MINISTERIAL ORDER N° 003/19.20 OF 17/03/2020 RELATING TO EMPLOYEES’ REPRESENTATIVES

Ingingo ya mbere: Icyo iri teka rigamije Article One: Purpose of this Order Article premier: Objet du présent arrêté UMUTWE WA KUGENA UMUBARE W’INTUMWA Z’ABAKOZI NA N’UW’ABASIMBURA MANDA YABO BAZO II: CHAPTER II: DETERMINATION OF THE NUMBER OF EMPLOYEES’ THAT OF REPRESENTATIVES, SUBSTITUTES THEIR MANDATE AND CHAPITRE II: DÉTERMINATION DU NOMBRE DES DÉLÉGUÉS DU PERSONNEL ET CELUI DES SUPPLÉANTS ET LEUR MANDAT Ingingo ya mbere: Icyo iri teka rigamije Article One: Purpose of this Order Article premier: Objet du présent arrêté Iri teka rigena: This Order determines: Le présent arrêté détermine: 1° uburyo intumwa z’abakozi n’abasimbura bazo batorwa; 1° modalities of electing employees’ representatives and their substitutes; 1° les modalités d’élection délégués du personnel et suppléants; des leurs 2° inshingano z’intumwa z’abakozi; 2° responsibilities representatives; of employees’ 2° les attributions des délégués du personnel; 3° uburyo intumwa z’abakozi zuzuza 3 ° modalities inshingano zazo. responsibilities representatives. for fulfilment of by employees ’ 3° les modalités d’accomplissement des attributions des délégués du personnel. KUGENA UMUTWE WA UMUBARE W’INTUMWA Z’ABAKOZI N’UW’ABASIMBURA NA MANDA YABO BAZO II: CHAPTER II: DETERMINATION OF THE NUMBER OF EMPLOYEES’ THAT OF REPRESENTATIVES, SUBSTITUTES THEIR MANDATE AND CHAPITRE II: DÉTERMINATION DU NOMBRE DES DÉLÉGUÉS DU PERSONNEL ET CELUI DES SUPPLÉANTS ET LEUR MANDAT

Ingingo ya 2: Ibigo byemererwa gukora amatora abakozi y’abahagarariye n’abasimbura bazo Article 2: Enterprise eligible to elect employees’ representatives and their substitutes Article 2: Entreprises éligibles pour élire les délégués du personnel et leurs suppléants Ingingo umubare w’intumwa z’abakozi n’abasimbura bazo 3: Kugena ya Ingingo ya 2: Ibigo byemererwa gukora amatora abakozi y’abahagarariye n’abasimbura bazo Article 2: Enterprise eligible to elect employees’ representatives and their substitutes Article 2: Entreprises éligibles pour élire les délégués du personnel et leurs suppléants Ikigo cyose gifite abakozi nibura icumi (10), kigomba gukoresha amatora y’intumwa z’abakozi n’abasimbura bazo. An enterprise with at ten (10) employees must organize elections for employees’ their representatives substitutes. least and Une entreprise ayant au moins dix (10) travailleurs doit organiser les élections des délégués du personnel et leurs suppléants. Official Gazette n° Special of 19/03/202039 umubare Ingingo w’intumwa z’abakozi n’abasimbura bazo 3: Kugena ya

Article 3: Determination of the number of employees’ representatives and their substitutes Article 3: Détermination du nombre des délégués du personnel et de leurs suppléants Article 3: Determination of the number of employees’ representatives and their substitutes Article 3: Détermination du nombre des délégués du personnel et de leurs suppléants z’abakozi w’intumwa Umubare n’abasimbura bazo ugenwa mu buryo bukurikira: The number of employees’ representatives and their substitutes is determined in the following manner: Le nombre des délégués du personnel et de leurs suppléants est déterminé de la manière suivante: 1° ikigo gifite kuva ku bakozi icumi (10) kugeza kuri makumyabiri n’icyenda intumwa (29) gitora y’abakozi imwe (1) n’umusimbura umwe (1); 2° ikigo gifite kuva ku bakozi mirongo itatu (30) kugeza ku bakozi mirongo ine n’icyenda (49) gitora intumwa z’abakozi ebyiri (2) n’abasimbura babiri (2); 3° ikigo gifite kuva ku bakozi mirongo itanu (50) kugeza ku bakozi mirongo gitora icyenda intumwa (3) n’abasimbura batatu (3); n’icyenda z’abakozi (99) eshatu 1° an enterprise with ten (10) to twenty-nine (29) employees elects one (1) employees ’ representative and one (1) substitute; 1° une entreprise ayant dix (10) à vingt- neuf (29) travailleurs élit un (1) délégué du personnel et un (1) suppléant; 2° an enterprise with thirty (30) to forty-nine (49) employees elects two (2) employees’ representatives and two (2) substitutes; 2° une entreprise ayant trente (30) à quarante-neuf (49) travailleurs élit deux (2) délégués du personnel et deux (2) suppléants; 3° an enterprise with fifty (50) to ninety-nine (99) employees elects three (3) employees’ representatives and three (3) substitutes; 3° une entreprise ayant cinquante (50) à (99) quatre-vingt-dix-neuf travailleurs élit trois (3) délégués du personnel et trois (3) suppléants; 4° ikigo gifite kuva ku bakozi ijana (100) kugeza ku bakozi magana abiri na mirongo ine n’icyenda (249) gitora intumwa z’abakozi enye (4) n’abasimbura bane (4); 4° an enterprise with one hundred (100) to two hundred and forty nine (249) employees elects four (4) employees’ representatives and four (4) substitutes; 4° une entreprise ayant cent (100) à deux cent quarante-neuf (249) travailleurs élit quatre (4) délégués (4) du suppléants; personnel quatre et Official Gazette n° Special of 19/03/202040 5° ikigo gifite kuva ku bakozi magana abiri na mirongo itanu (250) kugeza ku bakozi magana ane na mirongo (499) gitora icyenda n’icyenda (5) z’abakozi intumwa n’abasimbura batanu (5); eshanu 6° ikigo gifite kuva ku bakozi magana atanu (500) kugeza ku bakozi magana cyenda na mirongo icyenda intumwa (999) gitora n’icyenda (6) esheshatu z’abakozi n’abasimbura batandatu (6); 7° ikigo gifite kuva ku bakozi igihumbi (1.000) kugeza ku bakozi igihumbi na magana ane na mirongo icyenda n’icyenda (1.499) gitora intumwa z’abakozi zirindwi (7) n’abasimbura barindwi (7); 8° ikigo gifite kuva ku bakozi igihumbi na magana atanu (1,500) kugeza ku bakozi igihumbi na magana cyenda na mirongo icyenda n’icyenda (1.999) gitora intumwa z’abakozi umunani (8) n’abasimbura umunani (8); 9° ikigo gifite kuva ku bakozi ibihumbi bibiri (2.000) kugeza ku bakozi ibihumbi bibiri na magana atanu 5° an enterprise with two hundred and fifty (250) to four hundred ninety- nine (499) employees elects five (5) employees’ representatives and five (5) substitutes; 5° une entreprise ayant deux cent cinquante (250) à quatre cent quatre- vingt-dix-neuf (499) travailleurs élit cinq (5) délégués du personnel et cinq (5) suppléants; 6° an enterprise with five hundred (500) to nine hundred ninety-nine (999) employees elects six (6) employees’ representatives and six (6) substitutes; 6° une entreprise ayant cinq cent (500) à neuf cent quatre-vingt-dix-neuf (6) (999) délégués du personnel et (6) suppléants; travailleurs élit six to one thousand 7° an enterprise with one thousand four (1,000) hundred and ninety-nine (1,499) (7) elects employees seven and representatives employees’ seven (7) substitutes; (1,500) 8° an enterprise with one thousand and to one five hundred thousand nine hundred ninety-nine (1,999) employees elects eight (8) employees’ and eight (8) substitutes; representatives 9° an enterprise with two thousand (2,000) five two hundred (2,500) employees elects thousand to 7° une entreprise ayant mille (1.000) à mille quatre cent quatre-vingt-dix- neuf (1.499) travailleurs élit sept (7) délégués du personnel et sept (7) suppléants; 8° une entreprise ayant mille cinq cent (1.500) à mille neuf cent quatre- vingt- dix- neuf (1.999) travailleurs élit huit (8) délégués du personnel et huit (8) suppléants; 9° une entreprise ayant deux mille (2.000) à deux mille cinq cent (2.500) travailleurs élit neuf (9) Official Gazette n° Special of 19/03/202041 (2.500) gitora intumwa z’abakozi icyenda (9) n’abasimbura icyenda (9); nine (9) employees’ representatives and nine (9) substitutes; délégués du personnel et neuf (9) suppléants; 10° ikigo gifite hejuru y’abakozi ibihumbi bibiri na magana atanu (2,500) gitora intumwa z’abakozi icumi (10) n’abasimbura icumi (10). 10° an enterprise with above five hundred two (2,500) thousand employees (10) elects employees’ representatives and ten (10) substitutes. ten 10° une entreprise ayant plus de deux mille cinq cent (2.500) travailleurs élit dix (10) délégués du personnel et dix (10) suppléants. Uko byagenda kose, umubare w’intumwa z’abakozi n’abasimbura ntushobora kurenga icumi (10) kuri buri ruhande. In any case, the number of employees’ representatives and substitutes may not exceed ten (10) respectively. Dans tous les cas, le nombre des délégués du personnel et de leurs suppléants ne peut pas dépasser dix (10) respectivement. Bitabangamiye ibivugwa mu gika cya mbere cy’iyi ngingo, iyo ikigo gifite amashami menshi, buri shami rigomba gutora intumwa z’abakozi n’abasimbura bazo. Without prejudice to the provisions of Paragraph One of this Article, in case an enterprise has many branches, each branch must elect employees’ representatives and their substitutes. Sans préjudice des dispositions de l’alinéa premier du présent article, en cas d’une entreprise qui a plusieurs branches, chaque branche élit les délégués du personnel et les suppléants. Umubare z’abakozi w’intumwa n’abasimbura bazo mu kigo ntushobora igihe kugabanywa cyangwa kongerwa intumwa z’abakozi n’abasimbura bazo bagifite manda yabo bitewe n’ihinduka ry’umubare w’abakozi. The number of employees’ representatives and their substitutes can neither be reduced nor increased as a result of change in number of employees in the enterprise if the representatives and their substitutes are still serving their term of office. Le nombre des délégués du personnel et de leurs suppléants ne peut ni être réduit ni être augmenté pendant la période de leur mandat en raison de l’augmentation ou de la réduction du nombre des travailleurs dans l’entreprise. Intumwa z’abakozi n’abasimbura bazo batorwa mu bakozi bo mu kigo kandi umubare w’abatowe ugomba kugira nibura mirongo itatu ku ijana (30%) by’abagore, iyo bishoboka. Employees’ their representatives substitutes are elected from employees of the enterprise and the number of elected representatives and their substitutes must and Les délégués du personnel et leurs suppléants sont élus parmi les travailleurs de l’entreprise et le nombre des délégués du personnel et leurs suppléants élus doit Official Gazette n° Special of 19/03/202042 comprise at least thirty percent (30%) of women, where possible. comprendre au moins trente pour cent (30%) des femmes, si possible.

