Resolution No. 1 of 2007 by the President of the General Postal Corporation (Q-post) Issuing the Bylaw for Regulating contracting on the Delivery of Postal Services التشريعات | قرار رئيس المؤسسة العامة للبريد رقم (1) لسنة 2007 بإصدار لائحة تنظيم التعاقد على أداء الخدمات البريدية

The provisions of the bylaw for regulating contracting on the delivery of postal services enclosed with this Resolution shall apply. Within six months from the date on which this bylaw comes into effect, companies providing postal services shall regulate their status pursuant to its provisions and the provisions of Decree-Law No. 18 of 2001 referred to above. All competent authorities, each within its own jurisdiction, shall enforce this Resolution, which shall come into force on the date of its publication in the Official Gazette . In accordance with the General Postal Corporation's (hereinafter “the Corporation”) regulations and this bylaw, the delivery of postal services shall be in accordance with tendering and bidding practices or direct negotiation contracts concluded by the Corporation with companies established in accordance with the provisions of the Commercial Companies Law. The Department of Financial and Commercial Affairs at the Corporation shall prepare the application forms for the delivery of contracted postal services, accompanied by all data and instructions necessary for the applicants to comply with the procedures and general conditions for the provision of such services. The Corporation shall call for tenders for the delivery of the required postal services in accordance with its regulations. The call for tenders shall include the following: 1. The postal service(s) to be contracted and the contract period. 2. The competent body at the corporation to be furnished with the tenders, and the deadline for submission. 3. The tendering system. 4. The date fixed for the consideration of bids. 5. The duration of the bidding. 6. The amount and duration of the guarantee to be offered by the party that is awarded the contract. 7. The name of the party required to present the contract documents. A postal service delivery application shall be presented in form No. 1 attached to this bylaw and shall include the following data: 1. The company’s name, type, duration and location of its headquarters. 2. The manager's name and the names of those with signatory power. 3. The postal service to be delivered. The postal service application shall be accompanied by the following documents: A certified copy of the company's Memorandum of Association. A copy of the Commercial Register. A copy of the business licence. Postal service delivery applications shall be delivered to the Department of Public and Postal Accounts at the Corporation and recorded in the register prepared for this purpose and numbered serially by the date on which they are received. The applicant shall be given a receipt indicating the registration number and date of delivery. A committee called the “Applications Examination Committee" (hereinafter “the Committee”) shall be chaired by the Director-General of the Corporation, or his representative, and shall have a membership of: The Director of Postal Operations. The Director of Finance and Commercial Affairs. The Head of the Legal Affairs Unit. A staff member from the Department of Public and Postal Accounts shall act as secretary of the Committee and his delegation and competencies shall be determined by a decision of its Chairperson. 1. The Committee shall examine and study the bids received for contracting the delivery of postal services and indicate whether they meet the minimum requirements for criteria and include the documents that have been pre-identified in the tender documents. The Committee shall provide recommendations for selecting the best bid in terms of the conditions and prices, taking into account the standardization of the basis for comparing the technical and financial criteria of each bid, and shall record its recommendations in minutes signed by the Chairperson and Secretary. 