PRIME MINISTER’S INSTRUCTIONS No 002/03 OF 06/12/2012 ON GRANTING CERTIFICATE OF SERVICES

Ingingo ya mbere: Icyo aya mabwiriza agamije Article One: Purpose of these Instructions Article premier: Objet de la présente Instruction Ingingo ya mbere: Icyo aya mabwiriza agamije Article One: Purpose of these Instructions Article premier: Objet de la présente Instruction mabwiriza Aya ry’icyemezo cy’imirimo yakozwe mu nzego z’imirimo ya Leta. yerekeye itangwa These Instructions shall determine the granting of certificate of services in public sector. présentes Les les Instructions conditions relatives à l’octroi d’une attestation de services rendus dans l’administration publique. déterminent

Ingingo ya 2: cy’imirimo yakozwe Ibisobanuro by’icyemezo Article 2: Definition of certificate of services Article 2: Définition d’une attestation de services rendus Ingingo ya 2: cy’imirimo yakozwe Ibisobanuro by’icyemezo Article 2: Definition of certificate of services Article 2: Définition d’une attestation de services rendus n’umuyobozi Icyemezo cy’imirimo yakozwe ni inyandiko itangwa ububasha, igaragaza urwego rwa Leta umukozi yakoreye, imirimo yakoraga, igihe yayitangiriye n’igihe yayirangirije. ubifitiye Certificate of services is an official document delivered by a competent authority which clearly indicates the employing Institution, the occupied post, the date of entry and exit. L’Attestation de services rendus est un document officiel délivré par une autorité compétente, indiquant l’institution publique qui a employé la personne, le poste ou les postes d’emploi occupé(s), la date de son entrée et celle de sa sortie.

Ingingo ya 3: Abo aya mabwiriza areba Article 3: Scope of application Article 3: Champ d’application Ingingo ya 3: Abo aya mabwiriza areba Article 3: Scope of application Article 3: Champ d’application Aya mabwiriza areba abakozi bose bo mu butegetsi bwa Leta baba abanyapolitiki cyangwa abandi bakozi bakora mu nzego z’imirimo ya Leta. These Instructions shall apply to all employees of public sector including Political Leaders and other Public Servants in the Public Administration. Les présentes instructions s’appliquent à tous les agents de l’Etat incluant les mandataires politiques ainsi que d’autres fonctionnaires de l’administration publique. 68 Official Gazette nº 50 of 10/12/2012

Ingingo ya 4: Inshingano yo gutanga icyemezo cy’imirimo yakozwe Article 4: Obligation to grant a certificate of services Article 4: Obligation d’octroyer une Attestation des services rendus Ingingo ya 4: Inshingano yo gutanga icyemezo cy’imirimo yakozwe Article 4: Obligation to grant a certificate of services Article 4: Obligation d’octroyer une Attestation des services rendus Umukoresha agomba guha umukozi icyemezo cy’imirimo yakozwe iyo uwo mukozi ahagaritse imirimo yakoraga kubera impamvu izo ari zo zose. The employer shall provide the Public Servant with a certificate of services immediately upon leaving the employing Institution for any reasons. L’employeur doit donner à l’agent de l’Etat une attestation de services rendus immédiatement après que ce dernier quitte ses fonctions pour n’importe quelle raison.

Ingingo ya 5: Umuyobozi ufite ububasha bwo gutanga Icyemezo cy’imirimo yakozwe Article 5: Competent Authority for granting the certificate of services Article 5: Autorité compétente pour l’octroi d’une attestation de services rendus Ingingo ya 5: Umuyobozi ufite ububasha bwo gutanga Icyemezo cy’imirimo yakozwe Article 5: Competent Authority for granting the certificate of services Article 5: Autorité compétente pour l’octroi d’une attestation de services rendus cy’imirimo Icyemezo n’umuyobozi ubifitiye ububasha w’urwego umukozi yakoreye imirimo isabirwa icyemezo cy’imirimo yakozwe. yakozwe gitangwa The certificate of services shall be delivered by a competent authority of the Institution for which a person has rendered the relevant services. Abayobozi bafite ububasha bwo gutanga icyemezo cy’imirimo yakozwe mu nzego z’imirimo bagaragara mu mbonerahamwe iri ku mugereka wa I w’aya mabwiriza. The competent authorities to deliver a certificate of institutions are services mentioned these Instructions. in different public table in annex I of in a L’attestation des services rendus est octroyée par une autorité compétente de l’institution à laquelle les services ont été rendus. Les autorités compétentes pour octroyer une attestation de services rendus dans différentes institutions sont indiquées dans le tableau en annexe I des présentes instructions.

