REGULATION N° 73/2023 OF 18/09/2023 GOVERNING THE AGENT MANAGEMENT

Ingingo ya mbere: Icyo aya mabwiriza rusange agamije Article One: Purpose of this regulation Article premier règlement : Objet du présent Ingingo ya mbere: Icyo aya mabwiriza rusange agamije Article One: Purpose of this regulation Article premier règlement : Objet du présent Aya mabwiriza rusange agamije gushyiraho amategeko agenga ishyirwaho ry’intumwa zitanga serivisi z’imari ndetse n’amabwiriza yo kwitwararika mu byerekeye imirimo yazo. This regulation aims at establishing rules governing the appointment of agents providing financial services and the prudential rules for their operations. Le présent règlement vise à établir les règles régissant la nomination des agents prestataires de services financiers ainsi que des règles prudentielles concernant leurs opérations.

Ingingo ya 2: Isobanura Article 2: Interpretation Article 2 : Interprétation Ingingo ya 2: Isobanura Article 2: Interpretation Article 2 : Interprétation Muri aya mabwiriza rusange: In this regulation: Dans le présent règlement : (a) “amasezerano y’ubutumwa” bivuga amasezerano ashingiye ku bwizerane abayagize bafitanye, aho « ikigo cy’imari » giha uburenganzira undi muntu witwa « intumwa », bwo kugikorera akazi mu izina no mu nyungu zacyo. Ibikorwa bikozwe ayo n’intumwa masezerano, bibazwa ikigo cy’imari nkaho ari cyo cyabikoze; yubahiriza a (a) “agency agreement” means a legal contract fiduciary creating relationship whereby “the financial institution” agrees that “the agent” acts for and on its behalf. Actions conducted by the agent during the implementation of that agreement bind the financial institution as if those actions have been conducted by the financial institution itself; (b) “intumwa” bivuga umuntu ku giti cye cyangwa ikigo gifite ubuzima (b) “agent” means individual or legal person that provides financial services 9 (a) «contrat d’agence» signifie un contrat à caractère légal qui crée une relation fiduciaire par lequel «l’institution financière» accepte que « l’agent » agit pour et au nom de celle-ci. Les actes de l’agent effectués ultérieurement dans ce l’institution engagent financière comme si c’était elle-même qui les avait posés personnellement ; cadre (b) «agent» personne physique ou morale qui fournit les signifie toute Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 gatozi giha serivisi z’imari umuguzi mu cy’imari izina hakurikijwe amasezerano y’ubutumwa; ry’ikigo (c) “ubucuruzi bwa serivisi z’imari bivuga n’intumwa bukorwa imirimo ikorwa y’ubucuruzi n’intumwa iyikorera ikigo cy’imari cyabiherewe uruhushya hakurikijwe aya mabwiriza rusange; ” (d) “ umuhuza w’ihuriro ry’intumwa ” bivuga intumwa ifite ahantu hazwi ikorera ubucuruzi byayo, idandaza ikaba cyangwa ishinzwe gucunga no kugenzura intumwa hakurikijwe ibikubiye mu masezerano akorwa w’ihuriro hagati ry’intumwa n’ikigo cy’imari; ikwirakwiriza y’umuhuza zisanzwe, to clients on behalf of a financial institution agency agreement; under an services financiers aux clients au nom de l’institution financière suivant un contrat d’agence ; (c) “agent financial services business” means a business carried out by an agent on behalf of a financial institution as permitted under this regulation; (c) «commerce de services financiers d’agent» signifie un commerce mené par un agent pour le compte d’une institution financière tel que permis aux termes du présent règlement ; (d) “agents network manager” means an agent having well established owned retail or distribution outlet and and responsible controlling basic agents, in accordance with contractual terms between the the agent network manager and financial institution; for managing (d) « gestionnaire de réseau d’agents » signifie un agent disposant de point de vente en détail ou de distribution bien établi et chargé de gérer et de contrôler les agents de base, conformément aux conditions contractuelles entre le gestionnaire de réseau d’agents et l’institution financière ; (e) “ihuriro ry’intumwa” bivuga ihuriro intumwa zisanzwe zigenzurwa kandi zikanacungwa n’umuhuza w’ihuriro ry’intumwa umwe zihuriramo; (e) “agents network” means a network putting together all basic agents managed and controlled by the same agents’ network manager; (e) « réseau d’agents » signifie un réseau d'agents de base géré et contrôlé par un réseau d'agents ; seul gestionnaire de (f) “intumwa intumwa isanzwe” ni ifitanye amasezerano mu buryo butaziguye n’ikigo cy’imari cyangwa ry’intumwa umuhuza w’ihuriro kugira ngo akore ubucuruzi bwa serivisi z’imari bukorwa n’intumwa; (f) “basic agent” means an agent who is under contract directly with the financial institution or agent network manager in order to carry out agent financial services business; (f) « agent de base » signifie un agent qui a un contrat avec l’institution financière ou gestionnaire de réseau d’agents en vue de faire le commerce de services financiers d’agent ; 10 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 (g) “Banki Nkuru” ni Banki Nkuru y’ u (g) “Central Bank” means the National (g) « Banque Centrale » signifie la Banque Rwanda; Bank of Rwanda; Nationale du Rwanda ; bwo kubona (h) “inshingano ijyanye n’ubushishozi ku byerekeye umukiriya ” bivuga uburyo amakuru yerekeye umukiriya, kugenzura no k’amakuru agaciro gusuzuma atangwa n’abandi bantu bizewe kandi bigenga hagamijwe kumenya umukiriya hakiri kare, kuvumbura, gukurikirana no gukora raporo ku bikorwa bikemangwa; (h) “customer due diligence (CDD)” the process of obtaining means customer information, verifying and assessing the value of the information from independent and reliable sources to identify the customer upfront, as well as to detect, monitor and report suspicious transactions; les (h) « vigilance à l’égard de la clientèle » le processus d’obtention signifie d’informations clients, sur vérification et évaluation de la valeur des informations provenant de sources indépendantes afin et d’identifier le client dès le départ, de détecter, de surveiller et de signaler une transaction suspecte ; fiables (i) “inshingano ijyanye n’ubushishozi” bivuga uburyo bwo kubona amakuru yerekeye umuntu uwo ari we wese, kugenzura no gusuzuma agaciro k’amakuru atangwa n’abandi bantu bizewe kandi bigenga hagamijwe kumenya uwo muntu hakiri kare, kuvumbura, gukurikirana no gukora raporo ku bikorwa bikemangwa; (j) “inyemezabwishyu y’ikoranabuhanga” bivuga inyemezagikorwa itanzwe mu buryo bukurikira : (i) imeyiri; (i) “due diligence” means the process of information, obtaining person’s verifying and assessing the value of the information from independent and reliable sources to identify that person upfront, as well as to detect, monitor and report suspicious transactions; (i) «vigilance» signifie le processus d’obtention d’informations d’une personne, vérification et évaluation de la valeur des informations provenant de sources indépendantes et fiables afin d’identifier cette personne dès le départ, de détecter, de surveiller et de signaler les transactions suspectes ; (j) “electronic an acknowledgement delivered through: receipt” means (j) « reçu électronique » signifie un accusé de réception présenté sous forme de : (i) email; (i) email ; (ii) ahatangirwa ubutumwa hihariye (ii) personal message center at financial institution’s web site; the (ii) centre de message personnel au site web de l’institution financière ; 11 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 ku rubuga rwa interineti rw’ikigo cy’imari; (iii) cyangwa ubutumwa bugufi kuri telefone ikindi igendanwa ikigo gikoresho koranabuhanga cy’imari mu masezerano kigirana n’intumwa. giteganya (iii) short Message Service to mobile phone or any other electronic device the financial institution mentions in the contract with the agent. (iii) Service de Message Court au tout autre téléphone mobile ou appareil électronique mentionné par l’institution financière dans le contrat conclu avec l’agent. (k) “ikigo cy’imari” bivuga amabanki n’abandi zo batanga kwishyurana batakira amafaranga abitswa; serivisi (k) “financial institution” means banks, deposit microfinance taking institutions and other non-deposit taking payment service providers; (k) « institution financière » signifie des banques, institutions de microfinance de dépôts et d’autres prestataires de services de paiement n’acceptant pas de dépôts ; (l) “kumenya umukiriya wawe” ni ugukoresha uburyo bwo kugenzura umwirondoro w’umukiriya; (l) “Know Your Client (KYC)” means to carry out procedures to identify a client; (l) « Connaissance du client » signifie respecter certaines procédures pour la vérification de l’identité un utilisateur ; (m) “ ikigo gifite ubuzima gatozi ” bivuga hakurikijwe abigenga harimo na ikigo amategeko sosiyete y’umuntu ku giti cye; cyashinzwe (n) “ ibiro by’intumwa ” bivuga ahantu intumwa ikorera ubucuruzi bwayo hafatwa nk’icyicaro gikuru, ariko hatabariwemo ibiro byimukanwa; (m) “legal entity” means the entity that is established in accordance with relevant laws including the sole proprietorship company; (n) “outlet” means a place of business of the agent considered as head office, but does not include a mobile unit; (m) « entité juridique » Signifie l’entité qui est établies suivant les lois y relatives, y compris la société unipersonnel; (n) « point de vente » signifie un lieu d'exercice d'une activité commerciale de l'agent considéré comme siège social, mais ne comprenant pas d'unité mobile ; (o) “amategeko cyangwa amabwiriza abigenga” ni amategeko n’amabwiriza (o) “relevant laws or regulations” means the laws and regulations including their (o) « lois ou règlements y relatifs » signifient les lois ou les règlements comprenant les 12 harimo n’amabwiriza yerekeranye ryayo n’ishyirwa mu yifashishwa mu no kugenzura ibigo by’imari; gucunga bikorwa (p) “abayobozi bakuru” bivuga abakozi bo ku rwego rwo hejuru rw’ikigo cy’imari. Abo ni aba: Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 implementing rules applicable for the supervision and regulation of the financial institutions; règles de mise en œuvre applicables pour la supervision et régulation des la institutions financières ; (p) “senior managers” means the high- financial the level personnel of institution. These are: (p) « cadres supérieurs» les personnel de la direction générale de l’institution financière. Il s’agit du personnel suivant: signifie (i) Umuyobozi Mukuru; (i) Chief Executive Officer (CEO) or (i) le directeur général ; Managing Director (MD); (ii) abakozi bakuru bakuriwe n’inama y’ubutegetsi komite z’inama y’ubutegetsi; cyangwa (ii) senior executives reporting to the board board directors of committees; or (ii) les cadres supérieurs qui rendent compte au conseil d’administration conseil ou d’administration ; comités aux du (iii) abakozi bo ku rwego rwo hejuru bakuriwe n’Umuyobozi Mukuru. (iii) senior executives reporting to the Chief Executive Officer/Managing Director. (iii) les cadres supérieurs qui rendent compte au directeur général. (q) “undi utanga serivisi ” ni ikigo gifite ubuzima gatozi cyiyemeza gukorera umurimo runaka ikigo cy’imari. (q) “third party service provider” means a legal entity that is undertaking the outsourced activity on behalf of the financial institution. (q) « tiers prestataire de services » signifie une entité juridique qui entreprend une activité externalisée pour le compte d’une institution financière.

Ingingo ya 3: Ibirebwa n’aya mabwiriza rusange Article 3: Scope of application Article 3 : Champ d’application UMUTWE WA II: GUTANGA SERIVISI Z’IMARI HIFASHISHIJWE INTUMWA CHAPTER II: PROVIDING FINANCIAL SERVICES THROUGH AGENTS CHAPITRE II : PRESTATION DES SERVICES FINANCIERS PAR LE BIAIS DES AGENTS Ingingo ya 3: Ibirebwa n’aya mabwiriza rusange Article 3: Scope of application Article 3 : Champ d’application Aya mabwiriza rusange akoreshwa ku bigo by’imari byifuza gutanga cyangwa bitanga serivisi z’imari hifashishijwe intumwa keretse the financial This regulation applies institutions that wish to or provide financial services through the agents unless specific to 13 présent règlement aux Le institutions financières qui fournissent ou qui désirent fournir des services financiers à s’applique Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 hari andi mabwiriza rusange abiteganya ukundi. regulation provide otherwise. travers des agents sauf règlement spécifique qui en dispose autrement. UMUTWE WA II: GUTANGA SERIVISI Z’IMARI HIFASHISHIJWE INTUMWA CHAPTER II: PROVIDING FINANCIAL SERVICES THROUGH AGENTS CHAPITRE II: PRESTATION DES SERVICES FINANCIERS PAR LE BIAIS DES AGENTS

Ingingo ya 4: Abantu bashobora kuba intumwa Article 4: Eligible persons for appointment as agents Article 4 nomination en qualité d'agents : Personnes éligibles à la Ingingo ya 4: Abantu bashobora kuba intumwa Article 4: Eligible persons for appointment as agents Article 4 nomination en qualité d'agents : Personnes éligibles à la Hakurikijwe abakurikira bashobora kuba intumwa: aya mabwiriza rusange, following persons are eligible The appointment as agents under this regulation: for En vertu du présent règlement, les personnes suivantes sont éligibles à la nomination en tant qu'agents : (a) ikigo gifite ubuzima gatozi; (a) legal entity; (a) la personne morale ; (b) umuntu ku giti cye. (b) individual. (b) la personne physique.

Ingingo ya 5 : Sirivisi z’imari zemewe zishobora gutangwa n’intumwa Article 5: Permissible financial services for agents Article 5 : Services financiers autorisés pour les agents Ingingo ya 5 : Sirivisi z’imari zemewe zishobora gutangwa n’intumwa Article 5: Permissible financial services for agents Article 5 : Services financiers autorisés pour les agents (1) Umuntu ku giti cye ukora nk’intumwa ashobora gutanga serivisi z’imari izo ari zo zose mu zikurikira abyumvikanyeho n’ikigo cy’imari cyangwa umuhuza w’ihuriro ry’intumwa: (1) An individual acting as agent may provide any of the following financial services as agreed with the financial institution or an agent network manager: (1) Une personne physique agissant en qualité d’agent peut fournir n’importe lequel des services comme convenu avec l’institution financière ou un gestionnaire de réseau d’agents: financiers suivants (a) kubitsa no kubikuza amafaranga; (a) cash deposit and cash withdrawals; (a) dépôt et retrait d'argent ; (b) kwishyura inyemezabwishyu (b) cash payment of bills; hakoreshejwe amafaranga; (b) paiement liquide ; des factures en argent 14 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 (c) kubaza amafaranga asigaye kuri konti; (c) balance enquiry; (c) demande de solde ; (d) ikindi gikorwa cyose cyakwemerwa (d) any other activity as the Central Bank (d) toute autre activité que la Banque na Banki Nkuru. may approve. Centrale peut approuver. (2) Ikigo gifite ubuzima gatozi gikora nk’intumwa gishobora gutanga serivisi z’imari izo ari zo zose mu zikurikira kibyumvikanyeho n’ikigo cy’imari cyangwa umuhuza w’ihuriro ry’intumwa: (2) The legal entity acting as agent may provide any of the following financial services as may be agreed with the financial institution or an agent network manager: (2) Une personnes morale agissant en qualité d'agent peut fournir n’importe lequel des comme financiers suivants services convenu avec l'institution financière ou un gestionnaire de réseau d’agents: (a) gukusanya amakuru y’abakiriya (a) collect account opening information yifashishwa mu gufungura konti; from clients; (a) collecter les informations des clients concernant l’ouverture de compte ; (b) kubitsa no kubikuza amafaranga; (b) cash deposit and cash withdrawals; (b) dépôts et retraits d’argent ; (c) kwishyura inyemezabwishyu (c) cash payment of bills; (c) paiement de factures en argent liquide; hakoreshejwe amafaranga; (d) kwishyura amafaranga ya pansiyo (d) cash payment of pension or social (d) paiement en espèces de prestation de cyangwa ay’ubwiteganyirize; security benefits; pension ou de sécurité sociale; (e) kwishyura inguzanyo hakoreshejwe (e) cash repayment of loans; (e) remboursement de prêts en argent amafaranga; liquide ; (f) kohereza amafaranga imbere mu gihugu, mu gihe ibiranga uwayohereje n’uyakiriye bishobora nyakuri kubikwa no kugaragara; (f) domestic transfer of funds provided that the identification of the real sender and receiver can be recorded and traceable; (f) transfert de fonds (transferts internes) à l’identification de condition que l’émetteur et du receveur réels soit enregistrée et retrouvable ; (g) kubaza amafaranga asigaye kuri konti; (g) balance enquiry; (g) demande de solde ; 15 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 (h) gusohora no gutanga ishusho ngufi y’imikoreshereze ya konti; (h) generation and statement; issuance of mini- (h) génération et remise de mini-relevé ; (i) kugurisha amakarita y’agaciro (i) sale of pre-paid cards (i) vente de cartes prépayées ; k’ibibitswe; (j) guhugura abakiriya mu byerekeranye (j) financial education of clients; (j) éducation financière des clients ; n’imari; (k) kwishyura imishahara mu mafaranga; (k) cash payment of salaries; (k) paiement des salaires en argent liquide; (l) gutanga yoherejwe amafaranga n’abari mu mahanga, mu gihe ibiranga n’uyakiriye uwayohereje ndetse nyakuri no kugaragazwa aho byabitswe kandi umubare ntarengwa w’amafaranga yohererezanywa ukubahirizwa; bishobora kubikwa (l) international remittances provided that the identification of the real sender and the receiver can be recorded and traceable and transaction limits are respected; (l) des internationaux à paiements condition que l’identification de l’émetteur et du receveur réels soient enregistrée et retrouvable et que les soient limites de respectées; transaction la (m) kwakira amakarita yo kwishyurana; (m) collection of payment cards (m) collecte de cartes de paiement ; (n) ikindi gikorwa cyose cyakwemerwa (n) any other activity as the Central Bank (n) toute autre activité que la Banque na Banki Nkuru. may approve. Centrale peut approuver.

