متوفرة لدى مصدر واحد فقط لأسباب ترجع إلى الإحتكار أو التقنية أو الترخيص. 2) إذا كان موضوع التعاقد يتعلق بعمل ثقافي أو فني أو فكري، أو غير ذلك من الأنشطة الإبداعية، كالغناء والموسيقى وأعمال التأليف والفن التشكيلي والفنون البصرية والضوئية. ويتعين في هاتين الحالتين، رفع تقرير مشترك ومسبب، من الوحدة المختصة والوحدة الطالبة وإدارة الشؤون القانونية إلى اللجنة، مشفوعاً بنسخة من جميع الوثائق والمستندات ذات الصلة، ومؤيداً من المدير العام. وتتولى اللجنة دراسة وفحص الموضوع، ورفع توصيتها في هذا الشأن للرئيس للإعتماد. لا يجوز، في جميع الأحوال، تقسيم الصفقة الواحدة إلى صفقات بحيث تكون قيمة كل منها في حدود القيمة المشار إليها في المواد السابقة، وذلك لتجاوز حدود الصلاحيات المقررة لأي جهة. ويقوم قرينة على التجزئة أو التقسيم أن تعمد الوحدة الطالبة خلال مدة تقل عن ثلاثة أشهر من تاريخ تقديم الطلب الأول إلى طلب مشتريات أو خدمات أو إجراء مقاولات من ذات الأصناف أو المقاولات أو الخدمات السابق طلبها، أو ما يعتبر مكملاً أو مشابهاً لها. يتم التعاقد بناءً على قرار مسبب من اللجنة، وذلك بتحرير طلب الشراء أو أمر التكليف، ويحدد فيه كافة المعلومات اللازمة للتوريد أو تنفيذ الأعمال. تنشأ بالمؤسسة لجنة للمناقصات والمزايدات، يصدر بتشكيلها قرار من الرئيس بناءً على اقتراح المدير العام، من خمسة أعضاء، ويحدد القرار الصادر بالتشكيل رئيس اللجنة ونائبه، وتكون مدة عضوية اللجنة ثلاث سنوات قابلة للتجديد لمدة أو لمدد أخرى مماثلة. ويكون للجنة أمين سر يعاونه عدد من العاملين بالمؤسسة. تتولى اللجنة تلقي وفض ودراسة العطاءات وإبداء التوصية بشأن إرسائها على أفضل عطاء، وفقاً للشروط والقواعد والأحكام المنصوص عليها فى هذه اللائحة. مع عدم الإخلال بأحكام المادتين السابقتين، تتولى اللجنة دراسة طلبات الأوامر التغييرية وتمديد عقود مقاولات الأعمال والخدمات والتوريدات وتعديلاتها والبت فيها ودراسة التوصيات الخاصة بتسويات العقود التي تعرض عليها واتخاذ التوصية المناسبة بشأنها. لا يجوز أن يكون لرئيس اللجنة أو نائبه أو أي عضو من أعضائها مصلحة مباشرة أو غير مباشرة في المناقصات أو المزايدات المعروضة على اللجنة، كما لا يجوز لأي منهم أن يكون شريكاً لأحد المناقصين أو المزايدين أو وكيلاً عنه أو عضواً في مجلس إدارته أو موظفاً لديه، سواء كان مقدم العطاء شخصاً طبيعياً أم معنوياً. تُصرف لرئيس وأعضاء وأمين سر اللجنة، مكافأة شهرية، وفقاً للقرار الصادر بتشكيل اللجنة. تعقد اللجنة اجتماعاتها في مقر المؤسسة، بناءً على دعوة من رئيسها، يحدد فيها مكان ووقت انعقادها. ويشترط لصحة انعقاد اجتماعات اللجنة حضور أغلبية أعضائها، على أن يكون من بينهم الرئيس أو نائبه. وتصدر اللجنة توصياتها بأغلبية أصوات الأعضاء الحاضرين، وفي حالة تساوي الأصوات يرجح الجانب الذي منه رئيس اللجنة. للجنة أن تدعو لحضور اجتماعاتها من ترى الاستعانة بهم من العاملين بالمؤسسة من ذوي الخبرة في الموضوع المعروض عليها، إذا كانت المواصفات الفنية لموضوع المناقصة أو المزايدة تقتضي ذلك، دون أن يكون لهم حق التصويت. يُحرر لكل اجتماع من اجتماعات اللجنة محضر، تدون فيه أعمال اللجنة وتوصياتها وتحفظات الأعضاء إن وجدت، ويوقع عليه من رئيس اللجنة والأعضاء الحاضرين. وتحفظ محاضر أعمال اللجنة حسب تسلسل أرقامها وتواريخ الجلسات الخاصة بها، ولا يجوز إتلافها إلا بعد مضي المدة المحددة لذلك، ويشترط أن تكون السنوات المالية الخاصة بها قد تم تدقيقها وتم اعتماد الحسابات الختامية للمؤسسة. تكون جميع المراسلات والمكاتبات والمنشورات والتعليمات الخاصة باللجنة موقعة من رئيسها أو نائبه. يجوز