PRIME MINISTER’S ORDER N° 121/03 OF 08/09/2010 ESTABLISHING THE PROCEDURE OF PERFORMANCE APPRAISAL AND PROMOTION OF PUBLIC SERVANTS

Ingingo ya mbere: Icyo iri teka rigamije Article One : Purpose of this Order Article premier : Objet du présent arrêté Ingingo ya mbere: Icyo iri teka rigamije Article One : Purpose of this Order Article premier : Objet du présent arrêté Iri teka rishyiraho uburyo bukoreshwa hakorwa isuzumabushobozi n’izamurwa mu ntera ry’abakozi bo mu butegetsi bwa Leta. This Order establishes the procedure of performance appraisal and promotion of Public Servants. Le présent arrêté fixe les modalités d’évaluation des performances et de promotion des agents de l’administration publique.

Ingingo ya 2 : Abagengwa n’iri teka Article 2: Scope of application Article 2 : Champ d’application Ingingo ya 2 : Abagengwa n’iri teka Article 2: Scope of application Article 2 : Champ d’application Iri teka rikoreshwa ku bakozi bose bo mu butegetsi bwa Leta bakiri mu mirimo bashinzwe, uretse abakozi basuzumirwa ubushobozi hashingiwe kuri sitati zihariye n’abanyapolitiki. This Order shall apply to all public Servants who are still in service, except those whose performance appraisal is subject to regulations provided for by special statutes and political leaders. Le présent arrêté s’applique à tous les agents de l’Etat en activité, excepté ceux qui relèvent des régimes d’évaluation des performances prévus par des statuts particuliers et les mandataires politiques. Isuzumabushobozi rikorewa umukozi wo mu butegetsi bwa Leta ni ryo rishingirwaho mu izamurwa mu ntera ry’umukozi mu kazi ashinzwe. The performance appraisal determines the carreer development of a public Servant with regards to promotion. travail L’évaluation des performances conditionne la promotion de l’Agent de l’Etat notamment pour ce qui est de l’avancement. au

Ingingo ya 3: Ibisobanuro by’amagambo Article 3: Definition of terms Article 3 : Définitions des termes UMUTWE WA II : AMASEZERANO Y’IMIHIGO CHAPTER II: PERFORMANCE CONTRACT CHAPITRE II : CONTRACT DE PERFORMANCE Ingingo ya 3: Ibisobanuro by’amagambo Article 3: Definitions of terms Article 3 : Définitions des termes Muri iri teka, amagambo akurikira asobanura: Under this Order, the following terms shall be defined as follows: Pour le présent arrêté, les termes suivants sont définis comme suit: 1°isuzumabushobozi: uburyo bukoreshwa hasuzumwa umusaruro umukozi wo mu butegetsi bwa Leta yagaragaje mu gihe kigenwe, ujyanye n’inshingano z’akazi ke, kandi ugaragazwa n’ibipimo bifatika; 1°performance appraisal: process used to appraise public Servant’s outputs in line with his/her duties, based on clearly defined yardsticks, over a given period of time; 1°évaluation des performances : processus utilisé pour mesurer le rendement d’un agent de l’Etat sur base d’indicateurs clairement définis, au cours d’une période déterminée ; 20 Official Gazette n°41 of 11/10/2010 2°izamurwa mu ntera: ukwisumbura mu ngazi ntambike k’umukozi wo mu butegetsi bwa Leta mu murimo we, hamaze gusuzumwa ko yujuje ibisabwa; 2°promotion of a Public Servant: accession to a directly higher horizontal grade in the job after fulfilling the requirements; 3°umusaruro usanzwe: umusaruro wagezweho n’umukozi ujyana n’inshingano ze za buri munsi mu kazi ke kandi ufitanye isano n’inshingano zijyanye n’umurimo ukorwa ku buryo buhoraho mu gihe kirekire; 4°umusaruro wihariye: umusaruro w’ibikorwa byagezweho n’umukozi hagamijwe gushyira mu bikorwa ubushakashatsi runaka, imishinga yihariye, inyigo cyangwa ibirebana n’ishyirwa mu bikorwa ry’imirimo runaka, ariko ibyo bikorwa bikaba atari ibikorwa bihoraho; 5°umusaruro w’ibikorwa ushingiye ku mukozi ubwe: umusaruro wagezweho n’umukozi ushingiye muri rusange ku bushobozi, ku bumenyi no ku bubasha umukozi agaragaza mu kwiyungura ubumenyi no kongera umusaruro we mu kazi. 3°standard results: results achieved by a Public Servant based on the tasks and responsibilities usually assigned to his/her post of work and which he/she carried out generally on a regular and continuous basis; 4°specific results: results achieved by a Public Servant based on the implementation of particular projects, studies, specific research work or specific duties, but which are not permanent; réuni 2°avancement d’un agent de l’Etat: accession à un échelon d’emploi horizontal directement supérieur après avoir les conditions d’éligibilité ; 3° résultats ordinaires : résultats atteints par un agent de l’Etat référence faite aux tâches et responsabilités habituelles rattachées à son poste de travail, et qu’il assume de façon générale sur une base régulière et continue ; 4°résultats spécifiques : résultats atteints par un agent de l’Etat se basant sur la mise en oeuvre des projets particuliers, des études, des recherches spécifiques, ou des tâches spécifiques, mais qui ne sont pas à caractère régulier ; 5°Individual results: results achieved by a Public Servant which are generally in relation with his/her skills, knowledge and competences to be acquired or developed in order to improve his/her output at work. 5°résultats individuels : résultats atteints par un agent de l’Etat, qui sont généralement en rapport avec ses habiletés, ses connaissances, ses aptitudes acquises ou à développer, afin d’améliorer son rendement au travail. UMUTWE WA II: AMASEZERANO Y’IMIHIGO CHAPTER II: PERFORMANCE CONTRACT II CHAPTER PERFORMANCE : CONTRAT DE

Ingingo ya 4: Amasezerano y’imihigo Article 4: Performance Contract Article 4: Contrat de performance Ingingo ya 4: Amasezerano y’imihigo Article 4: Performance contract Article 4 : Contrat de performance Gusinya amasezerano y’imihigo no gukora isuzuma ryayo ni inshingano ya buri muyobozi na buri mukozi wa Leta. Signing of the performance contract and its evaluation shall be an obligation of every Authority and Public Servant. La signature du contrat de performance et son évaluation est une obligation pour chaque responsable et chaque agent de l’Etat. Amasezerano y’ imihigo ya buri mukozi ashingira ku The performance contract for every Public Servant Le contrat de performance de chaque agent de 21 Official Gazette n°41 of 11/10/2010 iteganyabikorwa ry’umwaka ryakozwe na buri rwego kandi ijyanye n’ingengo y’imari y’umwaka yagenewe urwo rwego. shall be based on the annual action plan of each Institution in respect to the annual budget which has been given to the Institution. l’Etat se fait sur base du plan d’action annuel de chaque institution tout en respectant le budget annuel accordé à cette institution. n’isuzumwa y’imihigo Isinywa y’abakozi bikorerwa mu ruhame imbere y’abagize itsinda ry’abayobozi kuri buri rwego aho riteganyijwe. ry’amasezerano Signing of the performance contract and its evaluation shall be done in public in front of the panel of superivisors at each level where it exists. Amasezerano y’imihigo ya buri mukozi wa Leta asinywa mu ntangiriro za buri mwaka w’ingengo y’imari bitarenze itariki 31 Nyakanga kandi igakorwa mu buryo bw’inyandiko ku ifishi yabigenewe iri ku mugereka w’iri teka. The signing of performance contract shall be done at the beginning of each fiscal year no later than July 31. It is done in writing on an appropriate form attached to this Order. La signature du contrat de performance et son évaluation s’effectuent publiquement devant le jury composé par les superviseurs à chaque échelon là où il existe. La signature du contrat de performance a lieu au début de chaque année budgétaire au plus tard le 31 juillet. Il est fait par écrit sur une fiche appropriée se trouvant en annexe du présent arrêté. Ayo masezerano yerekana umusaruro umukozi ateganya kugeraho, ingano, ubwiza bushakwa, n’igihe uzagererwaho. The performance contract shall indicate the quantity, quality and the time required to achieve the expected results. Le contrat de performance doit mentionner la quantité, la qualité et le temps nécessaire pour atteindre les résultats fixés.

Ingingo ya 5: Ihame rigenderwaho n’uburyo igikorwa cy’isinya n’isuzuma ry’amasezerano y’imihigo y’abakozi bo mu butegetsi bwa Leta giteganyijwe Article 5: Principle and procedure of signing and evaluating staff’s performance contracts in Public Administration Article 5 : Principe et processus de signature et d’évaluation du contrat de performance du personnel de l’administration publique Ingingo ya 5: Raporo ku isinywa ry’amasezerano y’imihigo Article 5: Report on the signing of performance contracts Article 5 : Rapport sur contrats de performance la signature des Iyo igihe cyagenewe gusinya amasezerano y’imihigo kirangiye, hakorwa icyo gikorwa, ikemezwa n’umuyobozi mukuru w’urwego, mbere y’uko ayishyikiriza Minisitiri ufite abakozi ba Leta mu nshingano ze, mu gihe kigenwa n’iri teka. raporo kuri After the expiry of the deadline for the signing of performance contracts, the head of the Institution shall approve the report thereto and transmit it to the Minister in charge of Public Service within the time fixed by this Order. l’institution procède à l’expiration du délai prévu pour Après la signature des contrats de performance, l’autorité la responsable de validation du rapport et transmet ledit rapport au Ministre ayant la fonction publique dans ses attributions, dans les délais fixés par le présent arrêté. Iyo raporo igomba kugaragaza: The report shall include: Le rapport doit inclure : 22 Official Gazette n°41 of 11/10/2010 1° umubare w’abakozi bose bakorera muri urwo rwego bagomba gusinya amasezerano y’imihigo; 1° the total number of permanent staff members of the Institution who shall sign performance contracts; 1° le nombre total du personnel permanent de l’institution qui doit signer le contrat de performance ; 2° umubare w’abakozi basinye amasezerano y’imihigo n’igihe bayasinyiye; 2° the total number of staff members of the Institution who have signed performance contracts and the date of signature; 2° le nombre total du personnel de l’institution ayant signé le contrat de performance et les dates de signature ; 3°umubare w’abakozi amasezerano y’imihigo n’impamvu yihariye ya buri mukozi utarayasinye. batasinye 3° the total number of staff members who have not signed performance contract and the main reasons for each failing to sign. 3° le nombre total du personnel n’ayant pas signé le contrat de performance et le motif principal pour chaque agent de l’Etat qui n’a pas signé.

