UDHËZIMI ADMINISTRATIV Nr. 3/2006PËR ZBATIMIN E LIGJIT PËR QASJEN NЁ DOKUMENTET ZYRTARE
This administrative instruction says it is issued to implement the law on access to official documents.
AI-assisted research synopsis — verify against the official legal text below.
- Jurisdiction
- Kosovo
- Instrument
- Regulation
- Citation
- QRK-03/2006
- Version
- Undated source snapshot
- Language
- sq
- Updated
- Official source
- View official record ↗
access restriction access to documents archive transfer archives archiving classification classification deadlines commission governance compliance computer and communication systems confidentiality copying and transcripts customer intake decision-making document access document access and records management document access control document classification document compliance document governance document handling document management document ownership document reference schemes +30 more
Statute overview
About this statute
This administrative instruction says it is issued to implement the law on access to official documents. A person has a fundamental right to free and unobstructed access to official documents. This provision says the Administrative Instruction applies to all institutions, and that “institutions” has the meaning given in the law on access to official documents. This article defines key terms used in the administrative instruction, including staff roles and document classification levels. This provision says that an official document includes a copy of an official document, part of an official document, or a copy of part of an official document.
Search within this statute
Search all stored provisions in this version.
Legal text
Provisions of UDHËZIMI ADMINISTRATIV Nr. 3/2006PËR ZBATIMIN E LIGJIT PËR QASJEN NЁ DOKUMENTET ZYRTARE
Showing 45 of 45
Part preamble
Preamble
- preamble Verify source ↗
Preamble
AI-assisted research summary: This administrative instruction says it is issued to implement the law on access to official documents.
INSTITUCIONET E PËRKOHSHME TE VETËQEVERISJES QEVERIA E KOSOVES UDHËZIM ADMINISTRATIV Nr. 3/2006 PËR ZBATIMIN E LIGJIT PËR QASJEN NЁ DOKUMENTET ZYRTARE Qeveria e Kosovës, Duke u bazuar në Rregulloren e UNMIK-ut nr. 2001/19 mbi Degën e Ekzekutivit të Institucioneve të Përkohshme të Vetëqeverisjes në Kosovë, nenet 1.2, nenet 5.4, 14.3 dhe 17.1 të Rregullores së UNMIK-ut nr. 2003/32 për shpalljen e ligjit të miratuar nga Kuvendi i Kosovës mbi qasjen në dokumentet zyrtare, nenit 4.3 të Rregullores se Punes se Qeveris dhe me qëllim të zbatimit të tij, nxjerr Udhëzimin Administrativ, Nr. 3/2006për zbatimin e ligjit për qasjen ne dokumentet zyrtare. PJESA I Qëllimi dhe përkufizimet
- 1 Verify source ↗
Neni 1
AI-assisted research summary: A person has a fundamental right to free and unobstructed access to official documents.
Neni 1 Qëllimi 1.1 Qasja e lirë dhe e papenguar në dokumente zyrtare është e drejtë fundamentale e një personi e definuar përmes parimeve, kushteve dhe kufizimeve të Rregullores së UNMIK-ut nr. 2003/32 për shpalljen e ligjit të miratuar nga Kuvendi i Kosovës mbi qasjen në dokumentet zyrtare (në tekstin e mëtejmë: Ligji për qasje në dokumentet zyrtare, ose: LQDZ). 1.2 Ky Udhëzim përcakton rregullat praktike për zbatimin e Ligjit për Qasje në Dokumentet Zyrtare duke përfshirë kornizën për menaxhimin e dokumenteve zyrtare në institucion. - 2 Verify source ↗
Neni 2
AI-assisted research summary: This provision says the Administrative Instruction applies to all institutions, and that “institutions” has the meaning given in the law on access to official documents.
Neni 2 Fushëveprimi 2.1 Ky Udhëzim Administrativ obligon të gjitha institucionet. 2.2 Fjala “institucionet” ka kuptimin ashtu si është përkufizuar në Ligjin për qasje në dokumente zyrtare. - 3 Verify source ↗
Neni 3
AI-assisted research summary: This article defines key terms used in the administrative instruction, including staff roles and document classification levels.
Neni 3 Përkufizimet 3.1 Të gjitha përkufizimet që janë të përcaktuara në Ligjin për qasjen në dokumentet zyrtare përdoren edhe në këtë udhëzim administrativ me të njëjtën domethënie. 3.2 Termat e mëposhtme të përdorura në këtë udhëzim Administrativ kanë kuptimin si vijon: i. ‘’Zyrtari më i lartë përgjegjës i institucionit’’ nënkupton zyrtarin më të lartë përgjegjës të shërbimit civil në institucion, ii. “arkivi” ka kuptimin e zyrës ku ruhen dokumentet zyrtare të një institucioni. iii. “arkivisti” ka kuptimin e postit të nëpunësit civil të definuar sipas nenit 15 të këtij Udhëzimi Administrativ. iv. “Komision” ka kuptimin Komisioni ndër-institucional për vlerësimin e praktikave administrative në fushën e dokumenteve zyrtare i përkufizuar sipas nenit 21 të këtij Udhëzimi Administrativ e në bazë të nenit 14.2 të LQDZ. v. “e Ndjeshme” është përdorë jo për të përcaktuar një kategori të veçantë të klasifikimit të dokumenteve zyrtare, por si një metodë e përshtatshme për t’iu referuar të gjitha informatave të Kufizuara, Konfidenciale, Sekret dhe Sekret i Lartë. Kategoria e dokumenteve të Ndjeshme i referohet të gjitha informatave të institucionit që në mënyrë eksplicite nuk janë përcaktuar si të Pakufizuara (Publike). vi. “të Pakufizuara” (Publike), janë dokumentet ose informatat që në mënyrë eksplicite janë dedikuar për t’iu lëshuar publikut. Ky tip i informatave mund t’i shpërndahet në mënyrë të lirë çdokujt, në deklarata për media, informatat për kontakt për qytetarë, ose broshura dhe formularë të institucionit. vii. “të Kufizuara” (Interne), është kategoria e dokumenteve ose informatave që mund t’i jepet në mënyrë të pakufizuar kujtdo që është i punësuar në institucion dhe që ka nevojë për të ditur në bazë të detyrave të punës. Kjo kategori nganjëherë quhet edhe “Interne” e që përdoret ngase shpjegon vetë audiencën e dedikuar. Informatat Interne, në përgjithësi, përfshijnë të gjitha ato informata që përdoren gjatë punës së përditshme të institucionit e që nuk duhet të lëshohet jashtë pa u siguruar se kjo mund të bëhet. Për dallim prej kategorive me klasifikim më të lartë (Konfidenciale, Sekret dhe Sekret i Lartë) lëshimi i paautorizuar i informatave Interne nuk pritet të shkaktojë dëm serioz për institucionin, partnerët e institucionit, të punësuarit apo për interesin publik. Informatat Interne mund tu lëshohen palëve të treta vetëm nëse kjo është e domosdoshme që institucioni t’i kryejë me sukses detyrat e veta. Një marrëveshje mbi konfidencialitetin duhet të nënshkruhet në mes të institucionit dhe palës së tretë përpara se informatat Interne të mund tu lëshohen palëve të treta si për shembull punëtorëve të kompanive kontraktuese, konsulentëve e të ngjashme. Informatat Interne mund të lëshohen në publik vetëm me pëlqimin me shkrim dhe në kushtet e vendosura nga Pronari i Informatave viii. “Konfidenciale”, dokumentet e klasifikuara si Konfidenciale kanë për qëllim të përdoren vetëm brenda institucionit. Në shumicën e rasteve duhen të përdoren nga një numër shumë i kufizuar i njerëzve që kanë një nevojë absolute për të ditur. Natyra e dokumenteve Konfidenciale është e tillë që çfarëdo lëshimi i paautorizuar i tyre do të ndikonte seriozisht në institucion, në partnerët e institucionit, të punësuarit në institucion, apo do të dëmtonte rëndë interesin publik. Dokumentet Konfidenciale, në përgjithësi, bien në njërën nga këto kategori: a. informata mbi sekretet e punës, politikat fiskale, monetare ose ekonomike, ose informata bërja publike e të cilave mund të sjellë në disavantazh apo të dëmtojë interesin publik; b. çdo informatë tjetër që është vitale për punën e institucionit, bërja publike e të cilës do të rrezikonte institucionin për të kryer punën e vet. ix. “Personale”, kategoria e dokumenteve që zakonisht bën pjesë në dokumentet Konfidenciale. Për shkak të rëndësisë në rritje të mbrojtjes së informatave personale zakonisht trajtohet veçmas. Kategoria e Informatave personale mbulon dokumentet e natyrës personale dhe është e dedikuar për përdorim vetëm brenda institucionit. Çdo lëshim i informatave Personale mund të ndikojë seriozisht në të punësuarit ose në institucion, nëse këto informata bien në duar të personave të paautorizuar. Dokumentet Personale mund të përfshijnë historinë e shëndetit të një personi, beneficionet shëndetësore, informatat mbi bankën dhe konton, historinë e rrogës ose çfarëdo informate që mund të identifikojë dikë personalisht. Kontratat e punës të të punësuarve në institucione nuk konsiderohet të jenë dokumente Personale. x. “Sekret”, kategoria e dokumenteve zyrtare definicioni i së cilës mund të plotësohet nga vetë institucioni, në rast se klasifikimi për nga atributi i ndjeshmërisë në një shkallë më të ultë nuk përkon me natyrën e atij dokumenti zyrtar në përdorim në atë institucion. Kategorizimi i dokumenteve zyrtare në këtë nivel mund të përdoret vetëm për dokumente zyrtare bërja publike e të cilave do të rrezikonte seriozisht interesin qenësor publik, do të rrezikonte jetën e njerëzve apo do të rrezikonte funksionimin e instrumenteve institucionale të Kosovës. xi. “Sekret i Lartë”, kategoria e dokumenteve zyrtare me nivelin më të lartë të ndjeshmërisë, definicioni i së cilës mund të plotësohet nga vetë institucioni, në rast se klasifikimi për nga atributi i ndjeshmërisë në një shkallë më të ultë nuk përkon me natyrën e dokumentit zyrtar në përdorim në atë institucion. Kategorizimi i dokumenteve zyrtare në këtë nivel mund të përdoret vetëm për dokumente zyrtare bërja publike e të cilave do të rrezikonte seriozisht interesin qenësor publik, do të rrezikonte jetën e njerëzve apo do të rrezikonte funksionimin e instrumenteve institucionale të Kosovës PJESA II Dokumentet zyrtare - 4 Verify source ↗
Neni 4
AI-assisted research summary: This provision says that an official document includes a copy of an official document, part of an official document, or a copy of part of an official document.