Ingingo ya 6: Ibikorwa intumwa zibujijwe gukora Article 6: Prohibited activities for agents Article 6 : Activités interdites aux agents Ingingo ya 6: Ibikorwa intumwa zibujijwe gukora Article 6: Prohibited activities for agents Article 6 : Activités interdites aux agents Intumwa ntiyemerewe - An agent shall not - Un agent ne doit – (a) gukora ihererekanya koranabuhanga mu gihe uburyo koranabuhanga bufite ikibazo; (a) carry out an electronic transaction when there is failure in the system; (a) mener une transaction électronique s’il y a une rupture dans le système; 16 (b) guhererekanya igihe inyemezabwishyu cyangwa inyemezagikorwa idashobora gutangwa; amafaranga Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 transaction when a (b) carry out a transactional or acknowledgment cannot be generated; receipt (b) mener une transaction lorsqu’un reçu ou un accusé de réception ne peut être produit ; (c) gukata abakiriya mu buryo butaziguye amafaranga ataremejwe n’ikigo cy’imari ndetse ngo abe agaragara mu buryo bw’ikoranabuhanga bw’intumwa; (c) charge directly to the clients any fees outside of the approved tariff by the financial institution and as captured by the agency electronic system; (c) charger directement aucune sorte des frais aux clients en dehors du tarif approuvé par l’institution financière et le système qui est capturé dans informatique des agents ; (d) gukora ubucuruzi bwa serivisi z’imari ibikorwa nk’intumwa by’ubucuruzi by’ibanze bye byahagaze cyangwa buryo bugaragara; byagabanutse mu cyose, igihe (e) gutangira ikigo icyo ari cyo cyose cyangwa umukiriya ubwoko bw’ingwate ubwo ari bwo bwose; (d) carry out agent financial services initial business when, his or her commercial activity has ceased or is significantly diminished; (d) effectuer un commerce de services financiers comme agent si son activité commerciale initiale a cessé ou a considérablement diminué ; (e) offer any type of guarantee in favor of any institution or client; (e) offrir toute sorte de garantie en faveur de toute institution ou du client ; (f) gukomeza ubucuruzi nk’intumwa igihe (f) continue with the agency business (f) continue le commerce d’agence si bigaragara ko: when the agent: l’agent : (i) yahamijwe n’inkiko ibyaha bijyanye n’uburiganya cyangwa ubuhemu; (i) has been convicted of the crimes relating to fraud or breach of trust, (i) a été reconnu coupable des crimes liés à la fraude ou l'abus de confiance ; (ii) yataye yangwa ubunyangamugayo; (ii) lost his or her integrity; or (ii) a perdu son intégrité ; et (iii)ifite indi nenge iyo ari yo yose mu (iii)has any other financial impropriety; (iii) a toute autre sorte d’indécence byerekeranye n’imari; financière ; 17 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 (g) gutanga, guha cyangwa kugaragaraho ko iri gutanga cyangwa gukora serivisi z’imari itemerewe gukora mu masezerano y’ubutumwa; (g) provide, render or hold itself out to be providing or rendering any financial service which is not specifically permitted in the agency agreement; (h) gufungura konti, gutanga inguzanyo gukora umurimo wose cyangwa w’isuzuma rigamije gufungura konti cyangwa gutanga inguzanyo cyangwa indi serivisi keretse byemewe n’andi mategeko intumwa ikurikiza; yanditse kandi (h) open accounts, grant loans or carry out any appraisal function for purposes of opening an account or granting of a loan or any other facility except as may be permitted by any other written law to which the agent is subject; (g) donner, rendre ou se laisser passer pour quelqu’un qui donne ou rend tout service financier qui n’est pas spécifiquement permis dans le contrat d’agence ; (h) ouvrir des comptes, accorder des prêts ou mener toute fonction d’évaluation à des fins d’ouverture d’un compte ou d’octroi de prêt ou de toute autre facilité à l’exception de ce qui peut être permis par loi écrite à laquelle l’agent doit se conformer ; (i) kwiyemeza gukora ibikorwa byo kubitsa no kubikuza amafaranga hakoreshejwe sheki; (i) undertake checks deposit and (i) entreprendre un dépôt ou une touche de encashment of checks; chèques ; (j) gukora ibikorwa by’ubucuruzi mu madovize keretse ibigo byemerewe na Banki Nkuru gukora imirimo yo guhererekanya amafaranga ku rwego mpuzamahanga cyangwa imirimo yo kuvunja amafaranga yo mu mahanga; (j) transact in foreign currency expect the service providers the Central Bank to provide international money transfer or foreign exchange services; licensed by (j) effectuer des transactions en devises étrangères sauf pour les prestataires agréés par la Banque Centrale pour transfert fournir des services de d'argent internationaux ou des services de change de monnaies étrangères ; (k) gutanga avansi y’amafaranga; (k) provide cash advances; (k) donner des avances de liquidités ; (l) gucungwa kuyoborwa cyangwa n’umukozi w’ikigo cy’imari cyangwa ufatanyije na cyo; (l) be run or managed by a financial institution’s employee or its associate; (l) être dirigé ou géré par un employé de l’institution financière ou son associé ; (m) gukora ikindi gikorwa icyo ari cyo cyose (m) carry out any other activity as may be (m) effectuer toute autre activité pouvant 18 cy’imari umuhuza ikigo w’ihuriro bashobora ry’intumwa kumubuza mu masezerano y’ubutumwa. cyangwa Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 prohibited by the financial institution or an agent network manager in the agency agreement. être interdite par l’institution financière ou un gestionnaire de réseau d’agents dans le contrat d’agence

Ingingo ya 7: Imikorere y’intumwa Article 7: Functioning of agent Article 7 : Fonctionnement de l’agent 2 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 Ingingo ya 7: Imikorere y’intumwa Article 7: Functioning of agent Article 7 : Fonctionnement de l’agent (1) Intumwa ishobora kugira amasezerano mu buryo butaziguye n’ikigo cy’imari cyangwa umuhuza w’ihuriro ry’intumwa wagiranye amasezerano n’ikigo cy’imari yo gutanga serivisi z’imari. (2) Intumwa ishobora gutangira serivisi ku biro byayo cyangwa ku birobyayo byimukanwa. (1) The agent may be under contract with the financial institution directly or with agents network manager which is in turn under contract with the financial institution. (1) L’agent peut être engagé avec l’institution financière de façon directe ou avec un gestionnaire de réseau d’agents qui lui aussi est lié avec l’institution financière par un contrat. (2) The agent may serve clients at his or her outlet or mobile units. (2) L’agent peut servir les clients à son point de vente ou à ses unités mobiles.

Ingingo ya 8: Uburyo bwo kwemerera ikigo cy’imari gukoresha intumwa Article 8: Authorization process for a financial institution to use an agent Article 8: Processus d'autorisation pour une institution financière d'utiliser un agent Ingingo ya 8: Uburyo bwo kwemerera ikigo cy’imari gukoresha intumwa Article 8: Authorization process for a financial institution to use an agent Article 8: Processus d'autorisation pour une institution financière d'utiliser un agent (1) Ikigo cy’imari cyifuza gutanga serivisi z’imari hifashishijwe intumwa kibisabira uburenganzira muri Banki Nkuru. (1) A financial institution seeking to conduct financial services through agents applies for authorization from Central Bank. (1) Une institution financière qui désire de mener des services financiers par le biais des agents demande la Banque Centrale. l’autorisation (2) Ubusabe buvugwa mu gika cya (1) cy’iyi ngingo bukorwa hakurikijwe uburyo busobanuwe muri aya mabwiriza rusange ndetse n’ingamba ziyashyira mu bikorwa. (2) The application referred to in paragraph (1) of this Article is carried out in the form and manner specified in this regulation and its implementing measures. 19 (2) La demande visée au paragraphe (1) du présent article est faite dans la forme et la le présent manière règlement ses mesures et d’application. spécifiée dans dans Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023

Ingingo ya 9: Ibisabwa mu kwemerera ikigo cy’imari gukoresha intumwa Article 9: Requirements for authorization for a financial institution to use an agent Article 9 : Conditions d’autorisation pour une institution financière d'utiliser un agent Ingingo ya 9: Ibisabwa mu kwemerera ikigo cy’imari gukoresha intumwa Article 9: Requirements for authorization for a financial institution to use an agent Article 9 : Conditions d’autorisation pour une institution financière d'utiliser un agent (1) Ikigo cy’imari gukoresha gushyikiriza amakuru akurikira: cyifuza gutangira kigomba, icyarimwe Banki Nkuru intumwa (1) A financial institution seeking to start the use of agents shall on a one-off basis, submit the following information to the Central Bank: (1) Une institution financière qui désire commencer à utiliser des agents doit de façon unique soumettre à la Banque Centrale des informations suivantes : (a) umubare w’intumwa cyifuza n’uburyo bwo guhuza ibikorwa byazo muri buri ntara mu gihe cy’imyaka itatu; (a) proposed number and coordination of agents per province over a three-year period; (a) proposition du nombre et de la coordination d’agents par province pour une période de trois ans ; (b) serivisi zizatangwa binyuze ku ntumwa; (b) services agents; to be provided through (b) des services à fournir par le biais des agents ; (c) imenyesha rikozwe n’umuyobozi mukuru w’ikigo cy’imari cyangwa umukozi wabiherewe ububasha ryemeza ko ikigo cy’imari kizakora isuzuma rikwiye ryo kureba ko intumwa zikwiriye iyo mirimo; mukuru (c) a declaration by the chief executive officer of the financial institution or a officer duly financial confirming institution will carry out the suitability assessment of the proposed agents; designated that senior the (2) Haseguriwe ibiteganywa mu gika cya (1) cy’iyi ngingo, ikigo cy’imari kigomba gushyikiriza Banki Nkuru ibi bikurikira: (2) Subject to provisions of Paragraph (1) of this Article, the financial institution shall submit to the Central Bank the following: (a) ingamba zo gukwirakwiza ibikorwa ikigo cy’imari gifite hakubiyemo ingamba z’ubucuruzi ndetse n’uburyo intumwa zigaragara muri izo ngamba; (a) the delivery channel strategy of the financial institution including business strategy and how agents fit in this strategy; 20 (c) une déclaration émanant du directeur général de l’institution financière ou d’un cadre supérieur dûment désigné institution confirmant que financière va effectuer une évaluation de convenance des agents ; ladite (2) Sous réserve des dispositions de l’alinéa (1) du présent l’institution financière doit soumettre à la Banque Centrale ce qui suit: article (a) la stratégie de la chaîne de distribution de l’institution financière y compris la une stratégie de commerce et manière selon les agents rentrent dans cette stratégie ; laquelle (b) ibisobanuro birambuye ku byerekeranye n’uburyo ikigo cy’imari giteganya kugenzura intumwa cyane izikorera kure y’amashami cyane yacyo; Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 (b) details on how the financial institution intends to oversee agents especially those who are far from any of its branches; (b) les détails sur la façon selon laquelle compte l’institution superviser les agents spécialement ceux qui sont éloignés de ses branches; financière (c) raporo y’isuzuma ry’ibibazo byavuka bijyanye by’intumwa n’ibikorwa n’ibyemezo byafatwa mu rwego rwo kugabanya ubukana bw’ibyo bibazo; (c) a report assessing the risks associated with agents’ operations and the measures to be adopted to mitigate these risks; (c) un rapport d’évaluation des risques liés aux opérations des agents et des mesures à adopter pour atténuer ces risques; (d) politiki rusange yemejwe y’imicungire y’intumwa n’inama y’ubutegetsi y’ikigo cy’imari cyifuza gukoresha ibi intumwa bikurikira: irimo (d) the central agent management policy approved by the board of directors of the financial institution intending to use agents that include among others: (d) La politique centrale de gestion des agents approuvée par le conseil l’institution d’administration financière désireuse d’utiliser des agents qui comprend entre autres : de (i) (ii) uburyo imenyerezwa; intumwa nshya (i) new agent apprenticeship (i) procédure d’apprentissage au procedure; nouvel agent; politiki yo guhugura no guteza imbere intumwa; (ii) agent training and development (ii) une politique de formation et de policy; développement des agents ; (iii) amasezerano y’ubutumwa; (iii) agency agreement; (iii) contrat d'agence ; (iv) politiki yerekeranye no gukemura ibibazo n’ubukangurambaga bukorerwa umuguzi; (iv) complaint handling and consumer awareness policy; (iv) une politique de gestion des réclamations et de sensibilisation du consommateur ; (v) politiki yerekeranye n’itangwa (v) service delivery policy; (v) une politique de prestation de 21 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 rya serivisi; services ; (vi) amategeko ngengamyitwarire ku byerekeranye na politiki igenga intumwa; (vii) (viii) imikurikiranire n’imiyoborere y’ihuriro ry’intumwa biri muri politiki y’ikigo cy’imari; politiki yo gukumira uburiganya no gushyira ubusembwa ku ntumwa. (vi) code of conduct for agent’s policy; (vi) un code de conduite pour la politique de l’agent ; (vii) agent network monitoring and supervision policy of the financial institution; (viii) fraud prevention and agent blacklisting policy. (vii) la surveillance et la supervision du réseau d'agents par la politique de l'institution financière ; (viii) la politique de prévention de la fraude et de dressage de liste noire des agents. imbere no ku (e) inyigo ku bikorwa bizakorwa mu gihe kiri iterambere ry’ubucuruzi bw’intumwa nibura mu gihe cy’imyaka itatu uhereye ku itariki ubusabe bwatangiwe harimo: (e) a feasibility study of future operations and development of the agent business for a minimum period of three years from the date of the application including: (e) une étude de faisabilité des opérations futures et du développement du commerce de l’agent pour une période minimale de trois ans à compter à partir de la date de la demande comprenant : (i) uduce z’imari serivisi zizatangwamo n’abasabiwe kuba intumwa; (ii) ikigereranyo cy’umubare w’abaturage bose n’icy’umubare w’abaturage bagira uruhare mu bukungu bari mu duce intumwa iteganjijwe izakoreramo; (i) geographical areas for financial services of the proposed agents; (i) les zones géographiques pour les d’agents financiers services proposés; (ii) an estimate of the total population and active economically population of the areas where the proposed agent will operate; (ii) une estimation de la population totale et de la population active du point de vue économique des zones d’opération de l’agent proposé ; (iii) isesengura ry’uko isoko ryaho ryari ryifashe mu myaka ibiri ishize, hamwe n’ikigereranyo (iii) analysis of the relevant market over the past two years, along with an estimate of the volume of (iii) une analyse du marché pertinent pendant les deux dernières années avec une estimation de volume des 22 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 cy’ingano y’imirimo n’umubare w’intumwa zahashyirwa ukurikije ingamba ikigo cy’imari gifitiye umuyoboro wo gutanga serivisi; transactions and a number of the proposed agents’ based on the financial service institution’s delivery channel strategy; transactions et le nombre des agents proposés sur base de la stratégie de la chaîne de prestation de service de l’institution financière; (iv) igisobanuro y’imicungire izifashishwa n’ikigo cy’imari; cy’imiterere y’intumwa (iv) description agent of management structure to be used by the financial institution; the (v) imari iteganyijwe kwinjira ku ruhare rw’intumwa mu bucuruzi bw’ikigo cy’imari; (v) financial projections on the share of the proposed agents in the financial institution’s business; (iv) une description de la structure de gestion des agents devant être utilisée par l’institution financière ; (v) des projections financières sur la part des agents proposés dans le de commerce l’institution financière; (vi) ingamba zo kubaka ubushobozi (vi) capacity building strategy of the (vi) une stratégie de renforcement des bw’intumwa. agents. capacités des agents. (f) Andi makuru yose yasabwa na Banki Nkuru. (vii) Any other information as may be requested by the Central Bank. (vii) Toutes informations autres pouvant être requises par la Banque Centrale.