1. The Department of Public and Postal Accounts at the Corporation shall refer bidding for the delivery of postal services to the Committee not later than seven days after the date specified for receipt of applications. The Committee shall, not later than fifteen days of the receipt of tenders, submit its recommendations thereon to the president of the Corporation to consider their adoption. 1. The Department of Public and Postal Accounts shall notify selected bidders within seven days from the date on which the president of the Corporation approves the selection so as to complete the contracting procedures in accordance with the provisions of this bylaw. The Department of Public and Postal Accounts shall also follow up the implementation of concluded contracts and provide the contractor with all regulations, instructions and data relating to the contracted postal services. The contractor may only conduct the delivery of postal services after signing a pledge, pursuant to Form No. 2 enclosed herewith, to abide by all the terms and executive decisions issued by the Corporation. The contractor shall notify the Corporation of any amendment made to its data or documents, or to any of its branches, within thirty days from the date of the amendment. The contractor shall pay the Corporation the following amounts in cash or by cheque: Thirty thousand (30,000) Riyals at the start of the contract. One thousand (1,000) Riyals per annum throughout the duration of the contract. Ten (10) percent of the total annual revenues, but not less than thirty thousand (30,000) Riyals. The contractor shall, not later than twenty-one days after termination of the contract, submit to the Corporation a financial report of the total revenues earned during the period of the contracted delivery of postal services. These statements shall include the total revenue without deducting any amounts such as promotional discounts granted to customers. The statements shall be certified by the contractor's auditor. Where the contractor's fiscal year expires on December 31, it shall comply with the following: Submission of financial statements of total revenues from contracted postal services for the period ending 31 December not later than the end of January of the following year. Submission of the final financial statements within fifteen days from the date of ratification by the auditor of: The balance sheet. The profit and loss account. Analytical statements for sales of the contracted services. Any financial statements requested by the Corporation and deemed necessary for the performance of its functions. Where the contractor's fiscal year does not end on 31 December, the contractor shall comply with the following: Submission of financial statements of total revenues from quarterly contracted services within fifteen days from the date fixed for the end of each period. Submission of final financial statements provided for in subparagraph 2 above not later than fifteen days from the date of ratification by the auditor. 1. The contractor shall pay the value of the due financial obligations in cash or by cashier's cheque or money order in the name of the Corporation. The contractor shall deliver the payment receipt or check with the financial statements to the Department of Financial and Commercial Affairs at the deadline for the delivery in exchange for a receipt for delivery. The Department of Financial and Commercial Affairs shall retain a copy of the financial statements and refer the assets, accompanied by a copy of the payment receipt or cheque, for examination and control to the Corporation's Internal Audit Unit. The contractor shall keep regular financial and accounting records, and prove the value of sales of each individual contracted postal service separately from any other sales. The contractor shall submit to the relevant body the required periodic data accompanied by the statement of settlement of the financial obligations. 