Ingingo ya 6: Imiterere y’icyemezo cy’imirimo yakozwe Article 6: Model of certificate of services Article 6: Modèle d’une attestation de services rendus Ingingo zinyuranyije n’aya mabwiriza Ivanwaho ya 7: ry’ingingo Ingingo ya 6: Imiterere y’icyemezo cy’imirimo yakozwe Article 6: Model of certificate of services Article 6: Modèle d’une attestation de services rendus Inyandiko ikoreshwa mu butegetsi bwa Leta igaragaza imiterere y’icyemezo cy’imirimo yakozwe iri ku mugereka wa II w’aya mabwiriza. The model of a certificate of services that shall be used in public service is in annex II of these Instructions. Le modèle d’une attestation de services rendus à utiliser dans l’administration publique est en annexe II des présentes instructions. Ingingo zinyuranyije n’aya mabwiriza Ivanwaho ya 7: ry’ingingo

Article 7: Repealing provision Article 7: Disposition abrogatoire Article 7: Repealing provision Article 7: Disposition abrogatoire Ingingo zose z’amabwiriza abanziriza aya kandi zinyuranyije na yo zivanyweho. All prior Instructions contrary to these Instructions are hereby repealed. Toutes les instructions antérieures contraires aux présentes instructions sont abrogées. 69 Official Gazette nº 50 of 10/12/2012

Ingingo ya 8: Igihe aya mabwiriza atangira kurikizwa Article 8: Commencement Article 8: Entrée en vigueur 66 Official Gazette nº 50 of 10/12/2012 AMABWIRIZA YA MINISITIRI W’INTEBE No 002/03 YO KUWA 06/12/2012 YEREKEYE ITANGWA RY’ICYEMEZO CY’IMIRIMO YAKOZWE INSTRUCTIONS PRIME MINISTER’S No002/03 OF 06/12/2012 ON GRANTING CERTIFICATE OF SERVICES INSTRUCTIONS DU PREMIER MINISTRE No002/03 DU 06/12/2012 RELATIVES A L’OCTROI DE L’ATTESTATION DE SERVICES RENDUS Minisitiri w’Intebe, The Prime Minister, Le Premier Ministre, Ashingiye ku Itegeko Nshinga rya Repubulika y’u Rwanda ryo kuwa 04 Kamena 2003 nk’uko ryavuguruwe kugeza ubu, cyane cyane mu ngingo zaryo iya 113, iya 116, iya 117 n’iya 118; Pursuant to the Constitution of the Republic of Rwanda of 04 June 2003 as amended to date especially in Articles 113, 116, 117 and 118; Vu la Constitution de la République du Rwanda du 04 jour, spécialement en ses articles 113, 116, 117 et 118; telle que révisée à ce juin 2003, Ashingiye ku Itegeko Ngenga n° 05/2012/OL ryo ibigenerwa kuwa Abanyapolitiki Bakuru b’Igihugu cyane cyane mu ngingo yaryo ya 22; 03/09/2012 rishyiraho Pursuant to the Organic Law n° 05/2012/OL of 03/09/2012 determining allowances and other fringe benefits for State High Political Leaders, especially in Article 22; Vu la Loi Organique n° 05/2012/OL du 03/09/2012 déterminant les indemnités et autres avantages alloués aux Hauts Mandataires Politiques de l’Etat, spécialement en son article 22 ; Ashingiye ku Itegeko n°44 bis/2011 ryo kuwa 26/11/2011 rigena Sitati y’Abashinjacyaha n’abandi Bakozi bo mu Bushinjacyaha Bukuru, cyane cyane mu ngingo yaryo ya 65; Pursuant to Law n° 44 bis/2011 of 26/11/2011 governing the Statute of Prosecutors and other staff of the National Public Prosecution Authority, especially in Article 65; Vu la Loi n° 44 bis/2011 du 26/11/2011 portant Statut des officiers de poursuite judiciaire et des autres membres du personnel de l’Organe National de Poursuite Judiciaire, spécialement en son article 65; Ashingiye ku Itegeko n° 06 bis/2004 ryo kuwa 14/04/2004 abacamanza n’abakozi b’inkiko