Ingingo ya 4: Manda y’intumwa z’abakozi n’iy’abasimbura Article 4: Term of office of employees’ representatives and their substitutes Article 4: Mandat des délégués du personnel et de leurs suppléants Official Gazette n° Special of 19/03/202033 III: UMUTWE WA INTUMWA N’ABAZISIMBURA AMATORA AKORWA GUTORA Z’ABAKOZI N’UBURYO III: ELECTION OF CHAPTER EMPLOYEES’ REPRESENTATIVES AND THEIR SUBSTITUTES AND MODALITIES FOR ELECTION III: ÉLECTION DES CHAPITRE DÉLÉGUÉS DU PERSONNEL ET DE LEURS ET MODALITÉS DES ÉLECTIONS SUPPLÉANTS Icyiciro cya mbere: Itorwa ry’intumwa z’abakozi Section One: Election of employees’ representatives Section première: Élection des délégués du personnel Ingingo ya 4: Manda y’intumwa z’abakozi n’iy’abasimbura bazo Article 4: Term of office of employees’ their representatives and substitutes that of Article 4: Mandat des délégués du personnel et celui de leurs suppléants Intumwa z’abakozi n’abasimbura bazo zitorerwa manda y’imyaka itatu (3) ishobora kongerwa. their representatives Employees’ substitutes are elected for a renewable term of office of three (3) years. and Le mandat des délégués du personnel et celui de leurs suppléants est de trois (3) ans renouvelables. Intumwa y’abakozi cyangwa umusimbura wifuza kwegura imenyesha mu nyandiko umukoresha umugenzuzi w’umurimo wo mu Karere ikigo gikoreramo. igaha kopi Intumwa y’abakozi isimbuye indi cyangwa umusimbura usimbuye undi, ikomeza manda manda y’uwo asimbuye yari isigaye. An employee representative or a substitute who intends to resign informs in writing the employer and reserves a copy to the labour inspector of the District where the enterprise is established. Any employee representative or substitutes who substitutes another serves for the remaining term of office of his or her predecessor. désire Un délégué du personnel ou un suppléant qui informe l’employeur par écrit et donne une copie à l’inspecteur du travail du District dans lequel se trouve l’entreprise. démissionner Un délégué du personnel ou son suppléant qui remplace un autre, sert le mandat de son prédécesseur. Official Gazette n° Special of 19/03/202043 III: UMUTWE WA INTUMWA N’ABAZISIMBURA AMATORA AKORWA GUTORA Z’ABAKOZI N’UBURYO III: ELECTION OF CHAPTER EMPLOYEES REPRESENTATIVES AND THEIR SUBSTITUTES AND MODALITIES FOR ELECTION III: ÉLECTION DES CHAPITRE DÉLÉGUÉS DU PERSONNEL ET DE LEURS ET MODALITÉS DES ÉLECTIONS SUPPLÉANTS Icyiciro cya mbere: Itorwa ry’intumwa z’abakozi Section One: Election of employees’ representatives Section première: Élection des délégués du personnel

Ingingo ya 5: Gushyiraho komite y’amatora mu kigo Article 5: Establishment of the electoral committee in the enterprise Article 5: Mise en place du comité électoral dans l’entreprise Ingingo ya 5: Gushyiraho komite y’amatora mu kigo Article 5: Establishment of the electoral committee in the enterprise Article 5: Mise en place du comité électoral dans l’entreprise Mu byumweru bine (4) bibanziriza irangira rya manda y’intumwa z’abakozi, ubuyobozi bw’ikigo, bumaze kugisha inama abakozi, bushyiraho abakozi batatu (3) bagize komite y’amatora y’intumwa z’abakozi mu kigo. The management of the enterprise, within four (4) weeks preceding the end of the employees’ representatives term of office and after consultation with employees, that nominates compose the electoral committee in the enterprise. (3) employees three Dans quatre (4) semaines qui précèdent la fin du mandat des délégués du personnel, la direction de l’entreprise, après consultation avec les travailleurs, nomme trois (3) le comité travailleurs qui composent électoral dans l’entreprise. ngingo, ubuyobozi Haseguriwe ibiteganywa mu gika cya mbere cy’iyi bw’ikigo bushobora kongera umubare w’abagize komite y’amatora, bumaze kugisha inama abakozi cyangwa abahagarariye amasendika mu kigo. the management of Subject to provisions of Paragraph One of this Article, the enterprise may, after consultation with the trade employees or representatives of unions in an enterprise, increase the number of electoral committee members. Sous réserve des dispositions de l’alinéa premier du présent article, la direction de l’entreprise peut, après consultation avec les représentants des travailleurs ou syndicats dans l’entreprise, augmenter le nombre des membres du comité électoral. les Komite y’amatora mu kigo igomba kuba igizwe n’umubare w’igiharwe kandi, mu gihe bishoboka, hakabamo abantu b’igitsina gabo n’ab’igitsina gore. The electoral committee must be an odd number of members and comprise of male and female employees, where possible. Le comité électoral doit être composé d’un nombre impair et comprendre les membres de sexe masculin et féminin, si possible. Official Gazette n° Special of 19/03/202044 Sendika ikorera mu kigo ishobora kohereza intumwa kuba umwe mu bagize komite y’amatora. A trade union operating in enterprise may delegate a representative to be part of the electoral committee. Un syndicat opérant dans une entreprise peut déléguer un représentant pour faire partie du comité électoral. Komite y’amatora Perezida, Visi-Perezida kugira ngo irangize inshingano zayo. igomba kwitoramo n’Umwanditsi The electoral committee must choose among its members the Chairperson, Vice- Chairperson and Secretary for the fulfilment of its duties. Le comité électoral doit choisir parmi ses membres, le Président, le Vice-Président et le Secrétaire pour l’accomplissement de ses attributions.