1. Where the contractor fails to pay the financial obligations owed ​​by it by the prescribed deadline, the Corporation's Director-General or his designee shall impose a fine not exceeding ten (10) percent of the arrears. Where the delay in payment of such obligations exceeds six months from the prescribed deadline, the Corporation shall be entitled to cancel the contract and take all necessary legal action for the collection of the outstanding debt. Based on the report of the Internal Audit Unit and upon the recommendation of the Committee, the president of the Corporation shall issue the cancellation decision. The Legal Affairs Unit shall proceed with the necessary legal action to collect all outstanding debts owed ​​to the Corporation. Where the contractor intends to open a new branch, it shall submit an application to the Corporation to such effect. The contractual duration of such branch shall be the same as that of the contractor's principal place of business. The contract may be renewed for a period or other similar periods after compliance with all the necessary terms and conditions of the original contract has been confirmed. In order to verify the performance by the contractor of its contractual obligations, the designated staff of the Internal Audit Unit, may inspect, examine and scrutinize documents, records or papers necessary to achieve such purpose, in particular the following: Verify that the contractor is not in breach of the terms of the contract and that the contractor is committed to the provisions of this bylaw. Examine and audit the financial statements of the contractor, in particular the statement of sales of the contracted services delivery. Prepare reports on the performance of the contractor and submit them to the Director-General. Verify regulation of status by the contractor. Propose fines to be imposed on the contractor for delay in payments. Follow-up the fulfillment by the contractor of its contractual obligations. The contractor shall be subject to inspections at its principal place of business, branches and stores during normal working hours. The contractor shall facilitate the task of the inspectors and their access to all documents, records, data, and paper and electronic information related to the performance of the contracted services. In the application of the provisions of this bylaw, the following shall be considered violations of the contract terms: Failure to pay due financial obligations on time. Failure to pay fines imposed by the Corporation by the deadline determined by it. Performing all or part of the activities under a name different from the name specified in this bylaw in order to evade the payment of due financial obligations. Performing any service that violates the contracted limits in its description, dimensions, weights and wages, and other provisions stated in this bylaw and its implementing instructions. Failure to provide the required financial statements to the Corporation on time. Non-compliance with postal wages and tariffs. Concealing or withholding from the Corporation's staff any data relating to the results of the performance of the service. Fraud in the required financial statements. Performing the service in non-licensed places and offices. Non-completion of documents and other instruments required by the concerned bodies as conditions for the performance of the service. Failure to keep regular financial and accounting records. Failure to enable the Corporation's employees to perform their control work. Violating Law No. 14 of 1990, referred to above, or this bylaw, or decisions issued by the Corporation on the contracted postal service, or any term of the contract. 