Neni 4 Kopja e dokumentit zyrtar 4.1 Duke mos kufizuar kuptimin e përkufizimit të dokumentit zyrtar të dhënë sipas nenit 2(b) të LQDZ, dokument zyrtar është: i. kopja e dokumentit zyrtar, ii. pjesë e dokumentit zyrtar ose kopje e një pjese të dokumentit zyrtar. - 5 Verify source ↗
Neni 5
AI-assisted research summary: This article defines when a document copy counts as an official copy.
Neni 5 Kopja zyrtare e dokumentit zyrtar 5.1 Kopja zyrtare e dokumentit zyrtar është kopja që mund të përdoret për qëllim të realizimit të së drejtës në qasje në dokumente zyrtare sipas LQDZ. 5.2 Kopja zyrtare e dokumentit zyrtar është: i. nëse dokumenti zyrtar është në përkujdesje të arkivit të institucionit - kopja që ruhet në arkiv; ii. nëse dokumenti zyrtar nuk është në përkujdesje të arkivit por të institucionit apo personit me të cilin institucioni apo arkivi kanë bërë marrëveshje për ruajtje sipas nenit 7.3 të këtij Udhëzimi Administrativ - kopja që ruhet nga institucioni apo personi me të cilin institucioni apo arkivi kanë bërë marrëveshje; iii. nëse dokumenti zyrtar është i tillë që, në bazë të nivelit të klasifikimit sipas ndjeshmërisë, nuk ruhet në arkiv por është në përkujdesje të institucionit - kopja që ruhet në institucion. 5.3 Ky Nen nuk e kufizon institucionin që të mbajë edhe kopje të tjera të dokumentit zyrtar, por këto nuk janë kopje zyrtare në kuptim të paragrafit (1) të këtij neni. - 6 Verify source ↗
Neni 6
AI-assisted research summary: The institution must create and keep official documents complete and accurate, and follow applicable laws, policies, and standards. The senior responsible officer must ensure the institution complies with this rule.
Neni 6 Krijimi dhe ruajtja e dokumenteve zyrtare 6.1 Institucioni është përgjegjës: i. për krijimin, ruajtjen e plotë dhe të saktë të Dokumenteve zyrtare për dhe gjatë kryerjes së aktiviteteve të institucionit, ii. të aplikojë të gjitha dispozitat e legjislacionit në fuqi, politikat relevante dhe standardet në lidhje me krijimin dhe ruajtjen e dokumenteve zyrtare. 6.2 Zyrtari më i lartë përgjegjës i institucionit siguron që institucioni i përmbahet paragrafit (1) të këtij neni. - 7 Verify source ↗
Neni 7
AI-assisted research summary: Institutions must care for and preserve their official documents, may make agreements for another person or institution to hold them, and must not destroy them except as allowed by law.
Neni 7 Përkujdesja dhe ruajtja e dokumenteve zyrtare 7.1Institucioni është përgjegjës për përkujdesjen dhe ruajtjen e dokumenteve zyrtare në pronësi të institucionit. 7.2 Institucioni nuk mund të shkatërrojë një dokument zyrtar përveç nëse kjo bëhet në pajtim me legjislacionin në fuqi. 7.3 Institucioni mund të lidhë një marrëveshje ndërmjet institucionit dhe një personi ose institucioni tjetër, e cila i mundëson personit ose institucionit tjetër që të ketë përkujdesje për një dokument zyrtar të institucionit. 7.4 Marrëveshja sipas paragrafit (3) të këtij neni duhet të përmbajë masa që sigurojnë përdorimin dhe ruajtjen e sigurt dhe kthimin e dokumentit zyrtar. 7.5 Nëse institucioni pushon së ekzistuari, dokumentet zyrtare të institucionit: i. nëse funksionet e institucionit do të kryhen nga një institucion tjetër, do t’i jepen institucionit tjetër; ose ii. nëse funksionet e institucionit nuk do të kryhen nga një institucion tjetër, do t’i jepen institucionit që është institucioni relevant sipas rregullores; ose iii. në cilindo rast tjetër, do t’i jepen Arkivit të Kosovës. 7.6 Nëse funksionet ose autorizimet e institucionit (“institucioni origjinal”) transferohen mbi një institucion tjetër, dokumentet e institucionit origjinal në lidhje me funksionin dhe autorizimet që transferohen në institucionin tjetër duhet t’i jepen institucionit tjetër. - 8 Verify source ↗
Neni 8
AI-assisted research summary: Rregulla se kujt i takon pronësia e disa dokumenteve zyrtare: në disa raste i takon Kuvendit të Kosovës, ndërsa për dokumentet e një institucioni tjetër mund t’i takojë vetë institucionit ose Kuvendit.
Neni 8 Pronësia e dokumenteve zyrtare 8.1 Nëse dokumenti zyrtar është dokument i ushtrimit të pushtetit ose i instrumentalizimit të pushtetit, pronësia e dokumentit zyrtar bie mbi Kuvendin e Kosovës. 8.2 Pronësia e një dokumenti zyrtar të një institucioni tjetër bie mbi: i. nëse dokumenti zyrtar është në pronësi të institucionit, në institucion; ose në cilindo rast tjetër, në Kuvendin e Kosovës. - 9 Verify source ↗
Neni 9
AI-assisted research summary: The institution must designate a document owner for each type of official document in use. The document owner handles classification, sensitivity review, periodic review, archive-transfer decisions, and may not delegate this care responsibility.
Neni 9 Pronari i dokumenteve zyrtare 9.1 Institucioni është përgjegjës për përcaktimin e pronarit të dokumenteve për secilin lloj të dokumenteve zyrtare në përdorim në atë institucion. 9.2 Pronari i dokumenteve mund të jetë një person apo një departament ose njësi organizative brenda institucionit i ngarkuar me përgjegjësitë e definuara sipas paragrafit (3) të këtij neni. 9.3 Pronari i dokumenteve zyrtare, për dokumentet për të cilat është pronar përkujdeset për: i. klasifikimin sipas skemës së klasifikimit të dokumenteve zyrtare të institucionit, ii. klasifikimin sipas ndjeshmërisë, iii. rishikon periodikisht klasifikimin dhe nëse ka nevojë, i propozon ndryshime Zyrtarit më të lartë përgjegjës të institucionit, iv. përcakton nëse dokumentet zyrtare duhet të transferohen në arkiv. 9.4 Pronari i dokumenteve zyrtare nuk mund të delegojë përgjegjësinë e përkujdesjes mbi dokumentet zyrtare. PJESA III Qasja në dokumente zyrtare - 10 Verify source ↗
Neni 10
AI-assisted research summary: Defines the “restricted access period” for a classified official document.