Ingingo ya 6: Inshingano za komite y’amatora Article 6: Responsibilities of the electoral committee Article 6: Attributions du comité électoral Ingingo ya 6: Inshingano za komite y’amatora Article 6: Responsibilities of the electoral committee Article 6: Attributions du comité électoral Komite zikurikira: y’amatora ifite inshingano The electoral committee has the following responsibilities: Le comité électoral a suivantes: les attributions 1° gutegura y’intumwa amatora z’abakozi n’abasimbura bazo mu kigo; 1° to organise elections of employees’ representatives and their substitutes in an enterprise; 1° organiser les élections des délégués du personnel et de leurs suppléants dans l’entreprise; 2° gusuzuma ilisiti no y’abatora mu yatanzwe n’umukoresha mu minsi cumi n’itanu (15) mbere y’uko itora riba; kwemeza kigo 2° to verify and approve the voters list in the enterprise submitted by the employer within fifteen (15) days before the election takes place; 2° vérifier et approuver liste électorale dans l’entreprise soumise par l’employeur, dans quinze (15) jours avant que l’élection soit tenue; la 3° gusuzuma no y’abakandida n’umukoresha; kwemeza ilisiti yatanzwe 3° to verify and approve the list of the submitted by candidates employer; 3° vérifier et approuver la liste des candidats soumise par l’employeur; 4° gusaba umukoresha umukandida usimbura undi atujuje ibisabwa; gutanga iyo 4° to request the employer to submit the name of a candidate who replaces another candidate who does not meet the requirements; 4° demander à l’employeur de trouver un autre candidat pour remplacer le candidat qui ne remplit pas les conditions requises; Official Gazette n° Special of 19/03/202045 5° kwakira n’imitegurire y’amatora; ibirego bijyanye n’imigendekere 5° to receive petitions concerning the preparation and conduct of the elections; 5° recevoir les plaintes en rapport avec la préparation et le déroulement des élections; 6° kumanika y’abatora ilisiti ahabugenewe mu kigo mu minsi nibura irindwi (7) mbere y’uko amatora aba; 6° to display the voters list in an appropriate place at least seven (7) days before elections are held; 6° afficher la liste électorale sur le tableau d’affichage au moins sept (7) jours avant les élections; 7° gutangaza ibyavuye mu matora; 7° to announce the election results; 7° annoncer les résultats des élections; 8° gusesa amatora yakorewe mu kigo, iyo atubahirije ibiri muri iri teka; 8° to invalidate the elections held in the enterprise, if conducted in violation of provisions of this Order; 8° annuler les élections tenues dans l’entreprise , si elles ont été menées en violation des dispositions du présent arrêté; 9° gukosora umubare w’amajwi 9° to correct the number of votes 9° corriger le nombre de voix obtenues; yabonetse; obtained; 10° gusuzuma ko umubare wa ngombwa wa mirongo itanu ku ijana (50%) by’abiyandikishije ku ilisiti y’itora bitabiriye amatora kugira ngo ayo matora agire agaciro; 10° to verify whether the quorum on voting list of fifty per cent (50%) is achieved in order for elections to be valid; 10° vérifier que le quorum sur la liste de vote de cinquante pour cent (50%) a été atteint pour que les élections soient valides; 11° gutegura impapuro zikoreshwa mu 11° to prepare ballot papers to be used in matora; elections; 11° préparer les bulletins de vote devant être utilisés lors des élections; 12° kugena abantu bafasha komite y’amatora mu kubara amajwi; 12° designate persons the electoral committee in the counting of votes; to assist 12° désigner des personnes qui aident le comité électoral dans le comptage des votes; Official Gazette n° Special of 19/03/202046 13° kwandika no kwemerera abatari ku ilisiti y’itora gutora ku munsi w’itora; 13° to register and allow voters who do not appear on the voting list to vote on the polling day; 13° inscrire et permettre aux électeurs qui ne figurent pas sur la liste de vote de voter le jour des élections; 14° gukora raporo na yohererezwa umukoresha ihabwa umugenzuzi w’umurimo mu Karere ikigo gikoreramo; kopi 14° to prepare a report to be sent to the employer and a copy to the labour inspector of the District where the enterprise is located; 14° rédiger un rapport à envoyer à l’employeur avec une copie à l’inspecteur du travail du District dans lequel se trouve l’entreprise; 15° gufata ibyemezo by’abatagomba inyungu bafite mu kigo. ku gutorwa bibazo kubera 15° to decide on non- eligibility of conflicts interests of to cases due candidates . 15° se prononcer sur des cas de non- éligibilité due aux conflits d’intérêts des candidats.

Ingingo ya 7: Inteko zitora Article 7: Electoral colleges Article 7: Collèges électoraux Ingingo ya 7: Inteko zitora Article 7: Electoral colleges Article 7: Collèges électoraux Intumwa zikurikira: z’abakozi zitorwa n’inteko Employees’ representatives are elected by the following colleges: Les délégués du personnel sont élus par les collèges suivants: 1° inteko y’abakozi basanzwe; 1° college of staff; 1° le collège du personnel; 2° inteko y’abayobozi. 2° college of managers. 2° le collège des cadres. Buri nteko igira ilisiti y’abatora ikorwa n’ubuyobozi bw’ikigo. Each electoral college has a list of voters elaborated by the management of the enterprise. Chaque collège électoral doit avoir une liste des électeurs élaborée par la direction de l’entreprise. Iyo havutse impaka ku ilisiti y’abatora, umukoresha n’abakozi bakemura izo mpaka binyuze mu bwumvikane. In case of conflict on the list of voters , the employer and employees settle the conflict amicably. En cas de contestation en rapport avec la liste des électeurs, l’employeur et les travailleurs la contestation à l’amiable. règlent Official Gazette n° Special of 19/03/202047 impaka Iyo n’umukoresha, umugenzuzi w’umurimo w’aho giherereye. zidakemuwe ikibazo n’abakozi cyohererezwa ikigo If the conflict is not settled by the employer and employees, the case is sent to labour inspector of the area where the enterprise is located. Si la contestation n’est pas réglée par l’employeur et les travailleurs, le cas est renvoyé à l’inspecteur du travail du lieu où se trouve l’entreprise. Iyo umugenzuzi w’umurimo adakemuye impaka, ikibazo gishyikirizwa Minisitiri ufite umurimo mu nshingano ze. If the labour inspector does not settle the conflict, the case is referred to the Minister in charge of labour. Si l’inspecteur du travail ne tranche pas la l’affaire est renvoyée au contestation, ses Ministre ayant attributions. travail dans le

Ingingo ya 8: Inteko zihujwe Article 8: Joint colleges Article 8: Collèges mixtes Ingingo ya 8: Inteko zihujwe Article 8: Joint colleges Article 8: Collèges mixtes Iyo ikigo gikoresha umubare w’abakozi ungana cyangwa utageze kuri makumyabiri n’icyenda (29) mu nteko zombi zivugwa mu ngingo ya 7 y’iri teka, umukoresha akora inteko imwe. In case the number of employees in the enterprise equals or is less than twenty - nine (29) in the two colleges provided for in Article 7 of this Order , the employer elaborates a single college. Lorsqu’une entreprise emploie un nombre de travailleur égal ou inférieur a vingt-neuf (29) dans les deux collèges prévu par l’article 7 du présent arrêté, l’employeur élabore un collège unique.

Ingingo ya 9: Ibisabwa kugira ngo umukozi yemererwe gutora Article 9: Requirements for voting Article 9: Conditions requises pour voter Ingingo ya kwiyamamaza 10: Abatemererwa Ingingo ya 9: Ibisabwa kugira ngo umukozi yemererwe gutora Article 9: Requirements for voting Article 9: Conditions requises pour voter Kugira ngo umukozi atore agomba: In order to vote, the employee must: Pour voter, le travailleur doit: 1° kuba agaragara rw’abakozi b’ikigo; ku rutonde 1° appear on the list of employees of the 1° figurer sur la liste des travailleurs de enterprise; l’entreprise; 2° kuba atarambuwe uburenganzira 2° not have been deprived of the right to 2° ne pas avoir été déchu du droit de bwo gutora; vote; vote; 3° kuba amaze nibura amezi atandatu (6) akurikirana akorera ikigo mu gihe 3° have been employed by the enterprise for at least six (6) consecutive months 3° être employé continuellement par l’entreprise pendant au moins six (6) Official Gazette n° Special of 19/03/202048 kibanziriza z’abakozi. amatora y’intumwa of before representatives are held. elections employees’ mois précédant les élections des délégués du personnel. Ibivugwa mu gace ka 3° k’igika cya mbere cy’iyi ngingo ntibikurikizwa ku bigo bishya bigishingwa. Provisions of point 3° of Paragraph One of this Article do not apply for newly created enterprises. Les dispositions du point 3° de l’alinéa premier du présent article ne s’appliquent aux entreprises nouvellement crées. ya Ingingo kwiyamamaza 10: Abatemererwa