Ingingo ya 6: Abakozi basinya bakanasuzumirwa amasezerano y’imihigo Article 6: Staff members who sign performance contracts and are appraised Article 6 : Le personnel qui signe et dont le contrat de performance est évalué 15 Official Gazette n°41 of 11/10/2010 Ingingo ya 6: Ihame rigenderwaho n’uburyo gusinya no gusuzuma amasezerano y’imihigo bikorwa Article 6: Principle and procedure of signing and evaluating staff’s performance contracts Article 6: Principe et processus de signature et d’évaluation du contrat de performance Hashyizweho itsinda ryo ku rwego rwa mbere n’itsinda ryo ku rwego rwa kabiri rishinzwe gusesengura no gusuzuma amasezero yerekeye imihigo y’abakozi muri buri rwego rwo mu butegetsi bwa Leta. It is established at the first and second level, a panel entrusted with analysis and evaluation of performance contracts of staff in each Institution of Public Administration. Il est créé, au premier et au second degré, un jury d’analyse et d’évaluation des contrats de performances chaque dans institution de l’administration publique. personnel du Imyanya yo mu butegetsi bwa Leta idashobora kubona abagize itsinda ku nzego zombi, amasezerano yerekeye imihigo y’abakozi bari muri iyo myanya isesengurwa, isuzumwa, ikanasinywa n’itsinda cyangwa umuyobozi ku rwego rumwe gusa. For positions in Public Administration that lack a panel quorum at both levels, their performance contracts shall be analyzed, evaluated and signed by a panel or supervisor at one level. Pour les postes dont la composition du jury d’analyse et d’évaluation des contrats de performances n’est pas possible à deux niveaux, leurs contrats de performance sont analysés, évalués et signés par un jury ou superviseur d’un seul niveau. Isesengurwa n’isuzumwa ry’amasezerano y’imihigo y’abakozi bo mu butegetsi bwa Leta bikorwa n’abagize buri tsinda bateganywa n’iri teka kandi bigakorerwa The performance contracts of Public Servants are analyzed and evaluated by a panel of specified supervisors provided for by this Order and within a Les contrats de performances du personnel sont analysés et évalués par un jury composé de superviseurs prévus par le présent arrêté dans les 23 mu ruhame rw’abarigize mu gihe giteganywa n’iri teka. specified period of time. délais qu’il fixe. Official Gazette n°41 of 11/10/2010 y’isesengura y’imyanzuro Nyuma n’isuzuma ry’amasezerano y’imihigo ya buri tsinda, mu ruhame ibyavuye mu rw’abarigize, umukozi amenyeshwa isesengura icyo abivugaho. Nyuma bigashyirwa ku ifishi yabugenewe, umukozi n’umuyobozi we imbere ya buri tsinda, bagashyiraho umukono. n’isuzuma yakorewe akagira After analysis and comments made on the contract performance of each employee, the pannel invites him/her to communicate the results of analysis and evaluation and to provide possible explanations. The results of analysis and evaluation are recorded on the appropriate form which shall be signed by the Public Servant and the supervisor. ibikubiye mu Haba ku rwego rwa mbere cyangwa urwa kabiri rw’isinywa n’isuzumwa ry’imihigo umukozi agomba isuzumabushobozi gusobanurirwa yakorewe ndetse n’impamvu z’amanota yahawe. Umukozi ashyiraho umukono inyuma y’inyandiko “menye kandi nemeye ibikubiye mu isuzumabushobozi nakorewe”. Whether the first or second level of analysis and evaluation of the performance contract, the Public Servant shall be informed of the basis of comments, notes attributed to him/her. He/she countersigns the completed form after the phrase "read and approved ". Après analyse et commentaires émis sur le contrat de performance de chaque agent de l’Etat, le jury invite celui-ci pour lui communiquer les résultats d’analyse et d’évaluation et pour lui fournir d’éventuelles explications. Les résultats d’analyse et d’évaluation sont transcrits fidèlement sur la fiche appropriée; l’employé et son superviseur hiérarchique y apposent leurs signatures. et d’évaluation du Que ce soit au premier ou au second degré d’analyse contrat de performance, l’agent de l’Etat doit être informé du fondement des commentaires et de la note lui attribuée. Il contresigne la fiche remplie après la mention « lu et approuvé ». umukozi Igihe mu atemeye isuzumabushobozi yakorewe abigaragaza ku ifishi ye yakoreweho y’uko yoherezwa ku rwego rukurikiraho. isuzumabushobozi mbere ibikubiye Any Public Servant dissatisfied with his/her the assessment may express disagreement on performance appraisal form before it is transmitted to the next organ. Tout agent de l’Etat insatisfait de son évaluation peut exprimer son désaccod sur le formulaire d’appréciation de la performance avant que celui- ci ne soit transmis à l’organe suivant.

Ingingo ya 7: Itsinda cyangwa umuyobozi ugomba gusesengura, gusuzuma, no gusinya amasezerano y’imihigo Article 7: The panel or competent authority to analyze, the performance contract sign and evaluate Article 7: Le Jury ou l’autorité compétente devant analyser, évaluer et signer le contrat de performance Ingingo ya 7 : Abakozi basinya bakanasuzumirwa amasezerano y’imihigo Article 7: Staff members who sign performance contracts and are appraised Article 7: Personnel qui signe et dont le contrat de performance est évalué za Leta/Minisiteri/ibigo bya Ku nzego nkuru Leta/komisiyo, isinywa n’isuzumwa ry’amasezerano ku Munyamabanga kuva y’imihigo bikorwa For High Institutions/Ministries/Public institutions/ Commissions, evaluation of signing performance contract shall be done from the Secretary and the Pour le personnel des hautes institutions de l’Etat/les Ministères/les Etablissements publics et commissions, la signature et l’évaluation des 24 Official Gazette n°41 of 11/10/2010 mukuru/Umunyamabanga Uhoraho/Umunyamabanga Nshingwabikorwa Umuyobozi Mukuru/Umuyobozi cyangwa indi myanya isa nayo, kugeza ku mukozi wunganira ukorera muri izo nzego . General/Permanent Secretary, Executive Secretary, Director General/Director or other similar positions, to support staff level in the institution. contrats de performance s’effectuent à partir du niveau de Secrétaire Général/ Secrétaire Permanent/Secrétaire Executif/Directeur/Général/Directeur ou autres juqu’au personnel fonctions de même rang d’appui de cet institution. Ku rwego rw’Intara/Akarere isinywa ry’amasezerano y’imihigo rihera ku Munyamabanga Nshingwabikorwa kugeza ku Ntara/Akarere. ku mukozi wunganira ukorera rwego rw’Umurenge, Ku isinywa n’isuzumwa ry’amasezerano y’imihigo rihera ku Munyamabanga Nshingwabikorwa w’Umurenge kugeza ku mukozi wunganira ukorera ku Murenge. rwego Ku y’imihigo rikorwa n’abakozi bose bakorera ku Kagari. ry’amasezerano rw’Akagari isinywa At the Province and District’s level, performance contracts shall be signed from the Executive Secretary, to support staff of the Province/District. Au niveau de la Province et du District, le contrat de performance est signé à partir du Secrétaire Exécutif, la Province ou du District. jusqu’au personnel d’appui de At the Sector’s level, performance contracts shall be signed from the Executive Secretary of the Sector, to support staff of the Sector. Au niveau du Secteur, le contrat de performance est signé à partir du Secrétaire Exécutif de Secteur juqu’au personnel d’appui du Secteur. At the Cell level, performance contracts shall be signed by all staff. le contrat de la Cellule, Au niveau de performance est signé par tout le personnel de la Cellule. Ingigo ya 8: Itsinda rigomba cyangwa umuyobozi ugomba gusesengura, gusuzuma no gusinya amasezerano y’imihigo

Ingingo ya 8: Inshingano z’amatsinda ashinzwe gusesengura no gusuzuma imihigo y’abakozi bo mu butegetsi bwa Leta Article 8: Functions of the panel in charge of analysis and evaluation of performance contracts of Public Servants Article 8 : Attributions du Jury chargé d’analyser et d’évaluer des contrats de performance des agents de l’Etat Article 8: Panel or Competent Authority to analyse, sign and evaluate performance contracts Article 8 : Jury ou autorité compétente devant analyser, évaluer et signer le contrat de performance Gusinya no gusuzuma amasezerano y’imihigo y’umukozi bikorwa bimaze kwigwaho no gusuzumwa n’itsinda ry’abayobozi. The signing and evaluation parformance contracts are done after being analyzed and evaluated by a panel of supervisors. La signature et l’évaluation des contrats de performance sont signées après avoir été analyseés jury des et superviseurs. évalueés par un Imihigo ya buri mukozi isinywa kandi igasuzumwa The performance contract of every Public Servant shall Le contrat de performance de chaque agent de 25 Official Gazette n°41 of 11/10/2010 n’umuyobozi we ku rwego rwa mbere. be signed and evaluated by the direct hierarchical supervisor at first level. l’Etat est signé et évalué par un superviseur hiérarchique compétent au premier niveau. Ku rwego rwa kabiri, bikorwa n’umuyobozi wo ku rwego rwisumbuye. At second level the performance contrat shall be signed and evaluated by a supervisor at the second hierarchical level. Au second degré, le contrat de performance est signé et évalué par un superviseur hiérarchique au second niveau. Iyo nta nzego ebyiri zikurikirana zihari zo gusinya no gusuzuma imihigo y’umukozi mu matsinda, bikorwa n’umuyobozi ukuriye umukozi ku rwego rwa mbere n’urwa nyuma. the signing and evaluation For positions where performance contracts two successive levels, the performance contracts shall be analyzed, signed and evaluated by a hierarchical supervisor at first and last level. is not provided at Pour les postes où les deux niveaux successifs de signature et d’évaluation ne sont pas prévus, le contrat de performance est analysé, signé et évalué par un superviseur hiérarchique direct en premier et dernier degré.