Neni 10 Kuptimi i “periudhës së qasjes së kufizuar” 10.1 Periudha e qasjes së kufizuar për një dokument zyrtar të klasifikuar nga institucioni që përmban material potencialisht të përmendur në nenin 4 të Ligjit për Qasje në Dokumente Zyrtare është periudha më e gjatë nga më poshtë e që: i. fillon në datën e krijimit të dokumentit dhe përfundon 30 vite pas datës së ndryshimit të fundit në dokument; ii. fillon në datën e krijimit të dokumentit dhe përfundon: (a) nëse paragrafi më poshtë nuk është i aplikueshëm, në datën e shënuar në njoftimin me shkrim të dhënë arkivistit nga institucioni përgjegjës ose pronari i dokumentit në momentin kur dokumenti i jepet arkivit; ose (b) në datën e shënuar në njoftimin e fundit me shkrim të dhënë arkivistit nga institucioni ose pronari i dokumentit sipas nenit 13 të këtij udhëzimi administrativ. - 11 Verify source ↗
Neni 11
AI-assisted research summary: Kërkesat për qasje në dokumente zyrtare duhet t’u parashtrohen arkivit të institucionit, por mund t’i dorëzohen edhe cilitdo organi të institucionit gjatë orarit të punës.
Neni 11 Parashtrimi i kërkesës për qasje në dokumente zyrtare 11.1 Kërkesa për qasje në dokumente zyrtare (Shtojca 1) në përkujdesje të institucionit duhet t’i parashtrohet arkivit të institucionit por mund t’i parashtrohet edhe cilitdo organ të institucionit gjatë tërë kohës së orarit të punës së institucionit.. 11.2 Nëse parashtruesi i kërkesës i drejtohet institucionit apo cilitdo organ të institucionit, institucioni apo cilido organ i institucionit i. i ofron parashtruesit ndihmë duke e drejtuar atë të dorëzojë kërkesën në arkivin e institucionit; ose ii. e pranon kërkesën dhe ia përcjell kërkesën arkivit të institucionit po të njëjtën ditë që e ka pranuar kërkesën. 11.3 Kërkesa për qasje në dokumente zyrtare e parashtruar institucionit apo cilitdo organ të institucionit regjistrohet në Regjistrin e kërkesave për qasje në dokumente zyrtare në datën që institucioni apo cilido organ i institucionit e ka pranuar kërkesën. 11.4 Kërkesa për qasje në dokumente zyrtare e parashtruar institucionit konform LQDZ 5.1 në çfarëdo forme të shkruar, duke përfshirë formën elektronike dhe e parashtruar konform dispozitave të këtij Udhëzimi administrativ, duhet patjetër të pranohet, të regjistrohet dhe të procesohet nga institucioni, pa marrë parasysh se qasja e kërkuar në atë kërkesë mund edhe të refuzohet. 11.5 Gjatë pranimit të kërkesës për qasje në dokumente zyrtare, pavarësisht se në çfarë forme është parashtruar ajo kërkesë, institucioni duhet t’i ofrojë ndihmë parashtruesit për të identifikuar dokumentet dhe informatat që kanë të bëjnë me kërkesën si dhe të sugjerojë mënyra se si mund të tejkalohet baza dhe arsyet formale për refuzimin e qasjes. 11.6 Me përjashtim kur parashtruesit i lejohet qasje e atypëratyshme, parashtruesit duhet t’i jepet shkresa me njoftimin për kërkesën e pranuar në formën në të cilën parashtruesi e ka bërë kërkesën po të njëjtën ditë kur është regjistruar kërkesa. - 12 Verify source ↗
Neni 12
AI-assisted research summary: People may access official documents, but institutions must keep some personal-data documents closed and must explain any refusal in writing.
Neni 12 Qasja në dokumente zyrtare 12.1 Secili person fizik ose juridik ka të drejtë të ketë qasje në cilindo dokument zyrtar përveç dokumenteve zyrtare të përjashtuara nga qasja e publikut në bazë të legjislacionit në fuqi. 12.2 Institucioni duhet të përgatisë dhe me kërkesë të parashtruesit të kërkesës, të mundësojë qasje të atypëratyshme në listën e llojeve të dokumenteve dhe listën e llojeve të dokumenteve të përjashtuara në atë institucion. 12.3 Institucioni nuk mund të japë qasje “selektive” në dokumentet zyrtare, kur një dokument zyrtar është publik, ai dokument zyrtar është publik për të gjithë pa përjashtim. 12.4 Dokumentet zyrtare janë të hapura për qasje gjatë gjithë kohës së orarit të punës së institucionit. 12.5 Çfarëdo vonese për realizimin e qasjes në dokumente zyrtare ose për të komunikuar vendimin mbi refuzimin, që sipas LQDZ nuk mund të jetë mbi 15 ditë pune nga dita e pranimit të kërkesës, mund të shkaktohet vetëm në raste të jashtëzakonshme kur dokumenti zyrtar i kërkuar nuk është i regjistruar në Regjistrin e dokumenteve zyrtare të institucionit dhe kur paraqitet: i. nevoja për të kërkuar dhe mbledhur dokumentet zyrtare nga zyrat ose njësitë e largëta të institucionit që janë të ndara nga zyra e institucionit ku gjendet arkivi ku është duke u procesuar kërkesa; ii. nevoja për të kërkuar, mbledhur dhe hulumtuar sasi të mëdha të dokumenteve të veçanta dhe të ndryshme që mund të jenë kërkuar brenda një kërkese të vetme. iii. nevoja për të konsultuar një institucion ose agjenci tjetër ose dy apo më shumë pjesë të institucionit që kanë interes në përcaktimin e vendimit mbi qasjen. iv. nevoja për të përpunuar të dhëna, shkruar programe kompjuterike ose konstruktuar raporte kompjuterike për të nxjerrë të dhënat. 12.6 Nëse institucioni parasheh se mund të ndodhë vonesë për shkaqe të përmendura në paragrafin (5) të këtij neni ose vonese shtesë konform nenit 6.3 të LQDZ, parashtruesi duhet të njoftohet paraprakisht dhe t’i jepen arsye të hollësishme për zgjatjen e mundshme të afatit kohor. 12.7 Nëse nuk ka përfunduar periudha e qasjes së kufizuar për dokumentin zyrtar të cilin institucioni ose pronari i dokumentit në bazë të ligjit e ka kategorizuar si dokument të përjashtuar nga qasja e publikut, parashtruesi i kërkesës mund të ketë qasje në këtë dokument zyrtar vetëm nëse: i. qasja mund të sigurohet konform nenit 6.2 dhe nenit 7.3 të Ligjit për Qasje në Dokumente Zyrtare, ose ii. institucioni përgjegjës ose pronari i dokumentit zyrtar i lëshon arkivistit një njoftim me shkrim që: (a) institucioni e ka klasifikuar dokumentin zyrtar si dokument në të cilin është lejuar qasje e pakufizuar, ose (b) qasja në dokument zyrtar mund të lejohet nën kushtet e përshkruara në njoftimin me shkrim të lëshuar nga institucioni përgjegjës ose pronari i dokumentit zyrtar dhe dërguar arkivistit. 12.8 Institucioni mund të refuzojë qasjen në dokumentin zyrtar nëse: i. dhënia e qasjes në dokument do të shkaktonte dëmtimin e dokumentit dhe kur institucioni nuk ka mundësi që të krijojë kopje të dokumentit ose të lejojë qasje në dokument përveçse në formën në të cilën do të shkaktohej dëmtimi i dokumentit, ose ii. dokumenti është bërë publik nga institucioni dhe parashtruesi i kërkesës ka qasje të lehtë në të dhe kur institucioni përgjegjës, bashkë me refuzimin, e sqaron parashtruesin e kërkesës se si mund ta gjejë dokumentin e kërkuar, ose iii. informacioni në dokumentin zyrtar mund të riprodhohet ose të bëhet i qasshëm vetëm duke përdorur një pajisje dhe teknologji specifike të cilën institucioni ose arkivi i institucionit nuk e ka dhe kur nuk mund të sigurohet qasje në atë pajisje apo teknologji; ose iv. është kërkuar një dokument zyrtar që nuk ekziston; ose v. është kërkuar një dokument zyrtar që do të krijohet në të ardhmen; ose vi. institucionit i bëhet kërkesë që të krijojë një dokument zyrtar, një listë ose një kompilacion. 12.9 Duke mos kufizuar nenin 18 të LQDZ, institucioni nuk do të lejojë qasje në: i. dokumentet me të dhëna personale për qytetarët që institucioni i mbledh dhe i ruan në funksion të ofrimit dhe kryerjes të shërbimeve të veta ndaj qytetarëve, ii. dokumentet me të dhëna personale të të punësuarve, përveç nëse kanë të bëjnë me punët e institucionit dhe janë përgatitur, janë në pronësi të institucionit, janë të përdorur dhe janë të ruajtura nga institucioni. 12.10 Institucioni duhet të arsyetojë vendimin mbi refuzimin e qasjes në çfarëdo dokumenti zyrtar të kërkuar duke argumentuar se: i. dokumenti zyrtar i kërkuar është në kategorinë e dokumenteve zyrtare të përjashtuara me ligj nga qasja e pakufizuar; ose ii. dokumenti zyrtar është në listën e miratuar nga Qeveria të dokumenteve të ndjeshme sipas nenit 4.3 të LQDZ dhe dispozitave të këtij udhëzimi administrativ; ose iii. interesi qenësor publik për të mos lejuar qasje është në mënyrë të qartë më i lartë se interesi qenësor publik për të dhënë qasje. 12.11 Përgjigja në një kërkesë për qasje në dokumente zyrtare që përmban vendimin mbi refuzimin e qasjes, duhet të jetë e dhënë me shkrim. Njoftimi me shkrim mbi refuzimin e qasjes në çfarëdo dokumenti zyrtar duhet të përmbajë edhe emrat dhe pozitat e secilit person përgjegjës për marrjen e vendimit mbi refuzimin e qasjes. 12.12 Përveç nëse kjo nuk ndalohet me ligj, institucioni mund të miratojë rregulla që mundësojnë qasje më të madhe, më të shpejtë ose më efikase në dokumentet zyrtare në pronësi të atij institucioni se që janë definuar në këtë nen. 12.13 Asgjë në këtë nen nuk e lejon institucionin që të vonojë qasjen ose kopjimin e dokumenteve zyrtare sipas formave të parapara në këtë udhëzim administrativ. - 13 Verify source ↗
Neni 13
AI-assisted research summary: The responsible institution or document owner may change a restricted-access notice in writing, and the archivist may ask for review or change after receiving an access request.
