COMMISSIONER GENERAL RULES N°002/2013 OF 12/09/2013 IMPLEMENTING THE MINISTERIAL ORDER No002/13/10/TC OF 31/07/2013 ON MODALITIES OF USE OF CERTIFIED ELECTRONIC BILLING MACHINE

Article 24; Vu la Loi no37/2012 du 09/11/2012 portant Instauration de la Taxe sur la Valeur Ajoutée, spécialement en son article 24; Iteka Ashingiye ku rya Minisitiri no002/13/10/TC ryo kuwa 31/07/2013 y’Imashini rigena y’Ikoranabuhanga yemewe mu gutanga inyemezabuguzi, cyane cyane mu ngingo zaryo iya 4, iya 5, iya 8, iya 11 n’iya 12; imikoreshereze Given the Ministerial Order no 002/13/10/TC of 31/07/2013 on modalities of use of certified electronic billing machine, especially in its Articles 4,5,8,11,12; Vu l’Arrêté Ministériel no 002/13/10/TC du 31/07/2013 portant modalités d’utilisation de la machine de facturation électronique agréée, spécialement en ses articles 4, 5, 8, 11 et 12; Ashyizeho amabwiriza akurikira : Issues the following Rules: Emet les Directives suivantes : UMUTWE WA MBERE: INGINGO RUSANGE CHAPTER ONE : GENERAL PROVISIONS CHAPITRE PREMIER : DISPOSITIONS GENERALES

Ingingo ya mbere: Icyo aya Mabwiriza agamije Article One: Objective Article Premier: Objet Aya Mabwiriza ashyira mu bikorwa Iteka These Rules contain provisions implementing Ces Directives mettent en application l’Arrêté 3 Official Gazette n°40 of 07/10/2013 rya Minisitiri no 002/13/10/TC ryo kuwa imikoreshereze 31/07/2013 y’Imashini y’Ikoranabuhanga yemewe mu gutanga inyemezabuguzi. rigena the Ministerial Order no 002/13/10/TC of 31/07/2013 on modalities of use of certified electronic billing machine. Ministériel no 002/13/10/TC du 31/07/2013 portant modalités d’utilisation de la machine de facturation électronique agréée.

Ingingo ya 2: Ibisobanuro Article 2: Definitions Article 2: Définitions Muri bisobanurwa ukundi: aya Mabwiriza keretse iyo In these Rules unless the context requires otherwise: Dans ces Directives, à moins que le contexte n’exige une interprétation différente : 1° “Ubuyobozi” cy’Imisoro n’Amahoro; bisobanura Ikigo 1° “Authority” means Rwanda Revenue Authority; 1° "Autorité" signifie l’Office Rwandais des Recettes ; “Urwego ububasha” 2° bisobanura urwego rubifite mu nshingano zarwo; rubifitiye 2° “Competent Authority” means a body with jurisdiction on the respective issue; un 2° "Autorité Compétente" signifie organe ayant la compétence sur l’affaire en cause ; 3° “Ukoresha umusoreshwa y’Ikoranabuhanga inyemezabuguzi; imashini” bisobanura Imashini ukoresha gutanga mu 3° “User” means a Electronic Billing Machine; taxpayer, using an 3° "Utilisateur" signifie le contribuable qui utilise Facturation Electronique ; la Machine de 4° “TIN” – bisobanura nomero iranga umusoreshwa; 5° bisobanura Komiseri Mukuru w’Ikigo cy’Imisoro n’Amahoro; “Komiseri Mukuru” 4° “TIN” – means a Tax Identification Number; 5° “Commissioner General” means the Commissioner General of Rwanda Revenue Authority; 4° "NIF" signifie le Numéro d’Identification Fiscale ; 5° "Commissaire Général" le Commissaire Général de l’Office Rwandais des Recettes ; signifie 6 “Uburyo bwo gutanga inyemezabuguzi (CIS) bisobanura uburyo bwemewe” bw’ikoranabuhanga bwagenewe gukoreshwa mu bucuruzi, mu rwego rwo gushyiraho uburyo buhamye bwo gucunga neza ndetse n’ububiko byujuje ibisabwa n’Ubuyobozi; n’ubucuruzi ibijyanye (CIS)” 6° “Certified Invoicing System means an electronic system designated for use in business for efficiency management controls in areas of sales analysis and stock the confirms system which control requirements specified by the Authority; 6° "Système de Facturation Certifiée (SFC)" signifie un système électronique désigné pour l’usage dans le commerce pour les contrôles efficaces, dans le domaine d’analyse des ventes et ceux du système du stockage qui se conforment aux exigences prescrites par l’Autorité ; 4 7° “Imashini y’inyemezabuguzi” (SDC) bisobanura ikanabika inyemezabuguzi ikorana n’uburyo bwo gutanga inyemezabuguzi bwemewe ; imashini itanga 8° “ Imashini y’Ikoranabuhanga mu gutanga inyemezabuguzi ” bisobanura ugutanga bukomatanyije uburyo n’imashini (CIS) inyemezabuguzi y’inyemezabuguzi(SDC), bikorana nk’aho ari ikintu kimwe; Official Gazette n°40 of 07/10/2013 7° “Sales Data Controller (SDC)” means a device connected to CIS used for processing and storing certified receipts; 7° "Machine à Reçu (MR)" désigne un appareil connecté au SFC utilisé pour la livraison et le stockage des reçus ; 8° “Electronic Billing Machine” means a system comprising of CIS and SDC connected together as one system; 8° Machine de Facturation Electronique (MFE)"signifie un système comprenant le SFC et la MR connectés ensemble comme un seul système ; 9° “Gihamya” bisobanura amakuru ari ku nyemezabuguzi akoreshwa n’Ubuyobozi mu igenzura ry’ubudakemwa ; 9° “Signature” means receipt data used for integrity verification by Authority; 9° "Signature" signifie les données du reçu utilisées dans la vérification de l’intégrité par l’Autorité ; 10° “ Amakuru y’inyemezabuguzi” bisobanura buri makuru y’inyemezabuguzi gutanga akenewe agomba inyemezabuguzi n’imashini gutunganywa y’inyemezabuguzi; bwo bwemewe n’uburyo 10° “Receipt data” means every receipt data request by CIS which needs to be processed by SDC; toute 10° "Données du reçu" signifie demande des données du reçu par le SFC, qui doit être traitée par la MR ; “Ibigize igisubizo” 11° bisobanura amakuru yose yoherejwe aturutse mu mashini y’inyemezabuguzi ajya mu buryo bwo gutanga inyemezabuguzi bwemewe; 12° “ Amakuru yihariye” bisobanura mashini amakuru y’inyemezabuguzi mu hizewe umutekano wayo; mu buryo abitswe 13° inyandiko “ Inyemezabuguzi ”bisobanura habayeho igaragaza ko “Response 11° information sent from SDC to CIS; data” means every 11° "Données de la réponse" signifie toutes les informations envoyées au SFC par la MR; 12° “Internal data” means encrypted information saved to internal memory of SDC; 12° "Données internes" signifie des informations enregistrées cryptées dans la mémoire de la MR ; 13° “Receipt” means certified retail receipt or a wholesale receipt (where required) or a 13° "Reçu" désigne un document certifié constatant la vente au détail ou en gros, d’un 5 Official Gazette n°40 of 07/10/2013 kudandaza cyangwa kuranguza ibicuruzwa cyangwa inyandiko igaragaza ko hatanzwe servise ku muguzi, kandi ubudakemwa bw’iyo nyandiko bukaba bwagenzurwa n’Ikigo ; the receipt for the provision of services provided or (private to businessman, as applicable) whose integrity can be verified by the Authority; individual client récépissé pour la fourniture de services du client, dont l’intégrité peut être vérifiée par l’Autorité ; yihariye “Nomero 14° (MRC) y’uburyo bwo gutanga ikanagaragaza ko bwemewe; bisobanura nomero y’imashini” yihariye inyemezabuguzi Nomero 15° y’imashini y’inyemezabuguzi ” bisobanura nomero yihariye y’imashini itanga inyemezabuguzi ikanagaragaza ko yemewe; bw’imikorere 16° “Igenzura ry’iyakure” bisobanura bw’imashini uburyo y’inyemezabuguzi ikora impuzanzira ebyiri hifashishijwe imashini y’ubuyobozi kugira ngo hoherezwe amakuru akenewe mu igenzura; uburyo y’inyemezabuguzi 17° “Igenzura rikorwa n’imashini” bisobanura bw’imikorere itanga bw’imashini amakuru avuye mu gice cy’imashini kibika amakuru gasanduku iyohereza mu kagendanwa kagenewe kubika amakuru. 18° “POS” inyemezabuguzi; bisobanura ahatangirwa 14° “Machine Registration Code (MRC)” means Certified Invoicing System‘s unique serial number with designation of its certificate; 14° Code d’Enregistrement de la Machine (CEM)” signifie le numéro de série unique avec désignation de son certificat; 15° “SDC serial number” means Sales Data Controller’s unique serial number with designation of its certification ; 15° “Numéro de série de MR” signifie le numéro de série unique du MR avec désignation de son certificat; 16° “Remote audit” means a function of SDC to establish two way communication with remote server designated by the Authority in order to transfer required audit information; 16° "Audit à distance" est une fonction de la MR qui consiste à établir une communication bidirectionnelle avec un serveur à distance désigné par l’Autorité afin de transférer les informations requises de la vérification; 17° “Local audit” means a function of SDC to provide internal information from memory to a removable storage media (SD card); its 17° "Audit local" est une fonction de la MR qui consiste à fournir les informations de sa interne au support de stockage mémoire amovible (Carte microSD) ; 18° “POS” means Point Of Sale; 18° PDV” signifie “ Point de Vente” ; 19° “RAM” bisobanura uburyo imashini za mudasobwa zibikamo amakuru; 19° "Random access memory (RAM)" means a form of computer data storage; 19° "Mémoire Vive" est une forme de stockage des données informatiques ; 20° “Ugurisha imashini” bisobanura 20° “Supplier” means a company or physical 20° "Fournisseur" signifie une personne 6 rwo n’Ubuyobozi, by’uburyo isosiyete cyangwa umuntu ku giti cye wanditse mu Rwanda kandi wabiherewe kugira uruhushya ibyemezo gutanga inyemezabuguzi bwemewe na/cyangwa n’imashini y’inyemezabuguzi byakorewe mu Rwanda cyangwa mu mahanga, no kuzigurisha nk’uzikoracyangwa uhagarariye uzikora; bwo Official Gazette n°40 of 07/10/2013 person registered in Rwanda licensed by the Authority for holding a certificate for CIS and/or SDC, manufactured in or outside Rwanda, and selling it to the market as a representative the manufacturer or manufacturer; of physique ou société enregistrée au Rwanda sous licence par l'Autorité pour la tenue de certificat pour la SFC et/ou de la MR, fabriqués dans ou hors du Rwanda, et de le vendre sur le marché en tant que fabricant ou représentant du fabriquant; 21° “Ushyikiriza Abaguzi imashini” bisobanura isosiyete cyangwa umuntu ku giti cye wanditse mu Rwanda, akaba afitanye n’ugurisha imashini amasezerano yo kuzishyikiriza abaguzi, akaba kandi yarabiherewe uruhushya n’Ubuyobozi rwo kugurisha CIS na cyangwa SDC mu Rwanda. 21° “Distributor” means a company or physical person registered in Rwanda who is having distribution agreement with Supplier and a license by the Authority to sell CIS and/or SDC in Rwanda. 21° "Distributeur" signifie une société ou personne physique enregistrée au Rwanda, ayant un Accord de Distribution avec le licence attribuée par fournisseur et une l'Autorité de vendre le SFC et/ou la MR au Rwanda. UMUTWE WA Y’IMASHINI ’INYEMEZABUGUZI II: IMIKORERE CHAPTER CERTIFIED II: ELECTRONIC BILLING MACHINE FUNCTIONALITIES CHAPITRE II : FONCTIONNEMENT DE LA MACHINE DE FACTURATION ELECTRONIQUE AGREEE