للجنة تشكيل لجنة فرعية من بين أعضائها لفتح مظاريف العطاءات، وفقاً للإجراءات المنصوص عليها فى هذه اللائحة. تقوم الوحدة الطالبة بإعداد طلبات الشراء للأصناف أو مقاولات الأعمال أو الخدمات قبل طرحها بوقت كاف، ويشمل ذلك استيفاء جميع عناصر هذه الطلبات كالمواصفات الفنية التفصيلية والشروط العامة والخاصة وتعليمات المناقصين والرسومات والخرائط والتصاميم وقوائم الكميات وكافة الوثائق اللازمة. تعلن المؤسسة عن المناقصة العامة بالنشر مرتين على الأقل في صحيفة أو أكثر من الصحف المحلية أو العالمية اليومية، حسب الأحوال، أو بالإضافة إلى أي وسيلة أخرى تراها المؤسسة. ويُراعى في ذلك توفر الاعتمادات المالية الكافية، وأن تكون الأعمال المطلوبة ضمن خطة الأعمال السنوية، وموافقة الوحدة المختصة على الطرح. يجب أن يتضمن الإعلان عن المناقصة أو الدعوة إليها ما يلي: 1- رقم المناقصة وموضوعها ومكان تسليم العطاءات. 2- الجهة التي تطلب منها وثائق المناقصة. 3- بياناً موجزاً بالأصناف والمقاولات والخدمات المطلوبة ومواصفاتها. 4- المقابل النقدي الذي يجب أن يدفعه المناقص مقابل حصوله على وثائق المناقصة. 5- تاريخ آخر موعد لتقديم العطاءات، ويُراعى أن تكون المدة المحددة للمناقصين كافية لتمكينهم من تقديم عطاءاتهم مستوفاة لجميع الشروط المطلوبة. 6- يجب أن لا تقل مدة سريان العطاء عن تسعين يوماً تبدأ من تاريخ فتح العطاء، ويبقى العطاء نافذ المفعول وغير جائز الرجوع فيه خلال تلك المدة. 7- قيمة التأمين المؤقت الواجب تقديمه مع كل عطاء، ومدة سريانه والتي يجب ألا تقل عن (120) يوماً من تاريخ إقفال المناقصة، على أن يكون صادراً من بنك يعمل في الدولة. 8- قيمة التأمين النهائي الواجب تقديمه ممن ترسو عليه المناقصة وفترة سريانه، على أن يكون صادراً من بنك يعمل في الدولة. 9- حق المؤسسة في تجزئة إرساء المناقصة. 10- حق المؤسسة أثناء مدة العقد في زيادة أو خفض مقادير الأصناف أو مقاولات الأعمال أو الخدمات أو قيمتها، بنسبة قدرها (20%) من قيمة العقد، وفقاً لشروط هذا العقد، وما زاد على ذلك يكون بموافقة المتعاقد واللجنة. 11- حق المؤسسة في التنفيذ على حساب المتعاقد المقصر، وتوقيع غرامات التأخير، وغيرها من الجزاءات عند إخلال المتعاقد بالتزاماته الناشئة عن العقد. 12- أية شروط أو مواصفات أو معلومات أخرى ترى الوحدة المختصة أو اللجنة إضافتها. يجب أن تكون وثائق المناقصة وما تشتمل عليه من شروط وقوائم الأصناف أو مقاولات الأعمال أو الخدمات المطلوبة ورسوماتها وتصاميمها معدة قبل نشر الإعلان عنها، ليتم تسليمها لمن يطلبها فور سداد المقابل النقدي المقرر لها. يخصص في مقر المؤسسة صندوق أو أكثر لتلقي العطاءات، ويكون لكل صندوق قفلان بمفتاحين لا يفتحان إلا بهما، يحتفظ رئيس اللجنة أو نائبه بأحدهما، ويحتفظ أمين السر بالآخر. ويجب أن يكون حجم الصندوق كافياً ومناسباً لاستيعاب جميع مظاريف العطاءات في كل مناقصة، وأن تكون فتحته واسعة بحيث يمكن إيداع المظاريف من خلالها، وأن يكون مصنوعاً على نحو لا يمكن معه إخراج المظاريف من الفتحة بعد إدخالها في الصندوق. وفي حالة استلام عطاءات في مظاريف يتعذر إدخالها في صندوق العطاءات تحفظ هذه المظاريف في خزانة أو حجرة خاصة، لها مفتاحان يحتفظ بأحدهما رئيس اللجنة أو نائبه، ويحتفظ أمين السر بالآخر. ويوقع على المظاريف أمين السر قبل إيداعها. تقدم العطاءات خلال المدة المحددة في الإعلان موقعة من أصحابها، داخل مظاريف أو طرود مغلقة ومختومة بالشمع الأحمر على نموذج العطاء المختوم من المؤسسة، ومكتوباً عليها رقم المناقصة واسمها وموضوعها وتاريخ الإغلاق، وتعنون باسم رئيس اللجنة. ويجوز إرسال العطاءات بالبريد المسجل أو بأي