Neni 13 Rishqyrtimi dhe ndryshimi i njoftimit mbi qasjen nga institucioni përgjegjës apo pronari i dokumentit zyrtar 13.1 Ky nen aplikohet për njoftimin mbi qasjen e kufizuar dhënë arkivistit nga institucioni ose pronari i dokumentit për dokumentet zyrtare të dorëzuara në arkiv të institucionit. 13.2 Institucioni përgjegjës ose pronari i dokumentit zyrtar, me njoftim me shkrim, mund të ndryshojë njoftimin mbi qasjen e kufizuar. 13.3 Arkivisti, me pranimin e një kërkese për qasje në dokument zyrtar për të cilin institucioni përgjegjës apo pronari i dokumentit përmes njoftimit me shkrim për arkivistin ka përcaktuar periudhën e qasjes së kufizuar, mund të kërkojë nga institucioni përgjegjës ose pronari i dokumentit zyrtar që të rishqyrtojë, ose që me njoftim me shkrim dhënë arkivistit, të ndryshojë njoftimin mbi qasjen e kufizuar. 13.4 Nëse lind mospajtim në mes të arkivistit dhe institucionit përgjegjës ose pronarit të dokumentit në lidhje me njoftimin me shkrim për qasje, arkivisti ose institucioni përgjegjës apo pronari i dokumentit mund të referojnë mospajtimin në Komisionin ndër-institucional për vlerësimin e praktikave administrative në fushën e dokumenteve zyrtare. 13.5 Vendimi i Komisionit është i obligueshëm për institucionin dhe arkivistin. - 14 Verify source ↗
Neni 14
AI-assisted research summary: This article says official documents may be provided in several access formats, and the archivist may choose an alternative format in some cases.
Neni 14 Format e qasjes 14.1 Duke mos e kufizuar nenin 9 të Ligjit për Qasje në Dokumente Zyrtare, qasja në një dokument zyrtar mund t’i jepet parashtruesit: i. duke i lejuar parashtruesit mundësi të arsyeshme për ta parë aty për aty dokumentin zyrtar: ose ii. duke i dhënë parashtruesit një kopje të dokumentit; ose iii. duke organizuar që parashtruesi të dëgjojë zërat ose të shikojë fotografitë ose të shkruarat në dokument nëse dokumenti është diçka prej të cilit zëri, ose fotografia ose të shkruarat është e mundur që të riprodhohen. iv. duke i dhënë transkriptin e shkruar të fjalëve që janë incizuar ose që janë të përmbajtura në dokument nëse dokumenti është: (a) i tillë që fjalët janë të incizuara në mënyrën që ato janë në gjendje të riprodhohen në formë të zërit; ose (b) i tillë që fjalët janë të përmbajtura në formë të të shkruarit me dorë ose në formë të kodifikuar. v. duke i dhënë parashtruesit një dokument të shkruar që përmban informata nga dokumenti i kërkuar nëse: (a) dokumenti i kërkuar nuk është dokument i shkruar; dhe (b) arkivisti ose institucioni përgjegjës mund të krijojë një dokument të shkruar që përmban informatat nga dokumenti i kërkuar duke shfrytëzuar pajisje që është e disponueshme për të nxjerrë ose ndërtuar informatat e ruajtura në formë elektronike. 14.2 Nëse parashtruesi kërkon qasje në një mënyrë specifike dhe të arsyeshme, qasja duhet t’i jepet në atë mënyrë. 14.3 Qasja mund të mos i jepet në një mënyrë ose formë të kërkuar nga parashtruesi por në një mënyrë ose formë tjetër të përcaktuar nga arkivisti, nëse dhënia e qasjes në dokument në mënyrën ose formën e kërkuar nga parashtruesi: i. do të ndërhynte në mënyrë jo të arsyeshme në punën e arkivave ose të institucionit përgjegjës; ose ii. do të dëmtonte dokumentin; ose iii. do të ishte jo e përshtatshme, duke marrë parasysh natyrën fizike të dokumentit; ose iv. do të shkaktonte thyerjen të drejtave të autorit (copyright) përveç nëse autori është instrumentalizim i pushtetit. 14.4 Duke mos kufizuar nenin 9.1 të Ligjit për Qasje në Dokumente Zyrtare, arkivisti mund: i. të detyrojë pagesën e arsyeshme për kopje ose transkript, nëse qasja është dhënë duke kopjuar ose krijuar transkriptin e dokumentit zyrtar; ose ii. të detyrojë pagesën e shpenzimeve mbi punët e kryera, nëse kërkesa për qasje në dokumente zyrtare kërkon kalkulime mbi të dhëna, nxjerrjen e të dhënave nga databaza ose programim. 14.5 Ky nen nuk e pengon arkivistin që të japë qasje në dokumente zyrtare në një formë të rënë dakord me parashtruesin e kërkesës. 14.6 Të gjitha dokumentet zyrtare që institucioni i lëshon në kuadër të shërbimeve të veta për të cilat parashihen pagesat e tarifave, që përfshijnë por nuk kufizohen në: hartat kadastrale, kopjet e planit, formularët dhe certifikatat, nuk mund të merren duke u thirrur në LQDZ apo në këtë udhëzim administrativ por duhet të merren në format dhe sipas procedurave të parapara për marrjen e atyre dokumenteve zyrtare. PJESA IV Arkivi - 15 Verify source ↗
Neni 15
AI-assisted research summary: Every institution must have an archive office. The archivist leads and is responsible for that office, and the archivist and archive staff are civil servants. If a separate office is not reasonable, another office may carry out those archive functions.
Neni 15 Arkivi 15.1 Çdo institucion duhet të ketë Zyrën e arkivit të institucionit. 15.2 Zyra e arkivit përbëhet nga arkivisti dhe stafi i arkivit. 15.3 Arkivisti është udhëheqës dhe përgjegjës i Zyrës së arkivit. 15.4 Arkivisti dhe stafi i arkivit janë nëpunës civil konform dispozitave ligjore në fuqi. 15.5 Në institucione ku ekzistimi i një zyre të veçantë nuk është i arsyeshëm, funksionet e Zyrës së arkivit, arkivistit dhe stafit të arkivave mund t’i kryejë një zyrë tjetër, dhe një zyrtar i autorizuar me këtë punë nga udhëheqësi më i lartë i institucionit. - 16 Verify source ↗
Neni 16
AI-assisted research summary: The archivist controls and supervises the archive.
Neni 16 Kontrolli i arkivit Arkivisti kontrollon dhe mbikëqyr arkivin. - 17 Verify source ↗
Neni 17
AI-assisted research summary: The archivist must carry out a set of document-management and access functions.
Neni 17 Funksionet e arkivistit 17.1 Arkivisti ka këto funksione: i. të zhvillojë dhe të promovojë metoda efikase dhe të efektshme, procedura dhe sisteme për krijimin, menaxhimin, mbajtjen, ruajtjen, shkatërrimin, konservimin, përdorimin dhe qasjen në dokumente zyrtare konform dispozitave ligjore në fuqi; ii. të marrë vendime në lidhje me organizimin dhe sistemimin e dokumenteve zyrtare; iii. të menaxhojë, mbajë dhe ruajë dokumentet zyrtare të institucionit përgjegjës; iv. të krijojë dhe të përditësojë Regjistrin e dokumenteve zyrtare të institucionit; v. të krijojë dhe të përditësojë Regjistrin e kërkesave për qasje në dokumente zyrtare; vi. të mundësojë realizimin e qasjes në dokumente zyrtare për kërkesat e aprovuara konform LQDZ; vii. të lëshojë një shkresë në lidhje me origjinën, historinë, natyrën ose përmbajtjen e dokumentit zyrtar në përkujdesje të arkivit; viii. të përpilojë raporte; ix. të kryejë hulumtime dhe të japë këshilla për krijimin, menaxhimin, mbajtjen dhe ruajtjen e dokumenteve zyrtare në institucion; x. të kryejë funksione tjera që i jepen arkivistit me këtë udhëzim ose me një ligj apo udhëzim tjetër administrativ; xi. të bëjë çfarëdo që: (a) është në përputhje dhe korrespondon me funksionet e arkivistit; ose (b) ka mundësi të përmirësojë efikasitetin dhe efektshmërinë e funksioneve tjera të arkivistit. - 18 Verify source ↗
Neni 18
AI-assisted research summary: Arkivisti must manage archive staff and spaces, copy and collect official documents, supervise destruction of certain official documents, and create policies, standards, and guidance for official documents.