Ingingo ya 9: Igihe cyo gusinya no gusuzuma imihigo Article 9: Performance contracts signing and appraisal time-frame Article 9 : Délai prévu pour la signature et l’évaluation du contrat de performance Ingingo ya 9: Inshingano z’amatsinda ashinzwe gusesengura no gusuzuma amasezerano y’imihigo ku rwego rwa mbere Article 9 Functions of the panel in charge of analysing and evaluating performance contracts at first the level Article 9: Attributions du jury chargé d’analyser et d’évaluer des contrats de performance au premier degré Inshingano z’itsinda rishinzwe/umuyobozi ushinzwe gusesengura, gusuzuma no gusinya amasezerano y’imihigo ku rwego rwa mbere ni izi zikurikira: The functions of the evaluating panel or supervisor in the first level shall be the following: Les attributions du jury d’évaluation ou du supérviseur hiérarchique au premier degré sont les suivants : 1° gusesengura, kunoza, no kugena imihigo abakozi bareberera bagomba kugeraho hakurikijwe intego z’urwego bakoreramo; 1° analyze, harmonize, and determine the results to be achevied by Public Servants under their responsibility in light of the objectives of the administrative unit; 2° gukurikirana no kureba ko ingingo zose zijyanye n’isesengura, isinya n’isuzuma ry’imihigo zubahirizwa mu rwego bakoreramo; analysis, 2° ensure monitoring and respect for different stages for of his/her staff’performance responsibility; evaluation signature, contracts under and 1° analyser, harmoniser et fixer les résultats à atteindre par le personnel sous leur responsabilité, compte tenu des objectifs et orientations poursuivis par l’unité administrative ; 2° s’assurer du suivi et du respect des différentes étapes du processus d’analyse, de signature et d’évaluation des contrats du personnel sous sa responsabilité ; 26 Official Gazette n°41 of 11/10/2010 imihigo y’abakozi bashinzwe 3° gusuzuma neza birinda amarangamutima, hubahirizwa ibikubiye byose mu masezerano y’imihigo hagamijwe kugaragaza uruhare rwa buri mukozi, kumwongerera ubushobozi no kumusaba kwisubiraho iyo bitagenda neza. 3° evaluate objectively the performance contracts of personnel under their responsibility, respecting the criteria and procedures in order to develop the strengths of each, to recognize his efforts and help to correct any given shortcoming. les contrats de 3° évaluer objectivement performance du personnel sous leur responsabilité en respectant les critères et les procédures en vigueur de manière à développer les capacités de chacun, à reconnaître les efforts qu’il déploie et à l’aider à corriger d’éventuelles faiblesses. article 9 of this Order. Le responsable de l’institution procède à la validation du rapport sur l’évaluation. Il peut éventuellement, demander des éclaircissements aux personnes concernées, avant de le transmettre au Ministre ayant la fonction publique dans ses attributions dans les délais prévus à l’article 9 du présent arrêté. ku Raporo ry’amasezerano isuzumabushobozi y’imihigo y’abakozi itangwa na buri rwego igomba kuba igaragaza : The report on assessment of performance contracts of staff of the Institution must indicate: Le rapport sur l’évaluation des contrats de performance du personnel de l’institution doit indiquer : 1° umubare w’abakozi bose b’urwego bari basinye imihigo ; 2°umubare w’abakozi bose b’urwego bakorewe isuzumabushobozi ; 1° the total number of staff of the institution who signed the performance contract; 2° the total number of staff of the Institution whose performance contracts were evaluated; 1° le nombre total du personnel de l’institution ayant signé le contrat de performance ; 2° le nombre total du personnel de l’institution dont les contrats de performance ont été évalués ; 3° amazina n’imyanya y’abakozi batasuzumiwe imihigo kandi bari bayisinye n’impamvu za buri mukozi utarabikoze ; 3° names and positions of staff of the Institution whose performance contracts were not evaluated signed and explanations of each Public Servant failing to fulfil his/her duty; 3° noms et postes du personnel de l’institution dont les contrats de performance n’ont pas été évalués alors qu’ils ont été signés avec la motivation de chaque agent ayant manqué à son obligation ; 37 kugaragaza bakorewe 4° isuzumabushobozi bivugwa mu ngingo ya 23 y’iri teka ; by’abakozi ibyiciro Official Gazette n°41 of 11/10/2010 4° indicate the categories of staff evaluated in the Institution as stipulated in article 23 of this Order; 4° les catégories du personnel de l’Institution évalué tel que stipulé à l’article 23 du présent arrêté ; 5° amazina y’abakozi batanu (5) ba mbere n’amanota bagize ndetse n’umusaruro w’ibikorwa bagezeho ; 5° names of five (5) best scored Public Servants of the Institution, their grades and the results achieved; 5° les noms des cinq (5) meilleures Agents de l’Institution, leurs notes ainsi que leurs résultats réalisés ; impuzandengo y’amanota y’isuzamabushobozi 6° ryakorewe abakozi ; 6° the average rating of staff performance of the Institution; 6° la moyenne de la côte des résultats du personnel dans l’institution ; 7° amanota make yatanzwe. 7 ° the lowest rating given to the staff in the Institution. 7° la plus petite note accordée au personnel dans l’institution. Ingingo 28: Kohereza y’isuzumabushobozi no kubika raporo

Ingingo ya 10: Isuzumabushobozi ry’umukozi wa Leta mushya mu kazi Article 10: Appraisal of a new Public Servant Article 10: Evaluation d’un nouvel agent de l’Etat Ingingo ya 10: Inshingano z’amatsinda ashinzwe gusesengura no gusuzuma amasezerano y’imihigo ku rwego rwa kabiri Article 10: Functions of the panel in charge of analysing and evaluating performance contracts at the second level Article 10 : Attributions du jury chargé d’analyser et d’évaluer des contrats de performance au second degré Inshingano z’itsinda cyangwa umuyobozi ku rwego rwa kabiri ni izi zikurikira: 1° gusesengura no gusuzumana ubushishozi imihigo y’abakozi yashyikirijwe n’urwego rwa mbere; 2° gushimangira cyangwa guhindura ibikubiye mu isuzumabushubozi ashyikirijwe n’itsinda ryo ku rwego rwa mbere rwasuzumye umukozi ku bijyanye n’amanota yatanzwe cyangwa ibyavuzwe ku mukozi. 3° kuvuga ku buryo burambuye icyatumye ahindura ry’imihigo ibikubiye mu yashyikirijwe n’urwego rwa mbere iyo aramutse abihinduye. isesengura n’isuzuma The functions of the evaluating panel or supeversor at second following: 1° assess objectively the performance contracts sent to him by the first level; level shall the be 2° confirm or refute the assessment sent by the first level both for numerical score and comments. jury ou du supérieur Les attributions du hiérarchique au second degré sont les suivantes: 1° évaluer objectivement les contrats de performance lui transmis par l’autorité au premier degré ; 2° confirmer ou lui transmise par le jury au premier degré aussi bien en ce qui concerne les commentaires que la note chiffrée. l’évaluation infirmer 3° comment in sufficient detail reasons for the reversal of the numerical score and assessement done by the first level. 3° commenter d’une manière suffisamment détaillée sa position s’il infirme l’appréciation et la note lui transmise.

Ingingo ya 11: Ishingiro n’ibigenderwaho mu isuzumabushobozi Article 11: Basis and criteria for appraisal Ingingo ya 11 : Igihe cyo gusinya no gusuzuma amasezerano y’imihigo Article 11: Performance contract signing and appraisal time-frame Article 11: Délai prévu pour la signature et l’évaluation du contrat de performance Gusinya amasezerano y’imihigo kuri buri mukozi wa Leta bikorwa muri Nyakanga. Isuzuma ryayo naryo Signing performance contract accurs in July for every public Servant. The performance appraisal of Public La signature du contrat de performance pour tous les agents de l’Etat se fait en Juillet. L’évaluation 27 Official Gazette n°41 of 11/10/2010 kuri buri mukozi wa Leta riba muri Nyakanga nyuma y’amezi cumi n’abiri (12) y’akazi abarwa kuva muri Nyakanga kugeza muri Kamena. Servants shall be done on individual basis after a twelve month (12) work period, starting from July to June. des performances des agents de l’Etat en activité se fait individuellement pour une période de douze (12) mois de travail, allant de Juillet à Juin. Raporo rusange yashyizweho umukono n’umuyobozi mukuru wa buri kigo igaragaza isuzumabushobozi ryakorewe abakozi bose, ishyikirizwa Minisitiri ufite abakozi ba Leta mu nshingano ze bitarenze kuwa 15 Kanama. The general report of performance appraisal for Public Servants shall be signed by the head of the Institution and sent to the Minister in charge of Public Service no later than 15th August. Le rapport général d’évaluation des contrats de performance signé par le responsable de chaque institution publique est transmis au Ministre ayant la fonction publique dans ses attributions, au plus tard le 15 août.

Ingingo ya 12: Isuzumabushobozi ry’imyitwarire ijyanye impuguke, n’abaporofesiyoneli bayobozi, n’akazi ku Article 12: Appraisal of the skills and conduct at work of Managers, Experts and Professionals Article 12: Evaluation des habiletés de gestion et de comportements au travail pour les cadres de direction, les experts et les professionnels. Ingingo ya 12: Isuzumabushobozi ry’umukozi wa Leta mushya mu kazi Article 12: Appraisal of a new Public Servant Article 12: Evaluation d’un nouvel agent de l’Etat Umukozi wa Leta ugitangira akazi bwa mbere mu isuzumabushobozi butegetsi bwa Leta nyuma y’amezi atandatu (6) y’igeragezwa. akorerwa The performance appraisal for a new Public Servant shall be conducted after six (6) months of probation. Un agent de l’Etat qui entre en fonction pour la première fois au sein de la fonction publique est évalué après six mois (6) de stage probatoire. Isuzumabushobozi ry’umukozi wemejwe ku mwanya w’umurimo rikorerwa ku mwaka ukurikiyeho utangira muri Nyakanga. The performance apparaisal of a Public Servant, who has been confirmed, is done in July of the following year. L’évaluation des performances d’un agent de l’Etat qui est titularisé dans son poste de travail se fait au mois de Juillet pour l’année suivante.