وسيلة أخرى، بشرط وصولها قبل انقضاء الموعد المحدد لتقديم العطاءات، وتودع فور وصولها في الصندوق أو المكان المخصص لذلك بعد توقيع أمين السر على كل مظروف، ويسجل تاريخ الاستلام في سجل يعد لذلك. يقفل الصندوق أو المكان المخصص لإيداع العطاءات في الموعد المحدد للإقفال كآخر موعد لتقديم العطاءات. ويستبعد كل عطاء يرد بعد ذلك، ما لم تقدر اللجنة قبوله بقرار مسبب مع بيان مصلحة المؤسسة في ذلك. تقدم العطاءات في مظروفين مغلقين أحدهما للعرض الفني والآخر للعرض المالي، ما لم ترى اللجنة خلاف ذلك، ويحتفظ بالمظروف المالي في المكان المخصص لذلك لحين الانتهاء من التقييم الفني، ويقتصر فتح مظاريف العروض المالية على العروض المقبولة فنياً، ما لم تر اللجنة بأغلبية الأعضاء الحاضرين فض كافة المظاريف المقدمة للمناقصة. يجوز تقديم العطاءات بنظام المظروف الواحد فى الحالات التى تقدرها اللجنة. يجب على مقدمي العطاءات الالتزام بالشروط المبينة في وثائق المناقصة وكتابة العطاءات على نموذج العطاء، وفقاً لما ورد في هذه الشروط والوثائق. ولا يجوز لمقدمي العطاءات إجراء أي تعديل في وثائق المناقصة مهما كان نوعه، ويستبعد كل عطاء يخالف ذلك، وإذا رغب المناقص في وضع تحفظات أو تعديلات أو شروط خاصة، فعليه أن يذكر ذلك في كتاب منفصل يرفق بالعطاء وأن يشار إلى هذا الكتاب في العطاء. مع مراعاة الشروط والقواعد والأحكام المنصوص عليها فى هذه اللائحة، يجوز تقديم العطاءات الكترونياً، ووفقاً للضوابط التي تضعها اللجنة فى هذا الشأن ومراعاة أحكام القانون المنظم للمعاملات والتجارة الالكترونية. تقدم أسعار العطاءات بالعملة المحلية ما لم تنص وثائق المناقصة على غير ذلك، ويجوز قبول العطاءات المسعرة بعملة أخرى، على أن تتم معادلتها بالعملة المحلية وفقاً للأسعار المعلنة من مصرف قطر المركزي وقت فض المظاريف. ويعتد بالسعر الإجمالي المبين في نموذج العطاء، ولا يلتفت إلى الأرقام الأخرى أو أي أخطاء تقع من المناقص أثناء حساب السعر الإجمالي لعطائه، ولا يسمح له بإجراء أي تعديل في هذا السعر بعد تقديم عطائه. وإذا تبين بعد فحص العطاء والتدقيق الحسابي لمفردات السعر عدم تطابق السعر الإجمالي الوارد بنموذج العطاء مع السعر الإجمالي الصحيح، اعتد في هذه الحالة بالسعر الإجمالي الأقل. فإذا تجاوز الخطأ الحسابي (5%) من قيمة السعر الإجمالي الوارد بنموذج العطاء استبعد العطاء إلا إذا رأت اللجنة بإجماع آراء الأعضاء الحاضرين قبوله لأسباب تتعلق بالمصلحة العامة، وإذا اختلف السعر الإجمالي المكتوب بالحروف عن السعر الإجمالي المكتوب بالأرقام اعتد بالسعر الإجمالي المكتوب بالحروف. إذا نصت شروط المناقصة على تقديم عينات للأصناف المطلوبة، فلا يقبل العطاء ما لم يكن مصحوباً بالعينات أو بما يفيد استلامها من الجهة التي حددتها وثائق المناقصة، ويجوز للجنة منح مهلة لتقديم العينات. يجب أن يودع المناقص مع كل عطاء تأميناً مؤقتاً، على أن يكون صادراً من بنك يعمل في الدولة، ويحدد مقدار التأمين المؤقت في شروط المناقصة المعلن عنها بنسبة لا تزيد على (5%) من القيمة التقديرية للمناقصة، ويكون التأمين مكفولاً بشيك بنكي مقبول الدفع، أو بموجب خطاب ضمان بنكي مقبول وغير مقترن بقيد أو معلق على شرط. كما لا يجوز لمقدم العطاء الرجوع فيه أو سحبه أثناء مدة سريانه ويجب أن يكون خطاب الضمان صالحاً للأداء بأكمله وقابلاً لتجديد مدته بناءً على طلب اللجنة دون الالتفات إلى معارضة المناقص، كما يجب ألا تقل مدته عن (120) يوماً بعد انقضاء المدة المحددة لإقفال باب المناقصة. ويحق للجنة استبعاد العطاء غير المصحوب بالتأمين المؤقت. تحدد شروط المناقصة المعلن عنها قيمة التأمين النهائي بنسبة لا تقل عن (10%) من قيمة العقد، وتسدد قيمة التأمين النهائي بشيك بنكي مقبول الدفع أو بخطاب ضمان بنكي مقبول من بنك يعمل في الدولة، وغير مقترن بقيد أو معلق على شرط، ويجب أن يكون خطاب الضمان صالحاً للأداء بأكمله، وغير قابل للإلغاء أو الرجوع فيه وقابل لتمديد مدته من قبل المؤسسة دون اعتراض من مقدم العطاء، كما يجب ألا تقل مدة سريانه عن تسعين يوماً تبدأ بعد وفاء المتعاقد مع المؤسسة بجميع التزاماته الواردة في العقد. ترد التأمينات المؤقتة لأصحاب العطاءات غير المقبولة دون طلب منهم فور انتهاء المدة المحددة لسريان عطاءاتهم، أو قبل ذلك إذ تم تحصيل التأمين النهائي من صاحب العطاء المقبول. ويرد التأمين النهائي فور إتمام تنفيذ العقد وكافة الالتزامات التعاقدية بغير طلب من المتعاقد. يجوز بناءً على اقتراح المدير العام وموافقة الرئيس في الحالات العاجلة التي تتسم بطابع الضرورة الملحة، إعفاء بعض المؤسسات أو الشركات من تقديم التأمين المؤقت أو النهائي، ويتعين على الوحدة الطالبة تقديم تقرير إلى المدير العام أو اللجنة بحسب الأحوال، مشتملاً جميع التفاصيل والمبررات المؤيدة لذلك. تقوم اللجنة بفتح صندوق العطاءات في اليوم والساعة المحددين لذلك، وتحرر محضراً يتضمن حالته ومدى سلامته ويفض رئيس اللجنة المظاريف بالتتابع ويرقم كل منها برقم مسلسل على هيئة كسر اعتيادي بسطه رقم العطاء ومقامه عدد العطاءات الواردة، ثم ترصد الأسعار في كشوف تفريغ خاصة بذلك. يوقع رئيس اللجنة والأعضاء على أوراق العطاءات وما قد يرد من عينات، ويجب على اللجنة إنهاء جميع الأعمال والإجراءات المتعلقة بفض المظاريف وترقيمها ومراجعتها في الجلسة ذاتها. تحال العطاءات بعد فض المظاريف بالنموذج المعد لهذا الغرض مع العينات المقدمة، إن وجدت، بالتتابع فني ثم مالي، إلى الوحدة الطالبة بالمؤسسة أو الوحدة التابعة لها، لدراستها وتقييمها وتقديم تقرير عنها إلى اللجنة، خلال مدة لا تتجاوز نصف مدة سريان العطاء، ويجوز للجنة بناءً على طلب الوحدة الطالبة في حالة كثرة العطاءات المقدمة للمناقصة، أن تقوم بفض المظاريف المالية وإحالة أقل خمسة عروض منها إلى الوحدة الطالبة التي ستقوم بدورها بدراسة تلك العروض أولاً من الناحية الفنية ثم المالية، ورفع تقرير بذلك إلى اللجنة، ويتم ذلك تباعاً في حالة عدم قبول تلك العروض من الناحية الفنية إلى حين البت في المناقصة. يجوز للجنة المناقصات والمزايدات بالمؤسسة تشكيل لجنة فنية خاصة، لدراسة وتقييم العطاءات، كما يجوز لها أن تستعين بمن تراه من الخبراء أو الفنيين أو الاستشاريين من العاملين بالمؤسسة أو من خارجها، وذلك بعد موافقة المدير العام، ولا تكون توصيات الخبراء الفنيين والاستشاريين ملزمة للجنة. ويصدر قرار اللجنة المخالف لهذه التوصيات بأغلبية أعضاء اللجنة، فإذا لم تتوفر هذه الأغلبية اعتد بتوصيات الخبراء والفنيين والاستشاريين. ويجوز للجنة تقديم توصياتها فوراً في الحالات التي لا تحتاج إلى دراسة فنية. لا يجوز بعد فض المظاريف وقبل البت في المناقصة الاتصال بمقدمي العطاءات، إلا أنه يجوز للجهة الطالبة بعد موافقة اللجنة استيفاء البيانات الضرورية اللازمة لاستكمال الدراسة الفنية الخاصة بالمناقصة بعد فض العطاءات، بشرط عدم المساس بالشروط والمواصفات والأسعار الواردة في العطاءات. وفي جميع الأحوال لا يجوز للجنة التفاوض مع المناقصين لتعديل عطاءاتهم إلا في الحالات التالية: 1- إذا كانت جميع العطاءات مصحوبة بتحفظات مخالفة لشروط المناقصة. 2- إذا انتهت مدة سريان العطاءات لظروف استثنائية وكان الغرض من التفاوض مد هذه المدة. 3- إذا كانت أسعار جميع العطاءات تزيد كثيراً على أسعار السوق أو القيمة التقديرية للمناقصة. 