Ingingo ya 3: Imikorere rusange Article 3: General Operations Article 3 : Fonctionnement General itanzwe n’imashini Inyemezabuguzi y’ikoranabuhanga yemewe mu gutanga n’uruhurirane inyemezabuguzi, rw’ubwoko bw’inyemezabuguzi n’ubw’ubucuruzi. igizwe A receipt issued by a certified electronic billing machine, is formed from a combination of receipt type and transaction type. Un reçu délivré par une machine de facturation électronique agréée, est constitué d’une combinaison de types de reçu et de transaction. Ibisobanuro by’amoko y’inyemezabuguzi bikubiye mu ngingo ya 6 y’aya Mabwiriza. Receipt types are further defined in Article 6 of these Rules. Les types de reçus sont prévus dans l’Article 6 de ces Directives. Amoko y’inyemezabuguzi ni aya akurikira: The receipt types are: Les types de reçus sont : 7 Official Gazette n°40 of 07/10/2013 ISANZWE; - - KOPI; - KWIMENYEREZA; - POROFORUMA. - NORMAL; - COPY; - TRAINING; - PRO FORMA. - NORMAL ; - COPIE ; - APPRENTISSAGE ; - PRO FORMA. Ubwoko bw’ubucuruzi ni ubu bukurikira: The transaction types are : Les types de transactions sont : - - IGURISHA; ISUBIZA. - SALE; - REFUND. - VENTE ; - REMBOURSEMENT. Uburyo bwo kohereza amakuru hagati y’uburyo bwo gutanga inyemezabuguzi bwemewe n’imashini y’inyemezabuguzi biteganyijwe Nyandiko Nsobanuramikorere ya Komiseri Mukuru. mu ry’amakuru hagati Isohoka n’iyinjira y’uburyo bwo gutanga inyemezabuguzi bwemewe n’imashini y’inyemezabuguzi kuri buri bwoko bw’inyemezabuguzi biteye ku buryo bukurikira: a. Uburyo bwo gutanga bwemewe inyemezabuguzi amakuru bwohereza y’inyemezabuguzi akurikira mu mashini y’inyemezabuguzi na yo igahita isohora inyemezabuguzi: communication protocol The for data transmission between the Certified Invoicing System and the Sales Data Controller is defined in Commissioner General Instructions. The data flow between the Certified Invoicing System and the Sales Data Controller will be as follows for each receipt type, will be as follows: a. the CIS sends the following receipt data to the SDC at the time when the receipt is being produced: i. Itariki n’isaha; ii. Nomero iranga umusoreshwa; iii. TIN y’umuguzi (ku bushake); iv. Nomero yihariye i. date and time; ii. Tax Identification Number; iii. client's (optional); TIN iv. machine registration code (MRC); 8 Le protocole de communication pour la transmission de données entre le Système de Facturation Certifiée et la Machine à Reçu est défini dans les Instructions du Commissaire Général. Le flux de données entre le Système de Facturation Certifiée et la Machine à Reçu, pour chaque type de reçu se fera comme suit : a. Le SFC envoie les données du reçu énumérées ci-dessous à la MR au moment où le reçu est en cours de production : i. ii. iii. iv. Date et heure ; Numéro Fiscale ; NIF du client (par option) d’Identification Code d’Enregistrement de y’imashini; v. Nomero y’inyemezabuguzi; vi. Ubwoko bw’inyemezabugu zi bw’ubucuruzi; n’ubwoko vii. Ijanisha ribarirwaho umusoro; viii. Igiciro gikubiyemo umusoro; ix. Ingano y’umusoro. Official Gazette n°40 of 07/10/2013 v. receipt number; vi. receipt type and transaction type; vii. TAX rates; viii. total amounts with TAX; ix. TAX amounts. v. vi. vii. viii. ix. la Machine (CEM) ; Numéro du reçu ; Type de transaction ; reçu et de Les taux appliqués ; d’imposition montant Le taxe incluse; Les montants des taxes. total b. Imashini y’inyemezabuguzi yakira amakuru ajyanye n’inyemezabuguzi aturutse mu buryo bwo gutanga inyemezabuguzi bwemewe; y’inyemeza ibisubizo c. Imashini bwishyu kandi itunganya ikabyohereza ku buryo bwo gutanga inyemezabuguzi bwemewe: i. Nomero iranga imashini ii. iii. iv. mubazi y’inyemezabuguzi; Itariki n’isaha; Ikimenyetso nyemezabuguzi y’inyemezabuguzi bwoko buri kuri bw’inyemezabuguzi; v. mubazi y’inyemezabuguzi y’inyemezabwishy zose; vi. umukono w’ikoranabuhanga b. the SDC receives receipt data from CIS; b. La MR reçoit les données du reçu envoyées par le SFC ; c. the SDC generates the following response data and sends them back to the CIS: c. La MR reproduit les données énumérées ci-dessous et les renvoi au SFC : i. SDC ID; ii. date and time; iii. receipt label; iv. receipt counter per receipt type; v. receipt counter of all receipts; vi. digital signature (except for the receipt 9 i. ii. iii. iv. v. La MR ID ; Date et heure ; Etiquette du reçu ; Contre récépissé par type de reçu ; Contre récépissé pour tous les reçus ; vi. Signature numérique (excepté ku (uretse byerekeranye n’inyemezabuguzi z’ubwoko bw’ AMAHUGURWA na POROFORUMA); d. Uburyo gutanga bwo inyemezabuguzi bwemewe burangiza ikorwa ry’inyemezabuguzi amakuru y’imashini y’inyemezabuguzi ashyirwa mu mwanya wagenwe ku nyemezabuguzi; e. Uburyo bwo gutanga bwemewe inyemezabuguzi bwohereza mashini y’inyemezabuguzi amakuru yuzuye y’umunsi y’inyemezabuguzi ya NS na NR mu nyandiko. mu Official Gazette n°40 of 07/10/2013 types TRAINING and PRO FORMA); pour les types de reçus de PRO FORMATION FORMA). et d. the CIS finalizes receipt by printing SDC information on designated place within the receipt; e. The CIS sends a complete journal data of NS and NR receipt labels in text form to SDC. d. SFC le reçu finalise par impression des informations de la MR sur l’endroit désigné dans le reçu ; e. Le SFC envoi à l’MR, sous texte, une complète forme de revue des données de reçus avec étiquettes NV et NR. Imashini y’ikoranabuhanga mu gutanga inyemezabuguzi ntishobora gusohora inyemezabuguzi kuri buri bwoko mbere y’uko isohoka n’iyinjira ry’amakuru yavuzwe haruguru birangira. bwemewe Certified electronic billing machine can not have a possibility to print receipt of any type before the forementioned data flow has been finalized. La machine de facturation électronique ne peut imprimer aucun type de reçu avant que le flux de données mentionnées ci-dessus soit finalisé.

Ingingo ya 4: Imikorere y’uburyo bwo gutanga inyemezabuguzi bwemewe Article 4: Certified functions Invoicing System Article 4 : Les fonctions du Système de Facturation Certifiée kugira ngo uhabwe uburenganzira, uburyo bwo gutanga inyemezabuguzi bwemewe bugomba yose iteganyijwe mu mu Nyandiko Nsobanuramikorere ya Komiseri Mukuru. kubahiriza imikorere To qualify for accreditation, a Certified Invoicing System must comply with all functions described in Commissioner General Instructions. Pour être admissible à l’accréditation, un Système de Facturation Certifiée doit être en conformité avec des fonctions spécifiées dans les Instructions du Commissaire Général. Uburyo bwo gutanga inyemezabuguzi bwemewe bugomba kugira uburyo TIN Certified Invoicing System must have reprogrammable TIN under its service mode, Le Système de Facturation Certifiée ne peut avoir un NIF reprogrammable dans son mode 10 yikoresha, ku mpamvu z’ihinduranya mutungo, uretse gusa igihe uguhindura nomero bisaba kuyisubiza bikaba bisiba amakuru yose yashyizwe kuri ya nomero y’umusoreshwa. umusoreshwa iranga Iyo ikifashisho cyangwa kimwe mu bice bigize imashini gikorana cyangwa kiri mu inyemezabuguzi buryo ntikigomba bwemewe, kubangamira imikorere isanzwe iteganywa muri aya mabwiriza. gutanga kintu bwo icyo Official Gazette n°40 of 07/10/2013 for the purpose of ownership transfer only, if the change of TIN is conditioned by the reset which deletes all information saved for previously programmed TIN. de service, aux fins du transfert de propriété, que si le changement du NIF est conditionné par une réinitialisation qui supprime toutes les informations le NIF précédemment programmé. enregistrées pour If an accessory or some other piece of equipment is connected to or integrated in the Certified Invoicing System, it must not affect the normal operation of any or disrupt functionality defined in these Rules. Si un accessoire ou pièce d’équipement est connecté ou intégré dans le Système de Facturation Certifiée, il ne doit pas affecter ou perturber le fonctionnement normal de toutes les fonctionnalités prévues par ces Directives. Inyemezabuguzi zigomba kugira nomero zikurikirana kugira ngo bifashe kugenzura ko raporo za buri munsi zujujwe neza. The receipts must carry consecutive numbers in order to guarantee the completeness and the in alterability of the journal records. reçus doivent porter des numéros Les consécutifs afin de garantir l’exhaustivité et l’inaltérabilité des rapports. enregistrements des Ukugaragaza ibisabwa kwemererwa CIS biteganyijwe Nyandiko Nsobanuramikorere ya Komiseri Mukuru. mu The specification describing CIS requirements for certification is defined in Commissioner General Instructions. La spécification des conditions requises pour la certification du SFC est prévue dans les Instructions du Commissaire Général. Amasezerano y’itumanaho ku bijyanye n’amakuru y’inyemezabuguzi n’amakuru akubiyemo igisubizo hagati ya CIS na SDC ateganywa mu Nyandiko Nsobanuramikorere ya Komiseri Mukuru. The communications protocol for receipt data and response data between CIS and SDC is defined in Commissioner General Instructions. Le protocole des communications pour les données du reçu et données de réponse entre le SFC et MR est prévu dans les Instructions du Commissaire Général.