Article 10: Persons not allowed to stand as candidates Article 10: Personnes non autorisées à se présenter comme candidats Article 10: Persons not allowed to stand as candidates Article 10: Personnes non autorisées à se présenter comme candidats bakurikira Abakozi ntibemerewe kwiyamamariza guhagararira abakozi mu kigo: The following employees are not allowed to employees’ stand representatives in an enterprise: elections for as 1° umukozi utaramara nibura umwaka mu kigo; 1° employee who has not yet worked in the enterprise for at least a year; Les travailleurs suivants ne sont pas autorisés à se présenter aux élections en tant que délégués du personnel dans l’entreprise: 1° un travailleur qui n’a pas encore travaillé dans l’entreprise pendant au moins une année; 2° umufasha, cyangwa umwana ababyeyi b’umukoresha cyangwa aba nyir’ikigo; 2° spouse, child or parents of the the owner of employer or of enterprise; 2° un conjoint, un enfant ou des parents de l’employeur ou du propriétaire de l’entreprise; 3° umuvandimwe w’umukoresha 3° brother and sister of the employer or cyangwa uwa nyir’ikigo; of owner of the enterprise; 3° un frère et une sœur de l’employeur ou du propriétaire de l’entreprise; 4° ugize Inama y’Ubutegetsi y’ikigo; 4° member of Board of Directors of the 4° un membre du Conseil enterprise; d’Administration de l’entreprise; 5° uhagarariye ikigo mu rwego 5° legal representative of the 5° un représentant légal d’une rw’amategeko; enterprise; entreprise; Official Gazette n° Special of 19/03/202049 6° umuyobozi w’ishami rishinzwe 6° head of human resource department; 6° un chef du département des abakozi mu kigo; ressources humaines; 7° undi mukozi wese ufite inshingano zishobora kugongana n’inshingano z’intumwa z’abakozi mu kigo; 7° any other employee with that can conflict of responsibilities responsibilities with employees’ representative; the 8° umuntu wese ufite ibyo akorera ikigo ariko atari umukozi muri icyo kigo. 8° any person who performs activities for the enterprise but who is not an employee of that enterprise. Ibivugwa mu gace ka mbere k’igika cya mbere cy’iyi ngingo ntibikurikizwa ku bigo bishya bigishingwa. Provisions of point One of Paragraph One of this Article do not apply for newly created enterprises. 7° tout autre travailleur ayant des attributions qui peuvent entrer en conflit avec les attributions du délégué du personnel; 8° toute personne qui effectue des activités pour l’entreprise mais qui n’est pas un travailleur de cette entreprise. Les dispositions du premier point de l’alinéa premier du présent article ne s’appliquent pas, en cas d’entreprises nouvellement crées.

Ingingo ya 11: Gutanga kandidatire Article 11: Submission of candidacy Article 11: Soumission de la candidature Ingingo ya 11: Gutanga kandidatire Article 11: Submission of candidacy Article 11: Soumission de la candidature Umukozi wifuza gutorerwa guhagararira abandi gushyikiriza agomba bakozi umukoresha kandidatire ye. An employee who intends to be elected as employee representative is required to submit his or her candidacy to the employer. Un travailleur qui désire être élu comme délégué du personnel soumet sa candidature à l’employeur. Gutanga kandidatire bitangira hasigaye iminsi icumi (10) ngo itora ribe kandi (3) bikarangira hasigaye ibanziriza umunsi w’itora. iminsi itatu The submission of candidacy starts ten (10) days before the elections are held and closes three (3) days before the election day. Le dépôt de candidature commence dix (10) jours avant les élections et est clôturé trois (3) jours avant la date d’élection. Iyo umukozi watanze kandidatire ari umunyamuryango wa sendika agaragaza impuzamasendika aturukamo. In case an employee who submits a candidacy is a member of a trade union, he Au cas où un travailleur qui présente sa candidature est membre d’un syndicat, il indique la fédération à laquelle il appartient. Official Gazette n° Special of 19/03/202050 or she indicates a federation in which he or she belongs to.

Ingingo ya 12: Gufata kimwe abakandida Article 12: Equal treatment of candidates Article 12: Traitement équitable des candidats Ingingo ya 12: Gufata kimwe abakandida Article 12: Equal treatment of candidates Article 12: Traitement équitable des candidats Komite y’amatora isuzuma ko ubuyobozi bw’ikigo bufata kimwe abakandida. The electoral committee verifies whether the management of the enterprise treats all candidates equally. Le comité électoral vérifie que la direction de l’entreprise traite de la même façon les candidats.

Ingingo ya 13: Kwiyamamaza Article 13: Electoral campaign Article 13: Campagne électorale Official Gazette n° Special of 19/03/202034 Ingingo ya 13: Kwiyamamaza Article 13: Electoral campaign Article 13: Campagne électorale Abakandida biyamamariza mu kigo mu masaha y’akazi bamaze kubyumvikanaho n’umukoresha ku bijyanye n’isaha n’iminsi. Candidates campaign in the enterprise within working hours after agreement with the employer with regard to time and days. Les candidats font la compagne dans l’entreprise pendant les heures de travail, après accord avec l’employeur en ce qui concerne l’heure et les jours. Birabujijwe kwiyamamaza ku munsi w’itora. It is forbidden to campaign on the voting day. Il est interdit de faire la compagne le jour du scrutin.

Ingingo ya 14: Uburyo bwo gutora n’aho batorera Article 14: Modalities and venue of voting Article 14: Modalités et lieu de vote Ingingo ya 14: Uburyo bwo gutora n’aho batorera Article 14: Modalities and venue of voting Article 14: Modalités et lieu de vote Intumwa z’abakozi zitorwa mu ibanga kandi itora rikabera mu nyubako z’ikigo ku minsi no ku masaha by’akazi. Employees’ representatives are elected through secret ballots in the premises of the enterprise during working days and hours. Les délégués du personnel sont élus au scrutin secret dans l’entreprise pendant les jours et les heures de travail. Buri cyumba cy’itora mu kigo kigomba kuba gifite nibura ubwihugiko bumwe. Each voting room in the enterprise must have at least one polling booth. Chaque bureau de vote dans une entreprise doit comprendre au moins un isoloir. Official Gazette n° Special of 19/03/202051

Ingingo ya 15: Kugenzura abaje gutora Article 15: Verification of voters Article 15: Vérification des électeurs Ingingo ya 15: Kugenzura abaje gutora Article 15: Verification of voters Article 15: Vérification des électeurs Mbere y’itora, abagize komite y’amatora mu kigo bagenzura ko umubare wa ngombwa w’abiyandikishije ku ilisiti y’itora wuzuye, kugira ngo itora rigire agaciro. the election, members of Before the electoral committee verify whether the quorum is obtained in order for election to be valid. Avant l’élection, les membres du comité électoral vérifient que le quorum est atteint pour que l’élection soit valide. Abagize komite y’amatora bagenzura ko umuntu uje gutora yanditseho ku ilisiti y’itora. Members of the electoral committee verify that a person who wants to vote is registered on the list of voters. Les membres du comité électoral vérifient que toute personne qui se présente pour voter est inscrite sur la liste des électeurs. Iyo uje gutora arangije gutora, uri mu bagize komite y’amatora ashyira ikimenyetso imbere y’izina ry’uwatoye kugira ngo hagaragazwe ko yatoye. After a voter has voted, a member of the electoral committee ticks in front of name of the voter to indicate that he or she has voted. Lorsqu’un électeur vient de voter, un des membres du comité électoral coche devant le nom du votant pour indiquer qu’il a voté.

Ingingo ya 16: Umubare wa ngombwa kugira ngo amatora abe Article 16: Quorum for election Article 16: Quorum pour l’élection Ingingo ya 16: Umubare wa ngombwa kugira ngo amatora abe Article 16: Quorum for election Article 16: Quorum pour l’élection Kugira ngo amatora y’intumwa z’abakozi n’abasimbura bazo akorwe, abakozi bose bemerewe gutora kandi biyandikishije ku ilisiti y’itora bagomba kuba bageze nibura kuri mirongo (50%) itanu ku by’abakozi bose b’ikigo. ijana In order to proceed to the elections of the employees ' representative s and their substitutes , the employees entitled to vote and registered on the voting list must be at least fifty per cent (50%) of all employees of the enterprise. leurs suppléants, Pour procéder aux élections des délégués du personnel et de les travailleurs habilités à voter et inscrits sur la liste électorale doivent être au moins cinquante pour cent (50%) de tous les travailleurs de l’entreprise.