Ingingo ya 13:Isuzumubushobozi ry’imyitwarire y’abatekinisiye n’abakozi bunganira Article 13: Appraisal of skills and conduct of Technicians and Support staff UMUTWE WA ISUZUMABUSHOBOZI III: IBICE BIGIZE CHAPTER III: STAGES OF PERFORMANCE APPRAISAL Article d’évaluation 11: Fondement et critères Article 13: Evaluation des habiletés de gestion et de comportements des techniciens et des agents d’appui CHAPITRE D’EVALUATION DES PERFORMANCES ETAPES III : Ingingo ya 13: Ishingiro n’ibigenderwaho mu isuzumabushobozi Article 13 : Basis and criteria for appraisal Article d’évaluation 13 : Fondement et critères Isuzumabushobozi ry’umukozi wa Leta rishingira ku musaruro w’imihigo y’ibikorwa umukozi yagezeho n’imyitwarire uwo umukozi yagaragaje muri uwo mwaka yasuzumiwemo. Performance appraisal of a Public Servant shall be based on the individual achievements and the conduct during the year of evaluation. 28 L’évaluation des performances d’un agent de l’Etat est faite sur base de résultats individuels réalisés, et de comportements manifestés par l’agent période l’année d’évaluation. pendant de la

Ingingo ya 14: Ibyiciro by’umusaruro Article 14: Types of results Article 14: Types de résultats 16 Official Gazette n°41 of 11/10/2010 Ingingo ya 14 Isuzumubushobozi ry’imyitwarire ijyanye impuguke n’abaporofesiyoneli bayobozi, n’akazi ku Official Gazette n°41 of 11/10/2010 Article 14: Appraisal of the skills and conduct at work of Managers, Experts and Professionals Article 14: Evaluation de l’habileté de gestion et du comportement au travail pour les cadres de direction, des experts et des professionnels Isuzuma ry’imyitwarire ku kazi y’abakozi bakora imirimo b’impuguke, n’abaporofesiyoneli rikorwa hakurikijwe ibi bikurikira: y’ubuyobozi, abakozi The appraisal of skills and conduct at work of Managers, Experts and Professionals shall be based on the following: 1. uburyo bashyira kuri gahunda ibyo 1. the ability to plan; L’évaluation de l’habileté de gestion et du comportement pour les agents de l’Etat occupant des postes de gestion, des experts ou des professionnels est faite sur base de : 1. aptitude à planifier; bashinzwe mu kazi ; 2. ubushishozi bwabo mu gufata ibyemezo; 3. uburyo bashishikara bakanashishikariza abandi gukora; 2. decision making capacity; 3. sense of motivation; 2. capacité de prise de décision ; 3. sens de motivation; 4. uburyo bamenyekanisha ibyo bakora; 5. uburyo bahuza, bakurikirana bakanagenzura ibyo 4. ability to communicate ; 5. coordination and supervisory capabilities bashinzwe.

Ingingo ya 15: Ibice by’ingenzi Article 15 : Principal stages Article 15 : Principales étapes Ingingo ya 15: Isuzumabushobozi ry’imyitwarire y’abatekinisiye n’abakozi bunganira Article 15: Appraisal of skills and conduct at work for Technicians and Support staff Isuzuma n’abakozi bunganira rikorwa hakurikijwe: ry’imyitwarire y’abakozi b’abatekinisiye The appraisal of skills and conduct for technicians and support staff shall be based on the following : 1. uko bakira ababagana; 2. uburyo bakorera hamwe n’abandi; 3. uko bakira ibitekerezo by’abandi; 4. uko bita ku kazi kabo; 5. imbaraga bashyira mu kwitabira akazi kabo. team work spirit; 1. good sense of customer care; 2. 3. openness towards the ideas of others; 4. good sense of responsibility; 5. dynamism at work. 29 4. sens de communication; 5. aptitude superviser, à coordonner et contrôler. Article 15: Evaluation de l’habileté de gestion et de comportements au travail pour les techniciens et les agents d’appui L’évaluation de l’habilité de gestion et du comportement pour les techniciens et des agents d’appui est faite sur base de : 1. sens de l’accueil du client ; 2. esprit d’équipe; 3. ouverture d’esprit; 4. sens de responsabilité; 5. dynamisme au travail. Official Gazette n°41 of 11/10/2010

Ingingo ya 16 Gutegura akazi no guteganya umusaruro ugomba kuzagerwaho Article 16: Planning of work and identification of the results to be realized Article 16: Planification et identification des résultats à atteindre Ingingo ya 16: Ibyiciro by’umusaruro Article 16: Types of results Article 16: Type de résultats Umusaruro umukozi wa Leta asabwa kugeraho ushobora kuba ari: 1. umusaruro usanzwe; 2. umusaruro wihariye; 3. umusaruro ushingiye ku mukozi ubwe. The result to be achieved by a Public Servant shall be: 1. ordinary result; 2. special result; 3. result based on individual criteria. Le résultat qu’un agent de l’Etat doit atteindre peut être : 1. résultat ordinaire ; 2. résultat spécial ; 3. résultat basé sur les critères individuels. UMUTWE WA III : IBYICIRO BY’ ISUZUMABUSHOBOZI CHAPTER III : STAGES OF APPRAISAL CHAPITRE III : ETAPES D’EVALUATION

Ingingo ya 17: Gukurikirana uko akazi gakorwa Article 17: Monitoring of work progress Article 17: Suivi de la progression du travail Ingingo ya 17: Ibice by’ingenzi Article 17: Principal stages Article 17: Principales étapes rigomba gukurikiza Isuzumabushobozi ry’umukozi wo mu butegetsi bwa ibice bine by’ingenzi Leta bikurikira : 1. gutegura akazi no guteganya umusaruro ugomba The performance appraisal following four major steps: shall comprise the La gestion de la performance comporte quatre étapes importantes suivantes : 1. work plan and identification of the results to be 1. planification du travail et identification des kuzagerwaho; realized; 2. gukurikirana uko akazi gakorwa no gusuzuma aho 2. monitoring of work progress and review after six 3. kageze nyuma y’amezi atandatu (6); isesengura n’isuzuma ry’umusaruro wagezweho buri mwaka; 4. guhura k’umukozi n’umuyobozi wamusuzumye. (6) months; 3. annual appraisal performance review; 4. appraisal meeting..

Ingingo ya 18: Isuzumabushobozi rya buri mwaka Article 18: Annual performance appraisal Ingingo ya 18: Gutegura akazi no guteganya umusaruro ugomba kugerwaho Article 18: Planning of work and identification of the results to be realized Umuyobozi w’umukozi ku rwego rwa mbere yibutsa inshingano yahawe zijyanye n’umwanya umukozi w’akazi ke, muri rusange zifitanye isano n’iz’urwego ndetse n’izishami bakoreramo by’umwihariko. The Public Servants supervisor at the fist level reminds Public Servant the responsibilities and duties of the position in light with general objectives of the résultats à atteindre ; 2. suivi de la progression du travail et évaluation après six mois (6) ; 3. analyse et évaluation du rendement annuel ; 4. rencontre d'évaluation. Article 18: Planification et détermination des résultats à atteindre Le superviseur hiérarchique direct rappelle à l’agent de l’Etat les responsabilités et tâches inhérentes au poste qu’il occupe à la lumière des objectifs généraux de l’institution et de son unité 30 Official Gazette n°41 of 11/10/2010 Institution and administrative unit in particular. administrative en particulier. Bari hamwe, umuyobozi ku rwego rwa mbere n’umukozi wa Leta bategura umusaruro w’ibikorwa umukozi agomba kugeraho, ingano, ubwiza n’igihe cya ngombwa kugira ngo uwo musaruro ugaragare ndetse n’ibizawuranga mu gihe cy’isuzumabushobozi. Iri ikorwa rishingirwaho teganyabikorwa ry’amasezerano y’imihigo kandi rishyirwaho umukono n’umukozi n’abamuyobora ku rwego rwa mbere n’urwa kabiri. mu Together, the public servants supervisor at the first level and the public servant plan specific results to be achieved by the Public Servant, indicators for the quality, quantity and the period of the evaluation. This involves a written agreement as planning work the Public performance contract signed between Servant and the direct supervisors in the first and second level. l’agent de Conjointement, le superviseur hiérarchique direct et les résultats l’Etat planifient spécifiques que celui-ci devra atteindre, les indicateurs de mesure de qualité, quantité et la période qui servira de référence pour l’évaluation. Cette planification est l’objet du contrat de performance et est signé par l’évalué et ses superviseurs au premier et au second degré.

Ingingo ya 19: Guhura k’umuyobozi n’umukozi Article 19: Appraisal meeting 18: Evaluation Article performances Article 19: Rencontre d’évaluation annuelle des UMUTWE WA IV: KUGENA AMANOTA N’INGARUKA ZIJYANA NAYO CHAPTER EFFECTS IV: GRADING AND RELATED CHAPITRE VI : NOTATION ET EFFETS RELATIFS Ingingo ya 19: Gukurikirana uko akazi gakorwa Article 19: Monitoring of work progress Article 19: Suivi de la progression du travail igihe cyagenewe isuzumabushobozi Haseguriwe gihwanye n’amezi cumi n’abiri (12), hateganyijwe isuzumabikorwa nyuma y’amezi atandatu (6) rihuza umukozi n’umuyobozi we ku rwego rwa mbere gusa, rigamije kurebera hamwe aho imihigo igeze yeswa. Ni muri icyo gihe umuyobozi ashima umukozi, ibikorwa bigenda neza bigashyigikirwa, akamunenga ku byaba bitagenda neza niba bihari, kandi akamugira inama y’uko byakosoka. Although it extends over a period of twelve months (12), the program of performance appraisal includes an evaluation by the direct supervisor after six months (6). the This opportunity to recognize performances of the agent and make the necessary required adjustments. assessment provides supervisor the Sous réserve de la période de douze mois (12) relative à l’évaluation des performances de l’agent de l’Etat, le programme de gestion de la performance comporte une évaluation à six mois (6) par le superviseur direct. Cette évaluation donne au superviseur l’occasion de reconnaître les performances de l’agent de l’Eat, de lui accorder le soutien dont il a besoin en cas de difficultés ajustements effectuant nécessaires. les en

Ingingo ya 20: Urwego rw’amanota atangwa ku musaruro Article 20 : Rating of output appraisal Article 20: Echelle de rendement Ingingo ya 20: Isuzumabushobozi rya buri mwaka Article 20: Annual performance appraisal Article performances 20: Evaluation annuelle des Mu kwezi kwa nyuma kw’impera z’igihe cyagenewe isuzumwa umukozi n’umuyobozi bakusanya amakuru ajyanye n’umusaruro ry’imihigo y’abakozi, During the last months of the end of the period covered by the assessment, the supervisor and the Public Servant collect appropriate information referring to the Au cours du dernier mois de la fin de la période d’évaluation, l’évaluateur et l’évalué rassemblent les informations se rapportant aux résultats 31 w’ibikorwa byagezweho bifitanye isano n’ibikorwa Ishami akoreramo ryateganyaga kugeraho ndetse n’ibikorwa byongerera ubushobozi umukozi ubwe yari yiyemeje kugeraho. Umuyobozi akora ry’umusaruro wari isesengura uteganijwe kugerwaho akabigereranya n’umusaruro imyitwarire yaranze umukozi wagezweho, areba ashingiye ku bipimo bifatika biba byarumvikanyweho mbere. Agereranya umusaruro wari uteganyijwe kugerwaho n’uwagezweho, hanyuma utaragezweho impamvu zabiteye nyuma agatanga akagaragaza amanota. Official Gazette n°41 of 11/10/2010 relation with performance results obtained objectives of the Unit and personal goals related to responsibilities. duties and in The supervisor analyses and compares the results expected and results achieved as well as management skills observed according to indicators previously identified. He compares the results achieved to those expected, and for results not achivied, he/she identifies the causes and gives the score. atteints qui sont en rapport avec les objectifs de des performance de son Unité ainsi que perfomances plus liées personnelles spécifiquement à ses tâches et responsabilités. Le superviseur analyse et compare les résultats attendus ainsi que l’habileté de gestion observée chez l’agent de l’Etat évalué en fonction des indicateurs préalablement identifiés. Il compare les résultats obtenus aux résultats escomptés, et pour les résultats non atteints, il en identifie les causes et donne des points. Ingingo isuzumabushobozi rya buri mwaka 21: ya Ibyubahirizwa mu