Ingingo ya 5: Imikorere y’imashini y’inyemezabuguzi Article 5: Sales Data Controller functions Article 5 : Les fonctions de la Machine à reçu SDC igomba gutanga amakuru : SDC must provide information : La MR doit fournir des informations : a. habaye Mu buryo bw’ibanga mu gihe ry’amakuru ihererekanya a. In an encrypted form when wirelessly transmitting internal data to the designated 11 Sous a. la forme cryptée transmission des données internes au serveur lors de hadakoreshejwe umugozi kuri seriveri yashyizweho n’ubuyobozi mu gihe hari gukorwa igenzura ry’iyakure; b. Hakoreshejwe uburyo bw’ibanga mu gihe amakuru y’ibyinjijwe mu mashini birimo gukorerwa kopi bishyirwa ku ikarita y’amakuru SD iyo harimo gukorwa igenzura; igendanwa, Official Gazette n°40 of 07/10/2013 server of the Authority in case of the remote audit activation; désigné de l’Autorité en cas de vérification à distance ; b. In an encrypted form when copying internal data to a removable SD card media in case of the local audit activation; b. Sous forme cryptée lors de la copie des données internes sur la carte micro SD amovible en cas d’audit local ; c. Hakorwa umukono koranabuhanga ukozwe mu mibare mu magambo yanditse mu buryo bw’ibanga ku makuru aba ari kuri buri nyemezabuguzi akaba ashobora buryo kugenzurwa buteganyijwe Nyandiko Nsobanuramikorere ya Komiseri Mukuru. n’ubuyobozi mu mu c. By generating digital signature with encrypted information on each receipt which is verifiable by Authority in a manner defined in Commissioner General Instructions. En une reproduisant c. signature numérique avec une information cryptée sur chaque facture qui est vérifiable par l’Autorité d’une manière spécifiée dans les Instructions du Commissaire Général. ngo wemererwe, Kugira y’inyemezabuguzi ibyangombwa byose bituma bikwiye Nsobanuramikorere ya Komiseri Mukuru. imashini ifite ikora uko Nyandiko igomba kuba bivugwa mu To qualify for accreditation, a Sales Data Controller must comply with all functions described General Instructions. Commissioner in Pour être admissible à l’accréditation, une Machine à Reçu doit être en conformité avec des les fonctions déterminées dans Instructions du Commissaire Général. narimwe Nta nyir’imashini y’inyemezabuguzi (SDC), igihe byagenwe ko igomba gukoreshwa na we gusa yayegurira undi, bityo nomero imuranga (TIN) igomba kuba buri gihe muri SDC. Nyamara, imashini imwe nyemezabuguzi ishobora kwifashishwa mu kugaragaza amakuru yatanzwe y’inyemezabuguzi n’abasoreshwa benshi mu buryo bwo inyemezabuguzi bwemewe mu gutanga gihe abo bose hemejwe ko bakoresha SDC imwe. as Under no circumstances may SDC change its ownership once it is activated for a single user, hence TIN a parameter becomes permanently embedded within SDC. However, SDC can handle receipt data from multiple CIS which are operating for the same SDC user. En aucun cas, la MR ne peut changer de propriétaire dès qu’elle est activée pour un seul utilisateur ; donc le NIF en tant que paramètre devient définitivement la MR. Cependant, la MR peut traiter les données reçues de multiples SFC qui opèrent pour le même utilisateur de MR. intégré à 12 Ibisabwa uburyo bwa SDC bugomba kuba bwujuje bwemerwe biteganyijwe mu mugereka wa 4 w’aya Mabwiriza. kugira ngo CIS imwe igomba Iyo CDS ibarizwa mu gice cy’ihuzanzira rikoresha CIS irenze imwe, buri itanga inyemezabuguzi mu buryo bukomeza. Buri makuru agomba y’inyemezabuguzi gutangwa mu buryo bukurikiranye hatitawe kuri MRC, mu gihe cyose CIS yohereza amakuru ari iya TIN na SDC bimwe. kuba Official Gazette n°40 of 07/10/2013 The specification describing SDC requirement for certification is defined in Annex 4 of these Rules. La spécification des conditions requises pour la certification de la MR est définie dans l’Annexe 4 de ces Directives. If a single CDS belongs to part of a network operating more than one CIS, the recept processing with each CIS must be continuous. Every receipt data must be processed in consecutive order by SDC regardless of MRC, as long as the CIS sending receipt data belongs to the same TIN as SDC. Si une MR appartient a une partie de la connection faissant fonctionner plus d’un SFC, le traitement du reçu par chaque SFC doit être continu. Toutes les données du reçu doivent être traitées par ordre consécutif par la MR indépendament du CEM, tant que le SFC qui envoie les informations du reçu appartient aux même NIF et MR. Amasezerano y’itumanaho ku bijyanye n’inyemezabuguzi kuri SDC ateganywa mu Nyandiko Nsobanuramikorere ya Komiseri Mukuru. The communications protocol of a receipt for SDC is defined in Commissioner General Instructions. Le protocole de communication pour un reçu de MR est prévu dans les Instructions du Commissaire Général. UMUTWE WA III: INYANDIKO Z’IMASHINI Y’IKORANABUHANGA MU GUTANGA INYEMEZABUGUZI CHAPTER III : ELECTRONIC BILLING MACHINES DOCUMENTS CHAPITRE III : LES DOCUMENTS DE LA MACHINE DE FACTURATION ELECTRONIQUE

Ingingo ya 6: Ibiranga inyemezabuguzi Article 6: Receipt specification Article 6 : Les spécifications du reçu yemewe Inyemezabuguzi igomba kugaragaza nibura amakuru ateganywa mu ngingo ya 7 agace ka a-n y’iteka rya rwo kubahiriza rwego Minisitiri mu ishusho yagenwe iteganywa mu Nyandiko Nsobanuramikorere ya Komiseri Mukuru. A Certified Receipt must at least contain information specified in Article 7 points a-n of the Ministerial Order in respect to the formats defined in Commissioner General Instructions. Un reçu certifié doit contenir au moins les informations visées dans l’article 7, points a-n de l’Arrêté Ministériel en ce qui concerne les formats prévus dans les Instructions du Commissaire Général. risanzwe, rigaragazwa Igurisha n’ikimenyetso cy’inyemezabuguzi nka NS, irebera ku nyemezabuguzi yakozwe kandi Normal Sale, defined by receipt label as NS, refers to a receipt that is produced and offered to the client. It is deemed to be any receipt Vente Normale, indiqué par l’étiquette VN, désigne un reçu qui est produit et offert au client. C’est un reçu produit pendant que la 13 umuguzi. igahabwa Ifatwa nk’inyemezabuguzi mu gihe uburyo bwo gutanga inyemezabuguzi mu buryo bwayo busanzwe bwo kwiyandikisha, ikoreshwa mu kwandika ibyacurujwe hamwe cyangwa ikosora hakubiyemo serivisi, n’igabanyirizwa byanditswe hifashishijwe uburyo bwabugenewe. Official Gazette n°40 of 07/10/2013 produced while the Certified electronic billing machine is in its normal registration mode, used to register sales of goods and/or services, including corrections and discounts registered by means of the correction and discount functionalities. Machine de Facturation Electronique est en mode normal d’enregistrement, utilisé pour enregistrer les ventes des biens et/ou services, y compris les corrections et les réductions enregistrées à l’aide des fonctionnalités de correction et de réduction. bw’inyemezabuguzi bw’ubucuruzi cya hamwe Ubwoko bugaragazwa n’ubwoko n’ikimenyetso bugomba gukoreshwa mu gihe bukorera igenzura no umusoreshwa wayitanze gusubizwa amafaranga agaragara kuri TIN y’umuguzi n’inyemezabuguzi yahawe n’ugurisha. agasaba ajyanye SN gihe mu amafaranga Ugusubizwa bisanzwe, bigaragazwa n’ikimenyetso nyemezabuguzi irebera ku nyemezabuguzi nka NR, imashini mu yakozwe, y’ikoranabuhanga gutanga inyemezabuguzi iri mu buryo bwo gusubiza amafaranga, ku muguzi wasabye amakuru inyemezabuguzi yahawe agaragaza ko mbere ikubiyemo amakuru atari ukuri cyangwa amakuru ajyanye n’isubizwa ry’amafaranga, igabanyuka ry’ibicuruzwa Iyo nyemezabuguzi cyangwa ishingirwaho mu gusubiza amafaranga igaragaza gusa ingano ‘’ negative”, y’amafaranga agomba gusubizwa. serivisi. A receipt type and transaction type labeled as NS shall be used for the basis of verification by the Authority of a claimant submitting it together with a refund VAT claim given that it includes client’s TIN printed on the receipt by the issuer. Le type du reçu et de transaction avec étiquette NS servent de base de vérification menée par l’Autorité au demandeur de restitution de TVA, qui doit le soumettre avec la demande, dans la mesure où il comprend le NIF imprimé sur le reçu par l’émetteur. The normal Refund, indicated by a receipt label as NR, refers to a receipt that shall be produced, while Certified electronic billing machine is in refund mode, for a client upon request with information indicating that a previously printed Normal Sale receipt contains incorrect information or information on a refund for returned or discounted goods or services. Such refund receipt contains only negative, refunded amounts. remboursement Normal, Le indiqué par l’étiquette RN, signifie un reçu qui est produit pendant que la Machine de Facturation Electronique est en mode de remboursement, sur demande du client avec indication qu’un reçu de Vente Normale contient de faux renseignements, le remboursement des biens retournés, et des biens ou services à prix réduits. De tel reçu ne contient que de montants négatifs remboursés. informations sur Buri nyemezabuguzi y’ubu bwoko isaba ko ukoresha imashini y’ikoranabuhanga akora Each receipt of this type requires a declaration by the user inputted to a special refund log Chaque type nécessite une déclaration de l’utilisateur transcrite dans un reçu de ce 14 Official Gazette n°40 of 07/10/2013 rikubiyemo imenyekanisha amafaranga agomba gusubizwa agaragara mu gitabo cy’inyemezabuguzi hamwe n’umwirondoro n’amazina bya nyiri ugusubizwa. kandi, hamwe ubwoko Byongeye bw’inyemezabuguzi n’ubwoko bw’ubucuruzi bugaragazwa n’ikimenyetso cya NR bugomba gukurwa kuri konti n’ubuyobozi, hamaze gukorwa isuzumwa ku byasabwe, keretse: Iyo amafaranga a. yasabwe gusubizwa yishyuwe umuguzi wasabye kuyasubizwa akoresheje inyandikobwishyu z’umwimerere; bwishyu Inyandiko b. y’igurisha risanzwe ishyirwa hamwe n’ugusubizwa amafanga bisanzwe bigahuzwa n’igitabo cyagenewe amafaranga kwandikwamo asubizwa nk’uko bigaragara mu Nyandiko Nsobanuramikorere ya Komiseri Mukuru. containing book and justification with description and the name of the refund recipient. receipt details registre spécial de remboursements, qui contient les détails des reçus et justification, avec description et nom du bénéficiaire de remboursement. Additionally, receipt type and transaction type labeled as NR shall be taken into account by the Authority, if the scrutiny of the claim is carried out, only if: En outre, les types de reçu et de transaction avec étiquette RN doivent être pris en compte par l’Autorité lors de l’examen de la demande, seulement si : the refund is paid to the client who refund by presenting original a. requested Normal Sale receipt and; a. le remboursement est versé au client qui l’a demandé, en présentant le reçu original de Vente Normale et; b. Normal Sale (NS) receipt is attached together with Normal Refund (NR) to a special refund log book of the user as per example shown in Commissioner General Instructions. b. les reçus de Vente Normale et de Remboursement Normal sont attachés au registre de remboursement de l’utilisateur, suivant les Instructions du Commissaire Général. l’exemple prévu dans dans igaragazwa Kopi, n’ikimenyetso nyemezabuguzi nka CS cyangwa CR, igendeye kuri kopi z’inyemezabuguzi ya buri bwoko bw’inyemezabuguzi isanzwe. Copy, defined by receipt label as CS or CR, refers to a copy of only previously generated receipt of any NORMAL receipt type. Copie, identifié par l’étiquette CV ou CR, reçu qui a été désigne une copie du uniquement produit de n’importe quel type du reçu Normal. Amahugurwa, igaragazwa n’ikimenyetso nyemezabuguzi nka TS cyangwa TR igendeye ku byasohowe mu mashini y’inyemezabuguzi byakozwe mu rwego ayikubiyeho rw’amahugurwa, akagaragazwa no ku nyemezabuguzi y’ubwoko busanzwe. amakuru Training, defined by receipt label as TS or TR refers to a printout purely for practice purposes on Certified electronic billing machine, produced only when it is in its training mode, with information similar to that which is to be indicated on a NORMAL receipt type. Formation, identifié par l’étiquette FV ou FR, indique une impression à des fins purement de pratique, effectuée par une Machine de Facturation Electronique qui est dans son mode de formation, avec les informations semblables à celles indiquées sur un reçu de type Normal. 15 inyemezabuguzi Poroforuma cyangwa mbanziriza-gura, igaragazwa n’ikimenyetso nyemezabuguzi nka PS irebeye ku byasohowe mu mashini y’ikoranabuhanga itanga inyemezabuguzi yashyizwe mu buryo bwa poroforuma, amakuru ayikubiyeho agahura n’agaragara ku bwoko busanzwe. nyemezabuguzi yo mu kopi kuba Iyo uburyo bwo gutanga inyemezabuguzi igikorwa cyo bwemewe (CIS) bukoze z’inyemezabuguzi, gusohora iz’amahugurwa cyangwa iza poroforuma, zigomba zitandukanye isanzwe ku buryo n’inyemezabuguzi KOPI, Ijambo bugaragara. POROFORUMA AMAHUGURWA, rigomba gushyirwa ku itike, munsi y’umutwe wayo no hejuru y’ahandikwa ibyagurishijwe. "IYI NTABWO Amagambo akurikira agomba kugaragara munsi y’ahandikwa igiciro rusange kiri ku ARI itike: YEMEWE”. INYEMEZABUGUZI Ntibishoboka amagambo guhindura agaragaza inyemezabuguzi, kandi agomba kuba nibura ari manini inshuro ebyiri kurenza amagambo agaragaza umubare. Official Gazette n°40 of 07/10/2013 Pro forma or an advance receipt, defined by receipt label as PS refers to a printout from a Certified electronic billing machine while in pro forma mode, with information similar to that contained on a NORMAL receipt type. Pro forma ou reçu d’avance, indiqué par l’étiquette PS, désigne une impression effectuée par une Machine Electronique de Vente dans un mode pro forma, avec les informations similaires à celles que contient un reçu de type Normal. invoice, they must be When a CIS provides a function for printing copies of the receipt, printing training or pro clearly forma distinguishable from the NORMAL receipt type. The designation COPY, TRAINING, PRO FORMA has to be placed on the ticket item receipt header and above below description section. Quand un SFC fournit une fonction pour imprimer les copies d’un reçu, les billets de Formation ou de Pro forma, ceux-ci doivent se distinguer clairement d’un reçu de type Normal. L’indication COPIE, FORMATION, PRO FORMA doit apparaître sur le billet, au dessous de l’en-tête, soit au-dessus de la section de description de l’objet. In such cases, the following text must be indicated below the total amount of the ticket to be printed: "THIS IS NOT AN OFFICIAL RECEIPT”. It shall not be possible to alter the receipt identifying text, which shall be at least twice as big as the text that indicates the amount. Le texte suivant doit être imprimé au dessous des montants totaux du billet: "Ceci n’est pas un reçu officiel". Il ne doit pas être possible de modifier le texte identifiant le reçu, qui doit être au moins deux fois plus grand que le texte indiquant le montant. Iyo uburyo bupfuye bwo kwishyura cyangwa umubare w’amafaranga utariwo bwasohowe mu mashini kunyandiko bwishyu y’igurisha risanzwe, umusoreshwa If wrong means of payment or incorrect amount have been printed on a Normal Sale (NS) receipt the user is allowed to produce a Normal Refund (NR) receipt that corrects the Si le faux moyen de paiement ou un montant incorrect a été imprimé sur un reçu Ventes Normales, l’utilisateur peut produire un reçu corrige Normal Remboursement qui 16 yemerewe gutanga inyemezabuguzi yo gusubizwa amafaranga bisanzwe (NR) ihita ikosora amakosa yakozwe nyuma gato y’uko amakosa agaragara, hanyuma kandi agatanga y’igurisha inyemezabuguzi risanzwe n’amakuru ku buryo nyabwo bw’iyishyurana, inyandiko z’umwimerere z’is’ubizamafaranga ku buryo busanzwe zikomekwa ku gatabo kabugenewe, mu Nyandiko Nsobanuramikorere ya Komiseri Mukuru, nk’igisobanuro y’icyo gikorwa cyabaye. ryose rikorewe buri bwoko Ikosora bw’inyemezabuguzi rigomba kugaragaza ku buryo bugaragara itandukaniro hagati y’amafaranga n’agomba kwongerwa hakoreshejwe ikimenyetso cyo gukuramo (-). asubizwa Official Gazette n°40 of 07/10/2013 discrepancy, immediately after error has occurred, and then produce a Normal Sale (NS) receipt with information on the correct means of payment, attaching original Normal Refund (NR) to the special refund log book, example shown in Commissioner General Instructions, with such incident. justification of l’imperfection, immédiatement après que l’erreur s’est produite, et un reçu de Vente Normale (VN) avec les informations sur les moyens de paiement appropriés, en attachant le reçu original de Remboursement Normal (RN) au registre de remboursement spécial, selon l’exemple figurant dans les Instructions du Commissaire Général, accompagnés de justifications de cet incident. All corrections on the receipt of any type must clearly distinguish negative amounts from positive amounts by using a minus sign (-). Toutes les corrections au reçu de chaque type doivent clairement distinguer les montants négatifs des montants positifs en utilisant un signe moins (-).