Ingingo ya 10: Gusuzuma ubusabe Article 10: Appraisal of the application Article 10: Évaluation de la demande UMUTWE WA RUSANGE Y’INTUMWA III : POLITIKI Y’IMICUNGIRE CHAPTER MANAGEMENT POLICY III: CENTRAL AGENT CHAPITRE POLITIQUE CENTRALE DE GESTION DES AGENTS III : Ingingo ya 10: Gusuzuma ubusabe Article 10: Appraisal of the application Article 10: Évaluation de la demande (1) Nyuma yo kwakira dosiye isaba iherekejwe za n’inyandiko ngombwa, Banki Nkuru isuzuma ubwo busabe. zose (2) Iyo Banki Nkuru isanze ikigo cy’imari ishobora cyujuje kwemeza ubusabe mu gihe kitarenze iminsi 30 uhereye ku itariki yakiriyeho ibisabwa byose (1) Upon receipt of the application together with the required documents, the Central Bank appraises the application. (1) Dès réception du formulaire de demande ensemble avec tous les documents exigés, la Banque Centrale fait l’évaluation de la demande. (2) Where the Central Bank is satisfied that all the required information has been met by the financial institution, the Central Bank may, within 30 days from the date of (2) Si la Banque Centrale est convaincue que toutes les informations requises ont été remplies par l'institution financière, elle peut, dans un délai de 30 jours à compter 23 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 dosiye y’ubusabe yuzuye, igize ibindi isaba cyangwa itabisabye, ikabimenyesha ikigo cy’imari mu nyandiko. submission of the complete application, approve the application with or without conditions and communicate its approval to the financial institution in writing. de la date de dépôt de la demande complète, approuver la demande avec ou sans conditions et communiquer son approbation à l'institution financière par écrit. (3) Iyo Banki Nkuru itemeje ubusabe cyangwa kimwe mu bigize dosiye y’ubusabe, ishobora, mu gihe kitarenze iminsi itariki uhereye yashyikirijweho dosiye yujuje ibisabwa, kumenyesha ikigo cy’imari mu nyandiko umwanzuro kandi ikanatanga impamvu yawo. 30 ku kimaze y’ubusabe (4) Iyo ubusabe bw’ikigo cy’imari butemewe, icyo kigo gishobora kongera gutanga dosiye kuzuza ibisabwa cyamenyeshejwe na Banki Nkuru. Kongera dosiye y’ubusabe bikorwa mu gihe kitarenze iminsi itariki uhereye cyamenyesherejweho umwanzuro, bitaba ibyo, ubusabe bugata agaciro. gutanga 30 ku (3) Where the Central Bank does not approve the application or any part thereof, the Central Bank may within 30 days from the date of submission of the complete application communicate its decision to the financial institution in writing and shall state the reasons thereof. (3) Si la Banque Centrale n'approuve pas la demande ou une partie de celle-ci, elle peut, dans un délai de 30 jours à compter de la date de soumission de la demande complète, communiquer par écrit sa décision à l'institution financière et en indiquer les raisons. fulfillment of (4) The financial institution whose application has not been approved may resubmit the application upon the conditions communicated by the Central Bank. The resubmission of the application shall be done within maximum of 30 days from the date of the decision, otherwise the application shall be expired. (4) Une institution financière dont la demande n’a pas été approuvée peut réintroduire sa demande après avoir rempli les conditions qui lui ont été communiquées par la Banque Centrale. La réintroduction de la demande doit être faite endéans 30 jours à compter de la date de la décision, si non la demande sera expirée. UMUTWE WA III : POLITIKI RUSANGE Y’IMICUNGIRE Y’INTUMWA CHAPTER MANAGEMENT POLICY III: CENTRAL AGENT 24 POLITIQUE CHAPITRE CENTRALE DE GESTION DES AGENTS III : Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023

Ingingo ya 11: Ishyirwaho rya politiki rusange y’imicungire y’intumwa Article 11: Establishment of the central agent management policy Article 11 : Élaboration de la politique centrale de gestion des agents Ingingo ya 11: Ishyirwaho rya politiki rusange y’imicungire y’intumwa Article 11: Establishment of the central agent management policy Article 11 : Élaboration de la politique centrale de gestion des agents Ikigo cy’imari cyifuza gukoresha intumwa serivisi z’imari kigomba mu gutanga gushyiraho politiki rusange y’imicungire y’intumwa yumvikana kandi yizwe neza, yemejwe n’inama y’ubutegetsi yacyo hamwe n’izindi politiki zinyuranye zivugwa muri aya mabwiriza rusange. A financial institution seeking to use agents to provide financial services shall formulate a clear, well-documented central agent management policy duly approved by its board of directors, with minimum other policies as stipulated in this regulation. Une institution financière désireuse d’utiliser des agents dans la prestation de services financiers doit élaborer une politique centrale de gestion des agents claire et bien écrite conseil dûment d'administration avec des autres politiques minimales comme stipulé dans le présent règlement. approuvée son par

Ingingo ya 12: Inshingano yo gusuzuma imyitwarire ikwiriye intumwa Article 12: Obligation of due diligence with respect to agents Article 12 raisonnable à l'égard d’agent : Obligation de diligence Ingingo ya 12: Inshingano yo gusuzuma imyitwarire ikwiriye intumwa Article 12: Obligation of due diligence with respect to agents Article 12 raisonnable à l'égard d’agent : Obligation de diligence (1) Ikigo cy’imari kigomba gushyiraho politiki yumvikana kandi yizwe neza igenga imyitwarire ikwiriye intumwa. Iyi politiki igomba nibura kuba ikubiyemo ibigenderwaho by’ibanze mu kumenya intumwa, uburyo bwo kugenzura buri gihe imyitwarire yazo ikwiriye, ibyo bigakorwa nyuma y’igihe cyagenwe runaka kimwe n’urutonde rw’ibimenyetso mpuruza by’ibanze ndetse n’ingamba zo gukosora ibitagenda neza hagamijwe imicungire iboneye y’intumwa. (1) A financial institution is required to put in place a clear, well-documented agents due diligence policy. This policy, at least, contains initial agents due diligence, their regular due diligence checks, to be performed at specified intervals and a list of early warning signals and corrective agent actions management. proactive ensure to (2) Ikigo cy’imari kigenzura niba intumwa zifite aho zikorera hahamye, zizwi neza kandi zifitiwe icyizere n’abaturage. Muri ikigo cy’imari gikora urwo rwego, (2) A financial institution ensures that agents are well established, of good reputation and have the confidence of the local people. For this purpose, the financial institution 25 (1) Une institution financière est tenue de mettre en place une politique de diligence raisonnable des agents claire et bien écrite. Cette politique, au moins, doit contenir une diligence raisonnable initiale des agents, leurs vérifications régulières de diligence raisonnable à effectuer à des intervalles spécifiés, ainsi qu'une liste de signaux d'alerte précoce et d'actions correctives pour assurer une gestion proactive des agents. (2) Une institution financière s'assure que les agents sont bien établis, jouissent d'une bonne la confiance de la population locale. A cette réputation et jouissent de Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 ry’imyitwarire isuzuma y’abashobora kuba intumwa. ikwiriye shall conduct due diligence of the potential agent. fin, l’institution financière procédera à une diligence raisonnable de l'agent potentiel.

Ingingo ya 13 : Amakuru agenzurwa mu gusuzuma imyitwarire y’ushobora kuba intumwa Article 13: Information to be assessed during due diligence of a potential agent Article 13 : Informations à examiner lors de la diligence raisonnable de l'agent potentiel Ingingo ya 13 : Amakuru agenzurwa mu gusuzuma imyitwarire y’ushobora kuba intumwa Amakuru akurikira agomba kuboneka nibura kandi akagenzurwa n’ikigo cy’imari igihe hakorwa isuzuma ry’imyitwarire ikwiriye y’ushobora kuba intumwa: (a) amakuru arambuye n’umwirondoro intumwa; w’ushobora ajyanye kuba (b) ubunyangamugayo, ibiranga ushobora kuba intumwa ku giti cye n’uburyo asanzwe azwi; (c) uko ushobora kuba intumwa ahagaze mu rw’imari ndetse n’imyenda rwego abereyemo abandi; (d) ubushobozi bw’ushobora kuba intumwa bwo kugenzura ibibazo bishobora kuvuka mu rwego rw’imikorere bijyanye n’ibikorwa by’intumwa; Article 13: Information to be assessed during due diligence of a potential agent Article 13 : Informations à examiner lors de la diligence raisonnable de l'agent potentiel least, the following information are At obtained and verified by a financial institution while carrying out due diligence of the potential agent: Au moins, les informations suivantes sont obtenues et vérifiées par l'institution financière lors de l’examen de la diligence raisonnable de l'agent potentiel : (a) detailed information on identification of (a) des informations détaillées sur the potential agent; l'identification de l'agent potentiel ; (b) integrity, qualities personal reputation of the potential agent; and (b) intégrité, les qualités personnelles et la réputation de l'agent potentiel ; (c) financial position and credit profile of the (c) la situation financière et profil de crédit potential agent; de l'agent potentiel; (d) ability of the potential agent to control to agent related risks operational operations. (d) la capacité de l'agent potentiel à contrôler les risques opérationnels liés à ses opérations ; (e) icyemezo ibirarane cyo kutabamo by’imisoro gitanzwe vuba gitangwa imisoro mu n’ubuyobozi bushinzwe (e) recent tax compliance certificate from tax authorities in Rwanda for legal entities appointed as agents; (e) attestation de conformité fiscale récente émanant de l'administration fiscale au Rwanda pour les personnes morales 26 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 Rwanda ku bigo bifite ubuzima gatozi byagenwe nk’intumwa; désignées comme agents; (f) icyemezo cy’uko ushobora kuba (f) criminal record of the potential agent. (f) extrait du casier judiciaire de l'agent intumwa atahamijwe icyaha n’inkiko. potentiel.

Ingingo ya 14: Amakuru agenzurwa mu gusuzuma y’ibikorwa imiterere by’ubucuruzi by’ushobora kuba intumwa Article 14: Information to be assessed during due diligence of business operations of the potential agent Article 14 : Informations à examiner lors de la diligence raisonnable des opérations commerciales de l'agent potentiel Ingingo ya 14: Amakuru agenzurwa mu y’ibikorwa imiterere gusuzuma by’ubucuruzi by’ushobora kuba intumwa Article 14: Information to be assessed during due diligence of business operations of the potential agent Article 14 : Informations à examiner lors de la diligence raisonnable des opérations commerciales de l'agent potentiel agomba akurikira Amakuru kuboneka byibura kandi akagenzurwa n’ikigo cy’imari igihe hakorwa isuzuma ry’imiterere ikwiriye y’ibikorwa by’ubucuruzi by’ushobora kuba intumwa: (a) imiterere y’ibikorwa by’ushobora kuba bihagaze muri iki gihe; by’ubucuruzi n’uko intumwa least, the following At information are obtained and verified by a financial institution while conducting due diligence of business operations of the potential agent: Au moins, les informations suivantes sont obtenues et vérifiées par l'institution financière lors de la diligence raisonnable des opérations commerciales de l'agent potentiel : (a) nature of commercial activity of the potential agent and its ongoing status; (a) la nature de l'activité commerciale de l’agent potentiel et son statut actuel ; (b) aho ushobora kuba intumwa akorera ubucuruzi bwe na nomero z’iyandikwa; (b) Outlet of the potential agent, and (b) point de vente de l’agent potentiel et son registration number; numéro d’enregistrement ; (c) umutekano w’aho ushobora kuba (c) physical security at the outlet of the (c) la sécurité physique du point de vente de intumwa akorera; potential agent; l'agent potentiel ; (d) kuba ubushobozi bwo mu rwego rw’imari bw’ushobora kuba intumwa bukwiriye. (d) adequacy of resources. the potential agent’s (d) l'adéquation des ressources de l’agent potentiel. 27

Ingingo ya 15: Kwakira intumwa Article 15: Agent onboarding Article 15 : Accueil des agents Ingingo ya 15: Kwakira intumwa Article 15: Agent onboarding Article 15 : Accueil des agents Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 Ikigo cy’imari kigomba gushyiraho uburyo bwo kwakira intumwa nshya. Uburyo bwo byibura kwakira gushingira ku makuru agomba kuboneka mbere yo kuyakira. bugomba intumwa A financial institution shall formulate an onboarding procedure for a new agent. The agent onboarding procedure shall at least include information that is obtained prior to this agent onboarding. L’institution financière doit formuler une procédure d'accueil d’un nouvel agent. La procédure d'accueil d’un agent doit au moins inclure des informations qui doivent être obtenues avant cet accueil d’agent.

Ingingo ya 16: Ibisabwa uwifuza kuba intumwa Article 16: Requirements to be appointed as an agent Article 16 : Conditions exigées pour être nommé comme agent 3 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 Ingingo ya 16: Ibisabwa uwifuza kuba intumwa Article 16 : Requirements to be appointed as an agent Article 16 : Conditions exigées pour être nommé comme agent (1) Umuntu wifuza kwakirwa nk’intumwa (1) A person intending to be appointed as an (1) Une personne souhaitant être nommée agomba nibura kuba: agent must at least: comme agent doit au moins: (a) afite ipatanti icyemezo cy’iyandikwa cyangwa ry’ubucuruzi, nimero irangwa umusoreshwa (TIN). Ibikorwa by’ubucuruzi bigomba kuba bishobora bigenda gushyigikira ubucuruzi bwa serivisi z’imari intumwa ikora; kandi neza (a) possess a registration business certificate or trading license or a Tax Payer Identification Number (TIN). The commercial activity must be viable and able to financially support the agent financial services business; (a) posséder un certificat d'enregistrement du commerce ou un droit de patente ou un numéro d'identification de contribuable (TIN). L’activité commerciale doit être supporter viable financièrement le commerce de services financiers de l’agent; capable de et (b) afite bugenwa ubushobozi n’amategeko. Ubwo bushobozi bugumaho igihe cyose amasezerano y’ubutumwa amara; (b) have a legal capacity. The legal capacity is maintained for the duration of the agency agreement; (b) avoir une capacité juridique. Cette capacité est maintenue pendant toute la durée du contrat d’agence ; juridique cy’abantu (c) atarashyizwe n’ikigo cy’imari mu cyiciro badashoboye, bafitiwe amakenga cyangwa bananiwe kwishyura inguzanyo bahawe mu mezi 24 abanziriza itariki yo gushyira (c) not have been classified as a deficient, doubtful or non-performing borrower by a financial institution in the 24 months preceding the date of signing the agency agreement; (c) n’a pas été classé par une institution financière comme étant déficiente, douteuse ou comme un emprunteur non performant au cours des 24 mois précédant la date de signature du 28 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 umukono y’ubutumwa; ku masezerano contrat d’agence ; (d) afite ibikorwa remezo bigaragara ndetse n’abakozi bamufasha gutanga serivisi ziri ku gipimo cy’imikorere myiza ndetse n’umutekano bikenewe ; (2) Umuntu wifuza kwakirwa nk’intumwa agomba guha ikigo cy’imari inyandiko zisabwa n’aya mabwiriza rusange kugira ngo abashe kwakirwa nk’intumwa mu buryo bukwiye. (3) Ikigo cy’imari gifite uburenganzira bwo gusaba ushobora kuba intumwa kugiha andi makuru y’inyongera amwerekeyeho, igihe bibaye ngombwa. (d) possess physical appropriate infrastructure and human resources to be able to provide the services with the necessary degree of efficiency and security; (d) dispose d’infrastructures physiques et de ressources humaines appropriées pour la prestation de services à un degré d’efficacité et de sécurité nécessaires; (2) A person intending to be appointed as an agent provides the financial institution with the documentation required by this regulation for proper agent onboarding. (2) Une personne souhaitant être nommée comme agent doit fournir à l'institution financière la documentation requise par le présent règlement en vue de son accueil approprié en tant qu'agent. (3) The financial institution has the right to if additional require necessary, other information from the agent. the potential agent, from any (3) L'institution financière a le droit d'exiger de l'agent potentiel, si nécessaire, toute autre le concernant. supplémentaire information

Ingingo ya 17 : Guhugura no guteza imbere intumwa Article 17: Agent training and development Article 17 : Formation et développement des agents Ingingo ya ngengamyitwarire y’intumwa 18 : Amategeko Ingingo ya 17 : Guhugura no guteza imbere intumwa Article 17: Agent training and development Article 17 : Formation et développement des agents (1) Ikigo cy’imari gihugura intumwa mu gihe cyo kuzakira no mu buryo buhoraho. (1) A financial institution trains agents during the initial onboarding stage and on a regular basis. (1) Une institution financière forme des agents lors de l’étape initiale d'accueil et de façon régulière. (2) Ikigo cy’imari kibika inyandiko zijyanye n’amahugurwa amahuriro y’intumwa n’amasaha ayo mahugurwa yabereyeho. ahabwa (2) A financial institution keeps records of trainings provided to its agents networks and their respective hours. (2) Une institution financière tient les dossiers des formations dispensées à ses réseaux d'agents ainsi que leurs heures respectives. 29 (3) Ikigo cy’imari gitegura kandi kigashyira mu bikorwa gahunda y’amahugurwa n’iterambere zigenewe intumwa kibanda nibura nsanganyamatsiko zikurikira: kuri izi Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 (3) A financial institution develops and implements comprehensive training and development programs for agents focusing at least on the following topics: (3) Une institution financière élabore et met en œuvre des programmes global de formation et de développement des agents axés au moins sur les thèmes suivants: (a) ibisabwa mu kumenya umukiriya; (a) Know Your requirements; Client (KYC) (a) les exigences de connaissance de son client; (b) serivisi zitangwa n’ikigo cy’imari; (c) ingorane zishobora kuboneka muri serivisi z’intumwa; (b) financial institutions’ services; (b) les services de l'institution financière ; (c) inherent risks in agent services; (c) les risques inhérents au sein des services d’agents ; (d) serivisi zihabwa abakiriya; (d) client services; (d) les services à la clientèle ; (e) amategeko y’intumwa; ngengamyitwarire (e) agent code of conduct; (e) le code de conduite des agents ; (f) amafaranga y’agahimbazamusyi k’imikorere ahabwa intumwa; (f) performance incentives for the agents; (f) les incitations à la performance pour les agents ; (g) ibisabwa mu rwego rw’ubugenzuzi bijyana no kurwanya iyezandonke no gutera inkunga iterabwoba; (g) anti-money laundering and combating the financing of terrorism regulatory requirements; (g) les exigences réglementaires en matière de lutte contre le blanchiment d'argent du terrorisme ; financement le et (h) indi nsanganyamatsiko y’amahugurwa yagaragara ko ari ngombwa. (h) any other training aspect that may be (h) tout autre aspect de la formation jugé found appropriate. approprié. 30 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 ya Ingingo ngengamyitwarire y’intumwa 18 : Amategeko

Article 18: Code of conduct for agent Article 18 : Code de conduite d’un agent Article 18: Code of conduct for agent Article 18 : Code de conduite d’un agent Ikigo ngengamyitwarire y’intumwa kugira ngo – gishyiraho cy’imari amategeko ikorera ibiranga (a) intumwa idahatirwa gukura aho ari ho izina hose ry’ubucuruzi cyangwa amashusho akoreshwa mu kwamamaza ikigo cy’imari gihanganye n’ikigo intumwa ihagarariye ; (b) intumwa ibashe kubahiriza indi myitwarire ikigo cy’imari gisanga ari ngombwa.