1. The Internal Audit Unit shall submit a report to the Committee provided for in Article 7 of this bylaw on the violations committed by the contractor not later than thirty days from the date of discovery of the violation. The Committee shall consider the Unit's report within one week from its submission date. 2. The Unit shall, in the case of a serious violation, report it as soon as it is discovered to the Committee for consideration, and shall submit the report and its recommendations to the Director-General or his representative. The recommendation of the Committee shall include the proposed penalty for the violation pursuant to the provisions of Law No. 14 of 1990, referred to above, and this bylaw. Where the recommendation includes the cancellation of the contract, it shall determine the deadline to liquidate the activity. 1. Where the president of the Corporation approves the Committee's recommendation to cancel the contract, the Committee shall notify the contractor in writing of the cancellation decision within one week from the date of its issuance. The imposition of an administrative penalty shall not prejudice the institution of criminal proceedings where the violation is considered a criminal offence. The contractor may appeal against the decision of the cancellation of contract to the president of the Corporation within fifteen days from the date of notification thereof. The decision on the appeal shall be issued within fifteen days from the date of its submission and the lapse of this period without a ruling shall be deemed a rejection, and the decision in this regard shall be final. Each contractor whose contract is cancelled shall settle all outstanding financial obligations to the Corporation within fifteen days from the deadline to liquidate the contractor's activity. --- يُعمل بأحكام لائحة تنظيم التعاقد على أداء الخدمات البريدية المرفقة بهذا القرار. على الشركات التي تزاول الخدمات البريدية، في تاريخ العمل بهذه اللائحة، توفيق أوضاعها وفقاً لأحكام المرسوم بقانون رقم (18) لسنة 2001 المشار إليه، وهذه اللائحة، وذلك خلال ستة أشهر من تاريخ العمل بها. على جميع الجهات المختصة، كل فيما يخصه، تنفيذ هذا القرار. وينشر في الجريدة الرسمية. يكون أداء الخدمات البريدية بموجب عقود تبرمها المؤسسة عن طريق الممارسة أو الاتفاق المباشر، طبقاً للوائحها وهذه اللائحة، مع الشركات المنشأة وفقاً لأحكام قانون الشركات التجارية . تُعد إدارة الشؤون المالية والتجارية بالمؤسسة، نماذج طلبات أداء الخدمات البريدية المطلوب التعاقد عليها، على أن تكون مصحوبة بجميع البيانات والتعليمات اللازمة للمتقدمين لأداء هذه الخدمات، والإجراءات والشروط العامة للتعاقد. تٌعلن المؤسسة عن حاجتها لأداء الخدمات البريدية المطلوب التعاقد على أدائها وذلك وفقاً للوائحها، ويجب أن يتضمن الإعلان ما يلي:- 1. الخدمة أو الخدمات البريدية المطلوب التعاقد عليها، ومدة التعاقد. 2. الجهة المختصة بالمؤسسة التي تقدم إليها العطاءات، وآخر موعد لتقديمها. 3. نظام تقديم العطاءات. 4. التاريخ المحدد للنظر في العطاءات. 5. مدة سريان العطاءات. 6. مقدار التأمين الواجب تقديمه ممن يرسو عليه أداء الخدمة ومدة سريانه. 7. الجهة التي يطلب منها وثائق التعاقد. يقدم طلب أداء الخدمة البريدية على النموذج رقم (1) المرفق بهذه اللائحة، ويجب أن يشتمل على البيانات التالية:- 1. اسم الشركة، ونوعها، ومدتها، ومقرها. 2. اسم المدير وأسماء المفوضين في التوقيع. 3. الخدمة البريدية المطلوب أداءها. يجب أن يرفق بطلب أداء الخدمة البريدية المستندات التالية:- 1. صورة معتمدة من عقد تأسيس الشركة. 2. صورة السجل التجاري. 3. صورة الرخصة التجارية. تسلم طلبات أداء الخدمة البريدية إلى قسم الحسابات العامة والبريدية بالمؤسسة، لقيدها في السجل المعد لهذا الغرض، بعد مراجعتها، وترقم الطلبات بأرقام مسلسلة حسب تاريخ ورودها، ويسلم صاحب الشأن إيصالاً بتسليم الطلب مدوناً به رقم قيده في السجل وتاريخ تسليمه. تشكل بالمؤسسة لجنة، تسمى "لجنة فحص الطلبات" برئاسة مدير عام المؤسسة، أو من يقوم مقامه، وعضوية كل من:- 1. مدير إدارة العمليات البريدية. 