Ingingo ya 7 : Raporo Article 7: Reports Article 7 : Rapports kuba igomba Imashini y’ikoranabuhanga mu gutanga inyemezabuguzi ifite ubushobozi bwo gutuma ikora mu buryo burambuye raporo X y’ibyacurujwe buri munsi mu ubucuruzi bwakozwemo uhereye igihe raporo Z iheruka yakorewe. cyose gihe Certified electronic billing machine must have facility to generate detailed X daily report of financial the day's sale during which the transactions were previous Z daily report was generated. conducted since La Machine de Facturation Electronique doit avoir la capacité d’effectuer un rapport quotidien détaillé X à la fin de toute journée au cours de laquelle les activités financières ont été réalisées, depuis que le rapport Z précédent a été procuré. igomba kuba Imashini y’Ikoranabuhanga mu Gutanga Inyemezabuguzi ishobora kugaragaza buri munsi, raporo Z irambuye yerekana ibikorwa by’ubucuruzi byakozwe n’inyemezabuguzi zatanzwe. Iyi raporo cy’ubucurizi ifatwa nk’igitabo Electronic Billing Machine must have facility to generate detailed Z report at the end of each day during which financial transactions were conducted and receipts generated. This report will be regarded as a business and accounting record. La Machine de Facturation Electronique doit avoir la capacité d’effectuer un rapport Z détaillé à la fin de toute journée au cours de laquelle les transactions financières ont été réalisées et les réçus livrés. Ce rapport est considéré comme un livre de commerce et de 17 imwe gusa muri n’ibaruramari. raporo yagaragaye cyangwa Iyo nta hagaragaye raporo zavuzwe haruguru, raporo ikurikira igomba kuba ikubiyemo amakuru yose y’igihe kiva kuri raporo Z y’umunsi iheruka kugera kugera igihe cya raporo nshya. kandi igomba Imashini y’Ikoranabuhanga mu Gutanga kuba Inyemezabuguzi ishobora kugaragaza buri munsi, raporo PLU yerekana ibiranga buri cyaguzwe byose, ingano y’ibyaguzwe n’amafaranga yakiriwe kuri buri kigurishwa na buri kiciro, kuva ishize yagaragarijwe. igihe raporo PLU muri Ibikubiye biteganyijwe Nsobanuramikorere ya Komiseri Mukuru. zavuzwe Nyandiko raporo mu Official Gazette n°40 of 07/10/2013 When no report or only one of the above mentioned reports has been generated, the next report must contain all data for the entire period from the time of previous Z daily report to the time of the new report. Electronic Billing Machine must also have facility to generate a daily PLU report, which contains full details of each the quantities sold and the amounts collected for each item and category, since the previous PLU report was generated. item, comptabilité. Lors qu’aucun rapport n’a été procuré ou seulement un des rapports mentionés en haut a été procuré, le rapport suivant doit contenir toutes les donées de la période allant du jusqu’au journalière Z précédent rapport nouveau rapport. La Machine de Facturation Electronique doit avoir aussi la capacité d’effectuer un rapport journalière PLU, qui contient les détails complets de chaque produit, les quantités vendues et les montants collectés sur chaque produit et category, depuis que le rapport PLU précédent a été procuré. The content of forementioned reports are provided in Commissioner General Instructions. for Le contenu des rapports ci-haut mentionné fait est spécifié dans du Commissaire Général. les Instructions

Ingingo ya 8: Igitabo gishyirwamo ibyakozwe ku munsi Article 8: Journal records Article 8 : Enregistrements des rapports hamwe n’ibindi bigaragazwa mu Ibyacurujwe byose buryo byakozwe bukurikiranye byanditswe buri munsi mu gitabo strip) cyangwa mu gitabo cy’ikoranabuhanga cyabugenewe (log memory). cyabugenewe (control Sales and other activity demonstrating continuous use of Certified electronic billing machine is registered in the paper journal (control strip) or electronic journal (log memory). Les ventes et autres activités montrant l’usage continu des ventes de la Machine Electronique de Vente doivent être enregistrées dans un journal (bande de contrôle) ou dans un registre électronique (mémoire du registre). Ibyabitswe hashingiwe ku gika cya mbere cy’iyi ngingo bigomba kuba bikubiyemo amakuru yose agomba kugaragara kuri buri bwoko raporo bw’inyemezabuguzi, n’ihindagurika n’amakuru ajyanye Registration according to the first paragraph of this article must include all information that is to appear on receipts of all types, reports and information of price changes or other programming functions. Les enregistrements effectués conformément à l’alinéa 1 du présent article comprennent toutes les informations qui doivent figurer sur les reçus de tout type, et des informations sur les changements de prix ou d’autres fonctions 18 ry’ibiciro cyangwa imihindagurikire yindi iyo ariyo yose. ukoresha mu imashini Umusoreshwa y’ikoranabuhanga gutanga inyemezabuguzi agomba kubika amakuru yatanzwe n’imashini. Na nyuma yo gukoresha imashini, umusoreshwa abazwa ibi bikurikira: Official Gazette n°40 of 07/10/2013 de programmation. The user of Certified electronic billing machine must store the data generated by the system. Even upon the termination of its operation, the user of Certified electronic billing machine is responsible for: L’utilisateur d’une Machine Electronique de Vente doit stocker les données réalisées par le système. Même après l’usage, l’utilisateur d’une Machine Electronique de Vente est tenu de faire: Kubika a. z’inyemezabuguzi; imashini a. storing the Sales Data Controller; a. Le stockage de Machine à reçu ; Kubika b. raporo za buri munsi cyangwa amadosiye yakozwe hifashishijwe uburyo bwo gutanga inyemezabuguzi bwemewe. Inyandiko yavuzwe muri iyi ngingo zigomba kubikwa mu gihe kingana n’imyaka icumi (10) ibarwa guhera ku ikurikira itariki ya mbere Mutarama umwaka w’isoresha nyandiko yakoreweho. iyo storing b. records or electronic journal file of Certified Invoicing System. journal the b. Le stockage de rapports enregistrés ou des registres électroniques du Système de Facturation Certifiée. The document mentioned in this article must be kept for a period of ten years counted starting from January 1st following the tax year in which it was issued. Les documents énumérés dans cet article doivent être conservés pendant une période de dix ans, à compter du 1er Janvier de l’année qui suit l’exercice fiscal dans laquelle ils ont été délivrés. Umutwe wa IV: UKWEMERERWA CHAPTER IV : CERTIFICATION CHAPTER IV : CERTIFICATION