Ingingo ya 19: Imicungire y’amafaranga y’intumwa Article 19: Agents’ liquidity management .Article 19: Gestion de liquidité des agents Ingingo ya 19: Imicungire y’amafaranga y’intumwa Kugira ngo intumwa zibashe gutangira serivisi ku gihe aho zikorera, ikigo cy’imari gishobora – Financial institution develops code of conduct for agents to ensure that – L’institution financière élabore un code de conduite pour les agents afin de s'assurer que – (a) agent is not influenced to remove the financial agent’s competing institutions’ brand fascia or marketing collateral on any of its outlets; (a) l'agent n'est pas influencé pour retirer la façade de la marque de l'institution financière concurrente ou la garantie marketing de l'un de ses points de vente; (b) Any other conduct that should be complied with by agent deemed necessary by the financial institution. (b) l’agent respecte toute autre conduite l'institution jugée nécessaire par financière. Article19: Agents’ liquidity management Article 19: Gestion de liquidité des agents To ensure timely service delivery of services at agents outlets, financial institution may – Afin d'assurer la prestation de services en temps opportun aux points de vente des agents, l’institution financière peut – (a) gushyiraho politiki isaba intumwa kuba zifite amafaranga ahagije aho zikorera no ku makonti yazo kugira ngo zibashe guha abakiriya serivisi mu buryo buhoraho; (a) establish a policy whereby agents are required to maintain sufficient cash in their agent hand and money on accounts to provide to be able uninterrupted services to the clients; (a) établir une politique selon laquelle les agents seront tenus de maintenir leurs suffisamment d'argent dans caisses et sur leurs comptes d'agent afin de fournir des services ininterrompus aux clients ; (b) gukorana n’abandi batanga serivisi (b) make arrangements with other service (b) faire des arrangements avec d'autres 31 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 rwego mu y’amafaranga y’intumwa; rw’imicungire providers management; for agent liquidity prestataires de services en vue de la gestion de liquidité des agents ; (c) gushinga amashami intumwa yacyo cyangwa gukurikirana gushyiraho uburyo bw’imikoranire hamwe n’ibindi bigo by’imari mu gihe kidakorera aho intumwa ikorera; (c) assign responsibility for agent liquidity management monitoring to its branches establish mutual or arrangements with other financial institution in case it does not operate at the agent outlet; alternatively (c) assigner responsabilité de agents des la la ses surveillance succursales ou établir un arrangement mutuel avec une autre institution financière dans les cas où elle n'opère pas au point de vente d’agent ; à (d) gukoresha ubundi cy’imari cyabona ko bukwiye. buryo ikigo (d) use of any other way that may be deemed appropriate by the financial institution. (d) utiliser tout autre moyen jugé approprié par l'institution financière.

Ingingo ya 20 : Imicungire y’intumwa zihuriweho n’ibigo by’imari byinshi Article 20: Management of shared agents by many financial institutions Article 20 : Gestion des agents partagés par plusieurs institutions financières Ingingo ya 20 : Imicungire y’intumwa zihuriweho n’ibigo by’imari byinshi Article 20: Management of shared agents by many financial institutions Article 20 : Gestion des agents partagés par plusieurs institutions financières (1) Ikigo cy’imari gishyiraho politiki igamije guhurira ku ntumwa zimwe n’ibindi bigo by’imari, kugira ngo kibashe gukurikirana no imyagukire y’ibikorwa gutangiza ahantu hashya, gukorera ahantu hanyuranye no kugira intumwa nyinshi muri rusange. ibikorwa byacyo byacyo (1) A financial institution establishes a policy on sharing of agents with other financial focus on institutions, expanding retail footprints, geographical spread and overall agent outlet density. to ensure and creating new its (1) Une institution financière établit une politique de partage d'agents avec d'autres institutions financières afin de s'assurer qu'elle se concentre sur l'expansion et la création présence répartition commerciale, géographique et d'une densité globale de points de vente d’agents. nouvelle d'une d'une (2) Mu gihe gishyiraho intumwa, ikigo (2) While contracting an agent, the financial (2) Au moment de contracter l’agent, cy’imari kigomba nibura – institution must at least – l’institution financière doit au moins – (a) kugenzura ko intumwa ifitanye na buri kigo cy’imari amasezerano yo gutanga mu gihe icunga serivisi zacyo ; (a) verify if the agent has separate contracts with each financial institution for the provision of its services, in case (a) vérifie si l'agent a des contrats séparés avec chaque institution financière pour la prestation de ses services, au 32 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 ibikorwa binyuranye; by’ibigo by’imari the agent manages the transactions for the different financial institutions; cas où l’agent gère les transactions pour institutions financières ; les différentes (b) gusuzuma ubushobozi bw’intumwa bwo gucunga ibikorwa by’ibigo by’imari binyuranye, hitabwa cyane cyane ku bijyanye n’ahantu gikorera, ikoranabuhanga n’amafaranga gikoresha. transactions (b) assess the capacity of the agent to manage for different financial institutions with due regard to the working space, technology and its funds. (b) évaluer la capacité de l’agent à gérer transactions pour différentes des institutions tenant financière, en compte de l'espace, de la technologie et de ses fonds de roulement.

Ingingo ya 21 : Kwimura cyangwa gufunga ahantu intumwa ikorera Article 21: Relocation or closure of agent outlet Article 21: Réimplantation ou fermeture des points de vente d’un agent Ingingo ya 21 : Kwimura cyangwa gufunga ahantu intumwa ikorera Article 21: Relocation or closure of agent outlet Article 21: Réimplantation ou fermeture des points de vente d’un agent Ikigo cy’imari gishyiraho politiki ijyanye no kwimura cyangwa gufunga ibiro by’intumwa. The financial institution establishes a policy regarding the relocation or closure of an agent outlet. L’institution financière établit une politique concernant la relocalisation ou la fermeture d'un point de vente d'agent.

Ingingo ya 22 : Gukumira uburiganya no gushyirwa ku rutonde rw’ababujijwe kuba intumwa Article 22: Agent fraud prevention and blacklisting: Article 22 : Prévention de la fraude d’un agent et la mise sur liste noire Ingingo ya 22 : Gukumira uburiganya no gushyirwa ku rutonde rw’ababujijwe kuba intumwa (1) Ikigo cy’imari gishyiraho politiki yo gukumira uburiganya bw’intumwa no gushyirwa ku rutonde rw’ababujijwe kuba intumwa. Article 22: Agent fraud prevention and blacklisting: Article 22 : Prévention de la fraude d’un agent et la mise sur liste noire (1) Financial institution establishes an agent fraud prevention and blacklisting policy. (1) L’institution une financière politique de la prévention de la fraude d’un agent et la mise sur la liste noire. établit (2) Politiki yo uburiganya gukumira bw’intumwa no gushyirwa ku rutonde rw’ababujijwe kuba intumwa igomba kuba ikubiyemo nibura ibi bikurikira bigenderwaho mu gushyirwa ku rutonde (2) An agent fraud and blacklisting policy includes at least the following parameters for agent blacklisting: (2) La politique de la prévention de la fraude d’un agent et la mise sur la liste noire comprend au moins les paramètres suivants pour la mise d’agent sur la liste noire: 33 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 rw’ababujijwe kuba intumwa: (a) kugira bikorwa uruhare mu by’uburiganya no gukora ibihimbano; (a) involvement in frauds and forgeries; (a) participation à des fraudes et commettre des faux ; (b) gukorera ikigo cy’imari imenyekanisha ridahuye n’ukuri; (b) misreporting institution; to the financial (b) déclaration erronée à l'institution financière ; (c) guca abakiriya amafaranga y’ikirenga; (c) overcharging of fees from clients; (c) surfacturation des frais des clients ; (d) umubare munini w’ibirego (d) large number of clients complaints; (d) un nombre élevé de réclamations des by’abakiriya; clients ; (e) ibibazo bijyanye bikomeye no kutubahiriza bitahurwa ibisabwa n’ubugenzuzi bw’imbere mu kigo cyangwa ubugenzuzi bukorwa na Banki Nkuru; (e) serious non-compliance issues of requirements as identified by internal audit or inspection carried out by the Central bank; (e) problèmes graves de non-conformité des conditions requises identifiés par un audit interne ou une inspection effectuée par la Banque centrale ; (f) kugira uruhare mu bikorwa bibujijwe bivugwa muri aya mabwiriza rusange no mu masezerano y’ubutumwa; (f) involvement in prohibited activities as stipulated in this regulation and in the agency agreement; (f) participation à des activités interdites telles que stipulées dans le présent règlement et dans le contrat d'agence ; (g) kwimura ibiro by’intumwa utabifitiye (g) unauthorized agent outlet relocation; (g) relocalisation d’un point de vente d’un uruhushya; agent non autorisée; (h) ibikorwa byo gufungura konti cyangwa kohererezanya amafaranga hashingiwe ku makuru cyangwa inyandiko zitari iz’ukuri; (h) account opening or fund transfer transactions on the basis of fake or incorrect information or document; (h) opérations d'ouverture de compte ou de transfert base d'informations ou documents faux ou incorrects ; fonds sur de (i) guhora intumwa yima serivisi (i) frequent denial of service by agent to (i) refus fréquent par l’agent d’offrir des 34 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 abakiriya; the clients; services aux clients ; (j) ikindi gikorwa icyo ari cyo cyose ikigo cy’imari cyagena gisanze ari ngombwa. (j) any other activity to be specified and deemed appropriate by the financial institution. (j) toute autre activité à préciser et jugée appropriée par l'institution financière. Ingingo kugenzura intumwa ya 23 : Gukurikirana no (1) Ikigo kandi kikagenzura ibikorwa by’intumwa zacyo. gikurikirana cy’imari (2) Ikigo cy’imari gishyiraho uburyo bwuzuye bwo gukurikirana no kugenzura intumwa zacyo mu buryo buhoraho. Ikigo cy’imari gifite inshingano yo kugenzura ko – Article supervision 23: Agent monitoring and

Ingingo ya 23 : Gukurikirana no kugenzura intumwa Article supervision 23: Agent monitoring and Article 23 : Contrôle et supervision d'un agent Article 23 : Contrôle et supervision d'un agent (1) The financial institution is responsible for monitoring and supervising the activities of its agents. (1) L’institution financière est responsable du contrôle et de la supervision des activités ses agents. (2) Financial institution a comprehensive mechanism for ongoing supervision and monitoring of its agents. It is responsible to ensure that – develops (2) L’institution financière développe un mécanisme complet de contrôle et de supervision continus de ses agents. Il est chargé de s'assurer que – (a) intumwa zitangira serivisi ahantu hahuye n’ahavugwa mu masezerano y’ubutumwa; (a) agents provide services on an outlet same as the one mentioned in the agent agreement; (a) les agents exécutent de services au point de vente tel que celui mentionné dans le contrat d’agence ; (b) ibikorwa by’intumwa bikorwa mu rwego yo kurwanya iyezandonke no kurwanya gutera inkunga iterabwoba n’amategeko nk’uko n’amabwiriza abigenga; biteganywa (c) intumwa zikora hakurikijwe ibipimo ndetse zo kwitondera ntarengwa n’izindi ngamba byashyizweho (b) transactions carried out by the agents are monitored in a perspective anti- money counter terrorism financing as stipulated by relevant laws, rules and regulations; laundering and (b) les les transactions effectuées par agents sont contrôlées dans une optique de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme en vertu des lois et règlements y relatifs ; (c) agents operate within the set limits and other prudential measures established by the financial institution; 35 (c) les agents opèrent dans les limites fixées autres mesures prudentielles établies par l'institution les et Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 zishyirwaho n’ikigo cy’imari; financière ; (d) abakozi bashinzwe iyubahirizwa ry’amategeko n’amabwiriza basura intumwa nshya mu gihembwe cya mbere bamaze gushyiraho imikoranire na zo kugira ngo bagenzure niba zikurikizwa inzira zubahiriza ngenderwaho mu mikorere y’ikigo cy’imari ndetse n’ibisabwa mu rwego rw’ubugenzuzi; (e) abakozi bashinzwe iyubahirizwa ry’amategeko n’amabwiriza basura intumwa aho zikorera mu buryo butunguranye kugira ngo barebe niba zikora neza hakurikijwe ibisabwa mu rwego rw’ubugenzuzi, urwa politiki n’urw’amasezerano; (d) compliance officers visit the newly acquired agents within the first quarter after creating a relationship with the agents to check compliance with the financial standard institution’s operating procedures and regulatory requirements; (d) les responsables de la conformité rendent visite aux agents nouvellement acquis au cours du premier trimestre après avoir établi une relation avec les agents pour vérifier s’ils se conforment opérationnelles aux standard de l'institution financière et aux exigences règlementaires ; procédures (e) compliance officers carry out surprise on-site visits to ensure that agents operate strictly within the requirements of regulations, policies and agreement; (e) les responsables de la conformité doivent effectuer des visites surprises sur terrain pour s'assurer que les agents opèrent strictement dans le cadre des exigences des règlementations, des politiques et du contrat ; (f) ingendo zose zo kugenzura intumwa zikorerwa aho intumwa zikorera n’abakozi cyangwa abandi bantu babifitiye uburenganzira zishyirwa mu nyandiko; (f) all on-site agent supervision conducted at agent’s outlet by staff or authorized persons are documented; (f) toutes les visites de supervision effectuées au point de vente de l'agent par le personnel ou des personnes autorisées sont documentées; (g) hari ibihano mu masezerano y’ubutumwa ku ntumwa zitubahiriza amabwiriza, n’inzira zikurikizwa zashyiriweho intumwa. politiki (g) there are penalties agency agreement for agents violating agents set and procedures. regulations, policies in (g) il existe des sanctions dans le contrat qui d'agence enfreignent les politiques et les procédures établis pour les agents. les agents règlements, pour les 36 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023

Ingingo ya 24 : Gukurikirana imicungire ya serivisi z’imari intumwa zitanga Article 24: Oversight of agent financial services Article 24 : Contrôle de la gestion des services financiers de l'agent UMUTWE WA IV : AMASEZERANO Y’UBUTUMWA CHAPTER IV: AGENCY AGREEMENT CHAPITRE IV : CONTRAT D'AGENCE Ingingo ya 24 : Gukurikirana imicungire ya serivisi z’imari intumwa zitanga Article 24: Oversight of agent financial services Article 24 : Contrôle de la gestion des services financiers de l'agent (1) Ikigo cy’imari gitegura kandi kigashyira mu bikorwa ingamba z’imirimo ikorwa n’intumwa no gushyiraho uburyo bukora neza bwo gukurikirana imicungire ya serivisi z’imari intumwa zikora. (1) A financial institution develops and implements the agent’s business strategy and establishes an effective management oversight of the agent’s financial services. (1) Une institution financière élabore et met en œuvre de la stratégie commerciale des agents et établit d'un contrôle efficace de la gestion des services financiers de l'agent. (2) Uburyo bukora neza mu gukurikirana (2) Effective management oversight includes: (2) Un contrôle efficace de gestion comprend : imicungire burimo: (a) gusuzuma no kwemeza ibikorwa by’ingenzi muri gahunda y’ibikorwa byo kugenzura umutekano w’ikigo cy’imari na politiki zo kugenzura umutekano n’ibikorwaremezo mu buryo koranabuhanga mu rwego rwo koroshya imirimo y’intuma; (b) uburyo buhagije bwo gucunga ibibazo abandi kwiringira bijyanye no kw’intumwa. (3) Ikigo cy’imari kigenzura ko umurimo wacyo w’igenzura ry’imbere mu kigo wagurwa ku buryo ujyana n’ikigero cy’akazi karushaho kwaguka ndetse n’ibibazo bikorwa by’intumwa kandi ko ishami rishinzwe igenzura rifite abakozi bafite ubumenyi buhagije mu bya tekiniki kugira ngo bikomoka ku (a) the review and approval of key aspects of the financial institution’s security control programs and processes and and security infrastructure for smooth operation of agents policies control (a) l’examen et l’approbation des aspects clés des programmes de sécurité de l’institution des processus et des politiques de contrôle de sécurité ainsi que des infrastructures pour bon le fonctionnement de l'agent; financière et (b) a comprehensive process for managing risks associated with reliance on third parties by agent. (b) un processus global de gestion des risques ayant trait à la dépendance aux tiers par l'agent. (3) Financial institution ensures that the scope and coverage of its internal audit function is expanded to be commensurate with the increased complexity and risks inherent in agent financial services and that the audit department is appropriately staffed with personnel having technical expertise to perform the expanded role. sufficient (3) Une institution financière s’assure que le champ et la couverture de sa fonction d’audit interne est développé de façon proportionnelle avec la complexité et les risques inhérents aux activités financières de l’agent et que le département chargé d’audits dispose d’un personnel approprié qui a une expertise technique suffisante 37 bakore ako kazi. pour assumer le rôle développé. Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 n’imikorere (4) Ikigo cy’imari, igihe cyose gikurikirana umutekano myiza y’ibikoresho byifashishwa n’intumwa, harimo ahashyirwa remezo by’ikoranabuhanga, mu kurinda ko hari cyangwa wabikoraho umuntu akabicokoza. ibyuma (4) Financial institution at all times monitors the safety, security and efficiency of the the agent, equipment being used by including the information and technology platform, to prevent any tampering or manipulation by any person. (4) Une institution financière contrôle à tout moment la sureté, la sécurité, et l’efficacité de l’équipement qui est utilisée par l’ agent, y compris la plateforme de la technologie de l’information pour prévenir tout maniement ou manipulation par n’importe quelle personne. (5) Ikigo cy’imari gishyiraho by’umwihariko uburyo bwo kubonera umuti ibibazo bikurikira: (5) Financial institution puts in place systems that specifically address the following issues: (5) Une institution financière met en place des systèmes qui traitent spécifiquement les aspects suivants : (a) ibanga ry’amakuru (a) data confidentiality and integrity; (a) la confidentialité et l’intégrité des n’ubunyangamugayo; données ; (b) guhisha w’ibanga umubare n’amafaranga ahererekanyijwe mu buryo bw’ikoranabuhanga; (c) kuba abakiriya birengera ingaruka z’ibyo bakora no kudahakana ibyo bakoze; (b) encryption of personal identification number and electronic transactions; (b) le chiffrement du d’identification personnel transactions électroniques ; numéro les et (c) client accountability and non- repudiation on transactions; (c) la responsabilité envers le client et la non répudiation sur les transactions ; (d) kohereza ubutumwa bumenyesha ibibazo gukemura no ikosa bidasanzwe. (d) error messaging and exception (d) la communication d’erreurs et la handling. gestion des exceptions. UMUTWE WA IV : AMASEZERANO Y’UBUTUMWA CHAPTER IV: AGENCY AGREEMENT CHAPITRE IV : CONTRAT D'AGENCE 38 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023