Ingingo ya 17: Gutora Article 17: Voting Article 17: Vote Ingingo ya 17: Gutora Article 17: Voting Article 17: Vote Intumwa z’abakozi n’abasimbura bazo impapuro z’itora. batorwa hakoreshejwe Utora atorera mu bwihugiko. Employees’ their representatives substitutes are elected using ballot papers. A voter votes in a polling booth. and Les délégués du personnel et leurs suppléants sont élus en utilisant un bulletin de vote. Un électeur vote dans un isoloir. Official Gazette n° Special of 19/03/202052 Umukozi atora ashyira umukono we cyangwa igikumwe cye ku rupapuro rw’itora imbere y’amazina y’abatorwa kugira ngo yemeze ko yatoye. An employee votes by signing or placing a finger print on the ballot paper in front of names of the candidates of his or her own choice to certify voting. Un travailleur vote en signant ou en apposant son emprunte digital sur le bulletin de vote en face des noms des candidats de son choix pour attester qu’il a voté. Umukozi umaze gutora ashyira urupapuro yatoreyeho mu gasanduku k’itora kandi agasinya imbere y’izina rye ku rutonde rw’abatora. Nta mukozi ushobora gutorera undi n’ubwo yaba yabiherewe uburenganzira, uretse umuntu ufite ubumuga butamwemerera gutora ufite uburenganzira bwo kwihitiramo umuntu wo kumufasha gutora. An employee places his or her ballot paper in a ballot box after voting and signs in front of his or her name on the list of voters. Après avoir voté, un électeur dépose son bulletin de vote dans l’urne et signe en face de son nom sur la liste des votants. No employee is authorized to vote for another even if he or she was given power of attorney, except for employee with disabilities that prevent him or her from voting who is allowed to designate a person to assist him or her in voting. Nul n’est autorisé à voter au nom d’une autre personne quand bien même il en aurait reçu la procuration, exception faite d’une personne avec handicap l’empêchant de voter qui est autorisée à choisir une personne pour l’aider à voter. Iyo nta bakandida babonetse kugira ngo z’abakozi intumwa batorwemo n’abasimbura bazo, amatora arasubikwa mu gihe kitarenze iminsi irindwi (7) y’akazi. In case there are no candidates to be elected as employees’ representatives and their substitutes, elections are postponed for a period not exceeding seven (7) working days. Au cas où il n’y a pas de candidats des leurs délégués du personnel et de suppléants, les élections sont reportées pour un délai ne dépassant pas sept (7) jours ouvrables.

Ingingo ya 18: Kubarura amajwi Article 18: Vote counting Article 18: Dépouillement des voix Ingingo ya 18: Kubarura amajwi Article 18: Vote counting Article 18: Dépouillement des voix Komite y’amatora ihitamo abantu nibura batatu (3) bayifasha kubarura amajwi. Electoral committee selects at least three (3) persons to assist in counting votes. Le comité électoral choisit au moins trois (3) personnes pour l’aider à compter les voix. Komite y’amatora mu kigo ibarura amajwi mu ruhame. Electoral committee in the enterprise counts votes in public. Le comité électoral de l’entreprise fait le dépouillement des voix en public. Official Gazette n° Special of 19/03/202053

Ingingo ya 19: Kubara zatoreweho impapuro Article 19: Counting ballot papers Article 19: Dépouillement des bulletins de vote Ingingo ya 19: Kubara zatoreweho impapuro Article 19: Counting ballot papers Article 19: Dépouillement des bulletins de vote Mbere yo gutangira kubarura amajwi, komite y’amatora ibanza kubara umubare w’impapuro z’itora. Before proceeding with the counting of the votes, the electoral committee, counts the ballot papers. Avant de procéder au dépouillement de les le comité électoral compte voix, bulletins de vote. Iyo umubare w’impapuro z’itora urenga uw’abashyize umukono cyangwa igikumwe imbere y’amazina ari ku malisiti y’itora, bishyirwa mu nyandikomvugo y’amatora. When the number of ballot papers is greater than the number of voters who have affixed their signature or fingerprint to the list of election, it is captured in the minutes of electoral operations. Lorsque le nombre des bulletins de vote est supérieur à celui des électeurs qui ont apposé la signature ou l’empreinte digitale sur la liste électorale, cela est enregistré dans le procès-verbal des opérations des élections.

Ingingo ya 20: Impapuro z’impfabusa Article 20: Invalid ballot papers Article 20: Bulletins nuls Ingingo ya y’ibikorwa by’amatora 21: Inyandikomvugo Ingingo ya 20: Impapuro z’impfabusa Article 20: Invalid ballot papers Article 20: Bulletins nuls Impapuro nyandikomvugo y’amatora. z’impfabusa zomekwa ku Invalid ballot papers are attached to the elections’ minutes. Les bulletins de vote nuls sont annexés au procès-verbal des élections. Urupapuro rw’itora ruba ari impfabusa iyo: The ballot paper is invalid if: Un bulletin de vote est nul si: 1° ruriho amazina arenga umubare 1° it contains names exceeding the 1° il contient des noms dépassant le w’imyanya itorerwa; number of seats to fill; nombre des sièges à pourvoir; 2° nta cyanditse ku rupapuro rw’itora; 2° nothing is written on the ballot 2° rien n’est écrit sur le bulletin de paper; vote; 3° uwarukoresheje yimenyekanishije; atora 3° a voter who used it has identified 3° un électeur l’ayant utilisé s’est himself or herself; identifié; Official Gazette n° Special of 19/03/202054 4° rufite ibara n’iryakoreshejwe mu itora; ritandukanye 4° it is of a different colour from that used in the election; 5° rwanditseho amazina y’abantu 5° it contains names of persons who did batatanze kandidatire zabo; not present their candidacy; 4° il est d’une couleur différente de celle qui a été utilisée dans l’élection; 5° il contient des noms de personnes leurs qui n’ont pas présenté candidatures; 6° rutandukanye n’izakoreshejwe mu 6° it is different from used ballots. 6° il est différent des bulletins utilisés. matora. ya Ingingo y’ibikorwa by’amatora 21: Inyandikomvugo abagize akirangira, Amatora komite y’amatora y’intumwa z’abakozi bakora inyandikomvugo y’ibikorwa by’amatora ikohererezwa umukoresha kandi bakagenera kopi umugenzuzi w’umurimo mu Karere.

Article 21: Statement on the electoral operations Article 21: Procès-verbal des opérations des élections Article 21: Statement on the electoral operations Article 21: Procès-verbal des opérations des élections At the end of the elections, members of the electoral committee make a statement on the electoral operations and send it to the employer with copy to the District labour inspector. A la fin des élections, les membres du comité électoral rédigent un procès-verbal des opérations des élections et l’envoient à l’employeur avec une copie à l’inspecteur du travail du District. Inyandikomvugo nibura iby’ingenzi bikurikira: y’amatora igaragaza The statement on the electoral operations indicates at least the following major elements: Le procès-verbal des opérations des élections indique au moins les principaux éléments suivants: 1° izina ry’ikigo, Akarere, Umurenge 1° name of enterprise, District, Sector n’Akagari giherereyemo; and Cell where it is located; 1° le nom de l’entreprise, le District, le Secteur et la Cellule dans lesquels elle se trouve; 2° umubare w’abakozi bose, uw’abatoye n’uw’abatowe; 2° number of all employees, those who voted and those who are voted; 2° le nombre les total de travailleurs, ceux qui ont voté et ceux qui sont votés; tous Official Gazette n° Special of 19/03/202055 3° umubare w’amajwi abiyamamaje babonye; nyayo 3° exact number of votes obtained by 3° le nombre exact de voix obtenues candidates; par les candidats; 4° amazina y’abatowe. 4° names of elected. 4° les noms des élus.

Ingingo ya 22: Gutangaza ibyavuye mu matora Article 22: Publication of election results Article 22: Publication des résultats des élections Ingingo ya 22: Gutangaza ibyavuye mu matora Article 22: Publication of election results Article 22: Publication des résultats des élections Komite y’amatora itangaza kandi ikamanika ahabugenewe mu kigo ibyavuye mu matora mu gihe kitarenze iminsi ibiri (2) ikurikira amatora. The electoral committee publishes and posts the results of election on the enterprise’ notice board in a period not execeeding two (2) days following elections. Le comité électoral publie et affiche les résultats des élections sur tableau d’affichage de l’entreprise dans un délai ne dépassant pas deux (2) jours suivant les élections. le