nk’uko ryahinduwe kandi ryujujwe kugeza ubu cyane cyane mu ngingo yaryo ya 74; rigenga Pursuant to Law n˚ 06 bis/ 2004 of 14/04/2004 on the Statutes for Judges and other Judicial Personnel, as modified and complemented to date especially in Article 74; Vu la Loi n˚ 06 bis/2004 du 14/04/2004 portant Statut des Juges et des Agents de l’Ordre Judiciaire, jour, telle que modifiée et complétée à ce spécialement en son article 74; Ashingiye ku Itegeko no 22/2002 ryo kuwa igenga 09/7/2002 abakozi ba Leta n’Inzego z’Imirimo ya Leta cyane cyane mu ngingo zaryo, iya 66 n’iya 121; rishyiraho Sitati rusange Pursuant to Law n° 22/2002 of 09/07/2002 on General Statutes for Rwanda Public Service especially in Articles 66 and 121; Vu la Loi n° 22/2002 du 09/7/2002 portant Statut la Fonction Publique Rwandaise Général de spécialement en ses articles 66 et 121; 67 Amaze kubona ko bamwe mu bahoze ari abanyapolitiki b’Igihugu na bamwe mu bahoze icyemezo ari abakozi ba Leta bakenera cy’imirimo impamvu zitandukanye harimo no kubarirwa amafaranga y’imperekeza; yakozwe kubera Official Gazette nº 50 of 10/12/2012 Considering that certain former Political Leaders and Public Servants need certificates of services for different purposes including the computation of final benefits; Considérant que certains anciens hauts mandataires politiques de l’Etat et certains agents de l’Etat ont souvent besoin des attestations de services rendus pour différentes raisons dont le calcul des indemnités de cessation d’activité; Bisabwe na Minisitiri w’Abakozi ba Leta n’Umurimo; On proposal by the Minister of Public Service and Labour; Sur proposition du Ministre de la Fonction Publique et du Travail; Atanze amabwiriza akurikira: Issues the following Instructions: Donne les Instructions suivantes: Ingingo ya 8: Igihe aya mabwiriza atangira kurikizwa Article 8: Commencement Article 8: Entrée en vigueur Aya mabwiriza atangira gukurikizwa ku munsi atangarijweho mu Igazeti ya Leta ya Repubulika y’u Rwanda. These Instructions shall come into force on the date of their publication in the Official Gazette of the Republic of Rwanda. Les présentes instructions entrent en vigueur le jour de leur publication au Journal Officiel de la République du Rwanda. Kigali, kuwa 06/12/2012 Kigali, on 06/12/2012 Kigali, le 06/12/2012 (sé) (sé) (sé) Dr. HABUMUREMYI Pierre Damien Minisitiri w’Intebe Dr. HABUMUREMYI Pierre Damien Prime Minister Dr. HABUMUREMYI Pierre Damien Premier Ministre (sé) (sé) (sé) MUREKEZI Anastase Minisitiri w’Abakozi ba Leta n’Umurimo MUREKEZI Anastase Minister of Public Service and Labour MUREKEZI Anastase Ministre de la Fonction Publique et du Travail Bibonywe kandi bishyizweho Ikirango cya Repubulika: Seen and sealed with the Seal of the Republic: Vu et scellé du Sceau de la République: (sé) (sé) (sé) KARUGARAMA Tharcisse Minisitiri w’Ubutabera / Intumwa Nkuru ya Leta KARUGARAMA Tharcisse Minister of Justice / Attorney General KARUGARAMA Tharcisse Ministre de la Justice / Garde des Sceaux 70 I AUX ANNEXE INSTRUCTIONS DU PREMIER MINISTRE No 002/03 DU 06/12/2012 RELATIVES DE L’ATTESTATION DE SERVICES RENDUS L’OCTROI A Official Gazette nº 50 of 10/12/2012 UMUGEREKA WA I W’AMABWIRIZA YA MINISITIRI W’INTEBE No 002/03 YO KUWA 06/12/2012 YEREKEYE ITANGWA RY’ICYEMEZO CY’IMIRIMO YAKOZWE ANNEXE I TO PRIME