4- أي حالات أخرى ترى اللجنة فيها ضرورة التفاوض مع مقدمي العطاءات بعد فتحها. ويكون التفاوض في الحالات السابقة بحضور ثلاثة أعضاء على الأقل من اللجنة، على أن يكون من بينهم الرئيس أو نائبه، وتعرض نتيجة التفاوض على اللجنة. تجتمع اللجنة بعد فحص العطاءات فنياً، وقبل انتهاء الموعد المحدد لسريانها بوقت كاف، لإبداء توصياتها بشأنها. توصي اللجنة، بعد التأكد من الاعتمادات المالية اللازمة بإرساء المناقصة على المناقص الذي قدم أقل سعر إذا كان عطاءه مستوفياً لجميع الشروط والمواصفات الفنية، ومع ذلك يجوز للجنة وبشرط إثبات مبرراتها في محضر الجلسة، التوصية بإرساء المناقصة على المناقص الأعلى سعراً بالتسلسل التصاعدي، وعلى الأخص في الحالات التالية: 1- إذا كانت أسعار أقل المناقصين منخفضة بصورة غير مقبولة. 2- إذا كانت مستويات الجودة المقدمة من المناقصين متباينة وكان الفرق بين السعر الأقل والسعر الأعلى ضئيلاً بالقياس إلى فارق الجودة. 3- إذا كانت مدة التسليم في أقل العطاءات أطول من المدة المحددة لوصول الأصناف المطلوبة بفترة تبرر قبول السعر الأعلى. 4- إذا اعتمدت اللجنة في اتخاذ قرارها على رأي الخبراء أو الفنيين الاستشاريين المشار إليهم في المادة ( 32 ) من هذه اللائحة. إذا تساوت الأسعار بين عطاءين أو أكثر في مناقصات توريد الأصناف، جاز تجزئة المقادير المعلن عنها بين المناقصين إذا كان ذلك في صالح المؤسسة، وبشرط عدم الإخلال بالمواصفات والمواعيد المحددة للتوريد وأماكن التسليم. تسترشد اللجنة بآخر الأسعار التي تم التعامل بها محلياً أو خارجياً وبأسعار السوق وبالقيمة التقديرية للمناقصة، فإذا كانت توصياتها بإلغاء المناقصة لارتفاع الأسعار، وجب عليها أن تثبت في محضرها تفاصيل ما اتخذته من إجراءات جدية في هذا الشأن. يجوز للرئيس أو المدير العام، حسب الأحوال، بقرار مسبب، بناءً على اقتراح اللجنة، إلغاء المناقصة بعد الإعلان عنها وقبل البت فيها، وذلك إذا استغني عنها نهائياً أو اقتضت المصلحة العامة ذلك. كما يجوز للجنة التوصية بإلغاء المناقصة، وإعادة طرحها من جديد في إحدى الحالات التالية: 1- إذا قدم عطاء وحيد عن بعض أو كل الأصناف أو الأعمال، أو إذا لم يقدم أي عطاء في المناقصة. 2- ويعتبر العطاء وحيداً إذا كانت العطاءات الواردة معه غير مستوفية للشروط فإذا كانت الظروف لا تسمح بإعادة المناقصة، جاز للجنة التوصية بقبول العرض على أن تقرن توصيتها بمذكرة تفصيلية بهذا الشأن. 3- إذا كانت قيمة العطاء الأفضل تزيد كثيراً عن القيمة التقديرية أو القيمة السوقية. 4- إذا اقترنت العطاءات كلها أو أكثرها بتحفظات. مع مراعاة مدة سريان العطاءات تعتمد توصيات اللجنة من المدير العام أو من يفوضه، فإذا لم يعتمدها أو يبد اعتراضاً عليها خلال ثلاثين يوماً على الأكثر من تاريخ رفعها إليه، تعتبر التوصية الصادرة من اللجنة قراراً بترسية المناقصة. فإذا زادت قيمة المناقصة على (5.000.000) خمسة مليون ريال، وجب اعتمادها من الرئيس بناءً على عرض المدير العام. تخطر اللجنة المناقص الذي أرسيت عليه المناقصة بقبول عطائه بكتاب مسجل أو بأي وسيلة أخرى مضمونة خلال سبعة أيام على الأكثر من تاريخ اعتماد توصياتها، مع مراعاة مدة سريان العطاء وإخطار الوحدة الطالبة، وفق النموذج المعد لذلك. تطلب الوحدة الطالبة بكتاب مسجل أو بأي وسيلة إعلان أخرى مضمونة من المناقص الذي أرسيت عليه المناقصة الحضور إليها لتقديم التأمين النهائي وتوقيع العقد خلال المدة التي تحددها له، فإذا لم يحضر في الموعد المحدد أو لم يقم بإيداع التأمين النهائي جاز للجنة التوصية بإلغاء عطائه ومصادرة التأمين المؤقت وتوقيع أحد الجزاءات المنصوص عليها في المادة ( 76 ) من هذه اللائحة. توقع عقود توريد