Ingingo ya 23: Ibirego ku byavuye mu matora Article 23: Complaints on elections results Article 23: Plaintes sur les resultants des élections Ingingo ya 23: Ibirego ku byavuye mu matora Article 23: Complaints on elections results Article 23: Plaintes sur les résultats des élections Umukozi cyangwa uhagarariye sendika ashobora gushyikiriza komite y’amatora ikirego ku byavuye mu matora mu masaha mirongo ine n’umunani (48) nyuma yo gutangaza ibyayavuyemo. Komite y’amatora itanga igisubizo mu masaha mirongo irindwi n’abiri (72). An employee or a member of trade union may lodge a complaint on elections results to the electoral committee in fort y eight (48) hours after the publication of the elections results . The electoral committee provides a response within seventy two (72) hours. Un travailleur ou un membre du syndicat peut déposer une plainte sur les résultats des élections au comité électoral dans les quarante - huit (48) heures suivant la publication des résultats des élections . Le comité électoral fournit une réponse dans soixante-douze (72) heures. Iyo ikibazo kidakemuwe na komite umugenzuzi gishyikirizwa y’amatora, w’umurimo w’Akarere mu minsi itatu (3) y’akazi ibarwa uhereye ku masaha mirongo irindwi n’abiri (72) avugwa mu gika cya mbere cy’iyi ngingo, na we agatanga labour In case the complaint is not solved by the electoral committee, it is submitted to the District three (3) inspector working days following the seventy two (72) hours referred to in Paragraph One of this Article who, in also responds within two (2) days from the receipt of the complaint. in Si la plainte n’est pas résolue par le comité électoral, elle est soumise à l’inspecteur du travail de District dans les trois (3) jours ouvrables suivant les soixante-douze (72) heures visées à l’alinéa premier du présent article qui, à son tour, donne une réponse Official Gazette n° Special of 19/03/202056 igisubizo mu minsi ibiri (2) ibarwa uhereye igihe yakiriye ikirego. Iyo ikibazo kidakemuwe n’umugenzuzi gishyikirizwa w’umurimo w’Akarere, Minisitiri ufite umurimo mu nshingano mu minsi itanu (5) na we agafata icyemezo mu gihe kitarenze ukwezi kumwe (1). In case the complaint is not solved by the District labour inspector, it is submitted to the Minister in charge of labour within five (5) days, who in turn takes a decision within one (1) month. dans les deux (2) jours à compter de la réception de la plainte. la plainte n’est pas Si résolue par l’inspecteur du travail de District, elle est soumise au Ministre ayant le travail dans ses attributions dans cinq (5) jours qui, à son tour, prend une décision endéans un (1) mois.

Ingingo ya 24: Gukosora ibyavuye mu matora Article 24: Rectification of voting results Article 24: Rectification des résultats de vote Ingingo ya 24: Gukosora ibyavuye mu matora Article 24: Rectification of voting results Article 24: Rectification des résultats de vote Komite y’amatora ishobora: The electoral committee may: Le comité électoral peut: 1° kwemeza ko umukandida atemerewe undi ikamusimbuza gutorwa, wabonye amajwi menshi; 1° decide that a candidate is not eligible and replace him or her with another candidate who has obtained the highest votes; 1° décider qu’un candidat n’est pas éligible et le remplacer par un autre ayant obtenu le plus de voix; 2° gusesa itora iyo ryakozwe mu buryo butemewe n’iri teka. 2° nullify the election if it was conducted contrary to the provisions of this Order. 2° annuler l’élection si elle a eu lieu en violation des dispositions du présent arrêté. Iyo itora risheshwe, hakorwa irindi mu minsi makumyabiri (20) ibarwa uhereye ku munsi w’iseswa. When an election is nullified, another election is conducted within twenty (20) days from the date of annulment. Lorsqu’une élection est annulée, une nouvelle élection est faite dans les vingt (20) jours à compter de la date d’annulation. Official Gazette n° Special of 19/03/202057

Ingingo ya 25: Komite ihuza intumwa z’abakozi Article 25: Employees representatives’ coordination committee Article 25: Comité de coordination des délégués du personnel Official Gazette n° Special of 19/03/202035 INSHINGANO UMUTWE WA Z’INTUMWA Z’ABAKOZI N’UBURYO BWO KUZISHYIRA MU BIKORWA IV: CHAPTER IV: RESPONSIBILITIES EMPLOYEES’ OF AND REPRESENTATIVES MODALITIES THEIR FULFILMENT FOR CHAPITRE IV: ATTRIBUTIONS DES DÉLÉGUÉS DU PERSONNEL ET MODALITÉS LEUR ACCOMPLISSEMENT DE Icyiciro z’intumwa z’abakozi cya mbere: Inshingano Section One: Responsibilities employees’ representatives of Section première: Attributions des délégués du personnel Ingingo ya 25: Komite ihuza intumwa z’abakozi Article 25: Employees’ representatives coordination committee Article 25: Comité de coordination des délégués du personnel Iyo amatora arangiye, intumwa z’abakozi n’abasimbura bazo bitoramo komite ibahuza bakabimenyesha umukoresha mu nyandiko. UMUTWE WA INSHINGANO Z’INTUMWA Z’ABAKOZI N’UBURYO BWO KUZISHYIRA MU BIKORWA IV: their After elections, employees’ representatives among and themselves a coordination committee and inform the employer in writing. substitutes elect CHAPTER IV: RESPONSIBILITIES EMPLOYEES’ OF AND REPRESENTATIVES THEIR MODALITIES FULFILMENT FOR les élections, Après les délégués du personnel et leurs suppléants élisent parmi eux un comité de coordination et en informent l’employeur par écrit. CHAPITRE IV: ATTRIBUTIONS DES DÉLÉGUÉS DU PERSONNEL ET MODALITÉS LEUR ACCOMPLISSEMENT DE Icyiciro z’intumwa z’abakozi cya mbere: Inshingano Section One: Responsibilities employees’ representatives of Section première: Attributions des délégués du personnel

Ingingo ya 26: Inshingano z’intumwa z’abakozi Article 26: Responsibilities of employees’ representatives Article 26: Attributions des délégués du personnel Icyiciro cya 2: Uburyo intumwa z’abakozi zishyira mu bikorwa inshingano zazo Ingingo ya 26: Inshingano z’intumwa z’abakozi Article 26: Responsibilities of employees’ representatives Article 26: Attributions des délégués du personnel Intumwa zikurikira: z’abakozi zifite inshingano Employees’ following responsibilities: representatives have the Les délégués du personnel ont des attributions suivantes: 1° guhagararira abakozi ku bibazo 1° to represent the employees in all byose bivuka ku murimo; matters related to work; 2° kugeza ku bugenzuzi bw’umurimo ikirego cyangwa ikibazo cyose cyerekeye ikurikizwa ry’amategeko; 2° to submit to the labour inspection any complaint or any issue relating to application of the laws; 1° représenter les travailleurs dans toutes les questions en rapport avec le travail; 2° soumettre à l’inspection du travail toute concernant l’application des lois; plainte différend ou Official Gazette n° Special of 19/03/202058 3° gukora ku buryo amategeko yerekeye ubuzima n’umutekano by’umukozi akurikizwa no gutanga inama zatuma yubahirizwa; 3° to ensure that laws relating to employee’s health and safety are complied with and provide advice on ensure compliance; 3° veiller à ce que les lois relatives à la santé et à la sécurité du travailleur soient respectées et donner des conseils en vue de leur respect; 4° gutanga ibitekerezo ku byerekeye ingamba zo kugabanya abakozi n’ibizashingirwaho, bitewe n’uko imirimo yabaye mike cyangwa umukoresha yagennye guhindura imiterere n’imikorere y'ikigo; 4° to provide opinions on measures reducing of lack the employer’s the restructure and conditions of due employees employment or decision enterprise; to to 4° donner des avis sur les mesures et les conditions de réduction des travailleurs en raison du manque d’emploi ou de la décision de l’employeur restructurer de l’entreprise; 5° kumenyesha umukoresha ibyakorwa byose kugira ngo akazi k’ikigo kagende n’umusaruro wiyongere. neza 5° to inform the employer of what can be done for the smooth running of the work and the improvement of production in the enterprise. 5° informer l’employeur de ce qui peut être fait pour le bon déroulement du travail et la production dans l’entreprise. l’amélioration de Icyiciro cya 2: Uburyo intumwa z’abakozi zishyira mu bikorwa inshingano zazo

Ingingo ya 27: Umwanya wo gushyira mu bikorwa inshingano z’intumwa y’abakozi Section 2: Modalities for fulfilment of responsibilities representatives by employees’ Section 2: Modalités d’accomplissement des attributions des délégués du personnel 27 : Time Article responsibilities representative for fulfilling employees’ Article 27: Temps pour remplir des attributions d’un délégué du personnel of Ingingo ya 27: Umwanya wo gushyira mu bikorwa inshingano z’intumwa y’abakozi Section 2: Modalities for fulfilment of responsibilities representatives by employees’ Section 2: Modalités d’accomplissement des attributions des délégués du personnel 27 : Time Article responsibilities representative for fulfilling employees’ Article 27: Temps pour remplir des attributions d’un délégué du personnel of Intumwa y’abakozi igenerwa umwanya wihariye mu kwezi wo gutunganya umurimo wayo wemejwe n’amasezerano rusange y’umurimo ubwumvikane bwihariye n’umuyobozi w’ikigo. Icyo gihe gifatwa nk’amasaha y’akazi y’intumwa y’abakozi. cyangwa An employees’ representative is given a specified time on a monthly basis for the execution of his or her responsibilities as agreed upon through collective agreements or particular agreement with the employer. The time is considered as the employees’ representative working hours. Un délégué du personnel bénéficie mensuellement d’un temps spécifique pour remplir ses attributions tel que convenu dans des conventions collectives ou l’accord particulier avec l’employeur. Ce temps fait partie des heures de travail du délégué du personnel. Official Gazette n° Special of 19/03/202059 ntushobora utakoreshejwe Umwanya gushyirwa mu kwezi gutaha cyangwa ngo ube watangirwa indi ngurane. Unused time cannot be carried forward to the following month or be subject to any compensation whatsoever. Le temps non utilisé ne peut être reporté au mois l’objet d’une faire suivant ni compensation quelconque. Umusimbura ahabwa umwanya wihariye wo kurangiza inshingano ze iyo ari mu kigwi cy’uhagarariye abakozi. Iyo amusimbura igihe gito kubera impamvu zizwi, umwanya akoresha uvanwa ku wagenewe uhagarariye abakozi. A substitute is given a specific time for fulfilling his or her responsibilities when employee 's replacing he or she is temporary case In representative. replacement due to justifiable absence , the time used by substitute is deducted from the time entitled to employee ' s the representative. an of suppléant bénéficie d’un temps Un spécifique pour remplir ses attributions lorsqu’il remplace un délégué du personnel. En cas de remplacement temporaire dû à une absence excusable, le temps utilisé par un suppléant est déduit du temps dont bénéficie le délégué du personnel.