Ingingo ya 21: Urwego rw’amanota atangwa ku myitwarire Article 21: Rating of conduct appraisal Article 21: Echelle de comportement l’évaluation du l’évaluation de Article 21: Requirement for annual performance appraisal Article 21 : Opérations l’évaluation annuelle des performances faites lors de Icyiciro cy’isuzamabushobozi rya buri mwaka, kigizwe n’ibi bikurikira: The step of annual performance appraisal consists of the following: L’étape d’évaluation annuelle des performances consiste à : 1° gusesengura, no kugaragaza umusaruro kuri buri gikorwa umukozi yagezeho kigahabwa amanota ukwacyo; 1° to evaluate and show result of each activity and to score each of them; 1° évaluer et monter les résultats atteints pour chaque activité et attribuer une note à chacun ; 2°guhuza ibikubiye mu isuzumabushobozi n’amanota umukozi yahawe; 2° to synthesize the results and the score obtained; 2° faire la synthèse des résultats et des points attribués ; 3°gushyira ku ibikubiye mu ifishi yabugenewe isuzumabushobozi igashyirwaho umukono n’umukozi n’umuyobozi we. 3° to record of comments about the evaluation on an ad hoc sheet which shall be signed by both the appraiser and the evaluated agent. 3° consigner les commentaires sur l’évaluation sur une fiche appropriée qui doit être signée à la fois par l’évaluateur et l’agent de l’Etat évalué. 32 Official Gazette n°41 of 11/10/2010 Mbere y’uko ifishi ishyikirizwa urwego rwisumbuye, ihabwa umukozi akagira icyo avuga ku bijyanye n’ibyamuvuzweho ndetse n’amanota yahawe, no ku buryo umuyobozi we yagiye amugira inama ngo arusheho kugera ku byo yari yiyemeje. Before forwarding the sheet to the next level, the evaluated agent is invited to make comments about his assessment and advices from his/her supervisor for a good parfomance quality of work. Avant de la transmettre à l’échelon suivant, la fiche est remise à l’évalué pour faire des commentaires à propos de son évaluation et des conseils reçus de son superviseur pour une bonne perfomance.

Ingingo ya 22: Igiteranyo cy’amanota Article 22: Overall score Article 22: Note globale Ingingo ya 22: Guhura k’umuyobozi n’umukozi Article 22: Appraisal meeting Article 22: Rencontre d’évaluation Hashingiwe ku bikubiye mu isuzumabushobozi ryakorewe umukozi, umuyobozi ahura n’umukozi isuzumabushobozi akamwereka ibyakozwe neza bakabiganiraho barebera hamwe n’ibitaragezweho, bagafata ingamba zo kongera umusaruro mu mwaka ukurikira. ibyavuye mu On the basis of the appraisal of output the supervisor shall meet with the Public Servant to communicate to him/her the results of the evaluation and discuss the achiviements, failures and propose together measures for improvements for the following year. A partir de l’analyse du bilan de la performance, le superviseur rencontre l’agent afin de lui faire part des résultats de l’évaluation ; ensemble ils discutent sur les résultats positifs et négatifs tout en proposant des mesures appropriées en vue de l’amélioration pour l’année suivante. Guhura k’umuyobozi n’umukozi bikorerwa mu itsinda ry’isuzumabushobozi. The appraisal meeting shall be organised through a panel of performance assessment. La rencontre d’évaluation est organisée à travers le jury d’évaluation. UMUTWE WA N’INGARUKA ZIJYANA NA YO IV: KUGENA AMANOTA CHAPTER IV : GRADING AND RELATED EFFECTS CHAPITRE EFFETS Y RELATIFS IV : NOTATION ET

Ingingo ya 23: Ikorwa ry’urutonde rw’abakozi ba Leta basuzumwe Article 23: Grading of the appraised Public Servants Article 23: Classement des agents de l’Etat évalués Ingingo ya 23: Urwego rw’amanota atangwa ku musaruro Article 23: Rating output appraisal Article 23: Echelle de rendement l’évaluation du Isuzumabushobozi ry’umukozi wa Leta rishyirwa mu manota atangwa hifashishijwe imibare, hashingiwe ku ngano, ubwiza n’ibipimo by’ umusaruro w’ibikorwa umukozi yagaragaje mu kazi ashinzwe. The performance appraisal of a Public Servant shall be based on a score expressed in figures which is calculated from the results recorded by quantity, quality and indicators for each activity undertaken. L’évaluation de la performance d’un agent de l’Etat se traduit par une note chiffrée, calculée à partir des résultats constatés selon la quantité, la qualité et les indicateurs pour chaque activité réalisée. Buri musaruro w’igikorwa cyose umukozi wa Leta Each result attained by a Public Servant shall be Chaque résultat atteint par l’Agent de l’Etat fait 33 Official Gazette n°41 of 11/10/2010 yagezeho uhabwa agaciro hakoreshejwe imbonerahamwe ibyiciro bitanu; ako gaciro ifite kakabarirwa ku manota cumi n’atanu (15) ku buryo bukurikira : evaluated in accordance to a five-level scale and shall be recorded as a score expressed in figures which shall total to fifteen (15) points as follows: Icyiciro cya 1: iyo umukozi yageze ku musaruro w’igikorwa ku buryo burenze igipimo fatizo, ahabwa amanota cumi n’atanu (15); Icyiciro cya 2: iyo umukozi yageze ku musaruro w’igikorwa ku rugero ruhwanye n’urwasabwe, ahabwa amanota ari hagati ya cumi n’abiri na cumi n’ane (12 - 14); Icyiciro cya 3: iyo umukozi yageze ku musaruro w’igikorwa ashinzwe ariko bigoranye, ahabwa amanota ari hagati y’ umunani na cumi na rimwe (8-11); Level 1: a Public Servant who attains results that are higher than what was expected from him/her shall be graded with 15 points; Level 2: a Public Servant who attains expected results shall be given marks between 12 and 14 points; l’objet d’une notation sur une grille à cinq niveaux et se traduit par une note chiffrée calculée sur un total de quinze (15) points de la manière suivante : Niveau 1 : lorsque l’agent de l’Etat a atteint les résultats dépassant ce qui était escompté, il obtient 15 points ; Niveau 2 : lorsque l’agent de l’Etat a atteint les résultats qui lui ont été assignés, il obtient une note variant entre 12 et 14 points ; Level 3: a Public Servant who attains expected results with difficulty shall be given marks between 8 and 11 points. Niveau 3 : lorsque l’agent de l’Etat atteint difficilement les résultats attendus, il obtient une note variant entre 8 et 11 points ; Icyiciro cya 4: iyo umusaruro w’igikorwa cy’umukozi ari muke ku gipimo fatizo ahabwa amanota ari hagati y’ane n’arindwi (4-7) Level 4: a Public Servant who attains results that are below the expected results, he/she shall be given marks that are between 4 and 7 points. Niveau 4 : lorsque l’agent de l’Etat a réalisé les résultats inférieurs à ceux qui lui ont été assignés, il obtient une note variant entre 4 et 7 points. Icyiciro cya 5: iyo nta musaruro w’igikorwa umukozi yagaragaje cyangwa uwo musaruro ari muke cyane ugereranije n’ibyo yasabwaga, ahabwa amanota ari hagati ya zeru n’atatu (0-3). Level 5: a Public Servant who does not attain any result or his/her result is very low compared to what was expected, he/she shall be given between 0 and 3 points. Niveau 5 : lorsque les résultats atteints sont nuls ou grandement inférieurs aux résultats attendus, l’agent de l’Etat obtient une note variant entre 0 et 3 points.

Ingingo ya 24: Kumenyesha isuzumabushobozi ibyavuye mu Article 24: Notification Article 24: Notification UMUTWE Z’ISUZUMABUSHOZI WA V : INGARUKA CHAPITRE V: EFFECTS OF THE PERFORMANCE APPRAISAL CHAPTER DE L’EVALUATION DE LA PERFORMANCE EFFETS V : Ingingo ya 24: Urwego rw’amanota atangwa ku myitwarire Isuzuma rya buri gipimo mu bijyanye n’imyitwarire y’umukozi rikorwa hifashishijwe imbonerahamwe ifite ibyiciro bitanu (5), buri cyiciro kigahabwa amanota ku Article 24: Rating of conduct appraisal Article 24: Echelle de comportement l’évaluation de The appraisal of conduct at work of the Public Servant shall be based on a five (5) level scale and shall be recorded as a score expressed in figures as follows: L’évaluation de chaque critère de comportement ou d’habiletés de gestion de l’agent de l’Etat est faite sur une échelle de cinq (5) niveaux et se 34 Official Gazette n°41 of 11/10/2010 buryo bukurikira : traduit par une note chiffrée de la manière suivante : Icyiciro cya 1: umukozi wa Leta ugaragaza imyitwarire myiza cyane ahabwa amanota atanu (5) Level 1: the Public Servant who shows exceptional skills and conduct shall score (5 ) points Niveau 1 : l’agent de l’Etat qui manifeste les comportements exceptionnels obtient (5) points. Icyiciro cya 2: umukozi wa Leta ugaragaza imyitwarire iri mu buryo bukwiye ahabwa amanota ane (4). Icyiciro cya 3: umukozi wa Leta witwaye neza ariko byabanje kugorana, ahabwa amanota atatu (3). Icyiciro cya 4: umukozi Leta wagaragaje imyitwarire idahagije, ahabwa amanota abiri (2) Level 2: the Public Servant who shows desired skills and conduct shall score (4) points. Niveau 2 : l’agent de l’Etat qui manifeste les comportements souhaités obtient (4) points. Level 3: the Public Servant who shows desired skills and conduct but with some difficulties shall score (3) points Level 4: the Public Servant who shows inadequate conduct shall score (2) points. Niveau 3 : l’agent de l’Etat qui manifeste les comportements souhaités mais difficilement obtient (3) points Niveau 4 : l’agent de l’Etat qui manifeste les comportements insuffisants obtient (2) points Icyiciro cya 5: umukozi witwaye ku buryo budakwiye kwihanganirwa ahabwa inota (1) cyangwa zeru (0). Level 5: the Public Servant who shows unacceptable conduct shall score (1) point or zero (0). Niveau 5: l’agent de l’Etat qui manifeste les comportements inacceptables obtient 1 ou zéro point (0).