2. مدير إدارة الشؤون المالية والتجارية. 3. رئيس وحدة الشؤون القانونية. ويتولى أمانة سر اللجنة أحد موظفي قسم الحسابات العامة والبريدية، يصدر بندبه وتحديد اختصاصاته قرار من رئيس اللجنة. تختص اللجنة بفحص ودراسة العطاءات المقدمة لأداء الخدمات البريدية المطلوب التعاقد عليها، وبيان مدى توفر الشروط والمستندات المطلوبة، وإبداء توصياتها بشأنها على أساس اختيار أفضل العطاءات من حيث الشروط والأسعار، مع مراعاة توحيد أسس المقارنة بين هذه العطاءات من جميع النواحي الفنية والمالية، وإثبات ذلك في محضر يوقع من رئيس اللجنة وأمين السر. يتولى قسم الحسابات العامة والبريدية بالمؤسسة، إحالة العطاءات لأداء الخدمات البريدية إلى اللجنة، خلال مدة لا تتجاوز سبعة أيام من انتهاء التاريخ المحدد لتلقي هذه الطلبات. وعلى اللجنة، خلال مدة لا تتجاوز خمسة عشر يوماً من استلامها العطاءات، رفع توصياتها بشأنها إلى رئيس المؤسسة للنظر في اعتمادها. يتولى قسم الحسابات العامة والبريدية إخطار أصحاب العطاءات المقبولة خلال سبعة أيام من تاريخ اعتمادها من رئيس المؤسسة، وذلك لاستكمال إجراءات التعاقد وفقاً لأحكام هذه اللائحة. كما يتولى متابعة تنفيذ العقود التي يتم إبرامها، وتزويد المتعاقد بكل ما يصدر عن المؤسسة من نظم وتعليمات وبيانات تتعلق بالخدمات البريدية المتعاقد عليها. لا يجوز للمتعاقد أداء الخدمة البريدية إلا بعد توقيعه على التعهد بالالتزام بجميع الشروط والقرارات التنفيذية الصادرة عن المؤسسة بشأن الخدمة البريدية المتعاقد عليها، وذلك وفقاً للنموذج رقم (2) المرفق بهذه اللائحة. على المتعاقد إخطار المؤسسة بأي تعديل يطرأ على البيانات أو المستندات المتعلقة به، أو بأي من فروعه، وذلك خلال ثلاثين يوماً من تاريخ التعديل. يسدد المتعاقد للمؤسسة، نقداً أو بشيك مصرفي مقبول الدفع، المبالغ التالية:- 1. (30,000) ثلاثون ألف ريال عند بدء التعاقد. 2. (1000) ألف ريال سنوياً طوال مدة التعاقد. 3. (10%) من إجمالي الإيرادات المحققة سنوياً على ألا تقل عن (30,000) ثلاثين ألف ريال. على المتعاقد أن يقدم إلى المؤسسة تقريراً بالبيانات المالية لإجمالي إيراداته، عن المدة المستحق عنها مقابل التعاقد على مزاولة الخدمة البريدية، وذلك خلال واحد وعشرين يوماً من تاريخ انتهائها، متضمناً إجمالي الإيرادات دون خصم أي مبالغ مثل الخصومات الممنوحة للعملاء، وأن تكون الكشوف والبيانات المقدمة مصدقاً عليها من مدقق حسابات المتعاقد. إذا كانت السنة المالية للمتعاقد تنتهي في 31 ديسمبر، فإنه يتعين عليه الالتزام بما يلي:- 1- تقديم البيانات المالية لإجمالي إيراداته من الخدمات البريدية المتعاقد عليها، عن المدة المنتهية في 31 ديسمبر، في موعد أقصاه نهاية شهر يناير من السنة التالية. 2- تقديم البيانات المالية الختامية التالية خلال خمسة عشر يوماً من تاريخ تصديق مدقق الحسابات عليها:- أ- الميزانية العمومية. ب- حساب الأرباح والخسائر. جـ- كشوف تحليلية للمبيعات عن الخدمات المتعاقد عليها. د- أي كشوفات أو بيانات مالية أخرى تطلبها المؤسسة وترى أنها ضرورية لأداء مهامها. وإذا كانت السنة المالية للمتعاقد لا تنتهي في 31 ديسمبر، فإنه يتعين عليه الالتزام بما يلي:- 1- تقديم البيانات المالية لإجمالي إيراداته من الخدمات المتعاقد عليها على فترات ربع سنوية، وذلك خلال خمسة عشر يوماً من التاريخ المحدد لنهاية كل فترة. 2- تقديم البيانات المالية الختامية الواردة في البند رقم (2) من الفقرة الأولى من هذه المادة في موعد غايته خمسة عشر يوماً من تاريخ تصديق مدقق الحسابات عليها. يجب على المتعاقد أن يسدد، نقداً أو بشيك مصرفي مقبول الدفع، بإسم المؤسسة، قيمة الالتزامات المالية المستحقة عليه، ويسلم إيصال السداد أو الشيك مع البيانات المالية إلى إدارة الشؤون المالية والتجارية في الموعد المحدد لذلك مقابل إيصال يفيد التسليم. وعلى إدارة الشؤون المالية والتجارية الاحتفاظ بصورة من البيانات المالية وإحالة الأصول مع صورة من إيصال السداد أو الشيك إلى وحدة التدقيق الداخلي في المؤسسة لإجراء الفحص والرقابة. على المتعاقد أن يمسك سجلات مالية ومحاسبية منتظمة، وإثبات قيمة مبيعاته من الخدمات البريدية المتعاقد عليها بحيث تظهر مبيعات كل خدمة بشكل منفصل عن أي مبيعات أخرى، وأن يقدم البيانات الدورية المطلوبة عنها مصحوبة بكشف تسوية الالتزامات المالية. إذا تأخر المتعاقد في سداد الالتزامات المالية المستحقة عليه، تفرض عليه غرامة تأخير لا تتجاوز (10%) من