MINISTER’S INSTRUCTIONS No 002/03 OF 06/12/2012 ON GRANTING CERTIFICATE OF SERVICES 71 Official Gazette nº 50 of 10/12/2012 UMUYOBOZI UFITE UBUBASHA BWO GUTANGA ICYEMEZO CY’IMIRIMO YAKOZWE N0 ABARI ABAYOBOZI CYANGWA ABAKOZI KU MYANYA IKURIKIRA 1. - Minisitiri, Umunyamabanga wa Leta n’abandi bayobozi bo kuri urwo rwego; - Umuyobozi w’Ibiro bya Perezida wa Repubulika; - Umuyobozi w’Ibiro bya Minisitiri w’Intebe; UMUYOBOZI UFITE UBUBASHA BWO GUTANGA ICYEMEZO CY’IMIRIMO YAKOZWE Minisitiri w’Intebe - Ba Visi Perezida b’Umutwe w’Abadepite; - Ba Visi Perezida ba Sena; - Abasenateri; - Abadepite; - Abanyamabanga Bakuru n’Abanyamabanga Bakuru Bungirije mu Nteko Perezida w’Umutwe w’Abadepite cyangwa Perezida wa Sena bitewe n’urwego 2. 3. - Visi Perezida w’Urukiko rw’Ikirenga; - Abacamanza b’Urukiko rw’Ikirenga; Abacamanza Rukuru n’ab’Urukiko Rukuru b’Urukiko rw’Ubucuruzi; - Umunyamabanga Mukuru mu Rukiko rw’Ikirenga 4. - Abacamanza n’ab’Urukiko rw’Ubucuruzi; usibye ab’Urukiko Rukuru n’Urukiko rw’Ikirenga Rukuru - Abandi bakozi bo mu nkiko 5. - Ba Ambasaderi n’abahagarariye u Rwanda ku buryo buhoraho mu miryango mpuzamahanga; - Abakuru b’Intara n’Umuyobozi w’Umujyi wa Kigali; - Abayobozi b’Ibigo bya Leta, Komisiyo z’Igihugu, Inzego zihariye; Inama z’Igihugu n’ibigo biri ku rwego rumwe na zo; - Abanyamabanga bahoraho muri Minisiteri, Abakuru n’abagize Inama z’Ubuyobozi /Abakomiseri b’Ibigo bya Leta, Komisiyo z’Igihugu, Inzego zihariye; Inama z’Igihugu n’ibigo biri ku rwego rumwe na zo 6. Umuyobozi n’Umuyobozi Wungirije w’Akarere 7. Umunyamabanga Nshingwabikorwa w’Intara/Umujyi wa Kigali/ Akarere 8. Abakozi ba Leta mu nzego nkuru z’Igihugu, muri za Minisiteri, mu bigo bya Leta, muri za Komisiyo z’Igihugu, Inzego zihariye, Inama z’Igihugu, Intara, Umujyi wa Kigali n’Uturere 72 Perezida w’Urukiko rw’Ikirenga Perezida w’Urukiko bireba Minisitiri ureberera urwego iyo ahari, cyangwa Minisitiri w’Intebe iyo nta Minisitiri ureberera urwego uhari Umukuru w’Intara w’Intara/Umukuru Umukuru w’Umujyi wa Kigali/ Umuyobzi w’Akarere bitewe n’urwego Umuyobozi w’Ibiro/Umunyabanga Umunyamabanga Uhoraho/ Mukuru/Umuyobozi w’Ikigo cya Leta/Umunyamabanga Nshingwabikorwa bitewe n’urwego Official Gazette nº 50 of 10/12/2012 COMPETENT AUTHORITIES TO DELIVER CERTIFICATE OF SERVICES N° FORMER AUTHORITIES AND PUBLIC SERVANTS ON THE POSITIONS BELOW COMPETENT TO DELIVER CERTIFICATE OF SERVICE AUTHORITY 1 - Ministers, Ministers of State and Prime Minister equivalent; - Director of Cabinet /Office of the President; - Director of Cabinet/ Office of the Prime Minister; 2 - Deputy Speakers of the Chamber of Deputies; - Vice Presidents of the Senate; - Senators; - Deputies; - Clerks and Deputy Clerks in Parliament - Deputy Chief Justice; - Judges of the Supreme Court, High Court and Commercial High Court; - Secretary General of the Supreme Court - Judges except those of the Supreme Court and High Courts; - Administrative Staff in Courts 3 4 5 - Ambassadors and Permanent Representatives of Rwanda to International Organizations; - Governors of Province and Mayor of the City of Kigali; - Heads of Public Institutions, National Commissions, Specialized Organs; National Councils and equivalent; - Permanent Secretaries in Ministries, Heads and Members of Boards/Commissioners of Public Institutions, National