Ingingo ya 25 : Ibisabwa kugira ngo hakorwe amasezerano y’ubutumwa Article agreement 25: Conditions for agency Article 25 : Conditions du contrat d'agence Ingingo ya 26 : Iby’ingenzi bigize Ingingo ya 25 : Ibisabwa kugira ngo hakorwe amasezerano y’ubutumwa Article 25: Conditions for agency agreement Article 25 : Conditions du contrat d'agence (1) Ikigo cy’imari gikorana n’intumwa amasezerano y’ubutumwa yanditse yo kugitangira serivisi izo ari zo zose zivugwa muri aya mabwiriza rusange. (1) A financial institution enters into a written contract with an agent for the provision on its behalf any of the services specified in this regulation. (1) Une institution financière conclut un la contrat écrit avec un agent pour fourniture en son nom de l'un des services spécifiés dans le présent règlement. Amasezerano yose akorwa hagati y’ikigo cy’imari n’intumwa agomba kubahiriza ibiteganywa n’aya mabwiriza rusange ndetse n’andi mategeko n’amabwiriza abigenga. (2) Any contract entered into between a financial institution and an agent complies with this regulation and any other relevant laws and regulations. (2) Tout contrat conclu entre une institution financière et un agent est conforme au présent règlement et à toutes autres lois et règlements pertinents. Ingingo amasezerano y’ubutumwa 26 : ya Iby’ingenzi bigize

Article 26: Main contents of the agency Article 26 : Contenu principales du contrat 4 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 amasezerano y’ubutumwa agreement d’agence Article 26: Main contents of the agency agreement Article 26 : Contenu principales du contrat d’agence (1) Amasezerano yose akorwa hagati y’ikigo cy’imari n’intumwa aba akubiyemo iby’ingenzi bikurikira: (1) Every contract between a financial institution and an agent contains the following main information: (1) Tout contrat entre une institution financière et un agent contient les informations principales suivantes : (a) serivisi z’imari zihariye zizatangwa (a) specific financial services to be (a) les services financiers spécifiques que n’intumwa; rendered by the agent; l’agent doit fournir ; (b) uburenganzira, inshingano ndetse bw’impande zombi; ibyitezwe gukorwa, n’uburyozwe (c) ibisabwa mu kurwanya ibikorwa by’iyezandonke no gutera inkunga iterabwoba; (b) the rights, expectations, responsibilities and liabilities of both parties; (b) les droits, les les responsabilités et les redevances de chaque partie ; attentes, (c) requirements against anti money counter-financing and laundering terrorism; (c) les exigences de le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme ; lutte contre (d) inshingano intumwa ifite yo gutanga (d) duty by the agent to deliver transaction (d) obligation de l’agent de soumettre les 39 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 inyandiko zisobanura imirimo ikorwa; supporting documents; documents transactions ; justificatifs des (e) imvugo yemeza ko ibisobanuro n’amakuru byose intumwa yegeranya bifitanye isano na serivisi z’imari intumwa ikora, byaba ibiturutse ku bakiriya, ku kigo cy’imari cyangwa ahandi hantu, ari umutungo w’ikigo cy’imari; (e) a statement that all information or data that the agent collects in relation to agent financial services, whether from the clients, the financial institution or from other sources, is the property of the financial institution; (f) ingamba zihagije z’ubugenzuzi ikigo cy’imari cyafashe mu rwego rwo gukemura ibibazo by’intumwa byo kutubahiriza inshingano zateganyijwe; (f) adequate oversight safeguards for the financial address institution instances of non-compliance by the agent with the stipulated obligations; to (e) une déclaration selon laquelle toutes les les données que informations ou l’agent collecte en relation avec les services financiers de l’agent, que ce les soient celles collectées parmi clients, l’institution sein de financière ou à partir d’autres sources sont l’institution financière ; la propriété de au (f) des de garanties supervision appropriées l’institution pour financière en vue d’aborder des cas de non-conformité aux par obligations stipulées ; l’agent (g) kubuzwa gukata abakiriya amafaranga serivisi bahawe y’inyongera ya n’intumwa; (g) prohibition from charging the client any additional fees for the service provided by the agent; (g) l’interdiction de charger au client des frais supplémentaires pour le service fourni par l'agent ; (h) amasaha y’akazi y’intumwa; (h) business hours of the agent; (h) les heures de service de l’agent ; (i) ibipimo biboneye ntarengwa mu (i) suitable limits on account opening; (i) les limites appropriées pour l’ouverture gufungura konti; (j) umubare ntarengwa w’amafaranga abikwa n’intumwa n’amafaranga ntarengwa buri mukiriya yemerewe kubikuza n’inyemezagikorwa ahabwa; (j) suitable limits on cash holding by the agent and limits on individual client withdrawal and its receipt; 40 de comptes ; (j) les limites appropriées pour la détention de liquidités par l’agent et des limites sur le retrait de client individuel et son reçu ; Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 (k) ibanga ry’amakuru y’umukiriya (k) confidentiality of client and user (k) la confidentialité d’informations du n’iry’uyifashisha; information; client et de l’utilisateur; (l) gutandukanya serivisi intumwa imwe ikorera ibigo by’imari bitandukanye; (l) differentiation of services offered by financial for different one agent institutions; (l) la différenciation des services offerts par un agent à différentes institutions financières; (m) ibihembo bigenerwa intumwa; (m) remuneration for the agent; (m) la rémunération de l’agent ; (n) kugaragaza ko imirimo yose ikozwe n’intumwa gukorerwa igomba ibaruramari kandi ikagaragazwa no mu bitabo by’ikigo cy’imari bitarenze umunsi ukurikiraho w’akazi kugira ngo ikigo cy’imari kibibike neza; (n) Specify that all transactions carried out by the agent are accounted for and shown in the books of the financial institution by the end of the next working day financial the for institution’s safe-keeping; (n) spécifier que toutes les transactions faites par l’agent sont comptabilisées et livres de enregistrées dans l’institution financière à la fin du jour de travail suivant pour être gardées en lieu sûr par l’institution financière ; les (o) imvugo yemeza abakozi b’intumwa batazafatwa nk’abakozi b’ikigo cy’imari; ko (o) a statement to the effect that employees of an agent are not treated as employees of the financial institution; (o) une déclaration selon les employés de l’agent ne seront pas traités comme les employés de l’institution financière; laquelle ibiteganyijwe (p) uburyo bwo guhindura ibikubiye mu iyo masezerano, n’iseswa atakurikijwe ry’amasezerano, by’umwihariko impamvu zatuma intumwa cyangwa ikigo cy’imari gisesa amasezerano; (p) a framework for amending the terms of the contract, stipulations for default and termination of the contract, in particular, circumstances under which an agent or the financial institution can terminate a contract; les défaillances et (p) une structure de changement des termes du contrat et des dispositions concernant la résiliation du contrat, en particulier les circonstances dans lesquelles un agent ou l’institution financière peut résilier un contrat ; (q) ingingo y’inzibacyuho ku burenganzira n’inshingano by’ikigo cy’imari n’intumwa nyuma yo gusesa (q) a transition clause on the rights and obligations of the financial institution and the agent upon termination or (q) une clause transitoire spécifiant les droits et les obligations de l’institution financière et de l’agent en cas de 41 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 cyangwa guhagarika amasezerano y’ubutumwa. cessation of the agency agreement; résiliation ou de cessation du contrat d’agence. (2) Ikigo cy’imari n’intumwa bashobora guteganya ibindi byajya mu masezerano igihe ngombwa mu ari migendekere myiza y’ubucuruzi bwa serivisi z’imari intumwa itanga. basanga (2) A financial institution and the agent may provide for other terms as they may mutually consider necessary for the better carrying out of the agent financial services business. (2) Une institution financière et l’agent peuvent prévoir d’autres termes qu’ils estiment mutuellement nécessaires en vue de mener le commerce des services financiers de l’agent à bonne fin. (3) Banki ifite Nkuru ububasha n’ubwisanzure busesuye, bwose bwo kwigerera ku buryo bw’imbere ikigo gikoresha, ibitabo, abakozi ndetse n’aho intumwa ikorera ibirebana n’ubucuruzi bwa serivisi z’imari intumwa itanga kandi ikoresha ubwo bubasha igihe bibaye ngombwa. inyandiko, raporo, (3) The Central Bank has free, full, unfettered, and timely access to the internal systems, documents, reports, records, staff and outlets of the agent in so far as the agency financial service business is concerned and exercises such powers as it may deem necessary. (3) La Banque Centrale a un accès libre, entier, sans entrave et au moment opportun aux systèmes internes, aux documents, aux rapports, aux archives, au personnel et aux points de vente de l’agent dans la mesure où le commerce des services financiers de l’agence est concerné et exerce ces prérogatives pour autant que nécessaire.

Ingingo ya 27: Ibisabwa mu gusesa amasezerano y’ubutumwa Article 27: Conditions for termination of agency agreement Article 27 : Conditions pour la résiliation du contrat d’agence UMUTWE WA V: IZINDI NSHINGANO Z’IKIGO CY’IMARI CHAPTER V: OTHER OBLIGATIONS OF THE FINANCIAL INSTITUTION CHAPITRE V : AUTRES OBLIGATIONS DE L’INSTITUTIONS FINANCIÈRE Ingingo ya 27: Ibisabwa mu gusesa amasezerano y’ubutumwa Article 27: Conditions for termination of agency agreement Article 27 : Conditions pour la résiliation du contrat d’agence (1) Uretse iseswa ibiteganyijwe mu ry’amasezerano y’ubutumwa nk’uko masezerano bisobanurwa mu y’ubutumwa, amasezerano y’ubutumwa aseswa na none iyo intumwa – (1) Except the provisions for termination of the agency agreement as are set out in the contract, an agency agreement is also terminated if an agent – (1) Sauf des dispositions de résiliation du contrat d’agence qui sont définies dans le contrat, un contrat d’agence est également résilié si un agent – (a) ihamwe kirimo n’icyaha uburiganya, ubuhemu, , icyaha cyo mu rwego rw’imari cyangwa ikosa ryo mu rwego rw’imari; (a) is guilty of a criminal offence involving fraud, dishonesty, financial crime or financial impropriety; (a) est reconnu coupable d’une infraction pénale ayant trait à la fraude, la malhonnêteté, crime financier ou une indécence financière ; 42 (b) ibikorwa byayo biri mu iseswa iyegeranya mu cyangwa n’igabagabanya ry’umutungo ritegetswe n’urukiko cyangwa ku zindi mpamvu; (c) ipfuye cyangwa igize ubumuga bwo mu mutwe buyibuza gukomeza gukora, iyo ibikorwa byayo ari iby’ikigo cy’umuntu umwe rukumbi cyangwa umuntu ku giti cye; (d) yimutse, yimuye cyangwa ifunze ikorera ubucuruzi bwa aho serivisi itabanje z’imari kubimenyesha ikigo cy’imari mu nyandiko; (e) itabashije kugumana cyangwa amasezerano kongeresha y’ubutumwa; (f) inyuranyije n’ibiteganyijwe n’aya mabwiriza rusange, ukurikije uko ikigo cy’imari kibibona bituma imikoranire ishingiye ku butumwa iseswa; Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 (b) is being wound up or liquidated through court order or otherwise; (b) est dans le processus de dissolution ou de liquidation suivant l’ordonnance d’un tribunal de justice ou d’une autre manière ; (c) dies or becomes mentally incapacitated in case of a sole proprietor or individual; (c) meurt ou est frappé d’une incapacité le cas d’un seul mentale dans propriétaire ou d’un individu,; (d) transfers, relocates or closes its outlet without the prior written notice to the financial institution; (d) transfert, déménage ou ferme son point de vente de services financiers sans la notification préalable écrite auprès de l’institution financière ; (e) fails to hold or renew a valid agency (e) ne parvient pas à tenir ou renouveler un agreement; contrat d’agence valable ; (f) violates any provision of this regulation as may be, in the opinion of the financial institution, warrant termination of the agency relationship; (f) viole toute disposition du présent règlement qui de l’avis de l’institution financière pourrait justifier la fin de la relation d’agence ; (g) igaragaweho ko iri gutanga cyangwa gukora serivisi z’imari (g) found that it is providing or performing financial services that it is not authorized (g) est trouvée fournir ou exécuter des services financiers qu'il n'est pas 43 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 itemerewe gukora y’ubutumwa; gutanga mu cyangwa masezerano to provide or perform in the agency agreement. autorisé à fournir ou à exécuter dans le contrat d'agence. (2) Iseswa ry’amasezerano y’ubutumwa rivugwa mu gika cya mbere cy’iyi ngingo rishobora gutangizwa n’ikigo cy’imari cyangwa Banki Nkuru. Icyo gihe kigomba kugenzura ko intumwa idakomeza gukora ubucuruzi bwa serivisi z’imari igihe cyose irebwa n’ibiteganyijwe mu gika cya mbere cy’iyi ngingo. cy’imari ikigo (2) Termination of the agency agreement under paragraph One of this Article is initiated by the financial institution or the Central Bank. The financial institution ensures that an agent does not continue with agent services when it is affected by any of the provisions of paragraph One of this Article. (2) La résiliation du contrat d’agence dont mention est faite à l’alinéa premier du présent article est initiée par l’institution la Banque Centrale. financière ou L’institution s’assure que financière l’agent ne continue pas son commerce de services financiers quand il est affecté par l’une quelconque des dispositions de l’alinéa premier du présent article. UMUTWE WA V: IZINDI NSHINGANO Z’IKIGO CY’IMARI CHAPTER V: OTHER OBLIGATIONS OF THE FINANCIAL INSTITUTION CHAPITRE V : AUTRES OBLIGATIONS DE L’INSTITUTIONS FINANCIÈRE

Ingingo ya 28: Imicungire y’ibyateza ingorane Article 28: Risk management Article 28 : Gestion des risques Ingingo ya 28: Imicungire y’ibyateza ingorane (1) Ikigo cy’imari cyita by’umwihariko ku ngorane zatezwa n’intumwa harimo ingorane zaturuka ku mikorere, ku kutubahiriza ku kubura ibisabwa, amafaranga n’izaturuka ku kwangirika kw’icyizere ikigo gifitiwe. (2) Mu gucunga ingorane zivugwa mu gika cya mbere cy’iyi ngingo, ikigo cy’imari kigomba - Article 28: Risk management Article 28 : Gestion des risques (1) Financial institution pays particular attention to risks that can be caused by the risks, including, agent operational compliance risks, liquidity risks and reputation risks. (1) Une institution financière porte une attention particulière aux risques causes par l’agent inclus les risques opérationnels, risques de conformité, risques de liquidité et risques de réputation. (2) To manage in paragraph One of this Article, the financial institution shall - risks mentioned the (2) Pour gérer les risques mentionnés dans l’alinéa premier du présent article, l’institution financière doit - (a) gushyiraho imfashanyigisho zikwiye ibicuruzwa n’ibikorwa, zisobanura (a) put in place appropriate product and the operations manuals, used by (a) mettre en place des manuels des produits et des opérations appropriés à 44 zabaho zikoreshwa n’intumwa hibandwa ku ngorane rwego n’urw’ibura rw’imikorere ry’amafaranga ntumwa zigihagarariye; ndetse ku mu (b) kugaragaza ku buryo buboneye no koroshya ibibazo by’ikoranabuhanga mu byerekeye umutekano w’amakuru n’imibare bica mu miyoboro y’itumanaho ridakoresha umugozi; (c) gushyiraho gahunda y’imicungire ry’ibikorwa hagamijwe kigaragara, ry’imiyoboro icyuho mu y’ikomeza koroshya ihagarika, ikoreshwa, cyangwa mirimo intumwa zikora; ikibazo icika Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 keeping agents implications liquidity risks for its agents; the in mind for operational and utiliser par des agents en gardant à l’esprit les implications des risques opérationnels et de liquidités pour ses agents ; (b) properly identify technology information and data security wireless networks; risks and mitigate regarding in (c) develop a continuity business management plan to mitigate any significant disruption, discontinuity or gaps in agents’ functions; (b) identifier et atténuer de façon appropriée des risques ayant trait à la technologie eu égard à la sécurité des informations et des données dans des réseaux sans fil ; (c) élaborer un plan de gestion de continuité du commerce en vue d’atténuer perturbation toute significative, discontinuité ou lacune dans les fonctions des agents; (d) kugira uburyo n’abakozi bo gukurikirana no kugenzura ibikorwa by’intumwa ku buryo buhagije kandi buhoraho; (d) have in place systems and personnel to adequately monitor and control agent operations on an ongoing basis; (d) avoir en place des systèmes et le personnel pour superviser et contrôler les opérations de l’agent de façon appropriée et continue ; (e) gushyira mu bikorwa ingamba zo gukemura by’imikorere, ibibazo harimo guteganya mu masezerano ingingo uburyozwe bw’intumwa mu kazi ihagarariyemo ikigo cy’imari. zisobanura to control (e) implement measures operating risks, including having clause(s) in the contract establishing the liabilities of the agent vis-à-vis financial institution. 45 (e) mettre en œuvre des mesures de risques y compris contrôle des l’existence de clauses dans le contrat responsabilités de établissant l’institution l’agent financière. les vis-à-vis de Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023

Ingingo ya 29: Inshingano z’ubuyobozi bukuru Article 29: Responsibilities of the senior management Article 29 : Responsabilités de la direction générale Ingingo ya 29: Inshingano z’ubuyobozi bukuru Article 29: Responsibilities of the senior management Article 29 : Responsabilités de la direction générale Ubuyobozi bukuru bw’ikigo cy’imari bufite inshingano zo – The senior management of the financial institution is responsible to – La direction générale de l'institution financière est chargée de – (a) gushyira mu bikorwa politiki zose zerekeye intumwa zemejwe n’inama y’ubutegetsi; (a) implement all policies relating to agents approved by the board of directors; (a) mettre en œuvre toutes les politiques relatives aux agents approuvées par le conseil d'administration ; (b) gushyira mu bikorwa gahunda y’umwaka yo kwagura ibikorwa by’intumwa n’inama y’ubutegetsi; yemejwe (c) gukomeza uburyo bukora neza no bw’ubugenzuzi kugenzura ibikorwa by’intumwa; bw’imbere (d) gusubiza n’ihuriro ingengabihe rw’ubugenzuzi. ibibazo bifitanye isano ry’intumwa hakurikijwe ishyirwaho n’urwego

