MINISTERIAL INSTRUCTIONS N° 01/19.23 OF 03/03/2016 DETERMINING MISSION FEES OF PUBLIC SERVANTS ON OFFICIAL MISSION INSIDE THE COUNTRY

Ingingo ya mbere: Icyo aya Mabwiriza agamije Article One: Purpose of these Instructions Article premier: Objet des présentes Instructions Aya Mabwiriza amafaranga ntarengwa agenerwa abakozi ba Leta bari mu butumwa bw’akazi imbere mu Gihugu. ashyiraho These Instructions determine the maximum mission allowance for public servants on official mission inside the Country. Les présentes Instructions fixent le plafond des frais de mission alloués aux agents de l’État en mission officielle à l’intérieur du Pays. 1

Ingingo ya 2: Abarebwa n’aya Mabwiriza Article 2: Scope of these Instructions Official Gazette nᵒ 10 of 07/03/2016 Article 2: Champ d’application des présentes Instructions Les présentes Instructions s’appliquent aux Aya Mabwiriza agenga abakozi ba Leta iyo These Instructions shall apply to public bari mu butumwa bw’akazi imbere mu Gihugu. servants while in official mission inside the Agents de l’Etat en mission officielle à country. L’intérieur du Pays. aya Mabwiriza Icyakora, Abanyapolitiki Bakuru b‟Igihugu hamwe na State High Political Leaders and to the Perezida na Visi Perezida b’Urukiko Rw’Ikirenga. President and Vice President of the Supreme Court. ntareba However, these Instructions shall not apply to Cependant, les présentes Instructions ne s’appliquent pas Politiques de l’Etat ainsi qu’au Président et le Vice-Président de la Cour Suprême. aux Hauts Mandataires

Ingingo ya 3: Amafaranga y’ubutumwa bw’akazi Article 3:Official mission fees Article 3: Frais de mission officielle Umukozi wa Leta ugiye mu butumwa Bw’akazi imbere mu Gihugu, yaba arara cyangwa atarara, Y’ubutumwa rw‟umurimo ariho. hashingiwe agenerwa ku rwego level. The public servant on official mission inside the country, either spending a night or not, is amafaranga entitled to mission fees, based on his/her job L’agent de l’Etat en mission officielle à l’intérieur du Pays, devant passer ou pas la nuit, bénéficie les frais de mission, calculés sur Base de son niveau d’emploi. Urwego rwohereje umukozi mu butumwa bw‟akazi imbere mu Gihugu rumugenera indamunite n’amafaranga n’ay’icumbi igihe araye mu butumwa. buri munsi y’ingoboka, The institution that sends a public servant on official mission inside the country shall grant L’institution qui envoie un agent de l’Etat en mission officielle à l’intérieur du pays lui zigizwe him/her daily mission allowances made of fees octroie les indemnités journalières de mission comprennent les frais de prévoyance, de restauration et les frais de logement lorsqu’il doit passer la nuit en mission. he/she has to spend the night on mission. ay’ifunguro, for contingency, meals, and accommodation if za Ingano y’amafaranga atangwa kuri buri munsi The amount of mission fees per day is in the w‟ubutumwa igaragara ku mugereka w‟aya mabwiriza. annex of these Instructions. Le montant des frais alloués par journée de Mission est en annexe des présentes Instructions. 2 Official Gazette nᵒ 10 of 07/03/2016

Ingingo ya 4: Amafaranga akorerwa Article 4:Costs on the purchase order ifatabuguzi Article 4: Frais alloués sur bon de commande Bitabangamiye ibiteganywa mu ngingo ya 3 y’aya Mabwiriza, umukozi wa Leta araye mu butumwa bw’akazi, amafaranga akorerwa ifatabuguzi ajyanye no gucumbika, gufungura n’ijoro no gufungura mu gitondo abarwa hashingiwe ku rwego rw’umurimo umukozi arimo bw’akazi bwakorewe. ubutumwa n’ahantu Without prejudice to provisions of Article 3 of these Instructions, when a public servant spend the night on official mission, the costs on a purchase of are accommodation, dinner and breakfast which are calculated in consideration of the job level of the public servant and the place of the official mission. order costs the Sans préjudice des dispositions de l’article 3 des présentes Instructions, lorsqu’un agent de l’Etat doit passer la nuit en mission officielle, les frais qui nécessitent un bon de commande sont les frais hébergement, de dîner et de petit déjeuner qui sont calculés sur base du niveau d’emploi de l’agent et du lieu de la mission officielle.