Ingingo ya 28: Aho gukorera inama Article 28: Place of meeting Article 28: Lieu de réunion Ingingo ya 28: Aho gukorera inama Article 28: Place of meeting Article 28: Lieu de réunion guha agomba intumwa Umukoresha z’abakozi ahantu zishobora gukorera inama kugira ngo zirangize inshingano zazo. Ku bakorera hanze hatari ibyumba, umukoresha yorohereza uko bishoboka kose inama z’intumwa z’abakozi. The employer must provide to employees ' representatives a place where they can conduct meetings in order to enable them to accomplish their attributions . In case of open sites where there are no rooms , the employer facilitates the meetings of the employees ' representatives to the possible extent. afin leurs L’employeur doit fournir aux délégués du personnel un lieu où ils peuvent tenir des réunions permettre de d’accomplir leurs attributions. Si le lieu de travail est à ciel ouvert où il n’y a pas des locaux, l’employeur facilite dans toute la mesure du possible les réunions des délégués du personnel.

Ingingo ya 29: Amatangazo y’intumwa z’abakozi Article 29: Announcements of employees’ representatives Article 29: Communiqués des délégués du personnel Ingingo ya 29: Amatangazo y’intumwa z’abakozi Article 29: Announcements of employees’ representatives Article 29: Communiqués des délégués du personnel Intumwa z’abakozi zemerewe gutanga amatangazo ajyanye n’imirimo zishinzwe. Ayo matangazo anyuzwa ku muyobozi w’ikigo mbere yo gutangazwa. Employees ' representatives are allowed to share announcements their mission . Those announcements pass by the head of the enterprise before being published. related to Les délégués du personnel sont autorisés à rendre publics les communiqués liés à leur mission. Ces communiqués passent par le chef d’entreprise avant d’être publiés. Official Gazette n° Special of 19/03/202060

Ingingo ya 30: Guha intumwa z’abakozi amakuru ya ngombwa 30: Article information representatives Providing to necessary employees’ Article 30: Donner des informations nécessaires aux délégués du personnel inama Ingingo ya 30: Guha intumwa z’abakozi amakuru ya ngombwa 30: Article information representatives Providing to necessary employees’ Article 30: Donner des informations nécessaires aux délégués du personnel Uretse amakuru ashobora kubangamira inyungu z’ikigo mu gihe atangajwe, umuyobozi w’ikigo agomba guha intumwa z’abakozi amakuru ya ngombwa ku bikorwa by’ikigo, mu gihe ziyasabye kugira ngo zishobore kurangiza inshingano zazo. Except for information whose disclosure may prejudice the interests of the enterprise, the head of enterprise to employees’ representatives key enterprise information on business status, upon request, to ensure effective execution of their responsibilities. provides les informations dont la Sauf pour divulgation peut causer un grave préjudice aux intérêts de l’entreprise , le chef d’ entreprise doit donner aux délégués du personnel les informations clés sur les affaires de l’entreprise, lorsqu’ils en font la demande l ’ accomplissement de leurs attributions. afin de faciliter Impande zombi zumvikana ku miterere y’amakuru ya ngombwa agomba gutangwa. Both parties agree on the nature of key information to be provided. Les deux parties se mettent d’accord sur le genre d’informations nécessaires à donner. Amakuru ya ngombwa agomba gutangwa akubiyemo nibura ayarekeranye na: Key information to be provided include at least those related to: Les informations clés devant être fournies comprennent au moins celles relatives aux: 1° ibaruramutungo ry’umwaka; 1° annual balance sheets; 1° bilans annuels; 2° inyandiko zigaragaza urwunguko 2° profit and loss accounts; 2° comptes de profits et de pertes; n’igihombo; 3° imigambi ikigo. igamije guteza imbere 3° company’s development plans. 3° plans de développement de l’entreprise.

Ingingo ya 31: n’intumwa z’abakozi n’abasimbura bazo Gukorana Article 31: Meeting with employees’ representatives and their substitutes Article 31: Réunion avec les délégués du personnel et leurs suppléants Official Gazette n° Special of 19/03/202036 Ingingo ya 31: inama n’intumwa z’abakozi n’abasimbura bazo Gukorana Article 31: Meeting with employees’ representatives and their substitutes Article 31: Réunion avec les délégués du personnel et leurs suppléants Nibura rimwe mu mwaka, umukoresha z’abakozi akorana n’intumwa inama At least once a year, the employer jointly meets employees representatives and their Au moins une fois par an, l’employeur fait une réunion avec les délégués du personnel Official Gazette n° Special of 19/03/202061 n’abasimbura bazo kugira ngo bungurane ibitekerezo ku bijyanye n’akazi, bemeze raporo ku bibazo byagaragajwe mbere, uko byakemuwe, kandi bafate imyanzuro ku bibazo bitashubijwe. substitutes in order to exchange views on employment matters, adopt a report on previously raised issues, how they were treated and take due resolutions about the pending ones. et leurs suppléants pour échanger des vues sur des questions liées à l’emploi, adopter un rapport sur les problèmes précédemment invoqués et leur règlement et prendre des résolutions sur les problèmes non résolus. Iyo hari intumwa impamvu yihutirwa, z’abakozi zakirwa n’umukoresha ku buryo bwihutirwa zibisabye, zaba ziri hamwe cyangwa imwe ku giti cyayo, hakurikijwe imiterere y’ibibazo bigomba gusuzumwa. received by emergency, are employees’ In case of the representatives employer upon their request without delay either individually, depending on the nature of the issues to be examined. collectively or En cas d’urgence, les délégués du personnel sont reҫus, par l’employeur, à leur demande et sans retard, soit collectivement, soit individuellement, selon la nature des questions à traiter.

Ingingo ya 32: Kugira ibanga Article 32: Professional secrecy Article 32: Secret professionnel Ingingo ya 32: Kugira ibanga Article 32: Professional secrecy Article 32: Secret professionnel Intumwa y’abakozi yose igomba kugira ibanga ry’akazi n’ubwo yaba itakiri intumwa y’abakozi mu kigo bireba. An employee representative must maintain professional secrecy even when he or she is no longer an employee’s representative within the concerned enterprise. Un délégué du personnel est tenu au secret professionnel même lorsqu’il a cessé d’être délégué du personnel au sein de l’entreprise concernée.

Ingingo ya 33: Gutumira mu nama impunguke cyangwa abayobozi Article 33: Invitation to meetings of experts or managers Article 33: ou des cadres Invitation des experts Ingingo ya 33: Gutumira mu nama impunguke cyangwa abayobozi Article 33: Invitation to meetings of experts or managers Article 33: ou des cadres Invitation des experts z’abakozi Intumwa zishobora gusaba impuguke cyangwa abayobozi kwitabira inama z’intumwa z’abakozi, iyo hari ikibazo cyihariye cyigwa kugira ngo zibagishe inama cyangwa bazihe amakuru ku kibazo cyigwa. Employees ' representatives may invite experts or managers to attend employees ' meetings when dealing representatives give advice or with information on the issue on agenda. particular issue to a Des délégués du personnel peuvent inviter des experts ou des cadres dirigeants pour participer à leurs réunions lorsqu’ils traitent une question particulière afin de leur donner un avis ou une information sur une question à l’ordre du jour. Official Gazette n° Special of 19/03/202062