Ingingo ya 25: Ishimwe ku mukozi wagaragaje amanota meza. Article 25: Gratification forgood performance Article 25 : Prime de bonne performance 17 Official Gazette n°41 of 11/10/2010 Ingingo ya 25 : Igiteranyo cy’amanota Article 25 : Overall score Article 25: Note globale Ku bayobozi, abakozi b’impuguke n’abaprofesioneli igiteranyo cy’amanota yabo kibarirwa ku manota 100, ijana, 70% ni ay’umusaruro muri ayo manota w’ibikorwa bifatika byakozwe naho 30% ajyanye n’imyitwarire yabo mu kazi. For the Managers, Experts and Professionals, the overall score shall be 100; 70% of which shall represent the score of the results attained and 30% the score of conduct at work. La note globale chiffrée pour les cadres de direction, les experts et les professionnels est ramenée à 100 dont 70 % constitués de la note des résultats obtenus et 30% constitués de la note de comportement au travail. Ku bandi bakozi igiteranyo cy’amanota yabo na cyo gishyirwa 80% y’umusaruro w’ibikorwa bifatika byagezweho na 20% ku manota akubiyemo 100 For the Support staff, the overall score shall be 100 with 80 % of which shall represent the score of the results and 20% the score of conduct at work. Pour les agents d’appui, la note globale se ramène à 100 dont 80% sont constitués de la note des résultats et 20% pour les comportements. 35 y’imyitwarire mu kazi. Official Gazette n°41 of 11/10/2010

Ingingo ya 26: Kuzamurwa mu ntera Article 26: Grade promotion Article 26: Avancement Ingingo ya 26: Ikorwa ry’urutonde rw’abakozi ba Leta basuzumwe Article 26: Grading of the appraised Public Servants Article 26: Classement des agents de l’Etat évalués Muri buri kigo, hakurikijwe amanota n’urwego rw’imirimo barimo, abakozi basuzumwe bashyirwa mu matsinda. Urutonde rukorwa haherewe ku bafite amanota menshi kugera ku bafite make. Amatsinda akorwa ku buryo bukurikira: In every Institution, the appraised Public Servants shall be put in groups per category of jobs and following the score obtained. Their grading shall be done in a descending order of overall scores given during the appraisal of their performances. It shall be done as follows: Dans chaque institution, les agents de l’Etat évalués sont regroupés par catégorie d’emplois suivant la note obtenue. Le classement se fait par ordre décroissant de la note globale attribuée lors de l’évaluation de leur performance. Il se fait de la façon suivante : 1. Itsinda rya mbere rigizwe n’“Indashyikirwa ” rishyirwamo abakozi bafite amanota angana cyangwa ari hejuru ya 80 % ; 2. 3. 4. itsinda rya kabiri rigizwe n’“Inkomezamihigo” rishyirwamo abakozi bafite amanota angana cyangwa ari hejuru ya 70 % ariko atageze kuri 80 % ; itsinda rya gatatu rishyirwamo abakozi bafite amanota angana cyangwa ari hejuru ya 60 % ariko atageze kuri 70 % ; itsinda rya kane rishyirwamo abakozi bafite amanota ari munsi ya 60 %. 1. 2. 3. 4. the first group called “Indashyikirwa ” shall be comprised of Public Servants whose score is equal to or higher than 80 %; the second group called “Inkomezamihigo” shall include Public Servants whose score ranges from 70 % but less than 80 %; the third group shall include Public Servants whose score ranges from 60 % but lower than 70 %; the fourth group shall include Public Servants whose score ranges less than 60 %. 1. 2. 3. 4. le premier groupe nommé “Indashyikirwa” comprend les agents de l’Etat dont la note est supérieure ou égale à 80 % ; le deuxième appelé “Inkomezamihigo” regroupe les agents de l’Etat qui ont la note d’au moins 70 % mais inférieure à 80 % ; le troisième groupe comprend les agents de l’Etat dont la note est d’au moins 60 % mais inférieure à 70 % ; le quatrième groupe comprend les Agents de l’Etat ayant une note inférieure à 60 %. Buri mwaka, muri buri rwego rwo mu butegetsi bwa Leta, hakorwa urutonde rugaragaza abakozi bose bari mu rugashyikirizwa Minisitiri ufite abakozi ba Leta mu nshingano ze kugira ngo rutangazwe. ry’“Indashyikirwa” itsinda Every year, each Institution of Public Administration prepares a list of “Indashyikirwa” Public Servants and sends it to the Minister in charge of Public Service for publication. 36 année, institution de chaque Chaque l’administation publique établit une liste des agents de l’Etat classés “Indashyikirwa” et l’envoie au Ministre ayant la fonction publique dans ses attributions pour publication.

Ingingo ya 27: Ishimwe ryihariye Article 27: Special gratification Article 27: Prime spéciale Ingingo ya 27: Kumenyesha isuzumabushobozi ibyavuye mu Article 27: Notification Article 27: Notification Official Gazette n°41 of 11/10/2010 Buri mwaka umuyobozi ufite imicungire y’abakozi mu igaragaza nshingano isuzumabushobozi ry’abakozi bose akayishyikiriza ubuyobozi bukuru bw’urwego akoreramo. raporo akora ze, Every year the human resource manager shall make a report of the performances appraisal of all Public Servants of his/her Institution and submit it to the highest authority of the Institution. Chaque année, le gestionnaire des ressources humaines dresse un rapport de l’évaluation des performances de tout le personnel de l’institution qu’il présente à la haute autorité de l’institution. Umuyobozi mukuru w’urwego umukozi akoreramo ni we wemeza ibyavuye mu isuzumabushobozi. Iyo bibaye ngombwa, ashobora gusaba ibisobanuro abagize uruhare muri icyo gikorwa mbere yo kuyoherereza Minisitiri ufite abakozi ba Leta mu nshingano ze mu gihe kivugwa mu ngingo ya 9 y’iri teka. The highest authority of the institution validates the report on performance appraisal. He/she may possibly seek clarification from the concerned people before transmiting the report to the Minister in charge of Public Service within the period of time specified in

Ingingo ya 28: Ubujurire Article 28: Appeal Article 28 : Appel UMUTWE WA VI: INGINGO ZINYURANYE N’IZISOZA CHAPTER VI : MISCELLANEOUS AND FINAL PROVISIONS CHAPITRE DIVERSES ET FINALES VI : DISPOSITIONS Article 28: Transmission and conservation of the report on the assessment of performance appraisal Article 28: Transmission et classment des rapports d’évaluation des performances Ku nzego zo mu butegetsi bwite bwa Leta, raporo ku isuzumabushobozi yohererezwa Minisitiri ufite abakozi ba Leta mu nshingano ze iherekejwe n’amafishi y’umwimerere yakoreweho isuzumabushobozi rya buri mukozi. Kopi y’iyo fishi ibikwa mu kigo. For Institutions of Central Government, the report on the assessment of performance appraisal shall be forwarded to the Minister in charge of Public Service with original sheets of the evaluation. The copy of the sheets shall be kept in the institution. Pour les institutions de l’administration centrale, l’évaluation des performances, rapport sur accompagné fiches des d’évaluation, est transmis au Ministre ayant la fonction publique dans ses attributions. Les copies de ces sont gardées dans l’institution. originaux fiches des Leta, raporo kigo/komisiyo Ku ku ya isuzumabushobozi ryakorewe abakozi yohererezwa Minisitiri Ikigo/Komisiyo ishamikiyeho ikagenera kopi Minisitiri ufite abakozi ba Leta mu nshingano ze. Ifishi y’umwimerere yakoreweho isuzumabushobozi ibikwa mu idosiye bwite ya buri mukozi. For Public Institutions/Commissions, the report is forwarded to the line Minister with a copy to Minister in charge of Public Service .The original sheet shall be placed in the administrative file of each employee. l’établissement/commission d’Etat, Pour ce rapport est transmis au Ministère de Tutelle avec copie au Ministre ayant la fonction publique dans ses attributions. La fiche originale d’évaluation est classée dans le dossier administratif de chaque employé. 38 Ku nzego z’ibanze, raporo ku isuzumabushobozi ryakorewe abakozi yohererezwa Guverineri w’Intara urwego umukozi akoreramo ruherereyemo, akagenera kopi Minisitiri ufite ubutegetsi bw’igihugu mu nshingano ze na Minisitiri ufite abakozi ba Leta mu nshingano ze. Ifishi y’umwimerere yakoreweho isuzumabushobozi ishyirwa mu idosiye bwite ya buri mukozi. UMUTWE Z’ISUZUMABUSHOBOZI WA V : INGARUKA