Ingingo ya 5: Itangwa ry’amafaranga Article 5: Granting official mission fees y’ubutumwa bw’akazi Article 5: Allocation des frais de mission officielle Amafaranga y’ubutumwa bw’akazi ahabwa Official mission fees are granted to the public umukozi mbere y’uko ajya mu butumwa servant before his/her departure in official bw’akazi. mission. Les frais de mission officielle sont alloués à l’agent de l’Etat avant de partir en mission officielle.

Ingingo ya 6: Ivanwaho ry’ingingo Article 6: Repealing provision zinyuranyije n’aya mabwiriza Article 6:Disposition abrogatoire Amabwiriza ya Minisitiri no 001/15/10/TC yo ku wa 20/07/2015 yerekeye amafaranga y‟ubutumwa agenerwa abakozi ba Leta bari mu butumwa imbere mu gihugu hamwe n’ingingo zose z’amabwiriza abanziriza aya kandi zinyuranyije nayo bivanyweho Ministerial Instructions no 001/15/10/TC of 20/07/2015 determining mission allowance of public servants on mission inside the Country andall other prior provisions contrary to this Instructions are hereby repealed. Instructions Ministérielles no 001/15/10/TC du 20/07/2015 relatives aux frais de missions alloués aux agents de l’Etat en mission à l’intérieur du Pays, ainsi que toutes les autres dispositions aux présentes Instructions sont abrogées. antérieures contraires

