COMMISSIONER GENERAL RULES N°02/2016 OF 08/08/2016 DETERMINING THE CONDITIONS AND MODALITIES OF REPRESENTATION

Article One: Conditions and modalities of representation Article Premier : Conditions et modalités de représentation Umusoreshwa afite uburenganzira bwo guhagararirwa n’umuntu wabigize umwuga mu mishyikirano n’Ubuyobozi bw’Imisoro. Uretse abunganira abandi mu Nkiko, usaba guhagararira abandi mu Misoro, asabwa kuba yujuje ibi bikurikira : agirana professional A taxpayer has the right to be represented by a any qualified communication with the Tax Administration. Except advocates, qualified professional requesting to represent a taxpayer should fulfil the following: during Un contribuable a le droit d’être représenté par un avocat ou un professionnel. A l’exception des avocats, une personne demandant l’autorisation de représenter les contribuables doit remplir les conditions suivantes: 15 Official Gazette n° 36 of 05/09/2016 1. kuba afite nibura impamyabumenyi ihanitse mw’ibaruramari, mu misoro, imari, ubukungu, cyangwa icungamutungo; 1. is a holder of at least a Bachelors Degree in accounting, taxation, finance, economics or management; 1. être détenteur au moins d’un diplôme de licence en comptabilité, fiscalité, finances, économie ou gestion; 2. kuba ari inyangamugayo, by’umwihariko cyo atarigeze kunyereza umutungo wa Leta cyangwa gukoresha inyandiko mpimbano; akurikiranwaho icyaha 2. is of high integrity, in particular not to have been criminally prosecuted for embezzlement of public funds or charged with falsification of documents; 2. être d’une forte intégrité, spécialement n’avoir pas été condamné pour détournement ou faux et usage de faux ; 3. kuba afite icyemezo gitangwa n’ubutabera cy’uko nta byaha akurikiranwaho; 3. presents a copy of criminal record; 3. présenter une copie d’extrait du casier judiciaire; 4. kuba atarirukaniwe icyaha cya ruswa ; 4. was not expelled from his/her job on corruption charges. 4. n’avoir pas été renvoyé pour corruption ; 5. kuba afite uburambe bw’imyaka byibuze ibiri mu kazi k’ibaruramari, igenzura cyangwa indi mirimo isa nayo ; 5. have an experience of at least 2 years in the field of accounting, auditing or other related fields. 5. avoir une expérience d’au moins deux ans dans le domaine de comptabilité, d’audit ou dans un autre domaine connexe ; 6. ku byerekeye amasosiyete y’ubwifatanye, buri muntu asabwa gutanga impampuro asabwa kandi aryozwa ibikorwa bye; 6. in case of partnership, each partner is obliged to submit the required documents and he/she becomes liable for his/her own acts or omissions; 7º kuba yaratanze amamenyeshamusoro ku nyungu y’imyaka ishize. Ibi ariko ibiri ntibireba abantu basaba ku nshuro ya mbere ; 7º have submitted income tax returns for the two previous years. his condition is not applicable to new applicants. 