Ingingo ya 9: Inshingano z’abagurisha Article 9: Obligations of suppliers Article 9 : Obligations des fournisseurs bwo gutanga Umucuruzi w’uburyo inyemezabuguzi kugira ngo abibonere uburenganzira agomba kubisaba ubuyobozi mu nyandiko kuri buri buryo bwo gutanga hamwe inyemezabuguzi cyangwa n’imashini y’inyemezabuguzi cyangwa amaporogaramu yayo azashyirwa bwemewe The supplier must submit an application for certification to the Authority for every version of a CIS and/or SDC model or its software which will be placed on the market in Rwanda for official use as part of Certified electronic billing machine. faire une demande Le fournisseur doit d’accréditation à l’Autorité pour chaque version d’un SFC, model ou logiciel d’une MR mis sur le marché au Rwanda pour son usage le cadre de Machine de officiel dans Facturation Electronique. 19 Official Gazette n°40 of 07/10/2013 ku isoko ry’u Rwanda kugira ngo atangire gukoreshwa ku mugaragaro nka bimwe mu bice bigize imashini y’ikoranabuhanga mu gutanga inyemezabuguzi. busabe gusuzuma ubuyobozi bugomba byose kuba bwe Ubwo bukubiyemo kandi ibikenewe buherekejwe n’inyandiko zibushyigikiye, zafasha niba ibikoresho bye byujuje ibisabwa. Ibisabwa ku buryo burambuye kugira ngo umucuruzi w’uburyo bwo gutanga inyemezabuguzi yemerwe hamwe n’inyandiko za ngombwa bikubiye mu Nyandiko Nsobanuramikorere ya Komiseri Mukuru. bwo uburyo Ugurisha gutanga inyemezabuguzi bwemewe na /cyangwa agomba nyemezabuguzi imashini kugenzura akamenya ko buri buryo yatanze busa n’ubwo yasabiye uburenganzira. Such application must contain all necessary and useful supporting documents, which enables the Authority to assess in a reliable manner whether the product complies with the requirements. A comprehensive description of the certification procedure to be followed and the required supporting documents are defined in Commissioner General Instructions. La demande de certification doit contenir tous les documents nécessaires susceptibles de permettre à l’Autorité d’évaluer de manière fiable la conformité du produit aux exigences requises. Une description complète de la procédure de certification et les pièces justificatives requises sont prévues dans les Instructions du Commissaire Général. The supplier of a CIS and/or SDC must ensure that each individual version produced is for the version to identical certification. submitted Le fournisseur d’un SFC et/ou MR doit s’assurer que chaque version produite est la identique à certification. soumise à la version Iyo ibyavuye mu igenzura ryo gutanga uburenganzira bidasa n’ibisabwa ku rwego rwa tekiniki, ugurisha arabimenyeshwa, ugurisha ashobora icyo gihe gukuraho ubusabe bwe, cyangwa agashaka ibibura, akongera gusaba bundi bushya. If the result of the certification testing does not meet the technical standards, the supplier is informed of this. Subsequently, the supplier can either completely withdraw his application or adjust the functionality to the remarks made and present it again for certification. la Si le résultat de certification révèle que SFC et/ou MR ne répond pas aux normes techniques, le fournisseur doit être informé. Par soit complètement retirer sa demande ou en modifier la fonctionnalité selon les remarques faites et les présenter de nouveau pour la certification. fournisseur peut suite, le Iyo ibyavuye mu igenzura ryo gutanga uburenganzira bihuye n’ibisabwa ku rwego rwa tekiniki, ugurisha arabimenyeshwa. Ugurisha ahabwa uruhushya n’Ubuyobozi, muri hakagaragazwa ruhushya nomero iranga ugurisha, kimwe na nomero urwo If the result of the certification shows that the application meets the technical standards, the supplier is informed of this. The supplier must receive a certificate from the Authority, in which the identification number of the supplier is mentioned, as well as the certificate number Si le résultat de la certification révèle que la demande est conforme aux normes techniques, le fournisseur doit être informé. Le fournisseur reçoit un certificat délivré par l’Autorité, qui porte le numéro d’identification du fournisseur et le numéro de certificat du fabricant, dont la 20 rwa nyir’uruganda, ayo y’uruhushya akazifashishwa mu makuru kugaragaza ibiranga imashini biteganywa mu ngingo ya 10 y’aya mabwiriza. yose Official Gazette n°40 of 07/10/2013 of the manufacturer, the combination of which will be used as a basis for the identity mark described in Article 10 of these Rules. combinaison marque constitue d’identification prévue dans l’article 10 de ces Directives. la iyo ari ngombwa, Ama porogaramu, n’imiterere bigomba kugaragazwa buri gihe kuri urwo ruhushya. y’imashini, if the The version of appropriate, the version of the hardware, will always be mentioned on the certificate. software and, La version du logiciel et, le cas échéant, celle du matériel, doivent toujours être mentionnées sur le certificat. Iyo ugurisha ashatse guhindura uburyo bwo inyemezabuguzi gutanga bwemewe cyangwa y’inyemezabuguzi imashini agomba gutangira bundi bushya inzira zo kongera gusaba kwemererwa, nyuma yo kubimenyesha ubuyobozi mugihe cy’ukwezi kumwe ko ashaka kongera ubushobozi imikorere y’izo ibyaba mashine, byarangiritse. uburenganzira cyangwa gusana bwo hagendewe Iyo bigaragaye ko ibitangirwa uruhushya bituzuye mashini /cyangwa ukutuzuza zagurishijwe na ibisabwa bivugwa muri aya mabwiriza, uruhushya ruvanwaho rugomba guhita burundu. ku Iri vanwaho ry’uruhushya rigomba ako kanya guterwa n’uko uburyo bwo gutanga inyemezabuguzi bwemewe na/ cyangwa imashini z’iinyemezabuguzi zagurishijwe zitigeze zitangirwa uburenganzira kandi zitujuje ibiteganywa n’iteka rya Minisitiri rigena y’imashini y’ikoranabuhanga yemewe. imiterere Iyo ugurisha ananiwe kuzuza imwe cyangwa nyinshi mu nshingano ze zivugwa If the supplier wishes to modify already certified CIS and/or SDC, the supplier must start a new certification procedure, after informing Authority of a form of an upgrade or the necessary repairing of the anomalies, one month in advance. Si le fournisseur souhaite modifier un SFC et/ou MR déjà certifiés, il doit entreprendre une nouvelle procédure de certification, après avoir informé l’Autorité d’une forme de mise à niveau ou de réparations nécessaires des imperfections, un mois avant. If non-conformity to the certificate is found with respect to devices which have been sold and/or non-compliance with the conditions stated the certificate must immediately and permanently be withdrawn. is discovered, these Rules in Lorsque la non-conformité du certificat par rapport aux machines qui ont été vendues et /ou le non respect des conditions énoncées dans ces Directives est constatée, le certificat doit être immédiatement et définitivement retiré. This withdrawal must automatically result in the fact that all CIS and/or SDC devices sold are no longer certified and no longer meet the requirements of the Ministerial Order defining the conditions to be satisfied by the Certified electronic billing machines. retrait entraine l’annulation de Le la certification des SFC et/ou MR vendus et ceux-ci ne répondent plus aux exigences de les l’Arrêté Ministériel qui détermine conditions requises pour les Machines de Facturation Electronique. If the supplier fails to fulfill one or more in as obligations requirements listed Si le fournisseur ne répond pas à une ou plusieurs exigences énumérées dans l’Arrêté 21 mu iteka rya Minisitiri no muri aya mabwiriza, agomba kubimenyeshwa mu nyandiko kugira ngo yuzuze ibisabwa. Iyo ugurisha akomeje kutuzuza ibisabwa, ubuyobozi bushobora gukuraho ubusabe bwe cyangwa gukuraho uruhushya rwari rwaratanzwe. UMUTWE WA V: UKWIYANDIKISHA N’UGUSHYIKIRIZA Official Gazette n°40 of 07/10/2013 Ministerial Order and this Rule, he shall be informed of this by means of a written notification the requirements. to observe in order Ministériel et ces Directives, il doit être notifié par écrit afin de s’y conformer. If the supplier continues to fail, the Authority can reject the current application or withdraw the certificate already issued. la défaillance du fournisseur persiste, Si l’Autorité peut rejeter la demande actuelle ou retirer le certificat délivré. CHAPTER V: REGISTRATION AND DISTRIBUTION CHAPTER V : ENREGISTREMENT ET DISTRIBUTION