Ingingo ya 7: Igihe Amabwiriza atangira Article 7: Commencement gukurikizwa Article 7: Entrée en vigueur Aya mabwiriza atangira gukurikizwa ku munsi atangarijweho mu Igazeti ya Leta ya Repubulika y’u Rwanda. These instructions shall come into force on the day of their publication in the Official Gazette of the Republic of Rwanda. Les présentes instructions entrent en vigueur le jour de leur publication au Journal Officiel de la République du Rwanda. 3 Official Gazette nᵒ 10 of 07/03/2016 Kigali, ku wa 03/03/2016 Kigali, on 03/03/2016 Kigali, le 03/03/2016 (sé) UWIZEYE Judith Minisitiri w’Abakozi ba Leta n’Umurimo (sé) UWIZEYE Judith Minister of Public Service and Labour (sé) UWIZEYE Judith Ministre de la Fonction Publique et du Travail Bibonywe kandi bishyizweho Ikirango cya Repubulika: Seen and sealed with the Seal of the Republic: Vu et scellé du Sceau de la République : (sé) BUSINGYE Johnston Minisitiri w’Ubutabera / Intumwa Nkuru ya Leta (sé) BUSINGYE Johnston Minister of Justice / Attorney General (sé) BUSINGYE Johnston Ministre de la Justice / Garde des Sceaux 4 Official Gazette nᵒ 10 of 07/03/2016 UMUGEREKA W’AMABWIRIZA YA MINISITIRI N°01/19.23 YO KU WA 03/03/2016 YEREKEYE AMAFARANGA NTARENGWA AGENERWA ABAKOZI BA LETA BARI MU BUTUMWA BW’AKAZI IMBERE MU GIHUGU TO N°01/19.23 MINISTERIAL ANNEX INSTRUCTIONS OF 03/03/2016 DETERMINING MISSION FEES OF PUBLIC SERVANTS ON OFFICIAL MISSION INSIDE THE COUNTRY N°01/19.23 INSTRUCTIONS ANNEXE DES MINISTERIELLES DU 03/03/2016 DETERMINANT LES FRAIS DE MISSIONS ALLOUES AUX AGENTS DE L’ETAT EN MISSION OFFICIELLE A L’INTERIEUR DU PAYS 5 Official Gazette nᵒ 10 of 07/03/2016 AMAFARANGA ATANGWA KURI BURI MUNSI W’UBUTUMWA BW’AKAZI Urwego rw’Umurimo Amafaranga ntarengwa akorerwa ifatabuguzi ku mukozi wa Leta uraye mu butumwa bw’akazi cyangwa amafaranga ahabwa umukozi iyo agiye Amafaranga y’ingoboka ahabwa Umukozi mu butumwa bw’akazi akarara Buri w’ubutumwa bw’akazi munsi Ahantu hose (Zone 3) Huye-Rusizi- Nyamasheke- Karongi na (Zone 4) Gasabo, Kicukiro, Nyarugenge, Rubavu, Nyabihu Bugesera na Musanze (Zone 2) (Zone 1) Rwamagana, Kirehe, Nyagatare, Kayonza, Gicumbi, Muhanga, Nyanza na Nyamagabe Gakenke, Burera, Rutsiro, Ngororero, Gatsibo, Rulindo, Kamonyi, Gisagara, Ngoma, Ruhangona Nyaruguru D na E (Abayobozi Bakuru n’abandi Bakozi bari ku rwego rumwe) 10,000 Frw Bishyurirwa n’Urwego bakorera hakoreshejwe ifatabuguzi ku ifunguro, ibinyobwa bidasindisha, n’icumbi igiheb araye mu butumwa bw’akazi F na G/1 (Abanyamabanga Bahoraho, AbanyamabangaBakuru,Abayobozi b‟Ibigo bya Leta n‟abandi Bakozi bari ku rwego rumwe) H/2 (Abayobozi Bakuru mu Nzego za Leta n’abandi Bakozi bari ku rwego rumwe) 9,600 Frw Bishyurirwa n’Urwego bakorera hakoreshejwe ifatabuguzi ku ifunguro, ibinyobwa bidasindisha, n’icumbi igihe baraye mu butumwa bw’akazi 7,200 Frw 49,700 Frw 44,200 Frw 39,500Frw 37,200 Frw Abakozi bari ku rwego rwa 3 (Abayobozi 7,200 Frw 47,700 Frw 42,200 Frw 37,200 Frw 34,200 Frw Official Gazette nᵒ 10 of 07/03/2016 b’amashami mu Nzego za Leta n‟abandi Bakozi bari ku rwego rumwe) J/4, K/5 na L/6 7-14 6,000 Frw 38,000 Frw 36,000 Frw 31,000 Frw 28,000 Frw 4,800 Frw 18,050 Frw 17,800 Frw 17,800 Frw 16,800 Frw Official Gazette nᵒ 10 of 07/03/2016 AMOUNT OF OFFICIAL MISSION FEES ALLOCATED PER DAY Job level Contingency Costs on the purchase order for the public servant who spends the night on official mission or allowance fees allocated given to the servant who spends the night on official mission to Servant day official mission Public per on All zones (Zone 4) (Zone 3) (Zone 2) (Zone 1) Huye-Rusizi- Nyamasheke- Nyagatare, Rwamagana, Kirehe, Gasabo, Kicukiro, Nyarugenge, Karongi