Neni 18 Detyrat e arkivistit 18.1 Detyrat e arkivistit janë: i. të menaxhojë stafin e Zyrës së arkivit dhe të menaxhojë vendin dhe hapësirat për ruajtjen, konservimin, ekspozimin dhe vendin ku bëhet e mundur qasja dhe përdorimi i dokumenteve zyrtare konform LQDZ; ii. të kopjojë dokumentet zyrtare; iii. të mbledhë dokumentet zyrtare; iv. të mbikëqyrë shkatërrimin e dokumenteve të veçanta zyrtare apo grupeve të dokumenteve zyrtare konform dispozitave ligjore në fuqi; v. të krijojë politika, standarde dhe udhëzime për krijimin, mbajtjen, ruajtjen, menaxhimin dhe shkatërrimin e dokumenteve zyrtare. 18.2 Ky nen nuk i kufizon detyrat e tjera të arkivistit si pjesë e institucionit. - 19 Verify source ↗
Neni 19
AI-assisted research summary: The institution’s archivist must prepare an annual report within 1 month after the fiscal year ends and give it to the institution’s highest responsible official.
Neni 19 Raporti vjetor 19.1 Arkivisti i institucionit, më së largu 1 (një) muaj pas përfundimit të vitit fiskal, duhet të përpilojë, konform nenit 16.1 të Ligjit për Qasje në Dokumente Zyrtare, “raportin vjetor për vitin paraprak me numrin e rasteve në të cilat është refuzuar qasja në dokumente zyrtare, arsyet e këtyre refuzimeve dhe numrin e dokumenteve të ndjeshme të cilat nuk janë regjistruar në regjistër” dhe t’ia dorëzojë këtë raport zyrtarit më të lartë përgjegjës të institucionit. 19.2. Institucioni i dorëzon raportin sipas paragrafit (1) të këtij neni Zyrës së Kryeministrit e cila përpilon raportin e përgjithshëm vjetor në lidhje me zbatimin e LQDZ konform nenit 16.2 të LQDZ. PJESA V Komisioni ndër-institucional për vlerësimin e praktikave administrative në fushën e dokumenteve zyrtare - 20 Verify source ↗
Neni 20
AI-assisted research summary: The inter-institutional commission is established and given powers to advise, review, and decide on matters related to official documents administration and implementation.
Neni 20 Komisioni ndër-institucional për vlerësimin e praktikave administrative në fushën e dokumenteve zyrtare 20.1Komisioni ndër-institucional për vlerësimin e praktikave administrative në fushën e dokumenteve zyrtare (në tekstin e mëtejmë “Komisioni”) themelohet në nivel ndër-institucional në bazë të nenit 14.2 të Ligjit për Qasje në Dokumente Zyrtare. 20.2 Komisioni ka këto funksione: i. të këshillojë arkivistin dhe institucionet për çështjet që ndikojnë në lidhje me administrimin ose implementimin e LQDZ dhe të këtij udhëzimi; ii. të konfirmojë, plotësojë, zëvendësojë ose të anulojë vendimet e arkivistit apo të institucionit në lidhje me implementimin e LQDZ apo të këtij udhëzimi administrativ, iii. të vendosë në lidhje me parashtresat që i referohen këtij Komisioni; 20.3 Komisioni përbëhet prej këtyre anëtarëve: i. 1 (një) person, përfaqësues i Kuvendit të Kosovës; ii. 1 (një) person, përfaqësues i Zyrës së Kryeministrit; iii. 1 (një) person, përfaqësues i Ministrisë së Punëve të Brendshme; iv. 1 (një) person, përfaqësues i Ministrisë së Drejtësisë; v. 1 (një) person, përfaqësues i Ministrisë së Shërbimeve Publike; vi. 1 (një) person, përfaqësues i Ministrisë së Kulturës; vii. 1 (një) person, përfaqësues i Arkivit të Kosovës; viii. 1 (një) person, përfaqësues i Komisionit të Pavarur të Mediave. ix. 20.4 Anëtarët e komisionit duhet të kenë njohuri ose eksperiencë nga lëmia e menaxhimit të dokumenteve zyrtare ose nga një lëmi që konsiderohet relevante për punën e Komisionit. 20.5 Qeveria emëron anëtarët e propozuar të Komisionit dhe cakton Kryetarin e Komisionit. 20.6 Sipas nevojës, me vendimin e Qeverisë, puna e Komisionit mund të ndihmohet nga ekspertë të jashtëm. 20.7 Komisioni nxjerr dhe plotëson rregulloren e punës së Komisionit e cila duhet të aprovohet nga Qeveria. - 21 Verify source ↗
Neni 21
AI-assisted research summary: Anëtarët e Komisionit must not make public any part of the Commission’s discussions or work.
Neni 21 Detyrimet e anëtarit të Komisionit 21.1 Anëtari i Komisionit ka detyrë që të mos bëjë publike asnjë pjesë të diskutimit dhe të punës së Komisionit. 21.2 Paragrafi i mësipërm nuk e pengon Komisionin që të publikojë vendimet e Komisionit. - 22 Verify source ↗
Neni 22
AI-assisted research summary: The archivist or institution may attend Commission meetings only if proposed and invited by the Commission, and they may not take part in decision-making.
Neni 22 Pjesëmarrja e arkivistit ose institucionit në takimin e Komisionit 22.1 Arkivisti ose institucioni mund të marrin pjesë në takimet e Komisionit me propozim dhe ftesë të Komisionit, por nuk mund të marrin pjesë në marrjen e vendimeve. 22.2 Arkivisti ose institucioni nuk mund të marrin pjesë në pjesën e takimit të Komisionit në të cilën Komisioni merr vendim. - 23 Verify source ↗
Neni 23
AI-assisted research summary: The Commission may review a submitted matter and confirm, supplement, cancel, or replace a decision.
Neni 23 Vendimi i komisionit 23.1 Pas shqyrtimit të çështjes së parashtruar në lidhje me zbatimin e LQDZ apo të këtij Udhëzimi administrativ, Komisioni mund: i. të konfirmojë ose plotësojë vendimin e arkivistit ose të institucionit; ose ii. të anulojë vendimin dhe ta zëvendësojë me një vendim tjetër. PJESA VI Klasifikimi dhe referencimi i dokumenteve zyrtare - 24 Verify source ↗
Neni 24
AI-assisted research summary: The institution must create its own document classification scheme, and it must cover all document types, including sensitive ones.
Neni 24 Skema e klasifikimit të dokumenteve zyrtare të institucionit 24.1 Skemën e klasifikimit të dokumenteve zyrtare që janë në përdorim në një institucion e bën vetë institucioni. 24.2 Klasifikimi i dokumenteve zyrtare në lloje sipas skemës së klasifikimit duhet të reflektojë procesin e punës dhe rrjedhën e informacionit brenda institucionit. 24.3 Skema e klasifikimit të dokumenteve zyrtare të institucionit duhet të përfshijë të gjitha llojet e dokumenteve zyrtare duke përfshirë llojet e dokumenteve të ndjeshme në përdorim në institucion. 24.4 Zyrtari më i lartë përgjegjës i institucionit siguron që institucioni përmbush obligimet nga ky nen konform dipozitave të këtij udhëzimi administrativ. - 25 Verify source ↗
Neni 25
AI-assisted research summary: Official documents used in an institution must be clearly classified under that institution’s official document classification scheme, including sensitivity classification.
Neni 25 Obligimi për klasifikimin e dokumenteve zyrtare Të gjitha dokumentet zyrtare në përdorim në një institucion duhet të klasifikohen në mënyrë të qartë sipas skemës së klasifikimit të dokumenteve zyrtare të institucionit duke përfshirë klasifikimin sipas skemës së ndjeshmërisë. - 26 Verify source ↗
Neni 26
AI-assisted research summary: Official documents must carry a sensitivity attribute and can be placed in only one sensitivity category at a time.