Ingingo ya 10: Kwandikisha CIS Article 10: CIS Registration Article 10 : Enregistrement de SFC bwo uburyo Ugurisha gutanga inyemezabuguzi bwemewe ku bushake bwe ruteganywa mu yandikira mabwiriza n’itangwa ajyanye ry’uburenganzira akubiye mu Nyandiko Nsobanuramikorere ya Komiseri Mukuru. urwego submit Supplier of Certified Invoicing System will voluntarily the destination designated by the certification guideline General Instructions. Commissioner application in to Le fournisseur du Système de Facturation Certifié doit volontairement soumettre une demande d’enregistrement à la destination désignée dans du Commissaire Général. Instructions les Ubwo busabe bugomba kuba bukubiyemo amakuru n’amabwiriza n’ibindi byose biri ngombwa kugira ngo uburenganzira butangwe. asabwa yose information Application will contain all requested including all the guideline deliverables as only such application will be accepted for further certification process. in contenir La demande doit les informations et éléments nécessaires tels que prévus dans les instructions, et la demande n’est admissible que pour le processus de certification. toutes amasuzuma niba Mbere y’uko hatangwa uburenganzira, atandukanye hakorwa hakarebwa kwemererwa akorana neza n’ubuyobozi bw’imisoro hagasuzumwa n’inyandiko kugeza igihe ushinzwe gutanga uburenganzira akoze raporo yemeza ko hatangwa uburenganzira. usaba Certification process involves a series of tests evaluating compliance and document revision until certification responsible can produce a report which approves subject of application for a compliance certificate. La procédure de certification implique un ensemble d’évaluations de conformité et révision du document jusqu’à ce que le garant de la certification puisse effectuer un rapport qui approuve l’objet de demande du certificat de conformité. Mu gihe raporo ku itangwa When a final certification report is recognized Lorsque le rapport de certification est admis 22 Official Gazette n°40 of 07/10/2013 ry’uburenganzira yemewe n’ubuyobozi, uwabisabye ahabwa nomero y’ibanga y’imashini yanditswe ku buryo bukurikira: by the Authority, application receives a Machine Registration Code (MRC) as follows: par l’Autorité, la demande reçoit un Code d’Enregistrement de la Machine (CEM) ci- dessous : a. Ku n’uburyo bijyanye bw’ikoranabuhanga mu kwandukura ibyacurujwe AAACCNNNNNN, aho: a. i. AAA= nomero nyir’uruganda n’Ubuyobozi); iranga (itangwa ii. CC= Nomero y’uruhushya nyir’uruganda rwahawe (itangwa n’ubuyobozi); iii. NNNNNN= Nomero ya seri (igizwe n’imibare uhera ku muto ku munini, itangwa na nyir'uruganda). ujya i. ii. iii. electronic cash register AAACCNNNNNN, For systems where: = AAA identification (assigned by the Authority); manufacturer number CC = manufacturer certificate the number Authority); (assigned by NNNNNN = serial number (ascending, assigned by the manufacturer); a. Pour les systèmes enregistreuse AAACCNNNNNN, où : de caisse électronique i. AAA= numéro d’identification du fabricant (attribué par l’Autorité) ; ii. CC= numéro de certificat du par fabricant l’Autorité) ; (attribué iii. NNNNNN= numéro de série (par ordre croissant, attribué par le fabricant) ; b. Ku bijyanye na PC/POS porogaramu BBBCCNNNNNN, aho: i. ii. nomero BBB= uwayikoze n’ubuyobozi) iranga (itangwa iranga CC = nomero (nyuma nyir’uruganda y’ukwemererwa, itangwa n’ubuyobozi); for b. BBBCCNNNNNN, where: PC/POS software b. Pour PC/PDV logiciel BBBCCNNNNNN, où : i. BBB = identification (assigned Authority); developer number the by ii. CC = manufacturer certificate number (after certification, assigned by the Authority); ii. CC= i. BBB= numéro d’identification du développeur (attribué par l’Autorité) ; de numéro certificat du fabricant certification, (après attribué par l’Autorité) ; iii. NNNNNN= nomero ya (igizwe n’imibare seri iii. NNNNNN = serial number (ascending, assigned by iii. NNNNNN= numéro de série (par ordre croissant, attribué par 23 uhera ku muto ujya ku na munini, nyir’uruganda). itangwa Ku ugurisha wiyandikishije mu buyobozi, iyo nomero ya seri igomba gushyirwa kuri buri mashini y’ikoranabuhanga itanga inyemezabuguzi, yanditswe ku buryo idasibika kandi bigararagarira umuntu aho ari hose. Icyemezo ku gukorana neza n’ubuyobozi mu buryo bwo gutanga inyemezabuguzi gutangazwa kigomba bwemewe n’ubuyobozi amaze kwiyandikisha nk’uko bisabwa mu ngingo ya 12 y’aya mabwiriza. ugurisha Official Gazette n°40 of 07/10/2013 the manufacturer). le fabriquant) This unique serial number must be visibly installed Certified indicated Invoicing System in an indelible manner by the supplier registered with Authority. every on Ce numéro de série unique doit être visiblement indiqué sur chaque Système de Facturation Certifiée installé, de manière indélébile, par le fournisseur enregistré auprès de l’Autorité. Issued certificate of compliance for the Certified Invoicing System must be published by the Authority once the supplier is duly registered under the requirements stated in

Article 12 of these Rules. Le certificat de conformité délivré pour le Système de Facturation Certifiée sera publié par l’Autorité dès que le fournisseur soit dûment enregistré conformément aux prescrits de l’article 12 de ces Directives. Article 12: Supplier Registration Article 12 : Inscription du fournisseur Official Gazette n°40 of 07/10/2013 iyo bwo Inzira yo kwiyandikisha k’ugurisha iba gutanga yuzuye, uburyo bwemewe cyangwa inyemezabuguzi imashini bitangiwe y’inyemezabuguzi uruhushya, ariko uruhushya rwo gutanga imashini inyemezabuguzi y’inyemezabuguzi ntiruzatangazwa kugeza ibisabwa byose igihe ugurisha yujuje mu Nyandiko biteganywa mu Nsobanuramikorere ya Komiseri Mukuru. cyangwa The registration process of the supplier is completed at the same time when CIS or SDC is certified; however CIS or SDC certificate will not be published until supplier fulfils all mandatory in Commissioner General Instructions. requirements stipulated Le processus d'inscription du fournisseur est complet quand SFC ou MR est certifié, mais le certificat de SFC ou MR ne doit pas être publié avant que le fournisseur ne réponde à toutes les conditions prescrites dans les Instructions du Commissaire Général. abaguzi Ushyikiriza ubuyobozi imashiniagombamenyeshwa hakoreshejwe ukwiyandikisha kw’ugurisha, hubahirizwa ibiteganyijwe mu Nyandiko Nsobanuramikorere ya Komiseri Mukuru. The distributor must be reported to the Authority as a distributor by the means of registration by supplier, in accordance with procedure stipulated in Commissioner General Instructions. le Le distributeur, doit être déclaré à l'Autorité la par procédure prévue dans les Instructions du Commissaire Général. fournisseur, conformément à Ingingo kw’ukoresha imashini ya 13: Ukwiyandikisha muntu ukoresha mu uburyo Buri bw’ikoranabuhanga gutanga inyemezabuguzi afite urwego aherereyemo rutangazwa na Komiseri Mukuru nk’uko biteganywa n’ingingo ya 9 y’iteka rya Minisitiri, agomba gutangira ibijyanye no kwiyandikisha amasezerano asinya inyemezabuguzi y’uburyo bwo gutanga bwemewe n’imashini y’inyemezabuguzi

Ingingo ya 11: Kwandikisha SDC Article 11: SDC Registration Article 11: Enregistrement de la MR imashini Ugurisha y’inyemezabuguzi abishatse ashyikiriza umukozi ubishinzwe uteganywa mu mabwiriza agena itangwa ry’uburenganzira ari mu mu Nyandiko Nsobanuramikorere ya Komiseri Mukuru, ubusabe bwo kwandikwa. Ubwo busabe bugomba kuba bukubiyemo amakuru yose asabwa n’amabwiriza n’ibindi byose biri ngombwa uburenganzira butangwe. kugira ngo to the submit The supplier of Sales Data Controller will destination voluntarily designated by the certification guideline in Commissioner General an application of registration. The application must contain all information requested in the guideline including all deliverables as only such application will be accepted for further certification process. Instructions, une volontairement Le fournisseur de Machine à Reçu doit demande introduire d’enregistrement à la destination désignée par les instructions de certification, dans les Instructions du Commissaire Général. La demande doit contenir toutes les informations et éléments nécessaires tels que prévus dans les instructions, et la demande n’est admissible que pour le processus de certification. amasuzuma niba Mu kureba niba hatangwa uburengazira atandukanye hakorwa hakarebwa kwemererwa akorana neza n’ubuyobozi bw’imisoro hagasuzumwa n’inyandiko kugeza igihe ushinzwe gutanga uburenganzira akoze usaba Certification process involves series of tests evaluating compliance and document revision until certification responsible can produce a report which approves subject of application for a compliance certificate. Le processus de certification implique un ensemble d’évaluations de conformité et révision du document jusqu’à ce que le garant de la certification puisse effectuer un rapport qui approuve l’objet de demande du certificat de conformité. 24 raporo yemeza ko hatangwa uburenganzira. Official Gazette n°40 of 07/10/2013 gihe raporo Mu itangwa ry’uburenganzira yemewe n’ubuyobozi, ubusabe bugenerwa nomero y’ibanga y’ imashini yanditswe ku buryo bukurikira: ku When final certification report is recognized by the Authority, application receives a Sales Data Controller identification number (SDC ID) as follows: Lorsque le rapport final de certification est admis par l’Autorité, la demande est attribuée un numéro d’identification de la Machine à Reçu (MR ID) ci-dessous : SDCAAANNNNNN, aho: SDCAAANNNNNN, where: SDCAAANNNNNN, où SDC= ifashe i. ii. AAA= nomero y’uruhushya iranga nyir’uruganda (itangwa na komite); i. SDC = fixed; ii. AAA = manufacturer number the certificate (assigned Committee); by i. MR= fixe ii. AAA= numéro de certificat du fabricant (attribué par le Comité) iii. NNNNNN= nomero ya seri( igizwe n’imibare uhera ku muto ujya ku munini, itangwa na nyir’uruganda). kubikwa Nomero rukumbi ya seri igomba gushyirwa cyangwa mashini mu ikora. Iyo y’inyemezabuguzi mu gihe igaragara, igomba kandi kuba nomero yanditse mu buryo budasibama kandi igashyirwa hanze y’imashini hakoreshejwe ikimenyetso. Icyemezo ku gukorana neza n’ubuyobozi mu buryo bwo gutanga inyemezabuguzi gutangazwa bwemewe kigomba amaze n’ubuyobozi kwiyandikisha nk’uko bisabwa mu ngingo ya 12 y’aya mabwiriza ugurisha iii. NNNNNN = serial (ascending, the number assigned by manufacturer) iii. NNNNNN= numéro de série (par le ordre fabricant) attribué par croissant, The unique serial number must be retained/stored in the SDC during the production process. The unique serial number must also be clearly and indelibly placed on the outside of the SDC cabinet by means of a label. Le numéro de série unique doit être conservé/stocké dans la MR au cours du processus de production. Il doit aussi être clairement et de manière indélébile placé à l'extérieur de l'armoire de la MR au moyen d'une étiquette. The issued certificate of compliance for the Sales Data Controller is published by Authority once the supplier is duly registered under the requirements stated in Article 12 of these Rules. Le Certificat de conformité délivré doit être publié par l'Autorité dès que le fournisseur est dûment aux conformément prescrits de l'article 12 de ces Directives. enregistrée 25 Ingingo kw’ugurisha ya 12: Ukwiyandikisha Article 11 of the Ministerial Order. The Les utilisateurs de Machines de Facturation Electronique doivent afficher sur les entrées de leurs magasins ou guichets un avis aux clients, concernant leur obligation de demander les reçus et de les maintenir jusqu'à ce qu'ils quittent la boutique, conformément à l'article 11 de l'Arrêté Ministériel. Un modèle d’avis 30 Official Gazette n°40 of 07/10/2013 tangazo rugaragara mu ngingo ya 1 y’aya mabwiriza kandi rigomba kuba ryanditse mu nyuguti nkuru buri nyuguti ifite nibura uburebure bwa 3 cm example of the notice is shown in Article 1 of these Rules and must be written in capital letters with a minimum 3 cm high. est prévu par l'article 1 de ces Directives, et doit être en lettres majuscules d'au moins 3 cm de hauteur. gihe cy’igurisha Mu y’inyemezabuguzi imwe nibura kuba ikora igihe habaye kugurisha. imashini igomba imashini y’inyemezabuguzi idakora raporo n’ubugenzuzi kandi akabimenyesha imashini Iyo bikorerwa ukoresha ubuyobozi bidatinze. kwakira imashini Mu cyo gihe imashini y’inyemezabuguzi itanzwe n’uzigurisha agomba wemewe, ukoresha kubona serivisi zijyanye na GPRS zitangwa n’ikigo cy’itumanaho kugira ngo imashini uko y’inyemezabuguzi bikwiye. Byongeye ukoresha imashini nyemezabuguzi agomba guhora akoresha serivisi za GPRS igihe cyose imashini irimo gukoreshwa. ibashegukora kandi, nyemezabuguzi Mu gutangira buri munsi w’igurisha umubare w’amafaranga uri mu mashini kwandukurwa ugomba hakoreshejwe bw’ibitsa bw’imashini y’inyemezabuguzi. kubanza uburyo During sales at least one Certified electronic billing machine will function when sale takes place. Lors de la vente, au moins une Machine de Facturation Electronique doit fonctionner. If Certified electronic billing machine does not function this will be documented in the inspection booklet and the user will without delay report it to the Authority. Si une Machine de Facturation Electronique ne fonctionne pas, cela doit être enregistré dans un livret d'inspection, et l'utilisateur doit, à temps, informer l'Autorité. the At time of Sales Data Controller acquisition from an authorized supplier, the user is obliged to assure that service from telecommunication operator providing GPRS service is obtained for proper functionality of Sales Data Controller. Furthermore, the user is obliged to maintain the GPRS service active for as long as Sales Data Controller is used. Lorsque le fournisseur remet la Machine à Reçu à l'utilisateur, ce dernier doit s'assurer que le service de GPRS fourni par l'opérateur de télécommunications est procuré, pour un propre fonctionnement de Machine à Reçu. L'utilisateur est également tenu de maintenir le service de GPRS, aussi longtemps que la Machine à Reçu est utilisée. At the start of each sales day the exchange cash amount that belongs to a cash register will be registered by the deposit function of CIS. Au début de chaque jour de vente, le montant d’échange de la caisse enregistreuse doit être enregistré par la fonction de dépôt du SFC. Mu gihe habaye gukura by’igihe gito In the event of temporary removal of the cash En cas de retrait temporaire de fonds et autres 31 amafaranga hamwe n’ubundi buryo mu mashini y’inyemezabuguzi, umubare w’ayo mafaranga kwandukurwa hakoreshejwe uburyo bwo kubikuza ku mashini y’inyemezabuguzi. ugomba Official Gazette n°40 of 07/10/2013 and other means of payment from the CIS the amount shall be registered by the withdrawal function of CIS. moyens de paiement de SFC, le montant sera enregistré par la fonction de retrait du SFC.