Ingingo ya 29: Abashinzwe kubahiriza iri teka Article 29: Authorities responsible for the implementation of this Order Aticle 29 : Autorités chargées de l’éxécution du présent arrêté Ingingo ya 29: Ishimwe ku mukozi wagaragaje amanota meza Official Gazette n°41 of 11/10/2010 the report Institutions, local government In is forwarded to the concerned Governor of the Province, with a copy to the Ministers in charge of Local Government and Public Service. The original sheet shall be placed in the administrative file of each employee copie Au sein de l’administration locale, ce rapport est transmis au Gouverneur de la Province concerné avec une ayant l’administration locale et la fonction publique dans leurs attributions. La fiche originale est classée dans le dossier administratif de chaque agent. aux Ministres CHAPITRE PERFORMANCE APPRAISAL EFFECTS V: OF THE CHAPTER L’EVALUATION DE LA PERFORMANCE EFFETS V : DE Article 29: Gratification for good performance Article 29: Prime de bonne performance Umukozi wo mu butegetsi bwa Leta ahabwa ishimwe hashingiwe ku musaruro w’ibikorwa wavuye mu isuzumabushobozi akorerwa buri mwaka. Iryo shimwe ribarwa ku buryo bukurikira hashingiwe ku mushahara fatizo umukozi agenerwa : A Public Servant gets their gratification resulting from its annual performance. The annual performance gratification is calculated basing on the basic salary as follows: L’agent de l’Etat travaillant dans l’administration publique perçoit une prime résultant de ses performances annuelles au travail. La prime annuelle de performance se calcule sur base du salaire de base de la manière suivante : 1. 5% ku mukozi/umunyeshuri wabonye amanota 1. 5% for a Public Servant/ student who has obtained 1. 5% pour un agent/etudiant ayant obtenu une angana cyangwa ari hejuru ya 80% ; marks that are equal to or above 80%; note supérieure ou égale à 80 %; 2. 3% ku mukozi/umunyeshuri wabonye amanota angana cyangwa ari hejuru ya 70% ariko atageze kuri 80%; 2. 3% for a Public Servant/student who has obtained marks equal to or above 70% but less than 80% ; 3. umukozi/umunyeshuri wabonye amanota ari 3. munsi ya 70% nta shimwe abona; 4. umukozi wa Leta ubonye amanota angana cyangwa ari hejuru ya 60% ariko atageze kuri 4. the Public Servant/student who gets marks that are less than 70% shall not receive any performance gratification; the Public Servant who gets marks that are greater than or equal to 60% but below 70% shall be 2. 3% pour un agent/etudiant ayant obtenu une note supérieur ou égale à 70%, mais inférieur à 80% ; 3. un agent de l’Etat/étudiant ayant obtenu une note inférieure à 70% ne reçoit aucune prime de performance; l’agent de l’Etat qui obtient une note supérieure ou égale à 60% mais inférieure 4. 39 Official Gazette n°41 of 11/10/2010 70% akomeza gukangurirwa kwisubiraho; requested to improve his/her performance; 70% est invité à améliorer sa performance ; 5. umukozi wa Leta wagize amanota ari munsi ya 60 % asezererwa ku ku murimo we mu rwego yakoreragamo nta mpaka nta n’imperekeza kubera ubushobozi buke. 5. the Public Servant who gets marks that are below 60% shall be dismissed from his/her institution without any terminal benefits. 5. l’agent de l’Etat qui obtient une note inférieure à 60% est démis d’office de ses fonctions dans l’institution dans laquelle il travaille pour faible performance et n’aura pas droit à la prime de cessation d’activités. Umukozi wo mu butegetsi bwa Leta woherejwe kwiga anyuze mu buryo bwemejwe n’amategeko ahabwa ishimwe hashingiwe ku bitegenywa n’iri teka. A Public Servant sent for capacity building in conformity with the Law receives a performance gratification in accordance with this Order. L’agent de conformité aux performance conformément au présent arrêté. l’Etat envoyé en formation en lois perçoit une prime de

Ingingo ya 30: Ivanwaho ry’ingingo zinyuranyije n’iri teka Article 30: Repealing provision Article 30: Disposition abrogatoire Ingingo ya 30 : Gusezerera umukozi ku mpamvu z’isuzumabushobozi Article 30: Dismissal of a Public Servant due to poor performance Article 30: Démission d’un agent de l’Etat pour faible performance Kugira ngo umukozi asezererwe mu bakozi ba Leta, itsinda ry’abayobozi bamukoreye isuzumabushobozi, rikora raporo igaragaza impamvu zifatika umukozi umuyobozi agomba ubifitiye ububasha. Umuyobozi ubifitiye ububasha afata icyemezo cyo kwirukana uwo mukozi nyuma yo kumva icyo Komisiyo ishinzwe abakozi ba Leta ibivugaho. igashyikirizwa gusezererwa For a Public Servant to be dismissed from public service due to poor performance, the evaluating panel who has assessed him/her submits a report showing serious reasons of its decision to the competent authority. The Competent Authority shall take the decison to dismiss the Poublic Servant after consulting the Public Service Commission. Mu nzego z’ibanze, itsinda ry’abayobozi bakoreye isuzumabushobozi umukozi, rikora raporo igaragaza impamvu zifatika umukozi agomba gusezererwa, igashyikirizwa Njyanama. ifata icyemezo cyo kumusezerera nyuma yo kumva icyo Komisiyo ishinzwe abakozi ba Leta ibivugaho. Inama Njyanama In Local Government, the panel that assessed the Public Servant submits a report showing serious reasons of its decision and forwards it to the Council. The Council takes the decision of dismissal after consulting the Public Service Commission. 40 pour Pour qu’un agent de l’Etat soit démis d’office de l’administration faible publique performance, le jury qui l’a évalué fait un rapport montrant des raisons sérieuses de sa décision et le transmet à l’autorité compétente. L’autorité competente prend la decision de licencier l’agent après avis de la Commission de la Fonction Publique. l’évaluation de Au sein de l’administration locale, le jury qui a l’agent fait un rapport fait montrant des raisons sérieuses de sa décision et le transmet au Conseil. Le Conseil prend la décision de licencier l’agent après avis de la Commission de la Fonction Publique. Official Gazette n°41 of 11/10/2010

Ingingo ya 31: gukurikizwa Igihe iri teka ritangirira Article 31: Commencement Article 31: Entrée en vigueur 18 Official Gazette n°41 of 11/10/2010 ITEKA RYA MINISITIRI W’INTEBE N°121/03 RYO KUWA 08/09/2010 RISHYIRAHO UBURYO BUKORESHWA MU ISUZUMABUSHOBOZI N’IZAMURWA MU NTERA RY’ABAKOZI BA LETA PRIME MINISTER’S ORDER N°121/03 OF 08/09/2010 ESTABLISHING THE PROCEDURE OF PERFORMANCE APPRAISAL AND PROMOTION OF PUBLIC SERVANTS ARRETE DU PREMIER MINISTRE N N°121/03 DU 08/09/2010 FIXANT LES MODALITES DES PERFORMANCES ET DE PROMOTION DES AGENTS DE L’ETAT D’EVALUATION Minisitiri w’Intebe; The Prime Minister; Le Premier Ministre ; Ashingiye ku Itegeko Nshinga rya Repubulika y’u Rwanda ryo kuwa 04 Kamena 2003 nk’uko ryavuguruwe kugeza ubu, cyane cyane mu ngingo zaryo, iya 119, iya 120, iya 121, iya 126, iya 181, n’iya 201 ; Pursuant to the Constitution of the Republic of Rwanda of 04 June 2003 as amended to date, especially in Articles 119, 120, 121, 126, 181 and 201 ; Vu la Constitution de la République du Rwanda du 04 juin 2003 telle que révisée à ce jour, spécialement en ses articles 119, 120, 121, 126, 181 et 201; Ashingiye ku Itegeko nº22/2002 ryo kuwa 09/07/2002 rishyiraho sitati rusange igenga abakozi ba Leta cyane cyane mu ngingo zaryo, iya 71 n’iya 72 ; Pursuant to Law nº 22/2002 of 09/07/2002 on the General Statutes for Public Service, especially in Articles 71 and 72 ; Vu la Loi n° 22/2002 du 09/07/2002 portant statut général de la fonction publique Rwandaise spécialement en ses articles 71 et 72 ; Ashingiye ku Iteka rya Perezida no 20/01 ryo kuwa 31/05/2007 rishyiraho imbonerahamwe y’urutonde rw’imirimo mu butegetsi bwite bwa Leta nk’uko ryahinduwe kandi ryujujwe kugeza ubu cyane cyane mu ngingo zaryo iya 4, iya 7 n’iya 8; Pursuant to the Presidential Order no 20/01 of 31/05/2007 establishing in Rwanda Public Service as modified and completed to date, especially in Articles 4, 7 and 8; job classification the classification Vu l’Arrêté Présidentiel no 20/01 du 31/05/2007 portant de l’administration publique tel que modifié et complété à ce jour, spécialement en ses articles 4, 7 et 8 ; emplois des Bisabwe na Minisitiri w’abakozi ba Leta n’Umurimo; Inama y’Abaminisitiri yateranye kuwa 02/12/ 2009 imaze kubisuzuma no kubyemeza; On proposal by the Minister of Public Service and Labour ; After consideration and approval by the Cabinet, in its session of 02/12/2009; Sur proposition du Ministre de la Fonction Publique et du Travail ; Après examen et adoption par le Conseil des Ministres en sa séance du 02/12/2009 ; ATEGETSE : HEREBY ORDERS : ARRETE : 19 Official Gazette n°41 of 11/10/2010 UMUTWE WA MBERE : INGINGO RUSANGE CHAPTER ONE: GENERAL PROVISIONS CHAPITRE PREMIER : DISPOSITIONS GENERALES Ingingo ya 31: Kuzamurwa mu ntera Article 31: Grade promotion Article 31: Avancement Kuzamuka mu ntera y’ingazi ntambike biba iyo umukozi ashyizwe ku ntera yo hejuru ikurikira iyo yari asanzweho. Umukozi ahabwa umushahara fatizo wo ku rwego rw’umurimo agezeho. The horizontal grade promotion occurs when an employee is promoted to a step immediately above his current post. He gets a basic salary applied to the grade promotion which he accesses. Umukozi wo mu butegetsi bwa Leta azamurwa mu ntera iyo: 1°amaze imyaka itatu (3) ku ngazintambike imwe akorera urwego rwo mu butegetsi bwa Leta; 2°yabonye amanota amushyira mu itsinda rya mbere, irya kabiri cyangwa irya gatatu mu gihe cy’imyaka itatu (3) y’isuzumabushobozi, ariko atarashyizwe mu itsinda rya gatatu mu myaka ibiri(2) ikurikirana ku ngazi ntambike imwe; The grade promotion is open to any Public Servant who has: 1° Completed three (3) years of service at the same level in Institution of Public Service; 2°he/she scored marks that places him/her in the first, second or third performance group during the three (3) consecutive years but has not been ranked in the third performance group during two (2) consecutive years on the same level; L’avancement en échelon horizontal intervient lorsque l’agent de l’Etat est promu à un niveau immédiatement supérieur. Il perçoit le salaire de base appliqué au niveau d’avancement auquel il accède. L’avancement de l’agent de l’Etat a lieu si : 1° il passe trois (3) ans de service au même échelon de au l’administration publique ; 2°les résultats de la performance le classent soit au premier, au second ou au troisième groupe de performances ; mais sans avoir été classé au troisième groupe de performances au cours de deux (2) années successives passées au même échelon; institution d’une sein 3°kuba muri iyo myaka itatu (3) atarahawe igihano cyo mu rwego rwa kabiri giteganywa na sitati rusange igenga abakozi ba Leta n’inzego z’imirimo ya Leta. 3°has not been punished with a second degree disciplinary sanction during the last three years provided for in the Law on General Statutes for Rwandan Public Service. 3° il n’a pas encouru, au cours de ces trois (3) années, une sanction disciplinaire du second degré prévu dans la Loi portant statut général des agents de la fonction publique Rwandaise. Iyo umukozi wo mu butegetsi bwa Leta atujuje ibisabwa byavuzwe haruguru kugira ngo azamurwe mu ntera ategereza umwaka ukurikiyeho, yakuzuza ibisabwa akazamurwa. If the conditions mentioned above are not fulfilled, the Public Servant will be promoted the following year if he/she fullfils the above requirements. Si les conditions ci -haut citées ne sont pas réunies, l’agent de l’Etat sera promu l’année suivante si les conditions exigées sont réunies. Umukozi wa Leta utijwe by’agateganyo kubera inyungu z’Igihugu kugira ngo akore umurimo mu The Public Servant in secondment for a public interest, to occupy a post within an organisation in which the L’agent de l’Etat détaché pour occuper un emploi auprès d’un organisme dans lequel l’Etat a des 41 y’ikigo ifitemo inyungu, mu muryango muryango Leta wigenga ufitanye amasezerano na Leta cyangwa akore umurimo mu muryango mpuzamahanga agengwa n’amategeko umuryango yajyanywemo; yagaruka ku murimo wo mu butegetsi bwa Leta akagumana uburenganzira bwo kuzamurwa mu ntera, mu mushahara no mu burambe ku kazi mu rwego n’ishami by’umurimo yari arimo. bugengwa cyangwa teka, n’iri agumana kugengwa n’amategeko Umukozi wo mu butegetsi bwa Leta washyizwe ahandi mu bundi butegetsi bwa Leta bufite sitati itandukanye n’iy’ubutegetsi bwamwohereje cyangwa mu muryango uharanira guteza imbere abaturage, y’ubutegetsi akomeza bwamwohereje; bwo kuzamurwa mu ntera, mu mushahara no mu burambe ku kazi mu rwego n’ishami by’umurimo yari arimo. Umukozi wa Leta wari warazamuwe ku mwanya w’umurimo wo ku rwego rw’ingazi mpagarike, akaza gusubira ku kazi ku mwanya w’umurimo wo ku rwego rw’ingazi ntambike, ashyirwa ku ntera y’umurimo w’ingazi ntambike, hitawe ku gihe yamaze ku mwanya w’umurimo w’ingazi mpagarike. uburenganzira Official Gazette n°41 of 11/10/2010 State has interests or within a private organization bound to the State by a convention or within an international organisation, is subject to regulation of the secondement Institution; if this Public Servant comes back to public administration regulated by the present order, he/she maintains his/her rights to rank promotion, salary and rank seniority in his/her category and channel of his/her original post. in The Public Servant placed the other Public Administration with Statutes different from those of the Administration he/ she originated from or in the organization of public interests, remains under the Statutes of administration she/he originated from and maintains his/her rights to rank promotion, salary and rank seniority in his/her category and channel of his/her original work. The Public Servant who worked at vertical position and comes back to the post of horizontal position, maintains her/his rights to rank promotion, salary and rank seniority in his/her category and channel of her/his original work considering the duration he/she spent at the vertical position. il ses arrêté, conserve intérêts ou auprès d’un organisme privé lié à l’Etat par une convention ou pour occuper un emploi auprès d’une organisation internationale est soumis au l’institution de régime de détachement ; si cet agent reprend ses activités au sein de l’administration publique régie par le présent droits traitement et d’avancement de grade, de d’ancienneté de grade dans sa catégorie et filière d’emploi d’origine. L’agent de l’Etat en détachement dans un service ayant un statut différent de celui du service dont il est issu ou d’organisme d’utilité publique, est régi par le statut de l’administration d’origine; il conserve ses droits d’avancement de grade, de traitement et d’ancienneté de grade de sa catégorie et filière d’emploi d’origine. L’agent de l’Etat qui occupait un emploi de la position verticale et qui reprend ses activités dans la position horizontale, bénéficie de ses droits d’avancement de grade et d’ancienété de grade dans la catégorie et filière d’emploi d’origine en tenant compte de la durée des services effectués dans l’emploi de la position verticale. Ingingo ya 31:Igihe iri teka ritangirira gukurikizwa Article 31: Commencement Article 31: Entrée en vigueur Iri teka ritangira gukurikizwa ku munsi ritangarijwe mu igazeti ya Leta ya Repubulika y’u Rwanda. This Order shall come into force on the date of its publication in the Official Gazette of the Republic of Rwanda. Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Journal Officiel de la République du Rwanda. Kigali, kuwa 08/09/2010 Kigali, on 08/09/2010 Kigali, le 08/09/2010 44 Official Gazette n°41 of 11/10/2010 (sé) MAKUZA Bernard Minisitiri w’Intebe (sé) MAKUZA Bernard Prime Minister (sé) MAKUZA Bernard Premier Ministre (sé) (sé) MUREKEZI Anastase Minisitiri w’Abakozi ba Leta n’Umurimo MUREKEZI Anastase Minister of Public Service and Labour (sé) MUREKEZI Anastase Ministre de la Fonction Publique et du Travail Bibonywe kandi bishyizweho Ikirango cya Repubulika: Seen and sealed with the Seal of the Republic: Vu et scellé du Sceau de la République : (sé) (sé) (sé) KARUGARAMA Tharcisse Minisitiri w’ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta KARUGARAMA Tharcisse Minister of Justice/Attorney General KARUGARAMA Tharcisse Ministre de la Justice/Garde des Sceaux 45