Neni 26 Klasifikimi i dokumenteve zyrtare sipas ndjeshmërisë 26.1 Secili lloj ose grup i dokumenteve në skemën e klasifikimit të dokumenteve zyrtare të institucionit sipas nenit 25 duhet të përmbajë patjetër edhe atributin e ndjeshmërisë së dokumentit zyrtar. 26.2 Dokumenti zyrtar mund të klasifikohet për nga atributi i ndjeshmërisë në vetëm njërën nga këto kategori: i. Dokumente zyrtare pa kufizim në qasje ose publike; dhe ii. Dokumente zyrtare të ndjeshme. 26.3 Dokumentet zyrtare të ndjeshme mund të klasifikohet për nga atributi i ndjeshmërisë në: i. Dokumente zyrtare për përdorim të Kufizuar, ii.Dokumente zyrtare Konfidenciale, iii. Dokumente zyrtare Sekret, iv.Dokumente zyrtare Sekret i lartë. 26.4 Dokumentet zyrtare gjatë kohës mund ta ndryshojnë klasifikimin për nga niveli i ndjeshmërisë, por në një moment në kohë klasifikimi i dokumentit zyrtar mund t’i takojë vetëm një kategorie. 26.5 Ndjeshmërinë e dokumentit zyrtar e përcakton dhe mund ta ndryshojë vetëm institucioni përgjegjës ose pronari i atij dokumenti zyrtar. 26.6 Rregullat e institucionit përgjegjës që kanë të bëjnë me dokumente të ndjeshme duhet të bëhen publike konform nenit 8.5 të LQDZ. - 27 Verify source ↗
Neni 27
AI-assisted research summary: Unclassified official documents are treated as Restricted, and an institution may not delay their classification beyond 15 working days from receiving the access request.
Neni 27 Dokumente zyrtare që nuk janë të klasifikuara 27.1 Çdo dokument zyrtar që nuk është i klasifikuar në një mënyrë eksplicite, do të konsiderohet se i takon kategorisë së Kufizuar. 27.2 Një dokument zyrtar i klasifikuar në kategorinë e Kufizuar sipas paragrafit (1) të këtij neni, mund të jetë, por duke mos u kufizuar në llojet e mëposhtme: i. një lloj i ri i dokumentit zyrtar për të cilin institucioni ende nuk ka bërë plotësimin e skemës së klasifikimit që reflekton vendin e llojit të ri të dokumentit zyrtar në skemën e klasifikimit të institucionit; ose ii. një dokument i papërfunduar, klasifikimi i njëvlershëm i të cilit nuk mund të bëhet në momentin e dhënë; ose iii. një dokument i pranuar nga një institucion tjetër ose palë e institucionit, përpunimi dhe kategorizimi i të cilit dokument ende nuk ka përfunduar. 27.3 Paragrafi (1) i këtij neni në asnjë mënyrë nuk i jep të drejtë institucionit që të prolongojë kategorizimin e dokumentit zyrtar sipas skemës së klasifikimit të dokumenteve zyrtare të institucionit. 27.4 Klasifikimi i dokumentit zyrtar të përmendur në paragrafin (1) të këtij neni nuk mund të zgjasë më shumë se 15 ditë pune nga data e pranimit të kërkesës për qasje në këtë dokument zyrtar. - 28 Verify source ↗
Neni 28
AI-assisted research summary: Official documents with mixed sensitivity must be classified at the highest sensitivity level present, and storage media with multiple documents must be marked using the highest classification found on them.
Neni 28 Klasifikimi sipas ndjeshmërisë i dokumenteve zyrtare të përbëra prej më shumë pjesëve dhe i dokumenteve të grupuara 28.1 Në qoftë se një dokument zyrtar përmban pjesë që mund të jenë të klasifikimeve të ndryshme sipas ndjeshmërisë, i tërë dokumenti klasifikohet me nivelin e klasifikimit të ndjeshmërisë sikur edhe klasifikimi i pjesës me ndjeshmërinë më të lartë. 28.2 Të gjitha mediumet që në një tërësi mund të përmbajnë më shumë se një dokument duke përfshirë por duke mos u kufizuar në disketat, shiritat magnetikë dhe CD-ROM, do të shënohen me nivelin e klasifikimit të ndjeshmërisë sikur edhe klasifikimi i dokumentit me ndjeshmërinë më të lartë që gjendet në atë medium. 28.3 Ky nen nuk e parandalon qasjen në pjesët e dokumentit zyrtar që nuk janë të klasifikuara si të ndjeshme. - 29 Verify source ↗
Neni 29
AI-assisted research summary: Official documents must be marked with the document reference, and paper copies must show page numbers and the total number of pages on every page.
Neni 29 Shënimi i referencës në dokumentin zyrtar 29.1 Të gjitha dokumentet zyrtare duhet të shënohen me referencën e dokumentit sipas skemës së përgjithshme të referencimit të dokumenteve zyrtare. 29.2Referenca e dokumentit zyrtar do t’i bashkëngjitet dokumentit zyrtar: i. në faqen e parë apo në mbështjellësin e dokumentit zyrtar, nëse dokumenti është i shtypur në letër; ii. në emrin ose në një pjesë të emrit të skedarit që përmban dokumentin zyrtar, nëse dokumenti është në formë elektronike; iii. në mbështjellësin e jashtëm, nëse dokumenti është në formë që referenca nuk mund të bëhet në vetë dokumentin ose nëse referenca nuk mund të bëhet në dokument në një mënyrë pa e dëmtuar vetë dokumentin; iv. me metoda të kontrolleve të qasjes që i ofron teknologjia e përdorur, nëse dokumenti zyrtar është në formën që nuk mund të shënohet në mënyrë të lehtë, si për shembull bazat e të dhënave dhe dokumentet elektronike; v. në një mënyrë tjetër të aprovuar nga arkivisti; 29.3 Të gjitha dokumentet zyrtare të shtypura në letër duhet të përmbajnë numrin e faqes dhe numrin e tërësishëm të faqeve në secilën faqe të atij dokumenti zyrtar. - 30 Verify source ↗
Neni 30
AI-assisted research summary: The institution must create its own official document reference scheme, based on an alphanumeric coding system and aligned with the document classification scheme.
Neni 30 Skema e përgjithshme e referencimit të dokumenteve zyrtare 30.1 Skemën e përgjithshme të referencimit të dokumenteve zyrtare në institucion e bën vetë institucioni. 30.2 Skema e përgjithshme e referencimit të dokumenteve zyrtare në institucion duhet të bazohet në një sistem të kodimit alfabetiko-numerik që mundëson referencim të njëvlershëm të dokumenteve zyrtare, katalogjizim dhe kërkim të lehtë dhe të shpejtë. 30.3 Skema e përgjithshme e referencimit të dokumenteve zyrtare në institucion në mënyrë të njëvlershme duhet të pasqyrojë klasifikimin e dokumentit zyrtar sipas skemës së klasifikimit të dokumenteve zyrtare në institucion. 30.4 Skema e përgjithshme e referencimit të dokumenteve zyrtare të institucionit harmonizohet në nivel të Qeverisë nga Komisioni ndër-institucional i definuar në nenin 20 të këtij udhëzimi administrativ. 30.5 Me “harmonizohet” në paragrafin (4) të këtij neni kuptohet e drejta e Komisionit sipas nenit (20.2.ii) që të konfirmojë, plotësojë, zëvendësojë ose të anulojë vendimet e arkivistit apo të institucionit në lidhje me zbatimin e LQDZ apo të këtij udhëzimi administrativ. PJESA VII Regjistrat - 31 Verify source ↗
Neni 31
AI-assisted research summary: The institution must establish the official documents register at institution level, keep it in the institution archive, and treat it as an official document with unrestricted access.
Neni 31 Regjistri i dokumenteve zyrtare të institucionit 31.1 Regjistri i dokumenteve zyrtare të institucionit themelohet në nivel të institucionit në pajtim me nenin 10 të Ligjit për Qasje në Dokumente Zyrtare. 31.2 Regjistri i dokumenteve zyrtare të institucionit krijohet dhe mbahet në arkiv të institucionit. 31.3 Regjistri i dokumenteve zyrtare të institucionit është dokument zyrtar me qasje të pakufizuar. - 32 Verify source ↗
Neni 32
AI-assisted research summary: The institution’s official document register must include references to transferred official documents, including certain classified documents, and registration must occur on the date the documents are transferred to the archive.
Neni 32 Përmbajtja e regjistrit të dokumenteve zyrtare 32.1Regjistri i dokumenteve zyrtare të institucionit përmban referenca në të gjitha dokumentet zyrtare të transferuara në arkivin e institucionit me autorizimin e arkivistit si pjesë e funksioneve të arkivistit sipas këtij udhëzimi. 32.2 Duke mos kufizuar paragrafin (1) të këtij neni, Regjistri i dokumenteve zyrtare të institucionit përmban referenca në dokumentet zyrtare që sipas ndjeshmërisë së definuar në nenin 26 të këtij udhëzimi administrativ janë të klasifikimit: i. Përdorim i Pakufizuar ii. Përdorim i Kufizuar 32.3 Regjistrimi i dokumenteve zyrtare në Regjistrin e dokumenteve zyrtare të institucionit bëhet në datën e transferimit të dokumenteve zyrtare në arkiv. - 33 Verify source ↗
Neni 33
AI-assisted research summary: Access to a reference may be limited when access to the underlying document is limited.