Ingingo ya 30: rishinzwe ry’ikigo cy’imari Inshingano z’ishami ry’ibisabwa iyubahirizwa Article 30: Responsibilities of Compliance department of the financial institution Article 30: Responsabilités du département de la conformité Ingingo ya 30: rishinzwe ry’ikigo cy’imari Inshingano z’ishami ry’ibisabwa iyubahirizwa (b) implement annual agent expansion the board of plan approved by directors; (b) mettre en œuvre le plan annuel d'expansion d’un agent approuvé par le conseil d'administration ; (c) maintain an effective system of internal control and oversight of the agent’s activities; (c) maintenir un système efficace de contrôle interne et de surveillance des activités de l'agent ; (d) address complaints relating to the agents network as per regulatory timelines. (d) traiter les plaintes relatives au réseau d'agents conformément aux délais règlementaires. Article 30: Responsibilities of Compliance department of the financial institution Article 30: Responsabilités du département de la conformité Ishami rishinzwe iyubahirizwa ry’ibisabwa ry’ikigo cy’imari rishinzwe kugenzura ko: The Financial function ensures that: institution’s compliance La fonction de conformité de l’institution financière s'assure que : (a) politiki y’imyitwarire ikwiriye (a) agent due diligence policy and (a) politique et les procédures de diligence 46 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 zikurikizwa n’inzira y’intumwa bikoreshwa mu buryo bukwiye igihe intumwa itangiye ibikorwa byayo no mu bihoraho ikurikirana gihe ibikorwa byayo; procedures are applied consistently at the time of initial agent take on and during ongoing monitoring; raisonnable de l'agent sont appliquées de manière cohérente au moment de l'engagement l'agent et pendant la surveillance continue ; initial de (b) politiki n’imicungire zirebana yubahiriza ry’intumwa y’ihuriro n’ibisabwa mu rwego rw’ubugenzuzi; (b) agents network management related regulatory comply with policies requirements; (b) les politiques relatives à la gestion du réseau d'agents sont conformes aux exigences règlementaires ; (c) ibikorwa n’intumwa byakozwe bikurikiranwa muri gahunda yo kurwanya iyezandonke no gutera inkunga iterabwoba ; (c) transactions conducted through agents anti-money the are monitored laundering financing of terrorism; combating from and sont (c) les transactions effectuées par des la agents perspective le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme ; contrôlées dans contre lutte de (d) hashyizweho uburyo buhagije bwo kugenzura no gukurikirana buri gihe ihuriro ry’intumwa no kureba niba ubwo buryo bushyirwa mu bikorwa n’ikigo cy’imari. (d) comprehensive mechanism for regular monitoring and supervision of agents network has been established and consistently implemented by financial institution. (d) un mécanisme complet de suivi et de supervision réseau réguliers d'agents a été conçu et mis en œuvre de manière cohérente par l'institution financière. du

Ingingo ya 31: Inshingano z’ubugenzuzi bw’imbere Article 31: Responsibilities of internal audit Article 31: Responsabilités de interne l’audit Ingingo ya 31: Inshingano z’ubugenzuzi bw’imbere Article 31: Responsibilities of internal audit Article 31: Responsabilités de interne l’audit Ishami ry’ubugenzuzi bw’imbere ry’ikigo cy’imari rishinzwe – Financial institution’s internal audit function is responsible to – La fonction d'audit interne de l'institution financière est chargée de – (a) gushyiraho n’ubugenzuzi ry’intumwa; politiki bukorerwa ijyanye ihuriro (a) formulate policy for audit of agents (a) formuler une politique d'audit du network; réseau d'agents ; (b) gutegura igikorwa cy’ubugenzuzi (b) plan audit activity of agents network as (b) planifier l'activité d'audit du réseau 47 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 bw’ihuriro ry’intumwa hakurikijwe politiki ijyanye n’ubugenzuzi; per audit policy; d'agents conformément à la politique d'audit ; (c) gukora ubugenzuzi bw’ihuriro ry’intumwa hakurikijwe gahunda yemejwe; (c) conduct audit of agents network as per approved plan; (c) mener un audit du réseau d'agents conformément au plan approuvé ; (d) gutegura raporo ku byerekeranye no kutubahiriza amabwiriza, politiki, n’imirongo ngenderwaho mu rwego rw’imikorere; (d) prepare reports on violation of rules, regulations, policies and operational guidelines; (d) préparer des rapports sur la violation règlements, des directives des règles, des des politiques opérationnelles ; et (e) gushyikiriza komite ishinzwe ubugenzuzi y’inama y’ubutegetsi raporo zaryo ku bijyanye n’ihuriro ry’intumwa hamwe n’ibyifuzo bya ngombwa bigamije kunoza uburyo bukoreshwa n’uburyo bwo kugenzura. (e) present its reports on agents network to board’s audit committee along with necessary to improve systems and controls. recommendations (e) présenter ses rapports sur le réseau d'agents au comité d'audit du conseil les d'administration recommandations nécessaires pour améliorer les systèmes et les contrôles. ainsi que

Ingingo ya 32: y’ubutegetsi Inshingano z’inama Article 32: Responsibilities of the board of directors Article 32 : Responsabilités du conseil d’administration Ingingo ya 32: y’ubutegetsi Inshingano z’inama Article 32: Responsibilities of the board of directors Article 32 : Responsabilités du conseil d’administration (1) Inama y’ubutegetsi ya buri kigo cy’imari ishyiraho politiki, uburyo bukurikizwa n’imirongo ngenderwaho yemeza ko: (1) Board of directors of each financial institution is responsible for establishing policies, procedures and guidelines which ensure that: (1) Un conseil d'administration de chaque institution financière est chargé d'établir des politiques, des procédures et des lignes directrices qui garantissent que : (a) hatoranywa intumwa zifitiwe icyizere; (a) credible agents are identified; (a) les agents crédibles sont identifiés ; (b) habonwa mu bukwiye, handikwa kandi hagabanywa ubukana bw’ibyateza ingorane bifitanye isano buryo (b) risks associated with agent business are properly identified, documented and mitigated; (b) les risques associés aux activités de l'agent sont correctement identifiés, écrits et atténués ; 48 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 n’ibikorwa bw’intumwa; by’ubucuruzi (c) hakurikiranwa ibikorwa by’intumwa mu buryo buhoraho kugira ngo zibashe kubahiriza aya mabwiriza rusange n’amasezerano y’ubutumwa. (c) agent are activities constantly monitored to ensure compliance with this agency agreement. regulation and the (c) les agents activités sont des constamment contrôlées pour assurer la conformité au présent règlement et au contrat d'agence. (2) Inama y’ubutegetsi ya buri kigo cy’imari kandi ikurikirana iyubahirizwa ry’aya mabwiriza rusange. (2) A board of directors of each financial institution is also be responsible to ensure compliance with this regulation. (2) Un conseil d'administration de chaque institution financière est également chargé de veiller au respect du présent règlement.

Ingingo ya 33: Kurwanya iyezandonke no gutera inkunga iterabwoba Article 33: Anti-money laundering and combating the financing of terrorism Article 33 : Lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme UMUTWE WA VI: KWIFASHISHA ABO HANZE Y’IKIGO CHAPTER VI: OUTSOURCING CHAPITRE VI: SOUS-TRAITANCE Ingingo ya 33: Kurwanya iyezandonke no gutera inkunga iterabwoba Article 33: Anti-money laundering and combating the financing of terrorism Article 33 : Lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme Mu kubahiriza amabwiriza yo kurwanya iyezandonke no gutera inkunga iterabwoba, ikigo cy’imari gikurikirana ko intumwa zacyo n’amategeko ibisabwa zubahiriza n’amabwiriza abigenga. UMUTWE WA VI: KWIFASHISHA ABO HANZE Y’IKIGO the In the fulfillment of anti-money laundering and combating terrorism requirements, financial institution monitors that its agents comply with the requirements of relevant laws and regulations. financing of Dans l’accomplissement des exigences de lutte contre le blanchiment d’argent et la lutte contre le financement du terrorisme, l’institution les financière se conforme aux règlements y relatifs. lois et CHAPTER VI: OUTSOURCING CHAPITRE VI: SOUS-TRAITANCE

Ingingo ya 34: Serivisi zemerewe gukorwa n’abo hanze y’ikigo Article 34: Permissible services to be outsourced Article 34: Services permis sujet de sous- traitance 5 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 Ingingo ya 34: Serivisi zemerewe gukorwa n’abo hanze y’ikigo Article 34: Permissible services to be outsourced Article 34: Services permis sujet de sous- traitance Bitabangamiye ibiteganywa n’amabwiriza rusange yerekeranye no gukoresha imirimo runaka abo hanze bireba, ikigo cy’imari gishobora kugirana amasezerano yanditse n’undi utanga serivisi kugira ngo agihe Without prejudice to the relevant regulations on outsourcing, a financial institution may enter into a written contract with a third-party service provider for the provision of the following services in respect of its agent financial Sans préjudice des règlements applicables en matière d'externalisation, une institution financière peut conclure un contrat écrit avec un la tiers prestataire de services pour fourniture des services suivants en ce qui 49 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 serivisi zikurikira hakurikijwe ubucuruzi bwa serivisi z’imari intumwa ikora: services: concerne les services financiers de l’agent : (a) gucunga amafaranga; (a) cash handling; (a) la gestion de trésorerie ; (b) gufata neza y’imyishyuranire; imiyoboro (b) maintenance of payment terminals; (b) la maintenance de terminaux de paiement ; (c) gucunga ibikorwa remezo (c) managing of technology platform; koranabuhanga; (c) la gestion technologique ; de la plateforme (d) gutoranya intumwa; (d) agent selection; (d) la sélection d’un agent ; (e) imicungire y’ihuriro ry’intumwa; (e) agents network management; (e) la gestion de réseaux d’agents ; (f) guhugura intumwa; (f) agent training; (f) la formation d’agents ; (g) gutanga ibikoresho; (g) equipment provision; (g) la fourniture d’équipements ; (h) gufata neza ibikoresho; (h) equipment maintenance; (h) la maintenance d’équipements ; (i) indi serivisi ishobora kwemerwa na (i) any other service that the Central Bank (i) autre service que la Banque Centrale Banki Nkuru. may approve. peut approuver. Article 34 of this regulation constitutes agent activities business, except if the third-party service provider is a specialized third-party specified in in sub-paragraph One of this Article. (2) La prestation de n’importe lequel des services spécifiés dans l’article 34 du présent règlement par un tiers prestataire de services constitue le commerce des activités financières d’agent, sauf si le tiers prestataire est un tiers spécialisé mentionné au sous alinéa premier de cet article. (3) Undi utanga serivisi, uretse inzobere ivugwa mu gika cya (1)(a) k’igika cya mbere cy’iyi ngingo, wifuza gutanga serivisi z’imari nk’intumwa, agomba kuzuza ibisabwa mu bucuruzi bwa serivisi nk’uko z’imari bukorwa n’intumwa (3) Any third-party service provider, except a specialized in third-party paragraph (1)(a) of this Article, who seeks to provide agent services, shall fulfill the requirements for agent services business as provided for in this regulation. specified (3) Tout tiers prestataire de services, à l’exception d’un tiers spécialisé mentionné au paragraphe (1)(a) du présent article, qui, cherche à fournir des services financiers d’agent doit remplir les exigences d’un commerce de services financiers d’agent 51 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 biteganywa n’aya mabwiriza rusange. tels que prévues par règlement. le du présent

Ingingo ya 35: Ushobora kuba undi utanga serivisi Article 35: Potential third-party service provider Article 35 : Tiers prestataire de services potentiel Ingingo ya 35: Ushobora kuba undi utanga serivisi Article 35: Potential third-party service provider Article 35 : Tiers prestataire de services potentiel (1) Undi utanga serivisi agomba kuba: (1) A third-party service provider shall be: (1) Le tiers prestataires de services doit être: (a) inzobere iturutse hanze igirana n’ikigo cy’imari amasezerano agenga serivisi ariko z’imicungire y’intumwa, (a) specialized third-party who contract with the financial institution for the agent management services, but who (a) un tiers spécialisé qui contracte avec l’institution financière en vue de la prestation de services de gestion 50 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 idakora nk’intumwa ubwazo; do not operate as agents him/herself; (b) umudandaza munini cyangwa ikindi amahuriro kigo gifite y’abagihagarariye, gifitanye isezerano rimwe ryo guhagararira mu butumwa n’ikigo cy’imari, gicunga imirimo buri y’intumwa nzu kuri abagihagarariye bakoreramo ubudandazi; (b) large retailer or other entity with a large, proprietary outlet network who sign a single agency agreement with the financial institution, who manage agent functions at each of their retail outlets; d’agents, mais qui ne travaille pas comme agents lui-même ; (b) un gros détaillant ou autre entité propriétaire d’un réseau de points de vente qui signe un seul contrat d’agence avec l’institution financière, qui gère les fonctions d’agent dans chacun de leurs points de vente de détail, (c) abandi bagirana n’ikigo cy’imari amasezerano y’ubutumwa, na bo bagakoresha bifite ibindi ubuzima gatozi cyangwa abantu ku giti cyabo nk’intumwa. bigo (c) third parties who sign a single agency agreement with financial institution, but who then subcontract other legal entities or individuals as agents. the (c) des tiers qui signent un seul contrat d’agence avec l’institution financière, mais qui par la suite sous contractent d’autres personnes morales ou des individus comme agents. (2) Gutanga imwe muri serivisi zivugwa mu ngingo ya 34 bikozwe n’undi utanga serivisi bisobanura ko hakorwa ubucuruzi bw’imirimo y’intumwa, cyeretse iyo undi utanga serivisi ari inzobere ivugwa mu gace ka mbere k’igika cya mbere cy’iyi ngingo. (2) The provision by a third-party service provider of any of the services specified in

Ingingo ya 36: Uburyozwe bw’undi utanga serivisi Article 36: Liability of a third-party service provider Article 36 : Responsabilité du prestataire de services tiers Ingingo ya 36: Uburyozwe bw’undi utanga serivisi Article 36: Liability of a third-party service provider Article 36 : Responsabilité du prestataire de services tiers (1) Abandi batanga serivisi ni bo bishingira uburyozwe bw’intumwa bahagarariye kandi bishyura indishyi ikigo cy’imari kubera amafaranga cyishyuye bikomotse ku buryozwe bw’intumwa. (1) The third-party service providers assume liability for their sub-agents and indemnify the financial institution for the payments made as a result of agent liability. (2) Ikigo cy’imari kiryozwa ibikorwa bya serivisi z’imari by’intumwa n’iyo undi utanga serivisi ahawe amasezerano yo gutanga serivisi zivugwa mu ngingo ya 34 y’aya mabwiriza Rusange. (2) The financial institution is liable for the agent financial services business even where a third-party service provider is contracted to provide the services specified in Article 34 of this regulation. (1) Les tiers prestataires de services assument les responsabilités de leurs sous-agents et indemnisent l’institution financière pour les paiements effectués à titre de responsabilités d’agents. (2) L’institution financière est responsable du commerce de services financiers d’agents même si le tiers prestataire de services est services contracté pour spécifiés dans l’article 34 du présent règlement. fournir des

Ingingo ya 37 : Inshingano y’ubushishozi y’undi utanga serivisi Article 37: Due diligence obligation of a third-party service provider Article 37 : Obligation de diligence raisonnable du tiers prestataire de service UMUTWE WA VII : KURENGERA UMUGUZI CHAPTER PROTECTION VII: CONSUMER CHAPITRE VII : PROTECTION DU CONSOMMATEUR Ingingo ya 37 : Inshingano y’ubushishozi y’undi utanga serivisi Article 37: Due diligence obligation of a third-party service provider Article 37 : Obligation de diligence raisonnable du tiers prestataire de service Undi utanga serivisi yuzuza ijyanye ku umukiriya, ari uko – n’ubushishozi inshingano byerekeye A third-party service provider performs client due diligence, if – Le tiers prestataire de services fait de diligence raisonnable à l'égard de la clientèle, lorsque – (a) ikigo cy’imari gikomeza kwishingira ko undi utanga serivisi yubahiriza ibisabwa mu kurwanya iyezandonke no gutera inkunga iterabwoba ; (a) the for financial institution such remains responsible third-party compliance with applicable requirements of anti-money laundering and combating the financing of terrorism; (a) L’institution financière reste responsable de la conformité du tiers prestataire de services aux exigences de lutte contre le blanchiment d’argent et de lutte contre le financement du terrorisme ; 52 (b) amakuru ajyanye kumenya imyitwarire y’umukiriya ashyikirizwa bidatinze ikigo iyo kibisabye; no Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 (b) customer due diligence information is made available to the institution upon request without delay; (b) des de informations diligence raisonnable à l'égard de la clientèle soient à l’institution financière sur demande sans tarder ; disponibles rendues (c) undi utanga serivisi agenzurwa kandi agakurikiranwa nk’ikigo cy’imari cyakira amafaranga abitswa cyangwa utanga serivisi zo kwishyurana. (c) the third-party service provider is regulated and supervised as deposit-taking financial institution or payment service provider. (c) le tiers prestataire de services est règlementé et supervisé comme une institution recevant des fonds du public ou comme un prestataire de services de paiement. financière UMUTWE WA VII : KURENGERA UMUGUZI CHAPTER PROTECTION VII: CONSUMER CHAPITRE VII : PROTECTION DU CONSOMMATEUR