Commissions, Specialized Organs; National Councils and equivalent Speaker or President of the Senate accordingly Chief Justice President of the Supervising Court Supervising Minister where applicable, and the Prime Minister if there is no Supervising Minister 6 7 8 Mayors and Vice Mayors of Districts Governor of Province Executive Secretary of Province/City of Kigali/District Governor of Province/Mayor of the City of Kigali/ Mayor of District accordingly Public Servants in Government High Institutions, Ministries, Public Institutions, National Commissions, Specialized Organs, National Councils, Provinces, City of Kigali and Districts Director of Cabinet/Permanent Secretary/ Secretary General/Head of Public Institution/Executive Secretary accordingly 73 Official Gazette nº 50 of 10/12/2012 AUTORITE COMPETENTE POUR L’OCTROI D’UNE ATTESTATION DE SERVICES RENDUS N° ANCIENNES AUTORITES OU ANCIENS AGENTS DE L’ETAT AUX POSTES SUIVANTS COMPETENTE AUTORITE POUR L’OCTROI D’UNE ATTESTATION DE SERVICES RENDUS 1 2 3 4 5 6 7 8 Premier Ministre Président de la Chambre des Députés ou Président du Sénat, selon le cas Président de la Cour Suprême Président de la Juridiction concernée Ministre de tutelle lorsqu’il y en a ou, le cas échéant, le Premier Ministre - Ministres, Secrétaires d’Etat et équivalents; - Directeur de Cabinet /Présidence de la République; - Directeur de Cabinet / Primature; - Vice-Présidents de la Chambre des Députés; - Vice-Présidents du Sénat; - Sénateurs; - Députés; - Secrétaires Généraux et Secrétaires Généraux Adjoints au Parlement - Vice-Président de la Cour Suprême; - Juges de la Cour Suprême, la Haute Cour et la Haute Cour de Commerce; - Secrétaire Général de la Cour Suprême - Juges, à l’exception de ceux de la Cour Suprême et des Hautes Cours; - Agents des cours et tribunaux - Ambassadeurs et Représentants permanents auprès des organisations internationales; - Gouverneur de Province et Maire de la Ville de Kigali; - Directeurs des Etablissements Publics, Commissions Nationales, Organes Spécialisés; Conseils Nationaux et équivalents; - Secrétaires Permanents aux Ministères, Présidents et membres des Conseils d’Administration /Commissaires des Institutions Publiques, des Commissions Nationales, Organes Spécialisés; Conseils Nationaux et équivalents Maires et Vice-Maires de Districts Gouverneurs de Provinces Secrétaires Exécutifs de Province/Ville de Kigali/District Gouverneur de Province /Maire de la Ville de Kigali/ Maire de District, selon le cas Agents de l’Etat dans les Hautes Institutions Publiques, Ministères, Etablissements Publics, Commissions Nationales, Organes Spécialisés, Conseils Nationaux, Provinces, Ville de Kigali et Districts Directeur de Cabinet/ Secrétaire Permanent / Secrétaire Général / Directeur de l’Etablissement Public / Secrétaire Exécutif, selon le cas 74 II AUX ANNEXE INSTRUCTIONS DU PREMIER MINISTRE No 002/03 DU 06/12/2012 DE RELATIVES L’ATTESTATION DE SERVICES RENDUS L’OCTROI A Official Gazette nº 50 of 10/12/2012 UMUGEREKA WA II W’AMABWIRIZA YA MINISITIRI W’INTEBE No 002/03 YO KUWA 06/12/2012 YEREKEYE ITANGWA RY’ICYEMEZO CY’IMIRIMO YAKOZWE ANNEXE II TO PRIME MINISTER’S INSTRUCTIONS No 002/03 OF 06/12/2012 ON GRANTING CERTIFICATE OF SERVICES 75 Official Gazette nº 50 of 10/12/2012 Ikiranga Urwego ICYEMEZO CY’IMIRIMO YAKOZWE Jyewe………... (Izina ry’Umuyobozi ubifitiye ububasha), ………… (Inyito y’akazi akora) ndemeza ko Bwana/Madamu/Madamazela………………..