Neni 33 Kufizimi i qasjes në referencë 33.1 Qasja në referencë mund të jetë e kufizuar nëse qasja në dokument është e kufizuar. 33.2 Regjistri i dokumenteve zyrtare të institucionit, konform nenit 8.2 të Ligjit për Qasje në Dokumente Zyrtare, nuk përmban referenca në dokumentet zyrtare që janë të klasifikimit: i. Konfidenciale, ii. Sekret, iii. Sekret i Lartë 33.3 Regjistrimi i dokumenteve zyrtare të përmendura në paragrafin (1) të këtij neni në Regjistrin e dokumenteve zyrtare mund të bëhet vetëm me pëlqimin e institucionit përgjegjës ose pronarit të atyre dokumenteve zyrtare. - 34 Verify source ↗
Neni 34
AI-assisted research summary: The official document register must include a minimum set of fields for each registered document, and logically continuing documents should be entered with the same case number when possible, with the sub-reference number increased by one.
Neni 34 Struktura e regjistrit të dokumenteve zyrtare 34.1 Regjistri i dokumenteve zyrtare të institucionit, për secilin dokument zyrtar të regjistruar në regjistër, përmban në minimum këto fusha: i. numrin unik të regjistrit, numrin e protokollit ose numrin rendor në regjistër; ii. referencën e dokumentit ashtu si është e shënuar në vetë dokumentin zyrtar; iii. institucionin përgjegjës ose pronarin e dokumenti zyrtar; iv. datën e njoftimit të fundit me shkrim mbi qasjen të dhënë arkivistit nga institucioni ose pronari i dokumentit ; v. klasifikimin e dokumentit zyrtar sipas skemës së klasifikimit në institucion; vi. datën e dokumentit zyrtar; vii. datën e regjistrimit në regjistër të dokumentit zyrtar; viii. vendndodhjen e dokumentit zyrtar (lokacionin); ix. origjina e dokumenti zyrtar; x. një përshkrim të shkurtër të përmbajtjes së dokumentit. 34.2 Dokumentet që paraqesin vazhdimësi logjike të një dokumenti të mëhershëm, kurdo që kjo është e mundur, shënohen në Regjistër të dokumenteve zyrtare me të njëjtin numër të lëndës, ndërsa numri i nën-referencës rritet për një. - 35 Verify source ↗
Neni 35
AI-assisted research summary: The institution must establish and keep a registry of requests for access to official documents, and it must be stored in the institution’s archive.
Neni 35 Regjistri i kërkesave për qasje në dokumenteve zyrtare të institucionit 35.1 Regjistri i kërkesave për qasje në dokumente zyrtare të institucionit themelohet në nivel të institucionit për të ndihmuar zbatimin e Ligjit për Qasje në Dokumente Zyrtare dhe raportimin e institucionit në lidhje me zbatimin e këtij ligji. 35.2 Regjistri i kërkesave për qasje në dokumente zyrtare i institucionit krijohet dhe mbahet në arkivin e institucionit. 35.3 Regjistri i kërkesave për qasje në dokumente zyrtare të institucionit është dokument zyrtar me qasje të kufizuar. - 36 Verify source ↗
Neni 36
AI-assisted research summary: The institution’s request register must list references to written access requests, written notices on granting or refusing access, and confirmation requests and notices.
Neni 36 Përmbajtja e Regjistrit të kërkesave për qasje në dokumente zyrtare 36.1Regjistri i kërkesave për qasje në dokumente zyrtare të institucionit përmban referenca: i. në kërkesën me shkrim për qasje në dokumente zyrtare që i është parashtruar arkivit të institucionit apo institucionit; ii. në njoftimin me shkrim lëshuar parashtruesit mbi lejimin, refuzimin e plotë apo refuzimin e pjesshëm të qasjes në dokumente zyrtare të kërkuara me kërkesën në pikën (i.) të këtij neni; iii. në kërkesën konfirmuese me shkrim për qasje në dokumente zyrtare që i është parashtruar arkivit të institucionit apo institucionit; iv. në njoftimin me shkrim lëshuar parashtruesit mbi lejimin, refuzimin e plotë apo refuzimin e pjesshëm të qasjes në dokumente zyrtare të kërkuara me kërkesën konfirmuese në pikën (iii.) të këtij neni; 36.2 Dokumentet e cekura në paragrafin 1 të këtij neni, janë dokumente zyrtare me qasje të kufizuar. - 37 Verify source ↗
Neni 37
AI-assisted research summary: This article requires the request registry for official-document access to record specific minimum details for each registered request, treats the request as a confidential document, and sets extra fields when the registered item is a written notice.
Neni 37 Struktura e Regjistrit të kërkesave për qasje në dokumente zyrtare 37.1 Regjistri i kërkesave për qasje në dokumentet zyrtare, për secilin dokument zyrtar (kërkesë) të regjistruar, përmban në minimum këto fusha: i. numrin unik të regjistrit, numrin e protokollit ose numrin rendor në regjistër; ii. nëse dokumenti zyrtar i kërkuar është i regjistruar në Regjistrin e dokumenteve zyrtare: (a) referencën në numrin unik të regjistrit, numrin e protokollit ose numrin rendor në Regjistrin e dokumenteve zyrtare (b) referencën në dokumentin zyrtar të kërkuar ashtu si është e shënuar në vetë dokumentin zyrtar; iii. datën e regjistrimit në regjistër të kërkesës; iv. emrin e zyrtarit, departamentit që e ka pranuar kërkesën; v. përshkrimin e formës origjinale se si është pranuar kërkesa; vi. një përshkrim të shkurtër të përmbajtjes së kërkesës dhe vii. emrin e parashtruesit. 37.2 Pronar i dokumentit zyrtar - kërkesës për qasje në dokumente zyrtare, është arkivi i institucionit. 37.3 Kërkesa për qasje në dokumente zyrtare është dokument me qasje të Kufizuar dhe duhet të trajtohet si dokument zyrtar i dhënë në besim nga parashtruesi. 37.4 Nëse dokumenti zyrtar i regjistruar në Regjistrin e kërkesave për qasje në dokumente zyrtare është njoftim me shkrim për parashtruesin mbi lejimin, refuzimin e plotë apo refuzimin e pjesshëm të qasjes në dokumente zyrtare të kërkuara, referenca në regjistër për këtë njoftim me shkrim në vazhdim të fushave në paragrafin (1) të këtij neni përmban edhe këto fusha: i. referencën në kërkesën e parashtruesit; ii. datën e marrjes së vendimit të përshkruar në njoftimin me shkrim; iii. datën e pranimit të njoftimit me shkrim nga parashtruesi; 37.5 Emri i parashtruesit në paragrafin (1 vii) të këtij neni është: i. nëse parashtruesi është person fizik- emri i plotë i parashtruesit të kërkesës, numri apo kodi në dokumentin e identifikimit, adresa dhe detajet për kontakt. ii. nëse parashtruesi është person juridik: (a) emri i plotë në regjistrin përkatës, numri dhe data e regjistrimit në atë regjistër, dhe (b) emri i plotë i personit të autorizuar të personit juridik, numri apo kodi në dokumentin e identifikimit, adresa dhe detajet për kontakt. PJESA VIII Procedurat e qasjes në dokumente zyrtare - 38 Verify source ↗
Neni 38
AI-assisted research summary: Institucioni duhet të krijojë, zhvillojë dhe zbatojë procedura për qasje, përdorim dhe ruajtje të dokumenteve zyrtare, t’i bëjë ato publike dhe të udhëhiqet nga konfidencialiteti, integriteti, disponueshmëria dhe hapja ndaj qytetarëve.
Neni 38 Krijimi dhe zhvillimi i procedurave për qasje 38.1 Institucioni është përgjegjës për krijimin, zhvillimin dhe përmbajtjen ndaj procedurave të qasjes, përdorimit dhe ruajtjes së dokumenteve zyrtare. 38.2 Në përmbushjen e paragrafit (1) të këtij neni, institucioni duhet të udhëhiqet nga: i. parimet e ruajtjes së konfidencialitetit, integritetit dhe disponueshmërisë së dokumenteve zyrtare, ii. parimi i hapjes maksimale të institucionit ndaj qytetarëve. 38.3 Procedurat për qasje, përdorim dhe ruajtje të dokumenteve zyrtare duhet të bëhen publike nga institucioni. - 39 Verify source ↗
Neni 39
AI-assisted research summary: Institucioni duhet të vendosë dhe të zbatojë procedura për përdorimin dhe qasjen e autorizuar në dokumente zyrtare.