and Rubavu, Nyabihu and Musanze Bugesera Gakenke, Burera, Rutsiro, Ngororero, Kayonza, Gicumbi, Muhanga, Nyanza and Gatsibo, Rulindo, Nyamagabe Kamonyi, Gisagara, Ngoma, Ruhango and Nyaruguru (Director 10,000 Frw D and E General and Public same job level) other Servants on F and G/1Permanent 9,600 Frw Secretary Secretary, , Director General General of Public Institutions and other The concerned Institution shall pay for food, soft drinks and accommodation if he/she spends a night on official mission. Payment shall be done on the basis of purchase order The concerned Institution shall pay for food, soft drinks and accommodation if he/she spends a night on official mission. Payment shall be done on the basis of purchase order Official Gazette nᵒ 10 of 07/03/2016 49,700 Frw 44,200 Frw 39,500 Frw 37,200 Frw 47,700 Frw 42,200 Frw 37,200 Frw 34,200 Frw Public Servants same job level) on H/2 (Director General 7,200 Frw in Public Institutions and Public other Servants on same job level ) on 7,200 Frw Public servants level 3 (Director of Units Public in Institutions and other Public Servants on same job level) J/4, K/5 and L/6 6,000 Frw 38,000 Frw 36,000 Frw 31,000 Frw 28,000 Frw 7-14 4,800 Frw 18,050 Frw 17,800 Frw 17,800 Frw 16,800 Frw Official Gazette nᵒ 10 of 07/03/2016 MONTANT DES FRAIS ALLOUES PAR JOURNEE DE MISSION OFFICIELLE Niveaud’emploi de Paiement sur bon de commande à l’agent de l’Etat qui passe la nuit en mission officielle ou frais alloués directement à l’agent de l’Etat qui passe la nuit en mission officielle Frais prévoyance alloués l’Agent l’Etat jour mission officielle à de par de Toutes zones (Zone 4) (Zone 3) (Zone 2) (Zone 1) Huye-Rusizi- Nyamasheke- Nyagatare, Rwamagana, Gasabo, Kicukiro, Nyarugenge, Karongi et Bugesera Rubavu, Nyabihu et Kayonza, Gicumbi, Muhanga, Nyanza Nyamagabe Musanze Kirehe, Gakenke, Burera, Rutsiro, Ngororero, et Gatsibo, Rulindo, Kamonyi, Gisagara, Ngoma, Ruhango et Nyaruguru (Directeurs 10,000 Frw D et E Généraux et de agents niveau) autres même (les 9,600 Frw et G/1 F Secrétaires Permanents, les Secrétaires Généraux, L’Institution concernée paie les factures de repas, de boissons non alcoolisées, ainsi que celle du logement lorsqu’il leur arrive de passer la nuit en mission officielle. L’Institution concernée paie les factures de repas, de boissons non alcoolisées, ainsi que celle du logement lorsqu’il leur arrive de passer la nuit en mission officielle. Official Gazette nᵒ 10 of 07/03/2016 49,700 Frw 44,200 Frw 39,500 Frw 37,200 Frw 47,700 Frw 42,200 Frw 37,200 Frw 34,200 Frw Directeurs les Généraux des Institutions Publiques et autres agents de même niveau) (Directeurs 7,200 Frw H/2 les Généraux dans Institutions Publiques et autres agents de L’Etat même de niveau) d’emploi Agents de l‟Etat de 7,200 Frw niveau 3 d‟Unités (Directeurs et autres agents de même niveau) J/4, K/5 na L/6 6,000 Frw 38,000 Frw 36,000 Frw 31,000 Frw 28,000 Frw 7-14 4,800 Frw 18,050 Frw 17,800 Frw 17,800 Frw 16,800 Frw Kigali, kuwa 03/03/2016 Kigali, on 03/03/2016 Kigali, le 03/03/2016 Official Gazette nᵒ 10 of 07/03/2016 (sé) UWIZEYE Judith Minisitiriw’Abakozi ba Leta n’Umurimo (sé) UWIZEYE Judith Minister of Public Service and Labour (sé) UWIZEYE Judith Ministre de la Fonction Publique et du Travail Bibonywe kandi bishyizweho Ikirango cya Repubulika: Seen and sealed with the Seal of the Republic: Vu et scellé du Sceau de la République : (sé) BUSINGYE Johnston Minisitiri w’Ubutabera / Intumwa Nkuru ya Leta (sé) BUSINGYE Johnston Minister of Justice / Attorney General (sé) BUSINGYE Johnston Ministre de la Justice / Garde des Sceaux