الأصناف ومقاولات الأعمال والخدمات والارتباط بها وفقاً لأحكام لائحة الصلاحيات المالية المطبقة بالمؤسسة. يجوز للمؤسسة صرف دفعة مقدمة للمتعاقد معها بالمناقصات على النحو التالي: 1- (20%) من قيمة العقد، بحد أقصى (5.000.000) ريال، للعقود التي لا تتجاوز قيمتها (50.000.000) ريال. 2- (10%) من قيمة العقد، للعقود التي تتجاوز قيمتها الإجمالية (50.000.000) ريال. يجوز بموافقة الرئيس، بناءً على اقتراح الوحدة المختصة وللأسباب الجدية التى تقدرها، تجاوز النسب المشار إليها فى المادة السابقة. ويتعين على المتعاقد فى مقابل ذلك، تقديم خطاب ضمان بنكي غير مشروط صادر من بنك يعمل بدولة قطر بذات قيمة وعملة الدفعة المقدمة، وساري المفعول حتى تاريخ الاستحقاق الفعلي لتلك المبالغ. إذا تخلف المناقص عن توقيع العقد في الميعاد المحدد أو إيداع التأمين النهائي، أو انسحب لأي سبب آخر بدون عذر تقبله اللجنة، يجوز للرئيس أو المدير العام، حسب الأحوال، بناءً على توصية اللجنة، توقيع أي من الجزاءات التالية: 1- الإنذار. 2- الشطب من سجل المردين أو المقاولين لمدة معينة أو بصفة دائمة. 3- مصادرة التأمين المؤقت أو النهائي، حسب الأحوال. ولا تخل هذه الإجراءات بأي حقوق للمؤسسة حسب شروط العقد. لا يجوز توقيع أي من الجزاءات المنصوص عليها في المادة السابقة على المناقص قبل استدعائه أمام اللجنة لسماع أقواله، وله أن يحضر بنفسه أو بوكيل عنه، على أنه يجوز صدور التوصية بالجزاء في حالة عدم حضوره بعد التأكد من صحة إخطاره. وللمناقص أن يتظلم من القرار إلى مصدره خلال سبعة أيام من تاريخ صدوره. مع مراعاة أحكام المواد ( 69 ) و( 70 ) و( 74 ) من هذه اللائحة، في حالة انسحاب المناقص صاحب العطاء المقبول أو تخلفه عن توقيع العقد، تنظر اللجنة في إرساء المناقصة على المناقص التالي سعراً، إذا كان عطاؤه مستوفياً لجميع الشروط أو إلغائها وإعادة طرحها من جديد. يجوز للمدير العام اعتماد الأوامر التغيرية للمشتريات أو الأعمال أو المقاولات والخدمات بنسبة تتراوح من 20% إلى 50% من قيمة العقد الأصلي، وذلك بناءً على توصية اللجنة، وفيما زاد على ذلك يجب اعتماده من الرئيس أو نائب الرئيس. ويجوز للجنة اعتماد الأوامر التغيرية للمشتريات أو الأعمال أو المقاولات والخدمات بنسبة لا تتجاوز 20%. وفى جميع الأحوال يتعين أن يتم التنفيذ أو التوريد بذات الأسعار، وأن تكون الزيادة من جنس الأصناف والأعمال والخدمات المتعاقد عليها. إذا تأخر المتعاقد في تنفيذ العقد عن الميعاد المحدد له، جاز إعطاؤه مهلة إضافية لإتمام التنفيذ، على أن توقع عليه غرامة عن مدة التأخير طبقاً للأسس وشروط التعاقد بحيث لا يتجاوز مجموع الغرامة (20%) من قيمة العقد الأصلي شاملاً الإضافات. وتوقع الغرامة بمجرد حصول التأخير دون حاجة إلى تنبيه أو إنذار. ويجوز للجنة، بعد التنسيق مع إدارة الشؤون القانونية، وبناءً على توصية مسببة من الوحدة الطالبة، إعفاء المتعاقد من الغرامة أو جزء منها إذا ثبت أن التأخير لأسباب خارجة عن إرادته ولم يترتب على التأخير أي ضرر على المؤسسة. ولا يخل توقيع الغرامة بحق المؤسسة في الرجوع على المتعاقد بكامل التعويض المستحق عما يكون قد أصابها من أضرار بسبب التأخير. يجوز للمؤسسة فسخ العقد أو تنفيذه على حساب المتعاقد إذا أخل بأي شرط من شروطه. ويكون الفسخ أو التنفيذ على حساب المتعاقد بعد الحصول على موافقة الرئيس أو نائب الرئيس، وبناء على توصية من المدير العام. ويعلن قرار الفسخ أو التنفيذ على الحساب إلى المتعاقد على عنوانه المثبت في العقد بكتاب مسجل أو بأي وسيلة قانونية أخرى. في جميع حالات فسخ العقد أو تنفيذه على حساب المتعاقد، يصبح التأمين النهائي من حق المؤسسة، كما يكون لها أن تخصم ما تستحقه من غرامات أو أية خسارة لحقت بها من أية مبالغ مستحقة أو تستحق للمتعاقد لديها، وذلك دون حاجة إلى اتخاذ أي إجراء آخر. مع مراعاة الأحكام المنصوص عليها في هذه اللائحة، يجب أن يتضمن العقد الشروط التالية: 1- حق المؤسسة في إصدار الأوامر التغيرية للمشتريات أو الأعمال أو المقاولات والخدمات، بشرط أن يتم التنفيذ أو التوريد بذات الأسعار، وأن تكون الزيادة من جنس الأصناف والأعمال والخدمات المتعاقد عليها. 