Neni 39 Procedurat e përdorimit të dokumenteve zyrtare në institucion 39.1 Procedurat e përdorimit dhe qasjes në dokumente zyrtare rregullojnë ruajtjen dhe përdorimin e autorizuar të dokumenteve zyrtare nga të punësuarit dhe nga palët e treta. 39.2 Institucioni, në minimum, zhvillon: i. për palët e treta dhe për të punësuar, procedurat për verifikimin e identitetit, ii. për të punësuar, procedurat për verifikimin e statusit të punësimit dhe autorizimit të të punësuarit për të pasur qasje në dokumente zyrtare, iii. për të punësuar, procedurat për dhënien, ndryshimin dhe verifikimin e privilegjeve dhe të drejtave në qasje në dokumente zyrtare, iv. procedurat për përdorimin e mjeteve teknike-teknologjike dhe metodave për ruajtjen dhe përdorimin e autorizuar të dokumenteve zyrtare nga ana e të punësuarve dhe palëve të treta 39.3 Institucioni është përgjegjës për njoftimin e secilit të punësuar me procedurat e përdorimit të dokumenteve zyrtare që përkojnë me detyrat e tija /saja të punës dhe me procedurat e përgjithshme të përdorimit të dokumenteve zyrtare në institucion. 39.4 Institucioni siguron që çdo i punësuar dëshmon me shkrim se është i njoftuar me procedurat e përdorimit të dokumenteve zyrtare të zhvilluara nga institucioni sipas këtij neni dhe se pajtohet që t’i përcjellë ato me përpikëri. 39.5 I punësuari për të cilin qasja në një dokument zyrtar nuk lidhet me kryerjen e detyrave të tija ose saja të punës ose që për çfarëdo arsye nuk ka autorizim për qasje në dokumentin zyrtar, i nënshtrohet procedurave për qasje në dokumente zyrtare që janë në fuqi për palët e treta. 39.6 Institucioni është përgjegjës për njoftimin me procedurat e përdorimit të dokumenteve zyrtare që përkojnë me detyrat e tija /saja të kontraktorëve, këshilltarëve apo entiteteve jashtë institucionit me të cilat institucioni ka marrëveshje bashkëpunimi në kuadër të kryerjes së aktiviteteve të institucionit. 39.7 Çdo kontraktor, këshilltar apo entitet jashtë institucionit i përmendur në paragrafin (6) të këtij neni dëshmon me shkrim se është i njoftuar me procedurat e përdorimit të dokumenteve zyrtare. 39.8 Procedurat e përgjithshme të përdorimit të dokumenteve zyrtare në institucion të zhvilluara nga institucioni sipas këtij neni duhet të përmbajnë në mënyrë të qartë edhe konsekuencat për mospërmbajtje ndaj këtyre procedurave. 39.9 Mospërmbajtja ndaj dispozitave të përcaktuara në paragrafin (4) dhe (7) të këtij neni tërheq përgjegjësi disiplinore për menaxherin e drejtpërdrejtë të të punësuarit, respektivisht menaxherit – mbikëqyrësit të projektit ku është angazhuar kontraktori. - 40 Verify source ↗
Neni 40
AI-assisted research summary: Employees need written access approval before using computer or communication systems, and the form must be signed by the employee and approved in writing by the direct supervisor.
Neni 40 Qasja në sistemin kompjuterik dhe të komunikimit 40.1 Institucioni siguron që përpara se cilitdo të punësuar t’i jepet qasje në sistemin kompjuterik apo të komunikimit, i punësuari duhet të nënshkruajë formularin me shkrim (Shtojca 2) ku i ka të përshkruara të drejtat në qasje të aprovuara për vendin e tij të punës. 40.2 Qasja në sistemin kompjuterik dhe të komunikimit lejohet vetëm në masën e përcaktuar në formularin me shkrim në paragrafin (1) të këtij neni. 40.3 Formulari i plotësuar nga i punësuari duhet të aprovohet me shkrim nga mbikëqyrësi i drejtpërdrejtë i të punësuarit. 40.4 Mospërmbajtja ndaj këtij neni tërheq përgjegjësi disiplinore nga udhëheqësi i Departamentit të teknologjisë informative. - 41 Verify source ↗
Neni 41
AI-assisted research summary: Institutions must not list employees by name in website contact information, may use main numbers or shared email addresses instead, and IT departments must create shared emails on request.
Neni 41 Informatat në ueb faqe 41.1 Informatat për kontakt në ueb faqen e institucionit, informatat e kontaktit për administrim, për kontakt teknik ose të tjera nuk duhet të identifikojnë cilindo të punësuar me emër. 41.2 Në vend të informatave personale për kontakt, mund të jepet numri kryesor i institucionit apo departamentit ose një adresë e emailit e përgjithësuar ose e përbashkët për departamentin apo grupin punues si p.sh. kontakt@domenizyrtariinstitucionit ose info@domenizyrtariinstitucionit. 41.3 Departamenti i teknologjisë informative, me kërkesë të departamenteve të institucionit, do të krijojë adresa të përbashkëta të emailit për secilin departament të institucionit që duhet të komunikojnë më publikun. 41.4 Adresat e përbashkëta për kontakt me institucionin mund të jepen në ueb faqen e institucionit ose të tregohen në telefon nga zyrtarët në pranim. PJESA IX Dispozitat e përkohshme - 42 Verify source ↗
Neni 42
AI-assisted research summary: Ky nen vendos afate dhe detyra për institucionet dhe Komisionin lidhur me klasifikimin, referencimin dhe listimin e dokumenteve zyrtare dhe të ndjeshme.
Neni 42 Afatet 42.1 Më së largu 30 ditë prej hyrjes në fuqi të këtij udhëzimi administrativ duhet të themelohet Komisioni ndër-institucional për vlerësimin e praktikave administrative në fushën e dokumenteve zyrtare për çka përkujdeset Zyra për shërbimet e ndihmës juridike e Zyrës së Kryeministrit. 42.2 Më së largu 60 ditë prej hyrjes në fuqi të këtij udhëzimi administrativ, çdo institucion duhet të përfundojë dhe t’ia dorëzojë Komisionit për harmonizim: i. skemën e klasifikimit të dokumenteve zyrtare në institucion, ii. skemën e përgjithshme të referencimit të dokumenteve zyrtare në institucion, iii. listën me të gjitha llojet e dokumenteve zyrtare në institucion, iv. listën me të gjitha llojet e dokumenteve të ndjeshme në institucion dhe v. procedurat e përdorimit dhe të qasjes në dokumentet zyrtare që janë në përdorim në institucion. 42.3 Për secilën kategori të dokumenteve të ndjeshme në listën e dokumenteve të ndjeshme të përgatitur nga institucioni sipas paragrafit (2) të këtij neni, institucioni duhet të arsyetojë me shkrim se pse përjashtimi ose kufizimi i qasjes në këto kategori të dokumenteve zyrtare është në interes publik më tepër se bërja e tyre publike. Përjashtimet duhet të jenë të konstruktuara dhe të interpretuara në mënyrë të ngushtë dhe të saktë. 42.4 Më së largu 120 ditë nga hyrja në fuqi e këtij udhëzimi administrativ, Komisioni ndër- institucional për vlerësimin e praktikave administrative në fushën e dokumenteve zyrtare duhet të harmonizojë skemën e klasifikimit të dokumenteve zyrtare dhe skemën e përgjithshme të referencimit të dokumenteve zyrtare të institucioneve dhe dokumentet tjera nga paragrafi (2) i këtij neni. 42.5 Më së largu 120 ditë nga hyrja në fuqi e këtij udhëzimi administrativ, Komisioni ndër- institucional për vlerësimin e praktikave administrative në fushën e dokumenteve zyrtare, përgatitë listën me llojet e dokumenteve zyrtare të ndjeshme konform nenit 4.3 të LQDZ. 42.6 Më së largu 120 ditë nga hyrja në fuqi e këtij Udhëzimi administrativ, çdo institucion siguron që është përmbushë obligimi në nenin 40.4 dhe 40.7 - njoftimi i të punësuarve dhe i kontraktorëve me procedurat e përdorimit të dokumenteve zyrtare të zhvilluara nga institucioni dhe pranimi i tyre me shkrim nga të punësuarit dhe kontraktorët. - 43 Verify source ↗
Neni 43
AI-assisted research summary: The responsible senior officials of the relevant institutions must take all necessary actions to implement this administrative instruction.
Neni 43 Zbatimi i këtij udhëzimi administrativ Obligohen zyrtarët më të lartë përgjegjës të institucioneve përkatëse të ndërmarrin të gjitha veprimet e nevojshme për zbatimin e këtij udhëzimi administrativ. - 44 Verify source ↗
Neni 44
AI-assisted research summary: Ky nen thotë se udhëzimi administrativ hyn në fuqi 30 ditë pas nënshkrimit dhe aprovimit nga Qeveria e Kosovës.
Neni 44 Hyrja në fuqi Ky udhëzim administrativ hyn në fuqi 30 ditë nga data e nënshkrimit të tij dhe aprovimit nga Qeveria e Kosovës. Prishtinë, më _____________ 2006 Kryeministër i Kosovës Agim Çeku
Provision text is displayed from LexChat’s stored statute record. Use the official source links to verify amendments, commencement, and current legal force.
Ask AI about this statute
UDHËZIMI ADMINISTRATIV Nr. 3/2006PËR ZBATIMIN E LIGJIT PËR QASJEN NЁ DOKUMENTET ZYRTARE
Sign in to ask AI about this statute
Sign in to start authenticated, citation-grounded statute research.
Sign in