Ingingo ya 38: Ibisabwa ikigo cy’imari byihariye Article 38: Specific requirements financial institutions for Article 38 : Exigences spécifiques pour l’institution financière Ingingo ya 38: Ibisabwa ikigo cy’imari byihariye Article 38: Specific requirements financial institutions for Article 38 : Exigences spécifiques pour l’institution financière Buri gihe cyose, ikigo cy’imari kigomba nibura – At all times, a financial institution shall at least – À tout moment, une institution financière doit au moins – (a) gushyiraho uburyo butuma abakiriya cyangwa abakigana babasha kumenya neza intumwa zigihagarariye ndetse na serivisi gitanga binyuze kuri izo ikigo ntumwa. By’umwihariko, cy’imari gitangaza urutonde rujyanye n’igihe zose zigihagarariye ku mbuga za interineti zacyo n’andi matangazo ikigo kibona ko ari ngombwa. Amatangazo arimo rw’intumwa (a) establish mechanisms that enable its clients or users to appropriately identify its agents and the services provided through such agents. In institution financial particular, publishes an updated list of all its agents in their websites and such other publications as they may deem appropriate. publications The containing the list of its agents are (a) établir des mécanismes permettant à ses clients ou utilisateurs d’identifier de façon appropriée ses agents et les services fournis par le biais de ces agents. En particulier, une institution publie une liste mise à jour de tous ses agents sur ses sites web et dans d’autres qu’elle estime publications appropriées. publications Les contenant les listes de ses agents sont 53 z’ikigo rw’intumwa urutonde ashyirwa ku mashami yacyo yose kandi ashobora no gukwirakwizwa ku ntumwa zacyo; (b) kumenya neza ko buri ntumwa igomba guhabwa inomero yayo bwite iyiranga igomba gushyirwa ahantu hagaragara neza ikorera kandi iyo nomero igomba kugaragara mu mirimo yose iyo ntumwa ikora; intumwa (c) kugenzura ko zacyo intumwa intumwa zitanga inyemezabwishyu ku mirimo yose ikozwe bizinyuzeho. Ikigo cy’imari ibikoresho giha bisohora inyemezabwishyu cyangwa gihamya yakozwe Inyemezabwishyu bizinyuzeho. cyangwa gihamya z’ikoranabuhanga zemewe kubikwa cyangwa gusohorwa mu mashini hakurikijwe ibikubiye mu masezerano; imirimo ko Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 disseminated to all its branches and may also be disseminated to its agents; diffusées dans toutes ses branches et peuvent également être diffusées auprès de ses agents ; (b) ensure that each agent is allocated with a unique identification number that is prominently displayed at the agent same identification number is traceable in all of the transactions of that agent; outlet and the (b) s’assurer qu’il est alloué à chaque agent un numéro d’identification unique qui est bien exhibé à son point de vente et que ce même est retrouvable dans toutes les transactions de cet agent ; generate (c) ensure that agents issue receipts for all transactions undertaken through them. The institution financial provides its agents with equipment that or acknowledgements for transactions agents. carried Electronic or acknowledgements are permissible, to be either stored or printed according to contractual terms; through receipts receipts out les toutes (c) s’assurer que les agents délivrent des reçus de transactions entreprises par leurs biais. L’institution financière donne à ses agents des équipements de création de reçus ou d’accusés de les transactions qu’ils mènent. A cet égard, il est permis de garder ou d’imprimer des reçus ou des accusés de réception électroniques aux termes du contrat ; réception pour conformément iyo itanze intumwa yakiriye (d) kureba ko cyangwa itanga inyandiko, gihamya ku nyandiko zose yakiriye cyangwa yashyikirije umukiriya; (d) ensure that where an agent acts as a receiver and deliverer of documents, an acknowledgement is provided for all documents received or delivered by the agent to or from the client; 54 receveur émetteur (d) veiller à ce que si l’agent opère en tant que de ou documents, il est donné un accusé de réception pour tous les documents reçus ou émis par l’agent en provenance du ou à destination du client ; akazi kimwe (e) kugenzura ko iyo ikigo gifite ubuzima gatozi gihawe n’ibigo by’imari birenze ko kubihagararira nk’intumwa, hagomba amakuru kugenzurwa n’ibisobanuro konti z’umukiriya bibitswe ku buryo butandukanye kandi nta makuru agomba kuvangwa; niba byerekeye (f) kugenzura ko intumwa bigaragarira ifite neza ibimenyetso abakiriya byerekana ko itanga serivisi z’ikigo bafitanye cy’imari amasezerano y’ubutumwa. Icyakora, intumwa ntigomba kubwira abayigana ko ari yo kigo cy’imari; Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 (e) ensure that in case a legal entity is engaged as agent by more than one financial institution, ensure that the client database and account details are kept separately and there is no commingling of data; (e) s’assurer que si une personne morale est engagée comme agent par plus d’une institution financière, elle doit s’assurer que la base des données des clients et les détails des comptes sont gardés séparément et qu’il n’y a pas de mélange de données ; to (f) ensure that an agent has signs that are the public clearly visible indicating that it is a provider of services of the financial institution with which it has an agency agreement. However, an agent shall not represent to the public that it is a financial institution; (f) veiller à ce qu’un agent ait des signes qui soient clairement visibles au public qui indiquent qu’il est le prestataire de services de l’institution financière avec laquelle il a un contrat d’agence. Toutefois, l’agent ne doit pas se faire passer pour l’institution financière devant le public ; (g) kugenzura ko mu gutanga serivisi z’imari gikoresha nk’intumwa, uburyo bwizewe butuma amakuru ku bakiriya agirwa ibanga; (h) kugenzura ko umukiriya amenyeshwa ko atagomba kurangara igihe abika umubare we w’ibanga ndetse n’andi makuru y’ingenzi cyangwa ngo harimo ayabwire n’intumwa; abandi bantu (g) ensure that in the provision of agent financial services, it uses secure systems client information confidential; ensure that (h) ensure that the client shall be aware of the fact that he or she is not supposed to carelessly store his critical password such or information information with other parties including agents; share other and 55 (g) veiller à ce que dans la prestation de services financiers d’agent, elle utilise des systèmes sécurisés permettant des d’assurer informations concernant les clients ; confidentialité la (h) veiller à ce qu’il soit expliqué au client qu’il ne doit pas garder son mot de passe avec négligence ou partager d’autres informations critiques avec d’autres parties y compris les agents ; (i) gushyiraho ibigo by’itumanaho bikorana na cyo mu rwego rwo korohereza hagati y’umukiriya n’ikigo cy’imari. itumanaho Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 (i) establish contact centers to facilitate easy communication between a client and the financial institution. (i) établir des centres de contact pour faciliter la communication entre un client et l’institution financière.

Ingingo ya 39: Itangwa rya serivisi Article 39: Delivery of services Article 39 : Prestation de services Ingingo ya 39: Itangwa rya serivisi Article 39: Delivery of services Article 39 : Prestation de services ingamba z’ingenzi Ikigo cy’imari gifata zikurikira hagamijwe guha abakiriya serivisi nziza: institution the following Financial possible main measures to provide quality services to the clients: takes (a) gushyiraho imfashanyigisho zijyanye na serivisi n'ibikorwa byazo, inzira n’uburyo bukoreshwa mu ibaruramari no gushyiraho amafishi cyangwa impapuro za ngombwa zikoreshwa n’intumwa; (a) to put in place appropriate product and operations manuals, accounting procedures and systems and for designing necessary forms or stationery to be used by the agents; (b) kugenzura ko ushobora kuba intumwa afite ubushobozi bwo gutanga serivisi afite z’intumwa n’ibikoresho ikigo cy’imari bihagije n’impapuro n'ibindi bikoresho byo byo mu gukoreraho ibikorwa ; akaba byamamaza kandi biro (c) kugira politiki zirebana n’ihagarara rya serivisi n’uburyo iryo hagarara ryagenzurwa politiki zigashimangirwa; n’izo (d) kumenyekanisha mu buryo bukwiye aho intumwa zikorera, amafaranga (b) to ensure that the potential agent is capable of providing agent services and is in possession of necessary branding and stationery to perform transactions; (c) to have policies on discontinuities or disruptions of services and how these will be monitored and reinforced; L'institution financière prend les principales mesures possibles suivantes pour fournir des services de qualité aux clients : (a) mise en place de manuels de produits et d'opérations, de procédures et de systèmes comptables appropriés et de la conception des formulaires ou papiers nécessaires à utiliser par les agents ; (b) s'assurer que l'agent potentiel est capable de fournir des services d'agent et qu'il est en possession de la marque et des articles de papeterie nécessaires pour effectuer les transactions ; (c) avoir des politiques les discontinuités ou les perturbations des services et comment celles-ci seront surveillées et renforcées ; sur (d) to ensure that the schedule of charges is (d) s'assurer que le barème des frais est 56 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 yishyurwa no guha abakiriya serivisi mu buryo buhoraho ndetse no kubungabunga amafaranga n’amakuru bwite yabo; properly disclosed at the agent’s outlet and clients receive uninterrupted services and their funds and personal information are protected; (e) kugenzura ko serivisi zitangwa binyuze mu ntumwa zitangwa ku biciro bikwiye kandi ko abakiriya barindwa uburiganya n’imigirire yo kugurisha nabi no kugurisha serivisi zitasabwe; (e) to ensure that the services being offered through agents are fairly priced and clients are protected from agent frauds and practices of mis-selling and unsolicited sales; correctement divulgué au point de vente de l'agent et que les clients reçoivent des services ininterrompus et que leurs fonds et leurs informations personnelles sont protégés ; (e) s'assurer que les services proposés par le biais des agents sont à un prix équitable et que les clients sont protégés contre les fraudes des agents et les pratiques de vente abusives et de ventes non sollicitées ; (f) gutanga ibimenyetso, icyemezo cyangwa ibindi byose bisabwa bigaragaza ibiranga intumwa runaka; (f) provide signage, certificate or any additional requirements showing agents’ identity; (f) fournir des signes, un certificat ou toute indiquant supplémentaire exigence l'identité des agents ; (g) kugenzura ko umukiriya ahabwa gihamya y’igikorwa cyakozwe; (g) ensure that the client receives proof of (g) s'assurer que le client reçoit une preuve transaction; de la transaction effectuée ; (h) gutangiza cyangwa cyonyine gifatanyije n’ibindi gahunda yo guhugura no kumunyesha abakiriya serivisi z’imari. (h) individually initiate programs to raise awareness of financial services to clients. collectively or (h) initier individuellement ou collectivement des programmes de sensibilisation aux services financiers aux clients.

Ingingo ya 40 : Gukemura ibibazo Article 40: Complaints handling Article 40 : Traitement des plaintes Ingingo ya 40 : Gukemura ibibazo Article 40: Complaints handling Article 40 : Traitement des plaintes Bitabangamiye ibiteganywa n’amabwiriza rusange yerekeranye no gukemura ibibazo, ikigo cy’imari kinoza imikemurire y’ibibazo by’abakiriya. Ikigo cy’imari gishyiraho kandi kigashimangira politiki yerekeranye no Without prejudice the regulation on to complaints handling, the financial institution ensures that client complaints handling is enhanced. The financial institution devises and enforces effective complaints handling policy. Sans préjudice des règlements applicables en matière de traitement des plaintes, l’institution financière veille à concevoir et applique une politique efficace de traitement des plaintes. A ce titre, l’institution financière doit – 57 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 gukemura ibibazo mu buryo bukwiye. Muri urwo rwego, ikigo cy’imari kigomba – The financial institution, therefore shall – ku cyangwa (a) kugenzura ko abakozi cyangwa ibibazo, abagihagarariye bakemura mukozi, batabogamira ugihagarariye urwego rw’umurimo birebwa n’ikibazo, kandi bafite urwego rw’umurimo rwihariye rwo gukemura ibibazo, ku buryo ibi imiterere bishoboka hakurikijwe aho y’utanga agarukira, uburemere bw’umurimo we n’ingorane ashobora guhura na zo; y’imari, serivisi (a) ensure that the staff or representatives handling complaints are independent of any staff, representative and function subject to a complaint, and are part of a resolution complaint's separate function, to the extent that this is feasible having regard to the nature, scale, complexity and risks of the financial service provider; (b) kumenyekanisha mu karere ibijyanye n’umuhuza cyashyizeho nk’intumwa no gufata izindi ngamba zigamije kukirinda guhagararirwa nabi. Ikigo cy’imari gitangaza urutonde rukosoye rw’intumwa zose n’urw’aho zikorera ku mbuga zacyo za interineti; (b) give publicity in the locality about the intermediary engaged by it as agent and take other measures to avoid being misrepresented. Financial institution publishes an updated list of all agents and outlets on its websites; (a) veiller à ce que le personnel ou les représentants qui traitent les plaintes soient indépendants de tout personnel, représentant et fonction faisant l'objet d'une plainte, et fassent partie d'une fonction distincte de résolution des plaintes, dans la mesure où cela est possible compte tenu de la nature, de l'échelle, de la complexité et des risques du prestataire de service financier ; (b) faire une publicité dans la localité sur l'intermédiaire engagé par elle en tant qu'agent et prendre d'autres mesures pour éviter d'être mal représentées. Institution financière publie une liste mise à jour de tous les agents et de leurs points de vente sur les sites Web ; (c) gushyiraho umuyoboro ibyo wo kumenyekanisha abakiriya binubira, nk’imirongo ya telefoni ishyirirwaho abakiriya kugira ngo batangireho ibibazo. Abakiriya bashobora kandi kwifashisha uwo telefoni kugira ngo murongo wa basobanuze neza ikigo cy’imari ku ndetse byerekeye umwimerere (c) establish a channel for communication of client complaints, such as dedicated client care telephone lines for lodging complaints by its clients. The clients can also use that telephone line to verify with the financial institution, the authenticity and identity of the agent, its outlet and the validity of its financial services business; (c) établir un canal de communication des réclamations des clients comme une ligne téléphonique destinée au service à la clientèle et par laquelle les clients font passer leurs plaintes. Les clients peuvent également utiliser cette ligne avec pour téléphonique l’institution financière, l’authenticité et l’identité de l’agent, son point de vente vérifier 58 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 intumwa yacyo, aho n’ibiranga ikorera ndetse no kumenya niba imirimo ya serivisi z’imari itanga zifite agaciro. (d) gushyiraho uburyo bwo gukemura ibibazo by’abakiriya no kureba uko ubwo buryo bumenyeshwa abakiriya b’ikigo mu buryo buboneye. Ibibazo byose by’abakiriya bikemurwa ku gihe kandi uko byagenda kose ntibirenze iminsi itanu uhereye itariki ikibazo cyangwa cyavugiweho cyashyikirijweho ikigo cy’imari. (d) establish a complaint ensuring redress mechanism, proper communication of this mechanism to its clients. All clients’ complaints are addressed within a reasonable time and in any case not later than five calendar days from the date of reporting or lodging the financial institution. the complaint with et la validité de son commerce de services financiers ; (d) établir un mécanisme de traitement des plaintes qui assure une communication appropriée de ce mécanisme à ses clients. Toutes les plaintes des clients sont examinées dans un temps raisonnable et quel que soit le cas dans un délai de moins de cinq jours calendrier à compter à partir de la date de déclaration ou de déposition de cette réclamation à l’institution financière.

Ingingo ya 41: Kubika amakuru Article 41: Records keeping Article 41 : Garde des rapports Ingingo ya 41: Kubika amakuru Article 41: Records keeping Article 41 : Garde des rapports Ikigo cy’imari cyandika mu gitabo ibibazo byose abakiriya batanze ndetse n’uburyo byakemuwe. The financial institution keeps record of all clients’ complaints and how such complaints are addressed. L’institution financière garde les rapports de toutes les plaintes et montrer comment celles- ci ont été traitées.

Ingingo ya 42: Ibisabwa intumwa byihariye Article 42: Specific requirements for the agents Article 42 : Exigences spécifiques pour les agents Ingingo ya 42: byihariye Ibisabwa intumwa Article 42: Specific requirements for the agents Article 42 : Exigences spécifiques pour les agents (1) Intumwa igomba gutangariza ibi bikurikira abakiriya b’ikigo cy’imari ahantu hagaragara neza aho ikoreramo ibikorwa byayo by’ubucuruzi bwa serivisi z’imari: (1) An agent discloses the following to the clients of the financial institution in a visible place at its places of financial services business: (1) Un agent exhibe ce qui suit aux clients de l’institution financière dans un endroit à grande visibilité à ses places de commerce des services financiers : (a) izina ry’ikigo cy’imari ikorera ndetse (a) the name of the financial institution it (a) le nom de l’institution financière pour 59 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 n’ikirango cy’icyo kigo; is working for and the financial institution’s logo; laquelle il travaille ainsi que le logo de celle-ci ; (b) urutonde rwa serivisi z’imari iyo (b) a list of financial services offered by (b) une liste de services financiers offerts ntumwa itanga; the agent; par l’agent ; (c) itangazo ryanditse risobanura ko igihe uburyo bw’ikoranabuhanga butari gukora, nta mirimo ikorwa; (c) a written notice to the effect that if the electronic system is down, no transactions are carried out; (c) une note écrite spécifiant qu’aucune transaction n’est effectuée en cas de défaillance du système électronique ; (d) itangazo serivisi amafaranga; ryanditse zitangwa risobanura ko ari uko hari (d) a written notice to the effect that services are provided subject to availability of funds; (d) une note écrite spécifiant que des la sont offerts services disponibilité des fonds ; suivant (e) urutonde rw’amafaranga abakiriya ikigo bakatwa cyangwa bishyura cy’imari kuri buri serivisi; (e) the list of charges or fees applicable for each service which are payable to the the clients; institution by financial (e) la liste des charges ou des frais applicables pour chaque service qui sont payables à l’institution financière par les clients ; (f) izina, nomero za telefoni n’aho ishami ry’ikigo cy’imari intumwa iha raporo y’ibikorwa by’intumwa riri; (f) the name, telephone numbers and location of the financial institution’s branch to which the agent reports its agent activities; (f) le nom, les numéros de téléphone et la branche de laquelle l’emplacement de l’institution l’agent rend compte de ses activités ; financière à (g) itangazo ryanditse mu Kinyarwanda no mu rundi rurimi rumwe mu zikoreshwa mu butegetsi, rimenyesha abakiriya igisobanuro cy’amagambo “APPROVED cyangwa DECLINED” imashini ari ku nyemezabwishyu y’ikoranabuhanga isohora. (g) a written notice in Kinyarwanda and other one official language, which educate clients on the meaning of or DECLINED” “APPROVED transactions given electronic receipt. from the 60 (g) une note écrite en Kinyarwanda et dans l’une des langues officielles qui explique au client la signification des mots «APPROVED ou DECLINED» transactions reçu électronique. lisibles sur le Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 (2) Bisabwe n’umukiriya, intumwa yerekana kopi y’ibaruwa iyishyiraho yatanzwe n’ikigo cy’imari ndetse n’uruhushya rw’igikorwa cy’ubucuruzi iyo ntumwa Izo nyandiko ziboneka aho ikora. intumwa ikorera. (2) Upon request by a client, an agent shows a copy of the appointment letter from the financial institution and the current license for the commercial activity being undertaken by the agent. These documents are available on the agent premises. (2) Sur demande du client, un agent montre une copie de la lettre de nomination émanant de l’institution financière ainsi que l’autorisation actuelle pour l’activité commerciale exercée par l’agent. Ces documents sont disponibles et prêts au point de vente de l’agent.