2- عدم جواز التنازل للغير عن العقد أو إسناده إلى مقاولين أو موردين من الباطن إلا بموافقة كتابية مسبقة من المؤسسة. 3- تحديد غرامات التأخير فى حال تباطؤ أو تقصير المتعاقد فى التزاماته فى تنفيذ العقد. 4- التزام المتعاقد بالاستمرار فى تنفيذ العقد فى حالة نشأ خلاف بينه والمؤسسة إلى حين التوصل إلى تسوية هذا الخلاف. 5- تحديد آلية يتفق عليها الطرفان لتسوية الخلافات بينهما قبل اللجوء للتقاضي أو التحكيم. 6- حق المؤسسة فى فسخ العقد ومصادرة التأمين النهائي دون الحاجة إلى تنبيه أو إنذار أو اللجوء للقضاء أو التحكيم فى أي من الحالات التالية. أ- إفلاس المتعاقد أو إعساره. ب- عدم سداد التأمين النهائي خلال المدة المحددة إلا إذا ارتأت المؤسسة منحه مهلة إضافية. ت- عجز المتعاقد أو امتناعه عن التنفيذ. ث- إذا ثبت أن المتعاقد قد استعمل غشاً أو تلاعب فى تنفيذ شروط وأحكام العقد. ج- إذا ثبت أن المتعاقد قد شرع بنفسه أو بواسطة غيره بطريق مباشر أو غير مباشر فى رشوة أحد العاملين بالمؤسسة. يجوز بناءً على توصية المدير العام، وبعد التثمين، وموافقة الرئيس، بيع الأصناف التالية بطريق المزايدة: 1- الأصناف غير الصالحة للاستعمال أو التي بطل استعمالها. 2- الأصناف التى يخشى عليها من التلف. 3- الأصناف الزائدة على الحاجة، والتالفة وغير القابلة للإصلاح، أو التي يكون إصلاحها غير مجد اقتصادياً. تبدأ إجراءات البيع بطلب من الوحدة الطالبة إلى المدير العام، موضحاً فيه الأصناف المراد بيعها وكميتها والأسباب الداعية إلى الاستغناء عنها، ويُرفع الطلب إلى المدير العام للموافقة، وفي حالة الموافقة على الطلب يسلم إلى اللجنة. توصي اللجنة بإتباع إحدى طريقتي البيع التاليتين: 1- المزاد العلني المفتوح، ويوضح في الإعلان عن المزاد العلني بوجه خاص بيان موجز بالأصناف المراد بيعها، والزمان والمكان المحددين لإجراء المزايدة وكيفية التسليم وشروط المزايدة. 2- المزاد بمظاريف مغلقة، ويعلن عنه بإحدى الصحف المحلية، أو بأي وسيلة أخرى تراها المؤسسة. تسري القواعد والأحكام والإجراءات المقررة للشراء بطريق المناقصة العامة، وبحسب الأحوال عند بيع الأصناف بالمزاد. يجوز بموافقة الرئيس، بناءً على توصية المدير العام، بيع مواد أو تأجير معدات بطريقة الاتفاق المباشر إلى مقاولي المؤسسة إذا نص في عقد المقاولة على ذلك، وكان الغرض من بيعها أو تأجيرها استعمالها في تنفيذ مشروعات المؤسسة وبما يحقق مصالحها. تلغى المزايدة قبل البت فيها إذا استغنى عنها نهائياً، أو اقتضت المصلحة العامة ذلك، أو لم تصل نتيجتها إلى الثمن أو القيمة الأساسية، كما يجوز إلغاؤها إذا لم يقدم سوى عرض وحيد مستوف للشروط. ويكون الإلغاء في هذه الحالات بموافقة الرئيس أو المدير العام حسب الأحوال، بناءً على توصية اللجنة. يجب أن يشتمل قرار إرساء المزايدة أو إلغائها على الأسباب التي بني عليها. توصي اللجنة ببيع الأصناف لمقدم أعلى سعر، فإذا لم يتقدم أحد بعرض، يرفع الأمر إلى الرئيس لاتخاذ ما يراه مناسباً. يجب أن تتضمن شروط المزايدة الأحكام التالية: 1- أن يقوم من ترسو عليه المزايدة بسداد ثمن الأصناف المباعة إليه كاملاً خلال خمسة عشر يوماً من اليوم التالي لإرساء المزايدة، وإذا تأخر عن الوفاء دون عذر مقبول، يجوز للجنة دون حاجة إلى تنبيه أو إنذار أو رفع دعوى أو إثبات وقوع ضرر على المؤسسة مصادرة التأمين المؤقت وإرساء المزايدة على المزايد التالي سعراً، أو إلغائها وإعادة طرحها. 