Ingingo ya 34: Igitabo cyandikwamo ibibazo n’ibitekerezo Article 34: Register of complaints and suggestions Article 34: Registre des plaintes et des suggestions UMUTWE WA ZINYURANYE N’IZISOZA V: INGINGO CHAPTER V: MISCELLANEOUS AND FINAL PROVISIONS CHAPITRE DIVERSES ET FINALES V: DISPOSITIONS Ingingo ya 34: Igitabo cyandikwamo ibibazo n’ibitekerezo Article 34: Register of complaints and suggestions Article 34: Registre des plaintes et des suggestions Kuri buri shami ry’ikigo, hashyirwaho igitabo cyabugenewe cyandikwamo ibibazo n’ibyifuzo z’abakozi by’intumwa n’ibisubizo umukoresha yatanze. At every branch of enterprise, a special register is kept for recording complaints and suggestions made employees’ representatives as well as the replies of the employer. by À chaque branche de l’entreprise, il est tenu un registre spécial pour enregistrement des plaintes et des suggestions faites par les délégués du personnel ainsi que des réponses de l’employeur. Icyo gitabo kigomba kuba aho abakozi b’ikigo bashobora kugisanga mu gihe bashatse kumenya ibirimo. Kigomba kandi kwerekwa umugenzuzi w’umurimo ukorera ku Karere cyangwa ku rwego rw’igihugu, igihe abisabye. That register must be made available to the employees of the enterprise in case they wish to know what is recorded in. It is also shown to the labour inspector at District level or national level, upon request. Ce registre doit être mis à la disposition des travailleurs de l’entreprise au cas où ils souhaitent savoir ce qui y est enregistré. Il est également montré à l’inspecteur du travail au niveau du District ou au niveau national, sur sa demande. UMUTWE WA ZINYURANYE N’IZISOZA V: INGINGO CHAPTER V: MISCELLANEOUS AND FINAL PROVISIONS CHAPITRE DIVERSES ET FINALES V: DISPOSITIONS

Ingingo ya 35: Gusimbura y’abakozi intumwa Article 35: Replacement of an employees’ representative Article 35: Remplacement d’un délégué du personnel Ingingo ya 35: Gusimbura y’abakozi intumwa Article 35: Replacement of an employees’ representative Article 35: Remplacement d’un délégué du personnel Gusimbura intumwa y’abakozi bikorwa mu bihe bikurikira: employees’ Replacement representative is done in the following circumstances: an of remplacement d’un délégué du Le personnel se fait dans les cas suivants: kubera impamvu 1° absence with excuse; 1° l’absence excusable; 1° kutaboneka yumvikana; 2° urupfu; 3° gusezera ku kazi; 3° resignation; 2° death; 2° le décès; 3° la démission; Official Gazette n° Special of 19/03/202063 4° kurangira kw’amasezerano; 4° end of contract; 4° la fin de contrat; 5° kwirukanwa; 6° kwimuriwa ahandi; 5° dismissal; 6° transfer; 5° le licenciement; 6° la mutation; 7° ihindurwa ry’urwego rw’umurimo cyiciro intumwa umukozi mu rishyira cy’abatemerewe z’abakozi; kuba 7° change of professional category the the employee ranking category of persons non-eligible to be employees’ representative; in 7° le changement de la catégorie professionnelle mettant l’employé dans la catégorie des personnes non- éligibles pour être délégués du personnel; 8° kujya mu kiruhuko cy’izabukuru; 8° retirement; 8° la retraite; 9° kubura uburenganzira bwo 9° loss of eligibility to represent 9° la perte d’éligibilité de représenter guhagararira abakozi. employees. les travailleurs.

Ingingo ya 36: Kurengera z’abakozi intumwa Article 36: Protection of employees’ representatives Article 36: Protection des délégués du personnel Ingingo ya 36: Kurengera z’abakozi intumwa Article 36: Protection of employees’ representatives Article 36: Protection des délégués du personnel Intumwa y’abakozi ntishobora kwirukanwa hashingiwe ku ishyirwa mu bikorwa ry’inshingano zayo. An employees’ representative cannot be dismissed on the basis of fulfilment of his or her duties. Un délégué du personnel ne peut pas être licencié en raison de l’accomplissement de ses attributions.

Ingingo ya 37: n’ingingo zinyuranyije n’iri teka Ivanwaho ry’iteka Article 37: Repealing provision Article 37: Disposition abrogatoire Ingingo ya 37: n’ingingo zinyuranyije n’iri teka Ivanwaho ry’iteka Article 37: Repealing provision Article 37: Disposition abrogatoire rigena Iteka rya Minisitiri n° 09 ryo ku wa 13/07/2010 intumwa z’abakozi zitorwa n’uko zuzuza inshingano zazo n’ingingo zose zinyuranyije n’iri teka bivanyweho. uburyo Ministerial Order n° 09 of 13/07/2010 determining the modalities of electing workers’ representatives and fulfilment of their duties and all prior provisions contrary to this Order are repealed. L’Arrêté Ministériel n° 09 du 13/07/2010 déterminant les modalités d’élection des délégués du personnel et les conditions d’exercice de leur mission et toutes les Official Gazette n° Special of 19/03/202064 dispositions présent arrêté sont abrogés. antérieures contraires au

Ingingo ya 38: Igihe iri teka ritangirira gukurikizwa Article 38: Commencement Article 38: Entrée en vigueur Official Gazette n° Special of 19/03/202037 ITEKA RYA MINISITIRI N° 003/19.20 RYO KU WA 17/03/2020 RYEREKEYE INTUMWA Z’ABAKOZI MINISTERIAL ORDER N° 003/19.20 OF 17/03/2020 RELATING TO EMPLOYEES’ REPRESENTATIVES ARRÊTÉ MINISTÉRIEL N° 003/19.20 DU DÉLÉGUÉS DU PERSONNEL 17/03/2020 RELATIF AUX Minisitiri w’Abakozi ba Leta n’Umurimo; The Minister of Public Service and Labour; Le Ministre de la Fonction Publique et du Travail; ku Itegeko Nshinga Ashingiye rya Repubulika y’u Rwanda ryo mu 2003 ryavuguruwe mu 2015, cyane cyane mu ngingo zaryo, iya 121, iya 122 n’iya 176; Pursuant to the Constitution of the Republic of Rwanda of 2003 revised in 2015, especially in Articles 121, 122 and 176; Vu la Constitution de la République du Rwanda de 2003 révisée en 2015, spécialement en ses articles 121, 122 et 176; Ashingiye ku Itegeko n° 66/2018 ryo ku wa 30/08/2018 rigenga umurimo mu Rwanda, cyane cyane mu ngingo yaryo ya 114; Pursuant to Law n° 66/2018 of 30/08/2018 regulating labour in Rwanda, especially in Ingingo ya 38: Igihe iri teka ritangirira gukurikizwa Article 38: Commencement Article 38: Entrée en vigueur Iri teka ritangira gukurikizwa ku munsi ritangarijweho mu Igazeti ya Leta ya Repubulika y’u Rwanda. This Order comes into force on the date of its publication in the Official Gazette of the Republic of Rwanda. Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Journal Officiel de la République du Rwanda. Kigali, ku wa 17/03/2020 Kigali on 17/03/2020 Kigali, le 17/03/2020 (sé) RWANYINDO KAYIRANGWA Fanfan Minisitiri w’Abakozi ba Leta n’Umurimo (sé) RWANYINDO KAYIRANGWA Fanfan Minister of Public Service and Labour (sé) RWANYINDO KAYIRANGWA Fanfan Ministre de la Fonction Publique et du Travail Bibonywe kandi bishyizweho Ikirango cya Repubulika: Seen and sealed with the Seal of the Republic: Vu et scellé du Sceau de la République: (sé) BUSINGYE Johnston Minisitiri w’Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta (sé) BUSINGYE Johnston Minister of Justice/Attorney General (sé) BUSINGYE Johnston Ministre de la Justice/Garde des Sceaux Official Gazette n° Special of 19/03/202065

Article 114; Vu la Loi nº 66/2018 du 30/08/2018 portant règlementation du travail au Rwanda, spécialement en son article 114; Asubiye ku Iteka rya Minisitiri n° 01 ryo ku intumwa wa 11/11/2014 rigena uburyo z’abakozi zitorwa n’uko zuzuza inshingano zazo; Having reviewed Ministerial Order n° 01 of 11/11/2014 determining the modalities of electing workers’ representatives and fulfilment of their duties; l’Arrêté Ministériel n° 01 du Revu les modalités 11/11/2014 déterminant d’élection des délégués du personnel et les conditions d’exercice de leur mission; Inama y’Abaminisitiri yateranye ku wa 28/01/2020 no kubyemeza; kubisuzuma imaze After consideration and approval by the Cabinet, in its meeting of 28/01/2020; Après examen et adoption par le Conseil des Ministres, en sa séance du 28/01/2020; ATEGETSE: ORDERS: ARRÊTE: Official Gazette n° Special of 19/03/202038 UMUTWE WA MBERE: INGINGO RUSANGE CHAPTER PROVISION ONE: GENERAL CHAPITRE PREMIER: DISPOSITION GÉNÉRALE