6. en ce qui concerne les sociétés en partenariat, chaque partenaire est obligé de transmettre les documents requis et il est responsable de ses propres actes ou omissions; 7º avoir soumis des déclarations d'impôt sur le revenu pour les deux années précédentes. Cette condition n'est pas applicable aux nouveaux demandeurs ; 8º kuba atarimo umwenda w’umusoro; 8º not having a tax liability; 8º n’avoir pas de dette fiscale; 9. kwandikira Komiseri Mukuru asaba uburenganzira bwo guhagararira abasoreshwa. Ibaruwa isaba igomba kuba iherekejwe n’ibi bikurikira: 9 address the application to the Commissioner General requesting to represent the taxpayers. The application letter should be accompanied by: 9. adresser au Commissaire Général une demande pour agrément de représenter les contribuables. La lettre de demande doit être accompagnée des documents suivants : 16 Official Gazette n° 36 of 05/09/2016 a) Kopi ya registre y’Ubucuruzi a) Copy of certificate of registration of business. a) Une copie du registre de commerce; b) Umwirondoro na kopi y’impamyabushobozi iriho umukono wa Noteri; b) Curriculum vitae and a certified copy of academic certificate; b) Un curriculum vitae et une copie certifiée du diplôme; c) icyemezo cy’uko hishyuwe amafaranga ibihumbi mirongo (50,000Frw) adasubizwa; itanu c) Proof of payment of fifty thousand francs (50,000Frw) non refundable; c) Une quittance de payement de cinquante mille (50,000Frw) non remboursables; rwandais francs d) Kuba afite konti muri banki, agasanduku k’iposita, hazwi hashimangirwa n’amasezerano y’ubukode cyangwa icyemezo cy’umutungo. akorera e-mail, aho d) Have a bank account, postal address, e-mail, a physical address supported by office rent contract or property title. d) Fournir des preuves de possession d’un compte bancaire, d’une boite postale, d’un e- mail, d’une adresse physique soutenue par un contrat de location de bureau ou un titre de propriété. article 1 of these rules and presents proof of payment of ten thousand francs (10.000Frw) non refundable. L’agrément de représenter les contribuables a une validité de trois ans renouvelable dans la mesure où le requérant continue à remplir les conditions mentionnées à l’article 1 de ces présentes Directives et qu’il présente une quittance de paiement de dix mille francs (10.000Frw) non remboursable. cy’Imisoro n’Amahoro gishobora Ikigo igihe cyose kwambura urwo uwaruhawe atacyujuje kimwe mu bya ngombwa biteganyijwe mu ngingo ya 1 y’aya mabwiriza. ruhushya Rwanda Revenue Authority may revoke the License anytime the licensee fails to fulfill any of the conditions stipulated under article 1 of these rules. L’Office Rwandais des Recettes peut, à tout moment, retirer cet agrément si le détenteur de l’agrément ne remplit plus les conditions mentionnées à l’article 1 de ces présentes directives. 18 Ingingo n’abahagararira abasoreshwa Imirimo ya 5: Official Gazette n° 36 of 05/09/2016 ikorwa