المبلغ الذي تخلف عن سداده يحددها المدير العام، أو من يقوم مقامه. وإذا جاوزت مدة التأخير في سداد تلك الالتزامات ستة أشهر عن المواعيد المحددة، يحق للمؤسسة إلغاء التعاقد مع اتخاذ جميع الإجراءات القانونية لتحصيل مستحقاتها. ويصدر قرار الإلغاء من رئيس المؤسسة، بناءاً على توصية اللجنة استناداً إلى تقرير من وحدة التدقيق الداخلي. وتتولى وحدة الشؤون القانونية إتخاذ الإجراءات القانونية اللازمة لتحصيل الالتزامات المالية والغرامات المستحقة للمؤسسة. إذا رغب المتعاقد في فتح فرع جديد له، فعليه أن يتقدم إلى المؤسسة بطلب بذلك، وتعتبر مدة التعاقد لهذا الفرع هي ذاتها المدة المتعاقد عليها لمقر عمله الرئيسي. يجوز تجديد العقد لمدة أو مدة أخرى مماثلة بعد التحقق من توفر جميع الشروط اللازمة للتعاقد لأول مرة. يكون لموظفي وحدة التدقيق الداخلي في سبيل التحقق من أداء المتعاقد لالتزاماته التعاقدية، التفتيش وفحص وتدقيق المستندات أو السجلات أو الأوراق اللازمة لتحقيق هذا الغرض، وعلى الأخص ما يلي:- 1- التحقق من عدم مخالفة التعاقد لشروط التعاقد والتزامه بأحكام هذه اللائحة. 2- فحص وتدقيق البيانات المالية للمتعاقد، وخاصة البيانات المتعلقة بمبيعاته من أداء الخدمات المتعاقد عليها. 3- إعداد تقارير عن أداء المتعاقد للخدمات المتعاقد عليها ورفعها إلى المدير العام. 4- التأكد من توفيق المتعاقد لأوضاعه. 5- اقتراح فرض غرامات التأخير على المتعاقد. 6- متابعة تصفية التزامات المتعاقد لنشاطه. يتم التفتيش على المتعاقد في مقر عمله الرئيسي وفروعه ومخازنه، أثناء ساعات الدوام المعمول بها لديه، وعلى المتعاقد تسهيل مهمة المفتشين وإطلاعهم على جميع الوثائق والمستندات والسجلات والبيانات والمعلومات الورقية والالكترونية المتعلقة بأداء الخدمات المتعاقد عليها. تعتبر مخالفة لشروط التعاقد في تطبيق أحكام هذه اللائحة:- 1- عدم سداد الالتزامات المالية المستحقة في مواعيدها. 2- عدم سداد الغرامات المالية التي تفرضها المؤسسة في المواعيد التي تحددها. 3- أداء كل أو بعض الأنشطة تحت مسمى آخر غير المسمى المحدد في هذه اللائحة بهدف التهرب من دفع الالتزامات المالية المستحقة. 4- أداء أي من الخدمات بما يُخالف الحدود المتعاقد عليها من حيث التوصيف والأبعاد والأوزان والأجور، وغيرها من الأحكام الواردة في هذه اللائحة والتعليمات الصادرة تنفيذاً لها. 5- عدم تقديم البيانات المالية المطلوبة للمؤسسة في مواعيدها. 6- عدم التقيد بالأجور والتعرفة البريدية. 7- إخفاء أو حجب أي بيانات تتعلق بنتائج أداء الخدمة عن موظفي المؤسسة. 8- التزوير في البيانات المالية المطلوبة. 9- أداء النشاط في غير الأماكن والمكاتب المرخص بها. 10- عدم اسيفاء المستندات والوثائق الأخرى التي تطلبها الجهات المعينة كشروط لأداء الأعمال التجارية. 11- عدم مسك السجلات المالية والمحاسبية المنتظمة. 12- عدم تمكين موظفي المؤسسة من أداء عملهم الرقابي. 13- مخالفة القانون رقم (14) لسنة 1990 المشار إليه، وهذه اللائحة، والقرارات الصادرة عن المؤسسة بشأن الخدمة البريدية المتعاقد عليها أو أي شرط من شروط التعاقد. تقدم وحدة التدقيق الداخلي تقريراً إلى اللجنة المنصوص عليها في المادة (7) من هذه اللائحة، عن المخالفات التي يكون المتعاقد قد ارتكبها، وذلك خلال مدة لا تتجاوز ثلاثين يوماً من تاريخ اكتشاف المخالفة. وعلى اللجنة النظر في تقرير الوحدة خلال أسبوع من تاريخ تقديمه إليها. وعلى الوحدة في حالة وجود مخالفة جسيمة، أن تعرض تقريرها فور اكتشاف المخالفة على اللجنة للنظر فيه على وجه السرعة، ورفعه مشفوعاً بتوصياتها إلى المدير العام أو من يقوم مقامه. يجب أن تتضمن توصية اللجنة الجزاء المقترح للمخالفة وفقاً لأحكام القانون رقم (14) لسنة 1990 المشار إليه، وهذه اللائحة، وفي حالة التوصية بإلغاء التعاقد، يجب تحديد المهلة الممنوحة لتصفية النشاط. في حالة موافقة رئيس المؤسسة على توصية اللجنة بإلغاء التعاقد، يجب على اللجنة إخطار المتعاقد بقرار الألغاء خلال أسبوع من تاريخ صدوره. ولا يخل توقيع الجزاء الإداري بمسألة المخالف جنائياً إذا شكلت المخالفة جريمة جنائية. لذوي الشأن التظلم من قرار إلغاء التعاقد إلى رئيس المؤسسة، وذلك خلال خمسة عشر يوماً من تاريخ إخطاره بالقرار كتابة، ويصدر قرار البت في التظلم خلال خمسة عشر يوماً من تاريخ تقديمه، ويعتبر انقضاء هذه المدة دون البت في التظلم رفضاً له، ويعتبر القرار في هذا الشأن نهائياً. على من ألغى تعاقده، الوفاء بجميع الالتزامات المالية المطلوبة منه للمؤسسة خلال خمسة عشر يوماً من تاريخ انتهاء المهلة الممنوحة له لتصفية نشاطه.