2- أن يقوم من يرسو عليه المزاد باستلام الأصناف المباعة خلال خمسة عشر يوماً من اليوم التالي للوفاء بالثمن وملحقاته، وإذا تأخر دون عذر مقبول وجب عليه أن يدفع رسم تخزين بواقع (1%) من قيمة الأصناف التي لم يتم استلامها عن كل يوم تأخير، بحد أقصى قدره خمسة عشر يوماً أخرى، وبعدها تتخذ إجراءات بيع الأصناف بالمزاد على حسابه ومصادرة التأمين مع إلزامه بجميع المصاريف المترتبة على ذلك. وإذا تم البيع بثمن يزيد على الثمن الذي رسا به المزاد فلا يرد له سوى المبلغ الذي سدده بعد خصم المصروفات ورسم التخزين. 3- أن الكميات المعروضة للبيع تحتمل الزيادة أو النقصان، وفقاً لما يسفر عنه التسليم الفعلي. 4- أن الأصناف المعروضة تباع بحالتها الراهنة. توقع العقود الناشئة عن إجراءات البيع والارتباط بها، وفقاً لأحكام الصلاحيات المالية المطبقة بالمؤسسة. وتتولى الوحدة المختصة، بالتنسيق مع الوحدة الطالبة تسليم الأصناف المباعة إلى المشتري بعد التأكد من سداد ثمنها الإجمالي الذي رست به المزايدة وأي مصروفات أخرى طبقاً لشروط البيع. ترد التأمينات المؤقتة إلى المزايدين الذين لم يرس عليهم المزاد وذلك في الجلسة ذاتها. تتولى الوحدة المختصة إعداد سجل لتصنيف الموردين والمقاولين في فئات وتخصصات مختلفة حسب خبرتهم الفنية والعملية ومقدرتهم المالية والتعاملات السابقة معهم، ويجري تحديث بيانات السجل بشكل دوري. تصدر الإجراءات والاستمارات والنماذج المنفذة لهذه اللائحة باللغة العربية والإنجليزية بموافقة المدير العام، وذلك بعد إعدادها من الوحدة المختصة، وتكون شاملة للشروط والمواصفات الخاصة بمختلف الأنشطة التعاقدية والأساليب والإجراءات الضرورية لتنفيذ وتطبيق أحكام هذه اللائحة. تعتبر جميع الوثائق والمراسلات والإعلانات والمواصفات والملاحق والشروط المتعلقة بعقد ما يبرم بين المؤسسة والطرف المتعاقد معها، جزء لا يتجزأ من هذا العقد، وذلك ما لم يتفق الطرفان على خلاف ذلك. وتسري أحكام هذه اللائحة والقرارات الصادرة تنفيذاً لها وأحكام القوانين ذات الصلة، على كل ما لم يرد بشأنه نص خاص في تلك العقود. لا يجوز إضافة أو حذف أو تعديل أي شرط أو مادة في الشروط العامة للعقد التي يتم إقرارها بمعرفة الوحدة المختصة إلا بعد الرجوع إلى الإدارة القانونية للمؤسسة وموافقتها واعتماد المدير العام. كل من يخالف أحكام هذا اللائحة من موظفي المؤسسة يتعرض للمساءلة التأديبية، دون الإخلال بحق المؤسسة في إقامة الدعوى المدنية أو اتخاذ إجراءات تحريك الدعوى الجنائية ضده عند الاقتضاء. تقع على مديري الإدارات ورؤساء الوحدات الإدارية المختلفة بالمؤسسة، مسئولية التأكد من تطبيق واتباع أحكام هذه اللائحة والقرارات والإجراءات والأدوات المكملة لها مراعاة للمصالح العليا للمؤسسة، وأي إخلال بها أو خرق أو انتهاك لها أو للإجراءات ذات الصلة وخاصة فيما يتعلق بالتفويض السليم أو استغلال الصلاحيات عند التعاقد أو الشراء أو البيع على مختلف الأصعدة والمستويات، سوف يرفع إلى الجهات المختصة من أجل التحري والتحقيق واتخاذ الإجراء المناسب. وبعد ذلك يحال الأمر إلى اللجنة للنظر والتعقيب ثم التوصية إلى المدير العام لاتخاذ ما يراه مناسباً. يحال إلى اللجنة كل ما لم يرد فيه نص واضح ومحدد في هذه اللائحة، وتنظر اللجنة في المسألة وترفعها مشفوعة برأيها وتوصياتها إلى الرئيس للدراسة واتخاذ القرار المناسب. وللرئيس إحالة الموضوع للشؤون القانونية بالمؤسسة لإبداء الرأي.