(Izina rya nyiri icyangombwa) yakoreye………………(Izina ry’urwego rwa Leta mu magambo yose) ku mwanya wa: ………………...……… (Inyito y’umwanya w’umurimo yakoze, erekana Ishami yakoreye niba ari ngombwa) guhera ku wa...................kugeza ku wa………….. Icyi Cyemezo gitanzwe kugira ngo giheshe nyiracyo uburenganzira bugishingiyeho. Bikorewe…………ku wa……………… (Erekana ahantu n’igihe bikorewe) …………………..(Umukono w’Umuyobozi ubifitiye ububasha) ……………….…….. (Izina ry’Umuyobozi ubifitiye ububasha) Ibindi biranga Urwego igihe ari ngombwa 76 Official Gazette nº 50 of 10/12/2012 Official heading of the Institution CERTIFICATE OF SERVICES I……..(full name of the competent authority), the…………(Job title of the that do competent Mr/Mrs/Ms………………..(beneficiary’s for the………………(Institution’s full name) as: authority) worked hereby certify name) has ………………...……… (name of job position, please mention in which Department applicable) from...................to………….. worked he/she Unit has or if This certificate may serve for the purpose is required for. Done at…………on……………… (Place and date of issue) ………………….. (Signature of the competent authority) ……………….……..(Name of the competent authority) Official footer if applicable 77 Official Gazette nº 50 of 10/12/2012 En-tête officielle de l’Institution ATTESTATION DES SERVICES RENDUS l’autorité Je soussigné………... (Nom et prénom de l’autorité compétente), …………(Titre de que atteste M./Mme/Mlle………………..(Nom et prénom du bénéficiaire) a travaillé au sein de………………(Nom complet de l’institution) en qualité de: compétente) présente par la ………………...……… (Nom de l’emploi occupé, veuillez mentionner dans quel Département/Unité il a travaillé si cela est approprié) à partir du...................jusqu’au………….. Cette attestation est délivrée pour valoir ce que de droit. Fait à…………le……………… (Lieu et date) ………………….. (Signature de l’autorité compétente) ……………….…….. (Nom et prénom de l’autorité compétente) Bas de page officiel de l’Institution si applicable 78 Official Gazette nº 50 of 10/12/2012 Bibonywe kugira ngo bishyirwe ku mugereka w’Amabwiriza ya Minisitiri w’Intebe no 002/03 yo kuwa 06/12/2012 yerekeye itangwa ry’icyemezo cy’imirimo yakozwe Seen to be annexed to the Prime Minister’s Instructions no 002/03 of 06/12/2012 on granting certificate of services Vu pour être annexé aux Instructions du Premier Ministre no 002/03 du 06/12/2012 relatives à l’octroi de l’attestation de services rendus Kigali, kuwa 06/12/2012 Kigali, on 06/12/2012 Kigali, le 06/12/2012 (sé) (sé) (sé) Dr. HABUMUREMYI Pierre Damien Minisitiri w’Intebe Dr. HABUMUREMYI Pierre Damien Prime Minister Dr. HABUMUREMYI Pierre Damien Premier Ministre (sé) (sé) (sé) MUREKEZI Anastase Minisitiri w’Abakozi ba Leta n’Umurimo MUREKEZI Anastase Minister of Public Service and Labour MUREKEZI Anastase Ministre de la Fonction Publique et du Travail Bibonywe kandi bishyizweho Ikirango cya Repubulika: Seen and sealed with the Seal of the Republic: Vu et scellé du Sceau de la République : (sé) (sé) (sé) KARUGARAMA Tharcisse Minisitiri w’Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta KARUGARAMA Tharcisse Minister of Justice/Attorney General KARUGARAMA Tharcisse Ministre de la Justice/ Garde des Sceaux 79