Ingingo ya 43: Ibisabwa mu gutoranya izina no kumenyekanisha ubucuruzi Article 43: Condition for branding and marketing Article 43 : Condition d’étiquetage et de marketing Ingingo ya 43: Ibisabwa mu gutoranya izina no kumenyekanisha ubucuruzi Article 43: Condition for branding and marketing Article 43 : Condition d’étiquetage et de marketing (1) Ikigo ry’intumwa cy’imari gishobora guhitamo gutoranya izina n’inyito giha serivisi zigihagarariye. y’ihuriro Icyakora, gukoresha birabujijwe amagambo yihariwe n’abandi nka banki, imari, cyo cy’imari, kwishyurana, umuhuza mu byerekeye imari cyangwa amagambo ayakomokaho cyangwa irindi jambo rivuga ko intumwa ubwayo ari ikigo cy’imari. ikigo ikigo (1) Financial institution chooses to brand its agent network service under any brand name. However, use of protected words like bank, finance, financial institution, payment institution, financial intermediary or their derivatives or any other word suggesting that the agent is itself a financial institution is prohibited. (1) Une financière institution choisit d’étiqueter son service de réseaux d’agents sous n’importe quel nom. Toutefois, il est interdit d’utiliser des mots protégés comme institution financière, banque, finance, institution de paiement, intermédiaire financier ou leurs dérivés ou tout autre mot suggérant que l’agent est lui-même une institution financière. (2) Ikigo cy’imari gikora ubukangurambaga ku ntumwa zigihagarariye n’abakiriya bacyo ku byerekeye ubucuruzi bwa serivisi z’imari intumwa zikora. Ibi gahunda muri bikorerwa y’ubukangurambaga, udutabo n’izindi porogaramu nk’uko bisabwa na serivisi ikigo cy’imari giha abakiriya. (2) Financial carries institution out sensitization of clients about its agents financial services. This is through public awareness campaigns, brochures and other programs as the nature of the financial institution’s services may require. (2) L'institution financière procède à la sensibilisation des clients sur les services financiers de ses agents. Ceci se fait au moyen des campagnes de sensibilisation, des brochures, et d’autres programmes suivant les exigences de la nature des services de l’institution financière. 61 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023

Ingingo ya 44: Inshingano zo gutanga raporo Article 44: Reporting obligations Article 44: Obligation de rapports Ingingo Ububasha ngenzuramikorere n’ubw’ubugenzuzi bwa 45: ya Ingingo ya 44: Inshingano zo gutanga raporo Article 44: Reporting obligations Article 44: Obligation de rapports (1) Buri kigo cy’imari kigomba, mu mpera z’ukwezi ariko bitarenze umunsi wa cumi w’ukwezi gukurikira, gushyikiriza Banki Nkuru, imibare n’andi makuru yerekeye ibikorwa by’intumwa harimo amakuru yerekeye: (1) Every financial institution shall, at the end of every calendar month and not later than the tenth day of the next month, submit to the Central Bank, the data and other information on agent operations including information on: (1) Toute institution financière doit, à la fin de chaque mois calendrier et pas plus tard que le dixième jour du mois suivant, soumettre à la Banque Centrale, les données et d’autres informations sur les opérations menées par les agents y comprises des informations sur : (a) umubare w’intumwa; (a) number of agents; (a) le nombre d’Agents ; (b) umubare y’intumwa n’impamvu y’iryo seswa; yaseshwe w’amasezerano ndetse (b) number of agent agreement terminated, as well as reasons for termination; (b) le nombre de contrats d’agence ayant été résiliés ainsi que les motifs de cette résiliation ; (c) umubare w’intumwa nshya, (c) number of new agents, their name (c) le nombre de nouveaux agents, leurs amazina yazo n’aho zibarizwa; and contact details; noms et les détails de contact ; (d) ubwoko, agaciro, ingano n’uburyo imirimo yabo bikwirakwiriye mu duce bakoreramo; (e) ibikorwa by’uburiganya, kwiba cyangwa kwiba hakoreshejwe intwaro byagaragaye; (d) nature, value, and geographical distribution of their operations or transactions; volume (d) la nature, la valeur, le volume et la leurs répartition géographique de opérations ou des transactions ; (e) incidents of fraud, theft or armed (e) les incidents de fraude, de vol ou de vol robbery registered; à main armée enregistrés ; (f) ibibazo by’abakiriya; (f) clients’ complaints; (f) les plaintes des clients ; (g) ingamba zafashwe mu gukemura ibibazo byatanzwe n’abakiriya; (g) remedial measures taken to address clients’ complaints; (g) les mesures rectificatrices permettant de traiter les plaintes des clients ; 62 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 (h) amakuru arambuye ku mahugurwa n’ubukangurambaga byakozwe; (h) details of training and awareness sessions conducted; (h) les détails sur les formations ou des sessions de sensibilisation menées ; (i) kwimura cyangwa gufunga aho intumwa ikorera, harimo izina n’andi makuru yerekeye iyo ntumwa. (i) relocation or closure of agent outlets, including the name and other information of the agent; (i) la réimplantation ou la fermeture des points de vente d’un agent y compris le nom et d’autres informations sur l’agent ; (j) ibindi bikorwa bikemengwa byose intumwa igenda imenya nk’uko byamenyeshejwe ikigo cy’imari. (j) all suspicious activities that come to the agent’s knowledge and reported to the financial institution. (j) toutes les activités suspectes qui viennent à la connaissance de l'agent et signalés à l'institution financière. (2) Buri kigo cy’imari gishyikiriza Banki Nkuru bitarenze ku wa 31 Werurwe buri mwaka raporo y’umwaka y’ibikorwa zigihagarariye, yerekana by’intumwa amakuru yavuzwe mu gika kibanziriza iki yerekeye ibikorwa by’intumwa byakozwe mu mwaka ubanziriza iyo raporo. (3) Raporo isabwa muri iyi ngingo ikorwa mu buryo bugenwa na Banki Nkuru buri gihe. ya Ingingo Ububasha ngenzuramikorere n’ubw’ubugenzuzi bwa Banki Nkuru 45: (2) Every financial institution submits to the Central Bank not later than 31st March of each year an annual report on its agent information operations mentioned in the previous paragraph on agent operations for the previous year. including the (2) Chaque institution financière soumet à la Banque Centrale son rapport annuel sur les opérations de ses agents comprenant les informations mentionnées au paragraphe précédent sur les opérations effectuées par les agents au cours de l’année précédente au plus tard le 31 Mars de chaque année. (3) The report required under this Article is prepared in line with the formats as prescribed by the Central Bank from time to time. (3) Le rapport requis dans cet article est préparé formats prescrits par la Banque Centrale de temps en temps. conformément aux

Article 45: Central Bank regulatory and supervisory powers Article 45 : Compétences de régulation et de supervision de la Banque Centrale 6 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 Banki Nkuru Article 45: Central bank regulatory and supervisory powers Article 45 : Compétences de régulation et de supervision de la Banque Centrale (1) Bitabangamiye inshingano ihabwa ikigo cy’imari yo gukurikirana no kugenzura intumwa zigihagarariye, Banki Nkuru (1) Without prejudice to the responsibility imposed on financial institution to monitor and supervise its agents, the Central Bank 63 (1) Sans préjudice à la responsabilité de contrôler et de superviser ses agents la imposés à l’institution financière, no igihe icyo ari cyo cyose, ishobora, gukoresha ububasha ifite bwo kugenzura imikorere imirimo hakurikijwe amategeko igasaba amakuru cyangwa runaka kwikorera ubugenzuzi igihe ibona ko ari ngombwa. kugenzura cyangwa imibare Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 may at any time, exercise its regulatory and supervisory powers given by relevant laws and request for such data or information or carry out such inspection as it deems necessary. Banque Centrale peut à tout moment exercer ses compétences de régulation et de supervision lui dévolues par les lois y relatives et demander de telles données ou informations ou faire une inspection pour autant que nécessaire. (2) Uretse ubundi bubasha ihabwa n’aya mabwiriza rusange, Banki Nkuru ifite ububasha bwo - (2) In addition to any other power conferred on the Central Bank by this regulation, the Central Bank has power to - (2) En plus de toutes les autres compétences que lui confère le présent règlement, la Banque Centrale a la compétence de - (a) gusaba intumwa amakuru igihe icyo ari cyo cyose ibona ko iyakeneye; (a) request for any information from an agent at any time as the Central Bank may deem necessary; (a) demander à tout moment à un agent la Banque toute information que Centrale peut juger nécessaire ; (b) gukora ritunguranye igenzura cyangwa ry’ibitabo ryategujwe by’intumwa n’aho ikorera ibikorwa byayo by’ubucuruzi bwa serivisi z’imari; (b) carry out impromptu or scheduled inspection of the books of agent and its places of financial services business ; (b) mener une inspection à l’improviste ou programmée des livres de l’agent et ses places de commerce de services financiers; (c) gutegeka intumwa gufata ingamba cyangwa kwirinda imyitwarire imwe n’imwe igihe ibona ko ari ngombwa; (c) order an agent to take such action or desist from such conduct as the Central Bank may find necessary; (c) ordonner un agent de prendre une telle mesure ou de cesser une telle conduite pour autant qu’elle le juge nécessaire ; (d) gutegeka iseswa y’ubutumwa no gufunga y’ubutumwa ngombwa; igihe ry’amasezerano imirimo ari isanze (d) order termination of the agency agreement and closure of the agency business as it may find necessary; (e) gutegeka ikigo cy’imari gufata (e) order the financial institution to take such remedial action arising from the 64 (d) ordonner la résiliation du contrat d’agence et de clôture du commerce d’agence pour autant qu’elle le juge nécessaire ; (e) ordonner l’institution financière de zo ibibazo ingamba bikomoka ku myitwarire y’intumwa igihe ibona bikwiriye. gukemura Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 conduct of agent necessary. that it deems les mesures correctives prendre résultant d’une conduite d’un agent qu’elle estime nécessaire.

Ingingo ya 46: Ibihano Article 46: Sanctions Article 46 : Sanctions UMUTWE WA VIII: INGINGO ZISOZA CHAPTER VIII: FINAL PROVISIONS CHAPITRE VIII FINALES : DISPOSITIONS Ingingo ya 46: Ibihano Article 46: Sanctions Article 46 : Sanctions Iyo ikigo cy’imari kitubahirije aya mabwiriza rusange, Banki Nkuru ishobora kugihana hakurikijwe n’amabwiriza amategeko abigenga. If a financial institution fails to comply with this regulation, the Central Bank may impose sanctions against it according to relevant laws and regulations. institution Lorsqu’une se conforme pas au présent règlement, la Banque Centrale peut imposer des sanctions conformément aux lois et règlements y relatifs. financière ne lui UMUTWE WA VIII: INGINGO ZISOZA CHAPTER VIII: FINAL PROVISIONS CHAPITRE VIII FINALES : DISPOSITIONS

Ingingo ya 47: Ingingo y’ururimi Article 47: Language provision Article 47: Disposition linguistique Ingingo ya 47: Ingingo y’ururimi Article 47: Language provision Article 47: Disposition linguistique Aya mabwiriza rusange yateguwe mu rurimi rw’Icyongereza. This Regulation was drafted in English. Le présent règlement a été rédigé en anglais.

Ingingo ya 48: Ingingo ivanaho Article 48: Repealing provision Article 48: Disposition abrogatoire Ingingo ya 48: Ingingo ivanaho Article 48: Repealing provision Article 48: Disposition abrogatoire Amabwiriza rusange n° 2310/2018- 00021 [614] yo ku wa 27/12/2018 agenga intumwa n’izindi ngingo zose z’amabwiriza abanziriza aya kandi zinyuranye na yo bivanyweho. The regulation n° 2310/2018 – 00021 [614] of 27/12/2018 governing agents and all prior regulatory provisions inconsistent with this regulation are repealed. Le règlement n° 2310/2018 – 00021 [614] du 27/12/2018 régissant les agents et toutes les dispositions antérieures réglementaires contraires au présent règlement sont abrogés.

Ingingo ya 49: Gutangira gukurikizwa Article 49: Entry into force Article 49 : Entrée en vigueur 7 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 AMABWIRIZA RUSANGE N° 73/2023 KU WA AGENGA 18/09/2023 IMICUNGIRE Y’INTUMWA REGULATION N° 73/2023 OF 18/09/2023 GOVERNING AGENT MANAGEMENT TO RÈGLEMENT N° 73/2023 DU 18/09/2023 PORTANT LA GESTION DES AGENTS BANKI NKURU Y’U RWANDA; THE NATIONAL BANK OF RWANDA; BANQUE LA RWANDA; NATIONALE DU Ishingiye ku Itegeko no 48/2017 ryo ku wa 23/09/2017 rigenga Banki Nkuru y’u Rwanda nk’uko ryavuguruwe kugeza ubu, cyane cyane mu ngingo zaryo, iya 6, iya 6bis , iya 8, iya 9, iya 10 n’iya 15; Ishingiye ku Itegeko n°47/2017 ryo ku wa 23/9/2017 rigena imitunganyirize y’imirimo y’amabanki, cyane cyane mu ngingo zaryo, iya 7 n’iya 115 ; Ishingiye ku Itegeko no 072/2021 ryo ku wa 05/11/2021 rigenga ibigo by’imari iciriritse byakira amafaranga abitswa, cyane cyane mu ngingo yaryo ya 4 ; Ishingiye ku Itegeko no 061/2021 ryo ku wa 14/10/2021 rigenga uburyo bwo kwishyurana, cyane cyane mu ngingo zaryo iya 3, iya 6, iya 28 n’iya 29; Pursuant to Law n° 48/2017 of 23/09/2017, governing the National Bank of Rwanda, as amended to date especially in Articles 6, 6bis, 8, 9, 10 and 15; Vu la Loi n° 48/2017 du 23/09/2017 régissant la Banque Nationale du Rwanda tel que modifiée à ce jour, spécialement en ses articles, 6, 6bis, 8, 9, 10 et 15 ; Pursuant to Law nº 47/2017 of 23/9/2017 the organization of banking, governing especially in Articles 7 and 115; Vu Loi nº 47/2017 du 23/9/2017 portant bancaire, de organisation spécialement en ses articles 7 et 115 ; l’activité Pursuant to Law no 072/2021 of 05/11/2021 governing deposit-taking microfinance institutions, especially in Article 4; Vu la Loi no 072/2021 du 05/11/2021 régissant les institutions de microfinance de dépôt, spécialement en son article 4 ; Pursuant to Law n° 061/2021 of 14/10/2021 governing Payment System, especially in Articles 3, 6, 28 and 29; Vu la Loi n° 061/2021 du 14/10/2021 régissant le système de paiement, spécialement en ses articles 3, 6, 28 et 29 ; Isubiye ku mabwiriza rusange n° 2310/2018 – 00021 [614] yo ku wa 27/12/2018 ya Banki Nkuru y’u Rwanda agenga intumwa; Having reviewed the Regulation n° 2310/2018 – 00021 [614] of 27/12/2018 of the National Bank of Rwanda governing agents; Revu le règlement n° 2310/2018 – 00021 [614] du 27/12/2018 de la Banque Nationale du Rwanda régissant les agents ; 8 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 ISHYIZEHO AMABWIRIZA RUSANGE AKURIKIRA: ISSUES REGULATION: THE FOLLOWING ÉDICTE LE PRÉSENT RÈGLEMENT : UMUTWE WA MBERE: RUSANGE INGINGO CHAPTER PROVISIONS ONE: GENERAL CHAPITRE PREMIER: DISPOSITIONS GÉNÉRALES Ingingo ya 49: Gutangira gukurikizwa Article 49: Entry into force Article 49 : Entrée en vigueur Aya mabwiriza rusange atangira gukurikizwa ku munsi atangarijweho mu igazeti ya Leta ya repubulika y’u Rwanda. This regulation comes into force on the date of its publication in the Official Gazette of the Republic of Rwanda. Le présent règlement entre en vigueur le jour de sa publication au Journal Officiel de la République du Rwanda. 65 Kigali, 18/09/2023 Official Gazette n° 38 Bis of 25/09/2023 (sé) RWANGOMBWA John Guverineri Governor Gouverneur Bibonywe kandi bishyizweho Ikirango cya Repubulika: Seen and sealed with the Seal of the Republic: Vu et scellé du Sceau de la République: (sé) Dr UGIRASHEBUJA Emmanuel Minisitiri w’Ubutabera akaba n’Intumwa Nkuru ya Leta Minister of Justice and Attorney General Ministre de la Justice et Garde des Sceaux 66