Article 13: User Registration Article 13 : Inscription de l’utilisateur Every user belonging to a certain category announced by Commissioner General in accordance with Article 9 of Ministerial Order must start the registration process by signing an agreement for delivery of Certified Invoicing System and Sales Data Controller with the authorized Supplier or his designated Distributor. Chaque utilisateur appartenant à une certaine catégorie déterminée par le Commissaire Général conformément à l'article 9 de l'Arrêté la procédure Ministériel, doit commencer d'inscription, en signant avec le fournisseur agréé ou son distributeur désigné, un accord de distribution du Système de Facturation Certifiée. 26 n’ugurisha ubifitiye cyangwa umuhagarariye. uburenganzira Ku bushake bwe, umusoreshwa ashobora by’imashini kugura n’ababigurisha y’inyemezabuguzi batandukanye. ibice yo ifishi gutanga atangwa Amasezerano imashini n’ugurisha z’inyemezabuguzi cyangwa abamuhagarariye, akaba akozwe hubahirijwe mu Nyandiko iri Nsobanuramikorere ya Komiseri Mukuru, ibimenyetso by’uburyo bwo igaragaza gutanga bwemewe inyemezabuguzi n’ibyimashini y’inyemezabuguzi. Iyi fishi ku’imashini ukwakirwa ihagararira y’inyemezabuguzi n’ibiyigize kugira ngo imashini itangire y’inyemezabuguzi gukora. Ukoresha imashini ufite uburyo bwo gutanga inyemezabuguzi bwemewe hamwe agomba n’imashini uwiyandikisha kuzuza biteganyijwe Nyandiko Nsobanuramikorere ya Komiseri Mukuru. y’inyemezabuguzi, ibisabwa mu Official Gazette n°40 of 07/10/2013 Parts of the Certified electronic billing machines may be contracted separately by different Suppliers as per user choice. Les pièces des Machines de Facturation Electronique peuvent être achetées séparément de différents fournisseurs, suivant le choix de l'utilisateur. Agreement for the procurement of SDC is obtained from an authorized supplier or its distributor containing the form, specified in Commissioner General Instructions, which designates the markings of CIS and SDC. This Form represents SDC acquisition and it is a prerequisite for Certified electronic billing machine activation. le formulaire, specifié dans L’Accord de distribution de MR, conclu avec un fournisseur agréé ou son distributeur contient les Instructions du Commissaire Général, qui indique les marques du SFC et MR. Ce formulaire atteste l'acquisition de MR et constitue une condition préalable à l'activation de Machine de Facturation Electronique. Having obtained both CIS and SDC, the user must fulfill the registration requirements defined in Commissioner General Instructions. remplir Après l’acquisition du SFC et MR, l'utilisateur doit les conditions d’inscription prévues dans les Instructions du Commissaire Général.

Ingingo ya 14: Uburyo bwo gushyikiriza Article 14: Distribution procedure Article 14 : Procédure de distribution Ugurisha agomba kureba ko abo bafitanye bubahiriza amasezerano y’igurisha nk’uko imigendekere kwiyakisha yo The Supplier must conscientiously observe the registration procedure pursuant the provisions listed in these Rules performed by to 27 Fournisseur respecter Le consciencieusement la procédure d'inscription effectuée par les distributeurs contractants, doit biteganywa n’aya mabwiriza. contracted Distributors. Official Gazette n°40 of 07/10/2013 VI: IKORESHWA UMUTWE WA RY’IMASHINI Y’IKORANABUHANGA GUTANGA INYEMEZABUGUZI MU CHAPTER VI: USING ELECTRONIC BILLING MACHINE conformément aux dispositions énoncées dans les présentes Directives. CHAPITRE VI : UTILISATION DES MACHINES FACTURATION ELECTRONIQUE DE

Ingingo ya 15: Kuvugurura imashini y’ikoranabuhanga gutanga inyemezabuguzi mu Mu buryo buhoraho, ukoresha imashini asaba ugurisha cyangwa umuhagarariye kuvugurura imashini y’inyemezabuguzi nibura rimwe mu mwaka. ku bijyanye ukoresha Mu gihe havutse ikibazo mu rwego rwa tekiniki n’imashini imashini y’inyemezabuguzi, agomba guhita abimenyesha Ubuyobozi. Kugira ngo hemerwe igenzura ku rwego rwa tekiniki ku bijyanye n’ukudakora neza, ukoresha imashini yemerewe kuyivana aho akorera, mu gihe gusa Ubuyobozi bwemeye iryo vanwaho ry’imashini by’igihe gito. Article 15: Maintenance of Electronic Billing Machine Article 15 : Maintenance de machines de facturation électronique The periodical technical maintenance of Electronic Billing machine by the order of user must be performed by the supplier or authorized distributor, at least once in every twelve months. La maintenance technique périodique des machines de facturation électronique doit être procédée à l’ordre de l’utilisateur, par le fournisseur ou son distributeur agréé, au moins une fois dans chaque douze mois. In case of technical problems regarding the SDC, the user must inform the Authority immediately. In order to allow technical analysis of the malfunction, it is allowed to remove SDC from the place of business, only if the Authority approuves the temporary dislocation of SDC. En cas de problèmes techniques de la MR, l’utilisateur doit informer immédiatement l'analyse l'Autorité. Afin de permettre technique de la panne, la MR peut être retirée du lieu d'affaires, uniquement si l'Autorité approuve le déplacement temporaire de MR. Mu gihe havutse ikibazo mu rwego rwa tekiniki gituma CIS idakora, icyo kibazo imashini gikimerwa hagati y’ukoresha cyangwa n’uzishyikiririza n’uzigurisha In case of technical problems preventing the operation of the CIS, those problems are solved between the user and the supplier or the distributor of the CIS, according to their En cas de problèmes techniques qui empechent le fonctionnement du SFC, ces problèmes sont résolus entre l’utilisateur et le fournisseur ou le distributeur. 28 abaguzi. working relationship. Official Gazette n°40 of 07/10/2013 Inyemezabuguzi Mu gihe havutse ikibazo mu rwego rwa tekiniki gituma Imashini y’Ikoranabuhanga mu Gutanga idakora, imashini agomba gukurikiza ukoresha rya ibisabwa n’inging ya 11 y’Iteka Minisitiri. afatwa nk’utaratanze inyemezabuguzi muri icyo gihe, agahanishwa igihano giteganywa n’Iteka rya Minisitiri atabikoze, Iyo In case of any technical problems which prevent Electronic Billing Machine to operate, the user is obliged to comply with the requirements of article 11 of the Ministerial Order. If not, the user is deemed not to have issued receipts during that period, and the penalities prescribed by the Ministerial Order must be applicable. l’utilisateur doit respecter En cas de problèmes techinques qui empechent la Machine de Facturation Electronique de fonctionner, la procédure prévue à l’article 11 de l’Arrêté Ministriel. Sinon, l’utilisateur est considéré cemme n’ayant pas délivré les reçus dans cette période, et la pénalité prévue par l’Arrêté Ministeriel sera applicable.