Ingingo ya 32: Ishimwe ryihariye Article 32: Special gratification Article 32: Prime spéciale Umukozi wa Leta warushije abandi gukora neza ashobora kugenerwa ishimwe ryihariye hakurikijwe amategeko agenga abakozi ba Leta. A Public Servant who has performed higher than others may be granted a special gratification, in accordance with Laws governing Public Service. Un agent de l’Etat qui a été plus performant que les autres peut recevoir une prime spéciale conformément aux lois régissant les agents de 42 Official Gazette n°41 of 11/10/2010 l’administration publique.

Ingingo ya 33: Ubujurire Article 33: Appeal Article 33: Appel Umukozi wese wumva ko yarenganyijwe ku birebana n’isuzumabushobozi yakorewe, ashobora gusaba ko amanota yahawe ndetse n’icyemezo cyafashwe ku yakorewe isuzumabushobozi byerekeye byasubirwamo. Ubujurire bw’umukozi ukora mu butegetsi bwite bwa Leta bushyikirizwa ku rwego rwa mbere umuyobozi mukuru w’urwego umukozi akoreramo akifashisha itsinda ryasesenguye rikanasuzuma imihigo ku nzego zombi. Ku rwego rwa kabiri bushyikirizwa Komisiyo ishinzwe abakozi ba Leta. ukora mu bw’umukozi Ubujurire cya Leta/komisiyo bushyikirizwa ku rwego rwa mbere Inama y’ubuyobozi y’ikigo/komisiyo ya Leta. Ku rwego rwa kabiri ubujurire bushyikirizwa Komisiyo ishinzwe abakozi ba Leta. kigo Any Public Servant who believes that he/she was unfairly appraised may apply for the review of the score granted to him/her and the decision made concerning his/her promotion. L’agent de l’Etat qui se sent lésé par l’évaluation qui lui a été faite, peut demander la révision de la note qui lui a été attribuée ainsi que la décision concernant sa promotion. Appeal of a Public Servant in central government shall be addressed at the first instance to the head of the institution who seeks advice from the panel that analysed and evaluated the staff at both levels and to the Public Service Commission at the second level. a for Public Appeal Public Institutions/Commissions shall be addressed to the Board at the first level, and to the Public Service Commission at the second level. Servant in L’appel d’un agent de l’Etat travaillant dans l’administration centrale sera soumis au premier degré au responsable de l’institution qui se fait aidé par le jury d’évaluation au deux niveaux. Au second degrée, la l’appel est Commission de la Fonction Publique. soumis à L’appel d’un agent de l’Etat travaillant dans un établissement public/commission est soumis au Conseil d’Administration de l’institution au premier degré, et à la Commission de la Fonction Publique au second degré. Ubujurire bw’umukozi ukora mu nzego z’ibanze bushyikirizwa ku rwego rwa mbere Inama Njyanama y’Akarere, ku rwego rwa kabiri bugashyikirizwa Komisiyo ishinzwe abakozi ba Leta. Appeal of a Public Servant working within Local Government shall be addressed to the Council of District at the first level, and to the Public Service Commission at the second level. L’appel d’un agent de l’Etat travaillant dans l’administration locale est soumis au premier degré au Conseil de District et au second degré à la Commission de la Fonction Publique. Komisiyo ishinzwe abakozi ba Leta isuzuma ubujurire mu hakurikijwe isuzumabushobozi, nyuma ikamenyesha umwanzuro wayo inzego n’umukozi bireba. bukoreshwa uburyo The Public Service Commission shall consider the appeal and make a decision based on the same procedures as those used during the performance appraisal; the decision shall be communicated to the La Commission de la Fonction Publique examine l’affaire et prend une décision selon la même procédure que celle utilisée pour l’évaluation de performance. La décision prise doit être notifiée 43 Official Gazette n°41 of 11/10/2010 authorities and the Public Servant concerned. aux autorités et l’agent de l’Etat concernés. Kuri buri rwego, ubujurire butangwa mu gihe kitarenze iminsi cumi n’itanu (15) uhereye igihe ujurira yamenyesherejwe ibyavuye mu isuzumabushobozi. At each level, the appeal shall be forwarded within a period not exceeding from notification date of appraisal results. (15) days fifteen A chaque degré, l’appel est soumis dans un délai ne dépassant pas quinze jours (15) à partir du jour où l’agent de l’Etat a été informé des résultats de l’évaluation. UMUTWE WA VI: INGINGO N’IZISOZA CHAPTER VI : FINAL PROVISIONS CHAPITRE VI : DISPOSITIONS FINALES

Ingingo ya 34: Abashinzwe kubahiriza iri teka Article 34: Authorities responsible for the implementation of this Order Article 34: Autorités chargées de l’exécution du présent arrêté Minisitiri w’abakozi ba Leta n’umurimo na Minisitiri w’imari n’igenamigambi basabwe kubahiriza iri teka. The Minister of Public Service and Labour and the Minister of Finance and Economic Planning are entrusted with the implementation of this Order.

Ingingo ya 35: Ivanwaho ry’ingingo zinyuranyije n’iri teka Article 35: Repealing provision Le Ministre de la Fonction Publique et du Travail et le Ministre des Finances et de la Planification Economique sont chargés de l’exécution du présent arrêté. Article 35: Disposition abrogatoire Ingingo zinyuranyije na ryo zivanyweho. z’amateka zose abanziriza iri kandi All prior provisions contrary to this Order are hereby repealed. Toutes les dispositions antérieures contraires au présent arrêté sont abrogées.