Ingingo ya 2 : Ibibujijwe abahoze ari abakozi ba RRA Article 2: Prohibition applicable to former RRA employees Article 2 : Interdiction applicable aux anciens employés de RRA Abahoze ari abakozi ba RRA ntibemerewe guhagararira abandi mu misoro ku birebana n’amadosiye bakoze bakiri muri RRA. Former RRA employees are prohibited to be involved, as a tax adviser, in a matter or file they handled within RRA. Les anciens employés de RRA sont interdits d’être impliqués, en qualité de conseiller fiscal, dans une question ou dossier qu'ils ont traité au sein de RRA. 17 Official Gazette n° 36 of 05/09/2016

Ingingo ya 3: Ikarita itangwa n’Ubuyobozi bw’Imisoro Article 3: Card Administration issued by the Tax Article 3: Des cartes délivrées par l’Administration Fiscale Ubuyobozi bw’Imisoro butanga amakarita ku bahawe uburenganzira bwo guhagararira abandi mu misoro. The Tax Administration issues cards to the approved qualified professionals to represent the taxpayers in fiscal matters. L’Administration Fiscale délivre des cartes aux personnes qualifiées qui ont reçu l’agrément de représenter les contribuables.

Ingingo ya 4: Igihe uburenganganzira bwo guhagararira abandi bumara Icyemezo cyo kwemererwa guhagararira abasoreshwa kimara imyaka itatu ishobora kongerwa gusa harebwe niba usaba acyujuje ibisabwa bivugwa mu ngingo ya 1 y’aya icyemezo cy’uko mabwiriza anagaragaje yishyuye icumi ibihumbi amafaranga (10.000Frw) adasubizwa. Article 4: Duration of license Article 4: Durée de l’agrément The license to represent the taxpayers is valid for 3 years renewable only if the applicant fulfills all the requirements as mentioned in

Article 5: Duties of representatives Article 5: Les fonctions des représentants des contribuables Imirimo ikorwa n’abahagararira abasoreshwa ni izi zikurikira: Duties of representatives are as follows: fonctions Les contribuables sont les suivantes: des représentants des - Gufasha umusoreshwa gukora ibaruramari; - Assist the taxpayer in daily management of books of accounts; - Assister le contribuable dans la gestion quotidienne de ses documents comptables; - Gutegura no kugeza ku Kigo cy’Imisoro n’Amahoro imenyesha musoro ; - prepare and submit taxpayers tax declarations to Tax Administration; - préparer et déposer les déclarations fiscales du contribuable à l’Administration Fiscale; - Guhararira umusoreshwa mu ry’Imisoro no mu nzego z’ubujurire. igenzura - Represent the taxpayer in tax audits and appeals. - Représenter le contribuable au cours de la vérification et au niveau d’appel.

Ingingo ya 6: Kwamburwa uburenganzira bwo guhagararira abasoreshwa Komiseri Mukuru ashobora kwaka uhagararira abasoreshwa icyemezo cyo guhagararira abasoreshwa mu gihe gishobora kugera ku iyo yitwaye nabi cyangwa myaka yitesheje icyizere. itatu Article 6: Suspension of representation Article 6: Suspension de la représentation The Commissioner General may suspend the right to represent the taxpayers for the period of three years in case of misconduct or loss confidence. Le Commissaire Général peut suspendre pendant un délai n’excédant pas trois ans un représentant des contribuables pour mauvaise conduite ou perte de confiance.

Ingingo ya 7: Kujuririra Minisitiri Article 7: Appeal to the Minister Article 7: Recours auprès du Ministre Uwambuwe uburenganzira bwo guhagararira abasoreshwa ashobora kujuririra Minisitiri ufite imari mu nshingano ze mu gihe kitarenze iminsi 15 kibarwa uhereye igihe yashyikirijwe ibaruwa imuhagarika. The person denied of the right to represent the taxpayers may appeal to the Minister with finance in his attribution within 15 days counted from the date of receipt of suspension letter. introduire un Le représentant des contribuables suspendu peut recours contre cette suspension auprès du Ministre ayant les finances dans ses attributions dans un délai de quinze (15) jours à compter de la réception de la lettre de suspension. 19 Official Gazette n° 36 of 05/09/2016

Ingingo ya 8: z’amabwiriza mabwiriza Ivanwaho zinyuranyije ry’ingingo n’aya Article 8 : Repealing provision Article 8: Disposition abrogatoire Amabwiriza yose abanziriza aya kandi anyuranyije nayo avanyweho. All previous rules contrary to these rules are hereby abrogated. Toutes les directives antérieures contraires aux présentes directives sont abrogées.

Ingingo ya 9: Igihe amabwiriza atangira gukurikizwa Article 9: Commencement Article 9: Entrée en vigueur Aya mabwiriza atangira gukurikizwa ku munsi yatangarijweho mu igazeti ya Leta ya Repubulika y’u Rwanda. These Rules come into force on the date of their publication in the Official Gazette of the Republic of Rwanda. Ces directives entrent en vigueur le jour de leur publication au la République du Rwanda. Journal Officiel de Kigali, ku wa 08/08/2016 Kigali, on 08/08/2016 Kigali, le 08/08/2016 Komiseri Mukuru w’Ikigo cy’Imisoro n’Amahoro Commissioner General of Rwanda Revenue Authority Commissaire Général de l’Office Rwandais des Recettes (sé) TUSABE Richard (sé) TUSABE Richard (sé) TUSABE Richard 20