Ingingo ya 16: Gukomeza gukoresha imashini y’inyemezabuguzi Article 16: Continuous use of Certified electronic billing machines Article 16 : Usage continu de machines de facturation électronique Imashini y’ikoranabuhanga mu gutanga inyemezabuguzi yemewe n’Ubuyobozi, ifite nibura ubwoko bune bw’ijanisha ry’umusoro bugaragazwa na "A", "B", "C" and "D", bukagira kandi n’ibyaborohereza Imashini guhindura y’ikoranabuhanga gutanga inyemezabuguzi yemewe n’Ubuyobozi, ntishobora igurisha ry’ibicuruzwa cyangwa itangwa rya serivisi bidafite n’igipimo cy’umusoro. ryabyo. mu bihuriye ijanisha gutuma haba aho Mu gihe cyo gutangiza imashini, ijanisha rigenwe mbere n’imisoro gutanga buryo ryinjizwa mu inyemezabuguzi bwemewe no mu mashini rijyanye bwo The Certified electronic billing machines approved buy the Authority , have at least four tax rates labeled as "A", "B", "C" and "D", having facility to change their percentages. The Certified electronic billing machine, must not allow selling goods or providing services not linked to the corresponding tax rate. Les Machines de Facturation Electronique approuvées par l’Autorité, ont au moins quatre taux d’imposition avec étiquettes "A", "B", "C", "D", ayant la capacité de changer leurs pourcentages. Une Machine de Facturation Electronique approuvée, ne doit pas permettre la vente des biens ou la prestation de services qui ne sont pas liés aux taux d’imposition correspondant. The predetermined percentages the corresponding tax rates must be loaded into the Certified Invoicing System and Sales Data time of Controller separately the for at Les pourcentages prédéterminés pour les taux d'imposition être séparément enregistrés dans le Système de Facturation certifiée et dans la Machine de correspondants doivent 29 Official Gazette n°40 of 07/10/2013 y’inyemezabuguzi bitandukanye. na A = Birangwa muri ubusonerwe, B= 18%, C= 0%, D= 0% kandi bishobora gutandukana bitewe n’ibyateganyijwe mu mategeko y’imisoro. rusange installation. The correlation is generally: A=exempt, B=18%, C=0%, D=0% and may only differ in the instances for which provision is made in tax legislation. Birabujijwe guhindura aya majanisha n’ibimenyetso biyaranga kereka itegeko ribiguhera uburenganzira. It is prohibited to change these percentages and their correlations unless required by the law. Facturation Electronique au moment de leurs installations. La corrélation est généralement: A= exonérés, B= 18%, C= 0%, et ne peuvent se différer que dans les cas où les lois fiscales le prévoient. Il est interdit de modifier ces pourcentages et leurs corrélations sauf si la loi l’ordonne. igihe y’inyemezabuguzi cyose ntigomba Imashini gukoreshwa igipimo cy’umusoro cyashyizwe mu buryo bwo bwemewe inyemezabuguzi gutanga kidahuye mashini mu y’inyemezabuguzi. n’ikiri Certified electronic billing machine must not operate unless the tax rates in Certified Invoicing Systems correspond to tax rates in Sales Data Controller. fonctionner La Machine de Facturation Electronique ne peut taux sans d’impositions du Système de Facturation Electronique correspondent taux d’imposition de Machine à Reçu. que les imashini y’inyemezabuguzi Abakoresha bagomba inyemezabuguzi gutanga iteganywa mu ngingo ya 6 y’aya mabwiriza, igizwe ku buryo bugarara kandi busobanutse n’igiciro cya buri kintu n’igipimo cy’umusoro bijyanye kuri buri gicuruzwa cyagurishijwe cyangwa serivisi yahawe umuguzi. The users of Certified electronic billing machines are liable to issue receipt described in Article 6 of these Rules containing clearly defined name, unit price and appropriate tax rate for every item delivered or service performed for the client. Les utilisateurs des Machines de Facturation Electronique sont tenus de délivrer les reçus tels que prescrits dans l’article 6 de ces Directives, qui contiennent le nom précis, l’unité de prix et taux d’imposition les appropriés pour chaque article ou service délivré ou service presté au client. Abakoresha imashini y’inyemezabuguzi bagomba kumanika itangazo ku rwinjiriro rw’aho bakorera cyangwa aho bakirira amafaranga rikangurira abaguzi inshingano zabo zo gusaba no kubika inyemezabuguzi bahawe nk’uko biteganywa n’ingingo ya 11 y’iteka rya Minisitiri. Urugero rw’iryo The users of Certified electronic billing machines must post up at the entrance of their stores or at the cash desk, an attention notice to the customers regarding their obligation to request and keep the receipt until they leave the shop as per the wording designated in

Ingingo ya 17: Gusonerwa gukoresha imashini y’inyemezabuguzi Article 17: Exemption from the use of Certified electronic billing machines Article 17: Exonération à Machines de Facturation Electronique l'usage de Abasoreshwa bavugwa mu ngngo ya 18 bandikira Ubuyobozi basaba kwemererwa kudakoresha imashini y’inyemezabuguzi hagendewe ku byiciro barimo. Taxpayers mentioned in article 18 below will need to apply to receive an approval for exemption, if required by their category: Les contribuables mentionés à l’article 18 ci- demande dessous d’exonération, leur catégorie. faire si nécessaire, doivent selon une

Ingingo ya 18: Ibyiciro bisonewe Article 18: Exempt categories Article 18: Categories d’exemptions I gisonewe gukubiyemo Icyiciro cya abacuruzi bose batiyandikishije ku musoro kunyongeragaciro. Abo bacuruzi bemerewe ubusonerwe batiriwe babisaba. musoro Icyiciro cya II kigizwe n’abasoreshwa bose biyandikishije ku ku nyongeragaciro iyo igicuruzo rusange cya VAT ari gito ugereranyije n’ibyacurujwe byose. Igipimo cya 75% cy’umusaruro ukomoka kuri serivisi zisonewe, kiri mu cyiciro gisonewe cya II. Abasoreshwa cyiciro bagomba iki bavugwa muri kwandika basaba ubusonerwe. III cya (gatatu) Icyiciro kigizwe n’abasoreshwa bose biyandikishije ku musoro ku nyongeragaciro bakora imirimo yo kugurisha mu gihe kitageze ku mwaka Exempt category I includes all non-VAT registered businesses. Such businesses are automatically qualified for exemption. La catégorie d’exonération I comprend toutes les entreprises non enregistrées à la TVA. Ces entreprises sont automatiquement admissibles à l’exonération. Exempt category includes all VAT II registered businesses where the scope of VAT sales is small compared to the company's total sales. Sales that sum up to 75% of the company's income derived from exempted services, are considered to belong with exempt category for an II. They must apply exemption. La catégorie d’exonération II comprend toutes les entreprises assujetties à la TVA dont les chiffres d’affaires de TVA sont inferieurs aux ventes totales réalisées. Les entreprises dont 75% de services ne sont pas taxables à la TVA, catégorie d’exonération II. Elles doivent faire une demande d’exonération. appartiennent la à Exempt category III (three) includes all VAT registered businesses whose sales are only conducted during a limited portion of the year. However, any such taxpayer may not be Catégorie d’exonération III comprend toutes les entreprises enregistrées à la TVA, qui effectuent leurs opérations pendant une durée limitée de l’année. Cependant, de telles 32 mu umwe. Ariko ntawe ushobora kwemererwa yatanze ubusonerwe inyemezabuguzi nibura 30 mu gihe cy’umwaka. Abasoreshwa bavugwa muri iki cyiciro bagomba kwandika basaba ubusonerwe. gihe Official Gazette n°40 of 07/10/2013 exempted if sales are summed to at least 30 invoices during a calendar year. Such businesses need to apply for exemption. entreprises n’obtiennent pas d’exonération s’ils ont réalisé au moins 30 factures de ventes pendant une année calendaire. Ces entreprises doivent demander l’exonération.

Ingingo ya 19: Ibisabwa mu busonerwe Article 19: Exemption Requirements Article 19 : Conditions d’exonération Isosiyete kunyongeragaciro ubusonerwe iyo: yiyandikishije ku musoro gusaba ishobora igenzura gukoresha budashidikanya 1° Ifite ubushobozi bwo kuba yakoresha ubundi buryo butari imashini ubwo bituma y’inyemezabuguzi ubuyobozi ku nyandiko za ngombwa zikoreshwa mu Ibi afite byemererwa imicungire myiza kandi ashobora kugaragaza uburyo bwo gutanga inyemezabuguzi no gukora raporo n’Ubwimashini buhuye y’Ikoranabuhanga mu gutanga inyemezabuguzi. ry’umusoro. amasosiyete A VAT registered company may apply for an exemption if: Une société enregistrée à demander l’exonération si : la TVA peut of 1° it is able to use other invoicing means other than Electronic Billing machine the Authority to satisfy reliable terms needs in documentation that can be used when performing tax examinations. This applies to companies that have good internal controls and are capable to demonstrate invoicing and reporting in the manner similar to Electronic Billing Machine; 1° Elle est capable, de quelque manière autre que par l’utilisation de Machines de Facturation Electronique, de se conformer aux l'Autorité en matière de instructions de documents fiables pouvant être utilisés au moment des contrôles fiscaux. Ceci s'applique aux entreprises qui ont de bons contrôles internes et dont le système de facturation et les rapports, sont semblables à ceux de la Machine de facturation Electronique; 2° Iyo bigaragaye ko ry’imashini yateza ibibazo bya tekiniki. ikoresha y’inyemezabuguzi 2° it can demonstrate that duty to use Certified electronic billing machines causes unfair technical difficulty. 2° elle peut prouver que l’utilisation de Machines de Facturation Electronique peut provoquer des difficultés techniques. 33 Official Gazette n°40 of 07/10/2013 Ingingo butangwa ya 20: Uko ubusonerwe

Article 20: Exemption procedure Article 20 : Procédure d’exonération Ibaruwa isaba ubusonerwe igomba kugira ibi bikurikira: The exemption include the following information: request application must La demande d’exonération doit contenir les informations suivantes: a. Amwirondo urambuye werekeranye n’umusoreshwa (ibikorwa byose by’isosiyete, ba nyir’isosiyete, aderesi y’aho ibicuruzwa bigurishirizwa); information (all a. General the taxpayer the company, owners, business address where the sale takes place); about of activities niba n’igikorwa b. Kugaragaza bujyanye cy’isosiyete, cy’iduka cyangwa ibindi bikorwa. ubusonerwe kihariye runaka b. State whether exemption is relating to the a particular activity within company, some shop or other specific case; a. b. générales informations le contribuable (toutes les activités de l'entreprise, les propriétaires, l'adresse de l’entreprise où la vente a lieu); sur indiquer si l'exemption est relative à une activité particulière au sein de l'entreprise, boutique ou tout autre cas spécifique; c. Impamvu ashingiraho asaba c. The taxpayer's reason to be exempt c. motif d’exonération; ubusonerwe; from legal obligations; d. amakuru Iyo gusaba gusonerwa bishingiye ku mpamvu iteganywa mu ngingo igika cya mbere y’aya ya 19 mabwiriza, ajyanye n’uburyo sosiyete ibikamo ibitabo hamwe by’ibaruramari byayo n’amakuru n’uburyo ajyanye sosiyete icungwamo kugira ngo umutungo wayo ucungwe neza ni ngombwa. of one d. If the case of exemption is requested per the reason mentioned in Article 19 paragraph this Rule, information on how the company's bookkeeping is organized as well as information on the company’s internal control procedure involved to ensure proper accounting shall be necessary. d. Si le cas de l'exonération est demandé en vertu d’une raison prescrite dans l'article 19, alinéa 1 de ces Directives, les informations sur la façon dont la l'entreprise comptabilité est de la procédure de préparée, et sur contrôle impliquées pour interne assurer une comptabilité propre, sont nécessaires. Ifishi basabiraho ubusonerwe n’ubuyobozi. itangwa Application form is provided by the Authority. Le formulaire de demande est prescrit par l’Autorité. 34 Official Gazette n°40 of 07/10/2013 UMUTWE WA ZINYURANYE VIII: INGINGO CHAPTER VII : OTHER PROVISIONS CHAPITRE DIVERSES VII : DISPOSITIONS

Ingingo ya 21: Ivanwaho ry’ingingo zinyuranye Article 21: Repealing provisions Article 21 : Dispositions abrogatoires Ingingo zose z’amabwiriza yabanjirije aya kandi zinyuranyije nayo zivanyweho. All rules prior and contrary to these rules are hereby repealed. Toutes les directives antérieures et contraires aux présentes directives sont abrogées.

Ingingo ya 22: Igihe aya mabwiriza atangira gukurikizwa Article 22: Commencement Article 22 : Entrée en vigueur Aya mabwiriza atangira gukurikizwa ku munsi atangarijweho mu igazeti ya Leta ya Repubulika y’Urwanda. These Rules comes into force on the date of their publication in the Official Gazette of the Republic of Rwanda. Ces Directives entrent en vigueur le jour de leur publication au Journal Officiel de la République du Rwanda. Kigali, kuwa 12/09/2013 Kigali, on 12/09/2013 Kigali, le 12/09/2013 Komiseri Mukuru w’Ikigo cy’Imisoro n’Amahoro Commissioner General of Rwanda Revenue Authority Commissaire Général de l’Office Rwandais des Recettes (sé) Ben KAGARAMA (sé) Ben KAGARAMA (sé) Ben KAGARAMA 35